소셜 미디어 활용으로 성공적인 행사 개최하기
자신이 경험한 행사 중 가장 성공적인 행사를 떠올린다면, 행사 참가자로서 가장 기억에 남는 성공적인 행사를 떠올려 보라고하면, 아마도 행사 내용 및 개최지 관련 정보를 사전에 제공하고 개인의 발전에 도움이 되었던 행사가 상기 될 것이다. 행사 현장에서는 동종업계에 종사하는 동료나 새로운 사람들과의 네트워크를 구축하며 스스로 동기부여를 받는 기분을 느껴 본 적이있을 것이다.
그러나 행사 이후 일상으로 돌아온 참가자들은 행사에서 느꼈던 기분들을 빨리 잊게 되곤 한다. 이러한 경험이 익숙하다면, 회의기획자들은 다음과 같이 소셜 미디어를 적극적으로 활용하여 회의 참가자들의 경험을 극대화 시킬 수 있고 나아가 새로운 영역으로 확장시킬 수 있다.
1. 구체적인 소셜미디어 전략을 수립한다.
소셜미디어는 별도의 개별 활동이 아닌 행사 전반적인 활동을 확장시킬 수 있는 도구이다. 이를 통해 무엇을 성취하고, 누구를 상대로 활용될 수 있도록 할 것인지 사전에 목표를 정하는 것이 중요하다. 하지만, 목표를 실행하는 전략이 복잡할필 요는 없다.
2. 행사 참가자와 소통한다.
참가자와 소통하기 위해 간단한 설문조사로 참가자의 관심사를 파악하여 트위터를 이용할 것인지, 블로그를 이용할 것인지 결정할 수 있다. 결정된 소셜 네트워크를 이용하여 프로그램 구성에 대한 아이디어 등을 얻을 수 있다.
3. 행사 참가자가 가치를 두는 정보를 공유한다.
대부분의 회의기획자들은 소셜 미디어를 업무용으로 사용하는 경우가 많다. 그러나 활용범위를 참가자들도 참여할 수 있도록 넓힌다면 참가자들이 행사를 통해 얻고 싶은 정보를 쉽게 파악 할 수 있다. 또한, 소셜 미디어를 통해 행사 관련 정보를 적절히 공개함으로써 효과적인 홍보가 가능하다는 장점도 있다.
4. 행사 중에 소셜 네트워크로 소통할 수 있는 공간을 제공한다.
행사 기획자가 참가자들에게 해당 행사의 인터넷 공간을 제공하면, 참가자들은 행사기간 중에 지속적으로 소통할 수 있다. 뿐만 아니라, 참가자들이 행사 중 자신의 경험을 트위터 등에서 해시태그(hash tag)를 붙여 사진이나 글을 업로드하면, 그들의 지인들이 자연스럽고, 지속적으로 행사에 대한 이야기를 듣게 된다.
5. 행사 후에도 지속적으로 커뮤니케이션한다.
행사가 끝나고 나서는 참가자들이 소셜 네트워크를 지속적으로 이용하도록 동기를 부여하는 것이 중요하다. 행사 종료 후 사진을 소셜 네트워크상에 업로드하거나 링크드인(LinkedIn)이나 트위터를 이용하여 지속적으로 채널을 유지하는 것이 중요하다.
