Special Report 3
급부상하는 독립회의기획자 (Independent Meeting Planner)
기업들, 독립회의기획자를 통한 MICE행사 개최 증가
독립회의기획자는 특정기업의 행사 담당부서나 제3의 기획사/대행사 (Third-party planning organization)에 속하지 않은 개인 비즈니스기업으로 볼 수 있다. 최근 미국의 각종 MICE행사 개최에 있어서, 독립회의기획자의 약진이 두드러지고 있는데, 그 배경과 이유를 살펴보자.
독립회의기획자의 급부상
미팅매니지먼트어소시에이트(Meeting Management Associates, MMA)사의 노마 맥그로디(Norma McGrody) 사장은 기업내 행사 부서와 독립회의기획자의 차이에 대해 다음과 같이 설명한다.
과거 자신이 미국의 주요 기업 내 행사 담당부서에서 일하던 당시만 해도 독립회의기획자를 고용해 행사를 개최하는 것보다는 내부인력을 활용하여 기업의 행사를 개최하는 것이 선호되었다. 그러나 2009년 미국 경제위기로 기업 내 행사 담당 인력이 대폭 감축되면서 외부 독립회의기획자를 이용하여 행사를 개최하기 시작했다. 독립회의기획자를 통해 행사를 운영하게 되면 행사장소 선정 및 계약 협상에 있어 계약상에 명시된 역할 이상의 성공적인 결과를 가져오는 경우가 많은데, 이는 독립회의기획자가 갖추고 있는 행사 시설에 대한 정보력과 관련이 있다.
맥그로디 사장은 이와 더불어, “특정 행사에 적합한 행사장을 예약하고자 할 때 독립회의기획자는 향후 비슷한 유형의 다른 행사를 다시 개최할 수 있기 때문에 행사장에 대한 그들의 협상력이 상대적으로 높아질 수 있다”. 그러나 반면에 “기업 내 행사 부서에 대해서는 특정 회사가 한 장소에서만 비슷한 종류의 행사를 개최하는 경우는 적기 때문에 가격 협상에서 불리하다”고 말했다.
미국은 2009년 경제위기 이후 기업의 인력 감축으로 인해 기업 내 MICE 행사업무와 아무런 업무관련성이 없는 인력들이 행사를 준비업무를 맡게 되면서, 업무상의 비효율이 발생하고 협상력 저하가 더욱 두드러지게 된 것이다. 이런 배경에서 독립회의기획자가 보유한 MICE 행사개최와 관련된 노하우 및 협상력이 인정을 받으면서 빠르게 부상하기 시작하였다.
독립회의기획자, 클라이언트에 대한 이해도 높이기
기업에서 독립회의기획자를 고용하여 행사를 개최하는 경우, 해당 고용기업에 대한 이해도가 내부 직원에 비해 떨어진다는 점은 독립회의기획자의 단점으로 지적된다. 이러한 경우 독립회의기획자는 각종 자료를 통해 기업을 이해하거나, 가능하다면 경영진과 직접 면담하는 것도 자신을 고용한 기업에 대한 이해도를 높이는 한 방법이 될 수 있다. 이렇게 기업에 대한 이해도를 높이게 되면, 기업이 개최하는 행사에 대한 경영진의 의도를 파악할 수 있을 뿐만 아니라, 함께 일해야 하는 부서에 대한 이해도 함께 높일 수 있다는 장점이 있다.
독립회의기획자인 존 쿤(Jhon Koon)은 “내가 독립회의기획자로 고용되었던 이유는 개최 행사에 대한 전문지식이 있었기 때문이다. 행사 관련 실행계획이 신속하게 진행되도록 지원함으로써 기업의 행사부서 업무를 수월하게 해주었다”고 설명했다. 스테이지원이벤트(Stage One Event)의 조 스미스(Joe Smith)는 “독립회의기획자는 기업 내 행사 담당자가 상사에게 일 잘하는 직원이 될 수 있게 도와주고, 나아가 그들의 일자리를 지킬 수 있도록 해야 한다”고 보다 적극적인 관계설정의 예를덧 붙였다.
“맞춤화”에 따른 개인적 감동 전달
독립회의기획자에게 있어 업무상의 중요한 열쇠는 ‘맞춤화(Personalization)’이다. 맥그로디 사장은 MICE행사 개최의 개인에 따른 맞춤화와 관련된 사례로, 최근 이탈리아 피렌체에서 개최된 한 인센티브 행사를 소개했다.
미팅매니지먼트어소시에이트사는 행사가 개최되는 이탈리아의 서예가(Calligrapher)를 찾아가, 인센티브 행사에 참여하는 100명의 참가자 모두에게 맞춤화된 메뉴판을 제작하여 마지막 날 저녁식사에 선물로 전달하였다. 맥그로디는 “행사 참가자가 특별한 기분을 느낄 수 있게 해주는 것이 가장 중요하며, 독립회의기획자는 행사를 운영할 때 이를 유념해야 한다”고 말했다. 이에 덧붙여 “기업 내 행사 담당부서의 기획자는 행사를 성공적으로 개최했을 때 상사의 칭찬을 받지만, 독립회의기획자에게 있어 행사의 성공적인 개최는 당연한 업무의 일부이다”라며 독립회의기획자의 전문성을 강조하였다.
뿐만 아니라, 고용기업에서 성공적인 행사 개최에 대한 보답으로 여러가지 형태의 답례를 제공 하더라도 독립회의기획자의 역할은 자신을 고용한 기업의 이익을 창출하는 것이므로 거절해야 한다는 의견을 피력하기도 하였다.
