2. CIBTM China 2016, 중국-국제화 수준제고 및 테크놀로지 비중 증가
IBTM 차이나(Incentives, Business Travel and Meetings Expo China, 이하 CIBTM)는 로벌 전시회사인 리드(Reed Exhibition)가 IBTM 시리즈의 일환으로 중국에서 개최하는 MICE 산업 전시회이다. 매년 구매력 높은 바이어들이 서비스 공급자들을 직접 만나고 거래할 수 있는 MICE 특화 전시회로 중국을 포함한 아시아 전체 지역의 비 즈니스 여행, 이벤트, 회의 등과 관련한 콘텐츠를 유연하게 제공할 수 있도록 돕는 플랫폼 역할을 하고 있다. 물론 참가업체와 바이어에서 중국이 차지하는 비중이 매우 높긴 하다. CIBTM의 프로젝트 매니저(Project manager) 씨씨 첸(Cici Chen)은 중국을 방문하는 비즈니스 관광객이 2016년에 두 자리 수 성장을 기 록할 것으로 전망되면서, CIBTM의 역할이 더욱 중요해졌다고 언급하 다. 최근 비즈니스 관광 산업의 성장이 주춤하는 듯 보지만, 수많 은 환경적 요소와 CIBTM의 노력이 더해져 중국 MICE 시장이 활성화 되고 있다고도 하다. 그 근거로 2016년 CIBTM에 참가한 해외 참가 업체가 2015년 대비 45% 이상 증가한 사실을 들었다. CIBTM 2016 은 다양한 전략으로 총 5,500명이 넘는 바이어 유치와 7,700건이 넘 는 사전 비즈니스 매칭의 성과를 내면서 힘찬 도약을 시작하는 중국 MICE 시장에 훌륭한 구름판 역할을 해주었다.
1) 중국국립컨벤션센터(China National Convention Center, CNCC)
CIBTM은 중국의 수도 베이징에 위치한 중국국립컨벤션센터(China National Convention Center, 이하 CNCC)에서 매년 열리고 있다. 시설의 전시홀 규모는 23,000㎡로 중국 내에서 큰 규모라고는 할 수 없지만, 내 부에 겸비된 현대적인 AV장비와 다양한 MICE 행사를 개최하고 있는 노하우가 있는 시설이라고 할 수 있다. 또 한, 베이징올림픽공원(Beijing Olympic Park) 내에 위치하고 있는 CNCC는 다양한 주변 시설의 존재로 방문객 에게 매력을 어필할 수 있다는 점이 강점이다.
베이징올림픽공원에는 그 존재만으로도 이미 도시의 모습을 변화시켰다고 평가받으며, ‘새 둥지(Bird’s nest)로 잘 알려져 있는 베이징국립경기장(Beijing National Stadium)이 있다. 또한, 국립실내경기장(National Indoor Stadium)과 국립아쿠아센터(National Aquatics Center), 신아오쇼핑센터(Xin’ao Shopping Center), 그리고 작은 사찰인 베이딩니앙니앙절(Bei Ding Niangniang Temple)도 위치하고 있다.
2) 중국 최대의 MICE산업 전시회-다양한 국가의 참가업체와 바이어
CIBTM이 조사한 바에 따르면, 초청바이어(hosted buyer)의 약 95%가 해외 데스티네이션에 대한 수요를 가지 고 전시회에 참가한 것으로 나타났는데, 이와 같은 수요를 충족시키기 위해 CIBTM은 보다 다양한 참가업체를 유치하는 국제전시회로 발돋움하고 있다.
CIBTM의 프로젝트 매니저인 씨씨 첸은 중국 MICE 산업의 성장으로 해외 시장으로의 진출 수요가 늘어나는 것이 당연하다고 언급했다. 실제 중국에서 해외로 나가는 MICE 행사건수가 지난 5년 동안 약 17.4% 상승한 것으로 조사되었다. 이를 반하듯 CIBTM은 매년 해외 참가업체와 해외에서의 사업을 준비하고 있는 중국 내 미팅플래너(Meeting planners)가 미팅할 수 있는 기회를 적극적으로 제공하고 있다. 특히, CIBTM 2016에서 는 태국과 파트너십을 맺고, 다양한 수요를 가진 바이어들을 만족시키기 위해 노력하였다.
초청바이어들이 아시아, 미주, 유럽 등의 지역에서 새로운 비즈니스를 시작할 준비가 되어 있다는 사전조사 결 과를 확인하고, CIBTM은 한 대륙에 치우치지 않고 다양한 국가에서 참가업체 유치하기 위해 노력하고, 그 결과 각 해외 부스에서는 각국의 장점을 알리기 위한 치열한 프로모션 활동이 진행되면서 전시회 전체에 열기 를 더했다. 태국만이 할 수 있는 부스 디자인부터, 뉴질랜드는 100& 퓨어(Pure)라는 슬로건을 내걸고 뉴질랜드 의 관광의 청정 이미지를 부각시켰으며, 대만은 타이페이101(Taipei 101) 건물 모형을, 일본은 전통 건물양식 의 기둥을, 한국은 한복을 입은 마스코트를 내세우며 홍보에 박차를 가했다.
3) 날리지허브(Knowledge Hub)와 이노베이션 존(Innovation Zone)
CIBTM 2016은 날리지 허브(Knowledge Hub)와 이노베이션 존(Innovation Zone)을 통해 MICE산업 이해관 계자들에게 전문적인 지식을 제공하고, 또 미래 트렌드의 방향을 결정할 기술력을 가진 기업들과 서비스에 대 해 소개할 수 있는 공간을 따로 마련하다. 전시회 전체 일정 중 날리지 허브와 이노베이션 존에서의 컨퍼런스 가 50% 이상을 차지했을 정도로 두 공간에서 열리는 강연은 MICE 산업 최신 트렌드와 이슈를 중심으로 이루어 졌다.
날리지 허브에서는 특히 산업 내 유명 연사들의 초청으로 컨퍼런스가 꾸며졌다. 미국의 장거리 통신업체 엠씨 아이(MCI)의 지속가능성 디렉터(Substantiality Director) 로저 시몬스(Roger Simmons), 국제전시이벤트협 회(International Association of Exhibitions and Events, 이하 IAEE)와 MICE산업 인력교육서비스 제공 기 업인 베이징 시노패스트레인(Beijing Sinofastlane)의 창설자 로즈마리 마(Rosemary Ma), 그리고 싱가포르의 디지털경 컨설팅 기업 QED의 공동창설자(co-founder) 라이언 림(Ryan Lim) 등을 초청해 산업의 지속가능 성, 모범 사례, 소셜 미디어를 주제로 바이어와 참가업체들을 대상으로 관련 지식을 교류하는 시간을 가졌다.
이노베이션 존(Innovation Zone)을 통해서는 다양한 기술력으로 MICE 산업에서 서비스를 제공하고 있는 참가업체들이 모여 전시할 수 있도록 하고, 기술과 관련된 정보도 함께 교환할 수 있도록 컨퍼런스 프로그 램도 진행하다.
전시기업 중에서는 중국의 MICE 행사 소프트웨어 제작 및 제공 기업의 발전을 엿볼 수 있었던 이벤트뱅크 (EventBank)와 아이디이벤트(iDevent)가 눈에 띄었다. 이노베이션 존에서 전시를 진행하는 참가업체들은 LCD스크린과 맞춤화된 상담 공간을 제공받았다. 이 같은 공간에서 바이어와의 상담은 테크놀로지 제공 기 업들의 특징을 가장 잘 보여줄 수 있는 공간으로써 활용될 수 있으며, 또한 테크놀로지 이노베이션 존의 참 가업체들은 CIBTM이 운하는 모든 네트워킹, 교육, 그리고 모든 행사 프로그램에 입장할 수 있는 권한이 부여되기도 했다. 이와 같은 아이디어는 IBTM World에서 먼저 실행된 전략을 차용한 것으로써, 참가업체 뿐만 아니라 바이어들의 반응도 좋았다.
3. IT& CMA 2016, 태국-온라인 다이어리 시스템 활용한 비즈매칭 성과 극대화
1993년 처음 개최된 IT&CMA(Incentive Travel & Conventions, Meeting Asia, 이하 IT&CMA)는 상대적으로 역사가 긴 아시아태평 양 지역의 MICE 전시회이다. IT&CMA의 다양한 프로그램들은 산업 내 서비스 기업과 바이어 간의 교류를 활성화 시켜 원활한 사업 운 과 필요한 교육, 그리고 미래를 위한 네트워킹 강화를 지원하고 있다. IT&CMA는 MICE 산업에서 지금까지 볼 수 없었던 독특한 수요, 혹 은 앞으로 성장 가능성이 무한한 잠재수요 등을 수면 위로 올라오게 유도하여 서비스 제공자와 만나게 해주는 중요한 플랫폼 역할을 하는 것으로 평가받고 있는데, 보다 연관성이 높고, 흥미로운 행사들을 다 양한 분야의 대표들과 만나게 해주는데 더 없이 큰 역할을 하고 있다. IT&CMA는 자신들의 강점을 ‘100% 사전매칭’, ‘아시아태평양 최대 의 MICE쇼케이스’, ‘종합미디어 프로그램과 교류의 장’, ‘협회의 날 운 ’, ‘교육과 네트워킹 기회제공’ 등 5가지로 정리하였다[표 1].
비즈니스 매칭 전략-사전 스케줄 예약과 온라인 다이어리
효율성 높은 비즈니스 상담은 산업전시회에 참가하는 참가업체와 바이어가 모두 기대하는 부분이다. IT&CMA 는 총 3단계에 걸친 프로세스를 통해 비즈니스 상담의 성공률을 높이고 있다. IT&CMA는 비즈니스 매칭 전략 을 매치메이킹 포뮬러(Matchmaking Formula)라고 부르는데, 참가업체와 바이어에게 성공적인 상담 및 세일 즈리드 창출에 대한 신뢰감을 주고 있다. 먼저, IT&CMA에서 구축하고 있는 온라인 매칭 시스템을 통해 참가업체와 바이어의 정보를 받는다. 그 후, 참 가업체들은 온라인을 통해 바이어에 대한 정보를 훑어보고, 관심 있는 바이어 30명을 선택한다. 물론 분야는 MICE와 럭셔리여행 분야이다. 동시에 바이어들은 참가업체의 정보를 보고 관심이 가는 30개의 참가업체를 선 택한다. 이 후에는 시스템 내에서 사전 스케줄 예약(Pre-Scheduled Appointments, 이하 PSA)을 진행시키는 데, 이 또한 3단계의 우선순위를 두고 실행된다. 첫 번째 매칭은 ‘완벽 매칭(Perfect Matches)’이다. 참가업체와 바이어 양쪽 모두가 서로의 비즈니스에 대해 관심을 보일 때 성사되는 매칭이다. 두 번째 매칭은 ‘바이어 선호순 (Buyer Preference)’이다. 세 번째 매칭은 ‘참가업체 선호순(Exhibitor Preference)’이다. 바이어의 선호가 참 가업체 선호도다 우선되는 이유는 결국 세일즈 리드를 창출하는 데까지 상담이 이어지기 위해서는 바이어의 결 정이 중요하기 때문이다.
여기까지는 여느 사전 비즈니스 매칭과 크게 다를 것이 없어 보인다. 특징적인 점은 IT&CMA가 PSA가 있은 후 1주일 뒤에 온라인 다이어리(Online Diary) 서비스를 제공한다는 점이다. 온라인 다이어리는 모든 참가업체와 바이어가 온라인에서 사용할 수 있는 예약 관리 시스템이라 할 수 있다. 나만의 온라인 다이어리가 만들어진 후 에는 다른 참가업체나 바이어의 정보를 체크할 수 있으며, 필요에 따라 1:1 메시지 보내기 기능도 사용할 수 있 다. 온라인 다이어리는 특히, PSA 기간 동안 아무런 소득을 얻지 못한 참가업체나 바이어들이 활용하는데 매우 유용하다. 온라인 다이어리 서비스 제공을 시작한 것은 3년 전인 2013년 제22회 IT&CMA 부터는데, 실제로 많은 참가업 체들이 PSA 기간 동안 사전 비즈니스 매칭의 성과를 얻지 못한 후, 온라인 다이어리를 통해 바이어와의 지속적 인 교류를 만들어 낼 수 있었고, 성공적인 현장 상담과 세일즈리드 창출까지 연결되는 경우가 많았다.
온라인 다이어리 서비스는 온라인에서 제공되고 있기 때문에 IT&CMA 현장 방문을 위해 태국으로 오기 전 각 국에서 24시간 동안 접속할 수 있고, 부재중 메시지 확인과 새로운 바이어 확인, 그리고 예약 추가 및 취소 등 의 일정을 참가업체 혹은 바이어 스스로 관리할 수 있다는 장점이 있다. 주최기관이 참가업체와 바이어의 모든 일정을 관리하는 데에는 한계가 있다는 것을 발견했고, 온라인 다이어리 서비스 제공을 시작한 후에는 참가업 체와 바이어의 능동적인 전시회 참여라는 성과를 얻게 되었다. 온라인 다이어리를 통한 사전 매칭이 모두 끝나고, 현장에서는 3일의 전시회 기간 중 이틀 동안 열기 넘치는 비 즈니스 상담이 진행되었다. 2016년을 기준으로 참가업체 32개, 바이어 기업 32개의 사전 매칭이 이루어졌고, 사전 매칭 이외에 현장에서 진행된 상담에 대한 사전 예약도 100% 매칭을 성공시켰다. 이 중 약 60%가 PSA 와 온라인 다이어리를 통해 성사된 상담이었다. 또한 현장에서 더욱 많은 상담 등록이 이루어졌기 때문에, 실제 IT&CMA를 통한 참가업체 및 바이어의 상담 건수는 훨씬 많을 것으로 예상된다. 단 며칠 간의 행사에서 가장 효율적인 방식의 운을 위해 사전부터 효율성을 높이기 위한 IT&CMA의 비즈니스 매칭 전략은 성공적인 방식 으로 평가받고 있다.
네트워킹 활성화 전략-어소시에이션 데이, 캠프파이어 날리지세션, 스티키 어워드
IT&CMA는 타 전시회 대비 유난히도 네트워킹을 강조하는 프로그램을 선보다. 타 전시회에도 있는 개회 식(Opening Ceremony), 저녁 만찬(Welcom Dinner), 그리고 초대 손님 오찬(Hosted Luncheons) 등의 프 로그램 외에 협회 대표들을 위한 어소시에이션 데이(Association day), 캠프파이어 날리지 세션(Campfire Knowledge Session), 그리고 제 15회 스티키 어워드 오찬(15th Sticky Awards Lucheon) 등이 진행되었다. 어소시에이션 데이를 살펴보면, 총 3일 간의 전시회 기간 중 이틀 동안을 어소시데이션 데이로 지정하고, 협회 대표들을 한 자리에 모일 수 있도록 했다. IT&CMA는 회의시장에서 협회의 역할이 중요하며, 앞으로도 그 가치 를 제고하기 위해 개발한 프로그램이라고 설명한다. 어소시에이션 데이는 협회 경, 우수사례, 산업 동향, 그 리고 최신 이슈 및 전망과 관련 된 지식들을 제공하고, 또 이해 관계자들끼리 서로 활발하게 교 류하여 조금 더 나은 통찰력을 얻을 수 있도록 기획되었다. 특 히, 협회 대표라는 특정 참가자 들을 한 장소에 모을 수 있는 명 분을 제공하고, 또 이렇게 모인 참가자들을 대상으로 더 나은 솔 루션을 제공하기 위해 활발한 네 트워킹의 장을 열어준다는 점에 서 전시회 참가업체와 바이어의 반응 또한 매우 좋은 것으로 나 타났다.
어소시에이션 데이가 참가자들간의 교류할 수 있는 대규모의 격식을 갖춘 프로그램인 반면, 캠프파이어 날리 지 세션은 이와는 다른 형태의 프로그램으로 진행되었다. MICE 산업의 동향과 미래 방향 등의 트렌드 위주의 주제로 진행되었고, 전시회 곳곳에서 동시 다발적으로 다양한 주제를 가지고 진행되었다. 명칭 그대로 캠프파 이어(Campfire)를 할 때처럼 모여 앉아 편안하게 특정 주제에 대한 의견을 주고받는 시간이다. 소규모라는 특 성이 있고, 여느 포럼과는 달리 편안한 분위기에서 발표자 혹은 의견 제안자와 충분히 토론을 하고, 네트워킹을 할 수 있다는 장점이 있다. 이와 같은 형태의 네트워킹은 대규모 네트워킹을 할 때 보다 깊은 관계를 구축할 수 있다는 점에서 소규모 참가업체나 참관객들에게 인기가 많은 프로그램이다. 제한된 주제로 소규모 그룹이 진행 하는 프로그램이지만 IT&CMA가 매우 중요하게 생각하는 네트워킹 프로그램이다.
마지막 네트워킹 활성화 전략으로 제15회 스티키 어워드 오찬이 있었는데, 스티키 어워드란 IT&CMA에 참가 한 참가업체들 중 가장 우수한 전시, 부스 디자인, 프로모션 진행, 부스 직원 친절도, 환경친화적 부스 운 등 다양한 방면에서 전시회의 질을 높이고, 바이어와 참관객들을 감동시켰던 업체에게 주어지는 상이다. 분야별로 골드, 실버, 브론즈 등의 시상을 하면서 오찬을 진행한다.
스티키 어워드 오찬에서는 참가업체들 간의 교류가 활발하며, 각 산업 내 비즈니스 창출을 위한 네트워킹에 더 해 전시회 자체의 발전을 위한 정보 교류와 네트워킹이 진행되기 때문에 IT&CMA 입장에서는 전시회의 지속 개최를 위해 굉장히 중요한 프로그램이기도 하다. 이처럼 IT&CMA는 다양한 네트워킹 프로그램을 통해 각 바 이어, 참가업체, 그리고 일반참관객이 소유하고 있는 비즈니스에 도움 되기 위해 노력하고 있으며, 전시회가 단 발성 행사로 끝나지 않고 지속적이고 효율적인 성과를 위한 네트워킹 프로그램 설계에 대한 투자를 아끼지 않고 있다.
