한 행사를 위해 몇 백 명의 사람들을 모으고, 음식을 제공하고, 몇 번의 연설을 듣게 하는 것이 과연 얼마나 어려운 일일까. 만약 당신이 행사 기획에 대한 경험이 없다면, 이것은 확실히 매우 어려운 미션이 될 것이다. 이 정보는 혼자 모든 것을 해결하려고 하는 경우 실수는 피하기 어렵다는 것을 직접 경험한 “‘혼자서도 잘해요’족 (do-it-your-selfers)”을 위한 것으로, 전문 이벤트 플래너가 필요한 다섯 가지 경우를 보여준다.
1년 전 컨퍼런스 베뉴를 예약했지만 큰 연회장을 더 이상 이용할 수 없다는 영업 담당자의 전화를 받았다. 영업담당자는 당신에게 더 작은 공간을 사용할 것을 권유했고, 그가 너무 친절했기에 당신은 그의 권유를 받아들였다. 당신은 현장에 도착해서야 대체 베뉴가 공사 중이며 호텔에서 3마일이나 떨어진 곳이 위치하고 있음을 알게 되었다. 설상가상으로 행사 내내 비가 내렸고, 호텔에서 베뉴까지 운행하는 교통편은 작은 셔틀 버스 하나가 전부였다.
오늘의 교훈: 회의 개최지 변경에 대해 통보받았을 때, 모든 세부 사항을 서면으로 작성하고, 당신이 생각할 수 있는 모든 “만약의 경우”에 대해 질문해야 한다. 새로운 개최지를 직접 방문하여 확인하고, 현장에서의 어떤 긴급한 상황에 대해서도 대처할 수 있도록 현지 연락망을 확보해 둔다.
참가자들이 쉽게 네트워킹할 수 있도록 적절한 이름표를 준비하는 것은 매우 중요하다. 당신은 이것을 미리 알고 있었기 때문에 미리 멋진 이름표를 준비했으나, 당신은 이름표에 끈이 필요하다는 것을 알지 못했다. 행사에서 참가자들은 이름표를 손에 들고 걸어 다녔고, 어떤 사람은 심지어 테이프를 사용해 이름표를 셔츠에 붙이기도 했다.
오늘의 교훈: 참가자의 신분으로 많은 미팅에 참여했다고 자신이 모든 것을 안다고 단정해서는 안된다. 세부 사항은 전문가에게 맡기는 것이 좋다.
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첫 아침 세션의 3시간 동안 훌륭한 연사들을 초청해 유익한 시간을 가졌다. 하지만 당신은 중간에 휴식 시간을 가져야 한다는 사실을 생각하지 못했다. 폐회 연설을 마치고 불이 켜지자 청중 절반이 화장실로 달려갔고, 나머지는 의자에 그대로 잠들어 있었다. 모든 참가자들은 당신에게 불만을 표시했다.
오늘의 교훈: 스케줄 안배는 미팅에서 매우 중요한 부분으로 드라마틱한 프레젠테이션과 같이 세심하게 계획되어야 한다. 프레젠테이션이나 연설과 같은 주요행사는 물론 참가자들을 위한 휴식 시간 역시 적절하게 배치되어야 한다.
당신은 저녁 만찬을 위해 컨퍼런스 센터에서 30분밖에 걸리지 않는 거리에 있는 깔끔한 장소를 섭외했다. 그러나 당신은 그 곳에 가기 위해 지나야 하는 주요 도로가 한 개의 차선 이외에 모두 공사 중이라는 것을 알지 못했다. 게다가 참가자들이 단체로 이동한 시간은 퇴근 시간으로 도로가 매우 혼잡했다. 참가자들이 만찬 장소에 도착했을 때는 이미 모두 배가 많이 고픈 상태였기 때문에, 당신이 애초에 예상했던 음식 양을 초과하는 사태가 벌어졌고, 만찬이 끝난후 마침내 숙소에 도착했을 시에는 대부분의 참가자들은 매우 지친 상태로, 다음 날 아침 세션에 참석하지 않겠다는 의사를 밝혔다.
오늘의 교훈: 메인베뉴에서 떨어진 미팅 장소를 섭외할 때, 당신의 마음을 따라서 선택하기 보다는, 흥미로운 장소를 선택하되 교통 및 이동 문제는 항상 염두에 두어야 한다. 당신은 참가자들이 항상 합리적인 시간에 돌아가서 직장 또는 가정 행사에도 참석할 수 있도록 신경 써야 한다.
당신은 당신의 컨퍼런스 그룹을 위해 도심에 위치한 고급 호텔을 저렴한 가격으로 이용할 수 있도록 좋은 거래를 성사시켰다. 호텔 측은 몇 달 전에 미리 당신에게 로비, 헬스장, 수영장 등이 공사 중이라고 경고했지만 당신은 이 사실을 참가자들에게 전하지 않았다. 고급 호텔에서 쾌적하게 진행될 행사를 기대하고 온 컨퍼런스 참가자들은 호텔 내 모든 공공장소에서 진행되고 있는 공사의 소음에 크게 놀랐다. 호텔 바마저도 개조 중이었고, 컨퍼런스 장소 역시 다른 장소로 옮겨야만 했다. 참가자 중 일부는 다른 호텔로 숙소를 변경했고, 앞으로 다시는 당신 이 기획하는 이벤트에 참석하지 않겠다는 의사를 비쳤다.
오늘의 교훈: 좋은 거래는 미팅 참석자들에게 이득이 되는 경우에만 해당되는 것이지 네트워킹 모임에 적합하지 않거나 불편할 뿐인 장소라면 아무 소용이 없다. 만약 미팅 장소에 문제가 생긴다면 가장 중요한 다음 단계는 바로 참가자들 모두에게 그 사실을 미리 공지하는 것이다.
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