MICE산업은 인력난이라는 고질적 문제로 몸살하고 있다. 설상가상으로 행사 자체는 점차 블레져(Bleisure)의 개념으로 확장되면서, 기획자들은 제한된 인력과 자원 속에서도 참가자들에게 현지에서만 느낄 수 있는 진정한 경험을 제공해야 한다는 더 큰 부담을 지고 있는 실정이다. 이러한 상황에서 지역관광진흥조직(Destination Marketing Organization, 이하 DMO) 전문가들과의 협업은 이러한 문제를 해결하고, 기획자들에게 새로운 관점과 가능성을 제시해야 한다는 역할론이 강조되고 있다.
“이벤트 초기 설계를 위한 원스톱 솔루션”
행사의 초기 설계 단계에서 시간과 자원을 효과적으로 활용하는 것은 성공적 행사를 위한 핵심 과제 중 하나이다. DMO와의 협력은 성공적 행사를 위한 중요한 전략적 도구가 될 수 있다. 초기 단계에서부터 DMO와 협력하는 것은 기획자가 더 나은 선택을 내리고, 예산과 자원을 효과적으로 활용하는 데 큰 도움이 된다. 전문성과 네트워크를 활용해 초기 설계 단계부터 행사의 성공 가능성을 높이고, 참가자들에게 잊을 수 없는 경험을 제공할 수 있다.
DMO와의 협업은 초기 설계 단계에서 기획자의 업무를 크게 경감시킨다. 특히, DMO는 지역에 예정된 주요 행사 일정과 겹치는 충돌을 미리 파악하고, 보다 유리한 일정과 조건을 제안함으로써 예산과 시간을 절약할 수 있도록 한다. 또한, 현지답사 일정을 조율해 기획자가 행사 장소 후보를 철저히 평가할 수 있도록 지원한다. 이처럼 DMO는 단순히 정보를 제공하는 것을 넘어, 기획자가 더욱 전략적으로 행사 설계를 진행할 수 있는 기반을 마련해준다.
DMO는 단순히 장소를 추천하는 것을 넘어 지역에 대한 심층적인 이해와 전문성을 바탕으로 행사 목적에 적합한 장소와 활동을 제안한다. 이 과정에서 기획자가 인터넷 검색만으로는 얻기 어려운 통찰력과 정보를 제공한다. 외부에 잘 알려지지 않았지만 지역의 특색을 잘 드러낼 수 있는 박물관이나 역사적 건축물을 포함해 다양한 유니크베뉴를 활용한 행사 기획을 도울 수 있다. 나아가 행사의 유형과 규모에 따라 적합한 장소를 추천하고, 장소의 예약 가능성을 확인하며, 더 나은 조건으로 객실 요금을 협상할 수 있는 네트워크를 제공한다.
또한, DMO는 연사나 기조연설자로 적합한 지역 전문가, 유명 인사, 학자, 기업 임원을 섭외하는 데에도 중요한 역할을 한다. 지역 연사를 활용하면 조직에 신선한 목소리를 더할 수 있다. 이와 함께, 마케팅 과정에서도 DMO를 통해 도시 여행 팁, 날씨에 맞는 옷차림, 추천 식당, 지역 명소 등의 정보를 얻어 행사 전 참가자들에게 유용한 정보를 제공할 수 있다.
