이벤트 전문가를 위한 COVID-19 관련 보험 및 법적 고려사항

코로나19 창궐 초기인 지난 3월 이벤트산업위원회(Industry Council)는 웹 세미나(Web+Seminar, 이하 웨비나)를 통해 “COVID-19: 이벤트 전문가를 위한 보험 및 법적 고려사항에 관한 논의”를 진행했다.

이 웨비나에는 반스 & 쏜버르그 LLP(Barnes & Thornburg LLP)의 시카고 사무소 파트너인 호스피탈리티 분야 전문변호사 바바라 던(Barbara Dunn)과 코스탈 조지아 대학(College of Coastal Georgia)의 호스피탈리티 및 관광경영과 학과장인 타이라 워너(Tyra Warner)가 참석했다. 마리츠 글로벌 이벤트 컴퍼니(Maritz Global Events Company)의 익스피어리언트(Experient)사의 수석 글로벌 어카운트 메니저(senior global account manager)이자 EIC(Event Industry Council, 이하 EIC)의 CMP(Certified Meeting Professional, 이하 CMP) 거버넌스위원회(EIC’s CMP Governance Commission)의장으로 선출된 알리사 피터(Alisa Peters)도 함께했다.

EIC의 CEO인 에이미 칼버트(Amy Calvert)는 미팅 및 이벤트 산업의 리더들로부터 수신한 ‘3월5일 공개 편지(March 5 open letter)’를 언급하며 웨비나를 시작했다. 논의의 주 내용은 간염병 사태에 관하여 이벤트 전문가들에 대한 지속적인 교육이 이루어져야 하며, COVID-19에 대해 두려움이 아닌 사실에 근거한 의사결정을 내리도록 촉구하도록 하는 것이었다. 요약 내용은 다음과 같다.

많은 이벤트들이 여전히 진행되고 있다(3월 초 기준).

뉴스에서는 많은 행사들의 취소나 연기가 보도된다. 그러나 피터(Peters) 의장에 의하면 앞으로 3개월 동안 19,000건 이상의 컨벤션이 예정대로 개최될 것이고, 새로운 행사들도 개최될 것이다. 웨비나를 진행하는 동안 참여자들이 현재 그들의 행사가 COVID-19에 어떻게 접근하고 있는지 질문하여 조사한 결과, 취소 결정은 여전히 소수에 불과했다.

• • 계획대로 진행 – 28%
  • 위생을 강화하고 참가자들 및 다른 이해관계자들과 소통 – 40%
  • 이벤트 연기 – 14%
  • 이벤트 취소 – 10%
  • 가상 또는 하이브리드 옵션 추가 – 8%

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취소할 것인가 아닌가?

워너(Warner) 교수는 행사를 진행 또는 취소하는 결정을 “옳은가, 옳지 않은가”의 기준으로 판단하는 것은 중요하지 않다고 했다. 기획자들은 그런 문제를 고민할 것이 아니라 법에 관한 자문인과 함께 행사(사업) 관리 및 완화를 위한 기술적 검토를 반드시 수행할 것을 촉구하였다.

그녀는 또한 바이러스로 인한 현실을 무시하거나 두려움으로 완전히 마비되는 것과 같은 극단적인 상황에 대해 주의시키며, “우리는 현실적인 것이 중요하다.”고 말했다.

던(Dunn)은 기획자들에게 취소의 가능성을 잠정적 손실과는 별도의 사업적 결정으로 보도록 조언하였다. 그리고 이를 위해 다음과 같이 질문해보도록 하였다 :

• • 당신 회의의 목적은 무엇인가?
  • 참석자 줄거나 스폰서를 줄여도 목표를 그대로 달성하고 목적을 이룰 수 있는가?
  • 참석자 수가 10%, 20%, 30% 단위로 줄게 될 경우 어느 시점에서 핵심적인 변동이 시작될지 검토하라.
  • 행사취소와 참석률 감소와 같은 모든 경우의 갈림길을 차트화하여 운영상 그리고 재정상으로 어떠한 결과를 초래할지 살펴보라.
  • 계약사항을 확인하고 패널티 조항을 검토하라.

던은 “코로나 바이러스와 같은 상황을 모든 계약에 포함시키는 것이 중요하다”라고 말하며, “시설대관계약, 컨벤션 센터, 호텔, 대규모 공급업체, 장식가들, 화물운송회사, 연회서비스, 목적지관리회사(destination management companies) 등” 모든 관계자와의 계약에서 언급되어야 할 부분이라고 강조했다.

또한, 그 이벤트를 연기할 것인지, 취소할 것인지 아니면 그대로 진행할 것인지에 관해 최종결정을 하는 날짜를 정해두라고 하였다. 그 날짜는 전시자의 화물운송 기한(deadline) 또는 객실 예약 및 식음료 공급 계약 일자 등과 연관되어 있을 것이다.

불가항력(Force Majeure) 조항이 적용되는가?

참석자들이 웹 세미나에 보낸 질문은 취소 수수료와 배상 위약금에 대한 우려와 함께, 불가항력(force majeure) 적용 가능여부에 관한 내용이 많았다. 불가항력(조항)은 행사 개최가 불가능하거나, 불법적이거나 또는 상업적으로 실행 불가능한 이유 등에 의해 기획자가 어떤 책임이나 손해를 입지 않고 이벤트를 종료할 수 있도록 규정한 계약 조항이다.

워너 교수는 코로나 바이러스로 인한 경제적 손실 등의 우려 경감 차원에서 행사 취소에 대한 불가항력 조항 적용을 희망하는 기획자들에게, 적어도 미국 행사들의 대다수, 심지어 비상사태를 선포한 도시들조차 불가항력 조항이 발동될 수 있는 상황은 아니라고 경고했다. 그녀는 도시나 주가 비상사태를 선포하는 것은 일반적으로 자율적 자금을 확보하거나 연방의 지원자금을 받기 위한 목적이며, 이것이 법적인 불가항력과 동일한 효력을 갖는 것으로 간주되지는 않는다고 설명했다.

던 변호사는 스위스 정부가 최소 3월 15일까지 1,000명 이상의 대중 집회를 금지했던 불가항력 적용의 단적인 예를 들어 설명했다. 스위스는 유행병 관련법(Epidemics Act)에 따라 이번 코로나 상황을 특별(special) 사태로 규정짓고, 1천명 이상 행사는 무조건 개최 불가, 1천명 미만 행사는 주정부의 담당부서가 확인한 리스크 평가서를 반드시 발급받아야 행사를 개최할 수 있도록 하였다. 던은 미국에서도 불가항력이 적용될 수 있는 경우가 있다고 말했다. 예를 들어, 회사가 도입한 여행 제한 조치로 인해 참석자중 상당수가 회의 참석을 위한 여행을 이행할 수 없다면, 그룹으로 인해 예상된 사업적 성과를 창출하기 어려운, 상업적으로 활동을 실행하기 어려운 상황으로 간주하여 행사를 취소하는 것이 가능하다. 이러한 상황에 대해 어떠한 조치를 취할 것인가에 대한 기록은 중요하다.

던은 기획자들에게 미리 생각하고 미리 계획하라고 촉구했다. “미팅이 60-90일 후로 예정되어 있다면, 현재는 다른 그룹들이 무엇을 하고 있는지 기록하고, 대비책 중 하나로 보류 성명서 작성을 준비해야하는 시점으로 생각해야 한다.”고 말했다.

책임보험(Liability Insurance)은 은총이 될 수 있다.

책임보험은 어떤 유형의 조직이 되었건 반드시 들어야 하는 보험의 중추라고 던은 설명했다. 그리고 그녀는 “취소보험은 정말 업무방해형 보험이다.”라고 말하며 “자동차 보험이든, 책임보험이든, 또는 취소보험이든, 여튼 보험계약서의 가장 중요한 페이지는 ‘제외항목(exclusions)’이다.”라고 설명했다.

감염성 또는 전염성 질병이 예외사항에 포함되어 있지 않다면, 또는 이 경우를 포함하는 담보 또는 추가 조항에 가입했다면, 보험은 취소에 대한 보장을 해야 한다. 던은 일부 보험은 보장 문구에 따라 코로나 바이러스로 인해 참석율이 저조하여 사업실적이 감소되는 것에 대해서도 보장을 하겠지만, 모든 행사 전문가들로 하여금 그들의 구체적인 계약사항을 철저하게 검토해줄 수 있는 변호사를 통해 직접 법률적 자문을 받을 것을 촉구한다고 말했다.

던은 또 회의를 취소하지 않겠다고 생각하더라도 가능한 한 미리 청구에 대한 서면통지를 이행하라고 조언했다. “보험회사들이 보장그룹에서 제외시키는 주요 사안 중 하나가 제 시간 내에 통보하지 못했을 경우를 이용하는 것이다.”라고 말했다.

공동 접근(Collaborative Approach)의 방식을 취하라.

광범위하게 전파되고 있는 코로나 바이러스의 특성을 감안할 때, 업계의 모든 사람들이 어떤 식으로든 영향을 받게 될 것이다. 칼버트(Calvert)는 파트너, 공급업체 및 기타 이해관계자들과 협력하여 모든 이들이 보호받을 수 있는 좋은 결정이 내려지도록 공동의 접근법을 취하도록 권고한다.

그는 “호텔, 시설 및 서비스 업체들과 대화하라. 그들은 당신을 적대시 하는 것이 아니라, 당신과 함께 일하고 싶어 할 것이다. 손실을 줄일 수 있는 창의적인 해결법을 생각해내라. 예를 들어, 행사장의 식음료공급업자와 함께하여 참석자 수에 따라 손쉽게 양을 늘리거나 줄일 수 있는 메뉴를 선택하는 것은 낭비와 비용을 최소화하는 데 도움이 된다. 그리고 이벤트를 완전히 취소하기 보다는 연기하라.” 고 권했다.

칼버트는 웨비나를 마무리 하면서 “행사는 2,600만 개의 일자리를 지원하는 산업이다”라고 말하며, “우리는 사실에 근거한 결정을 내리고, 이 시간으로 인해 불거진 우려와 감정을 조절하며 일하고 싶다. ‘이벤트 취소’로 인한 영향을 고려하고, 만약 연기(또는 취소)를 해야 하는 경우 이 공동체를 지원하기 위해 무엇을 더 할 수 있을지 생각해 보자.”라고 말했다.

“COVID-19: 이벤트 전문가를 위한 보험 및 법적 고려사항에 관한 논의” EIC 웨비나 녹화영상을 시청하려면 여기를 클릭하면 된다.

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