2020년은 버추얼 이벤트의 해였다고 해도 과언이 아니다. 글로벌 관광·이벤트 산업을 조망하는 전문 매체 SKIFT도 다채로운 주제로 온라인 컨퍼런스를 개최해 왔다. 그간 SKIFT가 개최해 온 행사들은 대부분 버추얼 이벤트의 본질에 초점을 두었다. 코로나19로 인해 온라인 컨퍼런스 기술이 급격하게 중요해진 탓에 관련 경험 부재로 혼란을 빚고 있을 이벤트 기획자들에게 유용한 정보를 전달하고 활용할만한 기술을 소개하는 등, 버추얼 이벤트에 관한 교류의 장을 만들었다. 새로운 도전은 언제나 교훈을 남긴다. 버추얼 이벤트의 성공법으로 “많은 경험”을 꼽았던 SKIFT도 올해는 사실상 버추얼 이벤트의 기획과 운영 과정을 몸소 경험한 시간이 되었다고 한다. 이들은 그간의 경험을 통해 얻은 7가지 인사이트를 다음과 같이 전하고 있다.
⓵ 참가자들의 니즈에 주목하고 기술 선택은 심플하게
SKIFT가 온라인 컨퍼런스를 기획할 당시, 주변에는 그들과 함께 일하겠다는 미팅테크놀로지 기업들과 플랫폼 기업들이 많았다고 한다. 덕분에 기술 부재에 따른 막막함에서는 벗어날 수 있었지만, 기술 선택에 대한 고민이 상당한 상황이었다. 특히 온라인 참가자들의 참여율과 만족도를 일정 수준으로 유지하면서, 남녀노소 누구나 손쉽게 이용될 수 있는 기술을 찾는 것이 가장 어려운 점이었다고 회고했다. 이들은 다양한 기술을 활용하기에 앞서, 참가자들이 온라인상에서 누리고자 하는 경험에 대한 근본적인 이해가 뒷받침 되어야 한다고 강조하고 있다. 또한 SKIFT 관계자는 “참가자들에게 다양한 경험을 제공하겠다며 지나치게 많은 기능을 추가할 경우 플랫폼 자체가 무거워지는 바람에 정작 제일 중요한 온라인 스트리밍에 20초 이상의 버퍼링이 걸리는 사고가 일어날 수 있다”면서 “기능의 우선순위를 정하여 플랫폼의 무게를 가볍게 하는 것이 좋다”고 덧붙였다.
⓶ 참가규모를 예측하고 기술적 결함에 대비해야
온라인 컨퍼런스를 개최해 본 많은 회의기획자들은 행사 중 발생하는 기술적 사고를 가장 곤혹스러워 하고 있다. SKIFT 또한 5,000여 명의 동시접속자를 기록했던 지난 행사 사례를 떠올리며 “사실 그만큼의 대규모 인원이 한꺼번에 몰릴 것이라는 것을 예상하지 못했었다”고 털어놓았다. 예상치 못한 대규모 동접자를 제대로 소화하지 못한 탓에 각종 온라인 서비스들이 매끄럽지 못하게 제공된 경험을 토로했다. 이러한 경험을 통해 교훈을 얻은 뒤로 후속 행사를 개최하기 전에 예상 가능한 기술적 사고에 대비하여 3가지 대비책을 마련하고, 사전 테스트의 범위를 확장하는 등 만반의 준비를 마칠 수 있었다고 전했다. 아울러, 예상 참가규모를 조사하는데 최대한 많은 시간을 들여 실제 참가규모에 근접한 수준으로 예측할 수 있어야 하며, 사전에 예측된 참가인원 규모는 기술협력업체와 공유하여 기술적 사고를 미연에 방지해야 한다.
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⓷ 참가자들의 의견과 질문을 활용할 것
최근 개최된 많은 온라인 컨퍼런스들은 세션 종료 10-15분 전에 참가자들과 함께하는 질의응답 시간을 마련하고 있다. SKIFT도 이러한 시간을 중요하게 꼽으며 질의응답 기능은 세션 중에만 진행돼야 하는 것이 아니라 전후에도 다양한 방식으로 참가자들의 의견과 질문을 받아 공유할 것을 조언하고 있다. 이들은 지난 행사를 개최하며 자체 행사 플랫폼 및 소셜미디어 계정을 통해 참가자들이 적극적으로 행사에 관한 의견과 콘텐츠를 생산할 수 있도록 장려했다. 또한, 개진된 의견 중에서도 인기 있는 질문이나 의견은 별도로 추출하여 행사 플랫폼상에 게재하며 공식적인 목소리가 될 수 있도록 힘을 실어주기도 하며 참가자들의 행사 몰입도를 높인 바 있다.
⓸ 온라인 세션의 고유한 틀을 완성할 때
온라인 컨퍼런스와 오프라인 행사는 결이 완전히 다르다. 개별 참가자가 놓인 환경까지 통제할 수 없다 보니 참가자들의 집중을 떨어뜨릴 수 있는 요인들이 산재한 까닭이다. 이에 SKIFT는 “대면 행사 모델처럼 세션을 구성하는 오류를 범해서는 안된다”고 강조하며 다음과 같은 5가지 노하우를 공유했다.
- 온라인 세션의 진행시간은 15분으로 설정한다.
- 이날의 핵심을 요약하는 세션을 마련한다.
- 핵심 요약 세션에는 주제에 따라 4명의 연사를 참여시키고 각자 3분의 발제시간을 갖도록 한다.
- 패널 세션은 한 패널 당 한가지 질문을 제시하고 3분 이내로 답변하도록 한다.
- 휴식시간을 제공하고, 쉬는 동안 음악을 틀어주거나 가벼운 몸풀기 운동에 참여할 수 있도록 한다.
⓹ 세션별 인포그래픽을 제공할 것
SKIFT는 그간 개최한 모든 버추얼 이벤트에서는 세션마다 한 장의 그림으로 표현한 요약자료를 제공했다. 세션이 진행되는 도중에도 그림이 완성되는 과정을 공개하며 처음부터 참여하지 못한 참가자들도 세션 진행 과정을 한눈에 확인할 수 있도록 했다. 실제로 행사 참가자들에게 상당한 호평을 받은 서비스 중 하나다.
▴ SKIFT의 ‘버추얼 이벤트 테크 데이’ 행사에서 공유된 인포그래픽
⓺ 2명 이상의 사회자를 활용하여 분위기 전환 도모
장시간 연달아 개최되는 행사의 경우, 2인 이상의 사회자를 두고 분위기를 전환할 필요가 있다고 SKIFT는 전했다. 이들이 개최한 대부분의 온라인 컨퍼런스는 장장 6시간에 걸친 스케쥴에 따라 세션이 줄이어 개최되는 형태였다. 때문에, 참가자들이 영상 시청에 피로를 쉽게 느낄 수 있는 상황이었다. SKIFT는 “대면 행사보다 온라인 행사에서의 사회자 역할이 상당히 크다”면서 “행사의 지루함을 덜기 위해 두 명의 사회자가 담당 스케줄을 나누어 단조로운 진행 분위기를 개선하고자 노력했다”고 밝혔다.
⓻ 발제자에게 버추얼 이벤트에 대한 철저한 사전교육
온라인 이벤트의 개념이 아직 깊이 뿌리내리지 않은 만큼, 연사들도 생소하기는 마찬가지일 것이다. SKIFT는 행사에 참여하기로 한 발제자를 대상으로 이루어지는 사전교육의 중요성을 거듭 강조했다. 이에 관해 SKIFT가 활용한 중요 체크포인트는 다음과 같다.
- 원활한 발표를 위한 환경 조성 : 독립공간과 각종 알람끄기
- 인터넷 연결 확인
- 세션 중계 플랫폼 접속을 위한 리허설
- 온라인 환경에 적합한 발표자료 양식 : 폰트는 크게, 슬라이드는 적게, 내용은 간략하게
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