‘회의’, ‘미팅’이라는 단어를 생각하면 당신은 어떤 분위기가 떠오르는가? 아마도 사방이 막혀있는 회의실에 모여 경직된 분위기 속에서 회의를 하는 모습이 연상될 수 있을 것이다. 이렇게 조금은 진부하고, 지루했던 미팅 진행방식이 최근 새로운 변화를 맞이하고 있다. 이색적인 장소에서 독특한 분위기를 낼 수 있는 유니크베뉴 활용 등 그 어느 때보다 미팅(소규모 기업회의, 워크숍, 컨퍼런스, 인센티브 등)을 주최하는 다양한 장소와 방법이 주목되고 있다. 이에 이번호에서는 향후 미팅 기획자가 놓치지 말아야할 ‘7가지 미팅 트렌드’를 살펴보고, 실제 적용할 만한 아이디어를 발견할 수 있기를 기대한다.
1. 안락하고, 편안한 분위기 연출
당신의 상사가 회의를 소집하며, 모던하고 우아한 카페에 데려가 음료를 마시며 캐주얼한 분위기 속에서 회의 아젠다(agenda)를 건넨다면 어떠한 기분이 들겠는가. 아마도 평소와 같은 딱딱한 회의 분위기가 아니라 조금 놀라면서도 동시에 색다른 환경으로 인해 창의적인 아이디어가 오갈 것 같지 않은가. 이처럼 미팅이 진행되는 장소 및 분위기는 미팅 아젠다 만큼이나 중요한 요소이다. 대부분 외부기관과의 미팅이나 중요한 기업회의는 호텔이나 회의장을 이용하기 마련인데, 이러한 ‘베뉴(Venue)’는 미팅의 분위기를 좌지우지하는 큰 역할을 한다. 그러나 이런 공식 베뉴라 하더라도 회의 주제나 콘셉트에 따라 딱딱하고 포멀한(formal) 분위기의 회의실을 안락하고 캐주얼한 장소로 만들 수 있다. 최근 미팅장소의 트렌드는 모던한 카페 분위기로, 목재 테이블에 아늑한 소파, 부드러운 자연광 조명 및 벽난로까지 현대적이면서 우아한 분위기를 낼 수 있는 공간을 많이 사용한다.
2. 자연 친화적인 야외미팅
여전히 미팅을 실내에서만 하고 있는가? 최근 독특한 미팅공간으로 주목받고 있는 유니크베뉴의 수요가 급속도록 증가하고 있고, 각 국의 컨벤션 뷰로에서 유니크베뉴 발굴과 유치를 위해 많은 노력을 기울이고 있다. 특히 유니크베뉴 중 자연을 그대로 느낄 수 있는 야외 공간도 인기장소인데, 답답한 회의실에서 벗어나 신선한 공기와 자연을 즐기며 색다른 미팅을 진행할 수 있어 선호되는 미팅장소다. 더 나아가 야외에서 오찬을 제공하거나, 가벼운 하이킹 프로그램을 추가하여 평소에 접할 수 없었던 독특한 미팅경험을 선사한다면 참가자의 미팅 만족도 또한 높아질 것이다. 이외에도, 고층 호텔의 루프트탑(rooftop) 테라스에서 특별 세션을 기획하거나, 수영장 혹은 바닷가 근처에서 워크샵을 진행하는 것도 색다른 방법이 될 것이다. 단, 야외미팅인 점을 감안하여 미팅에 필요한 스크린, 무선인터넷 등과 같은 제반시설은 별도로 준비해야 함을 잊지 말자.
3. 블레져(Bleisure, Business + Leisure)
세계 각국의 관광청 및 미팅 기획자들은 비즈니스 이벤트에 참여하는 참가자가 항상 업무목적만 가지고 행사 목적지에 방문하지 않는다는 것을 잘 알고 있다. 특히 타 국가로 비즈니스 이벤트에 참가하는 경우 참가자의 파트너나 가족, 심지어 친구도 함께 동반하는 경우를 종종 볼 수 있다. 미팅 기획자는 이를 인지하고, 비즈니스 참가자와 단순 관광객을 구분지어 바라볼 필요가 없으며, 행사 참가자에게 방문지역에 어떤 종류의 여가 및 관광활동을 할 수 있는지 충분한 정보를 제공할 필요가 있다.
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따라서 성공적인 미팅 기획자는 단순히 미팅이나 컨퍼런스를 잘 개최하는 것뿐만 아니라 참가자가 머물러있는 기간 동안 재미와 감동을 전달해 줄 수 있어야 한다. 예를 들어, 행사 오전에 요가세션을 제공하여 피곤한 몸을 풀 수 있도록 한다든지, 행사 중간에 시티투어를 추가하여 행사에 활력을 더 할 수 있으며, 와인시음 투어 등 비즈니스로 지친 참가자들에게 여유와 휴식을 제공할 수 있을 것이다. 최근 일(work)과 놀이(play) 사이에 경계가 점점 더 모호해 짐에 따라 비즈니스와 재미를 융합하는 것은 미팅 기획자로서 놓치지 말아야할 트렌드이며, ‘블레져’는 업무의 효율을 높여줄 뿐만 아니라 관광차원에서도 경제적 파급효과를 가져다주는 윈윈(win-win)전략이라 볼 수 있다.
4. 참가자들을 현재에 집중시켜라.
미팅 참가자들 중에 본인의 업무를 끝내지 못해 마감압박에 시달리며 앉아있거나 본인의 의지와 상관없이 참여한 참가자들을 종종 볼 수 있다. 이러한 상황에서 참가자들은 미팅을 위한 브레인스토밍(brainstorming)이나 의견을 제시해야 되는 상황에 마주하곤 한다. 또한 참가자들 중 스마트폰으로 본인의 소셜미디어를 체크하거나 업무를 보는 등 미팅에 집중하지 못하는 참가자들도 있을 것이다. 이러한 갖가지 방해요인들로 미팅이 효율적으로 이루어지지 못하거나, 집중력을 흐리고 창의적인 의견이 저하될 수 있다. 따라서 미팅 기획자들은 참가자들이 이러한 상황에 노출되어 있음을 항상 염두에 두고 현재 미팅에 집중하고, 주목하게 만드는 것이 중요하다. 예를 들어, 초반에 미팅 목표와 아젠다에 관한 충분한 설명으로 미팅에 집중할 수 있도록 도와주고, 미팅 전 핸드폰 사용을 금지하는 규칙을 만들어 외부환경으로부터 방해받지 않도록 할 수 있다. 또한 가벼운 워밍업과 레크리에이션 등을 통해 참가자들의 긴장을 풀어주고 미팅에 흥미를 더 할 수 있는 방법도 고려해 볼 수 있을 것이다.
5. 기업들의 지갑이 열리고 있다.
10년 전 MICE 업계는 경제위기와 함께 큰 타격을 입었다. 업체들은 미팅참가를 위한 비용을 크게 줄였고, 마케팅 예산은 제한되었다. 그러나 10년이 지난 지금 비즈니스 소비행태는 점점 회복되고 있으며, 경제위기 이전의 초호화 소비는 아니지만 기업들은 좋은 품질과 콘텐츠를 위해 비용을 기꺼이 지불하는 경향을 보이고 있다. 따라서 미팅 기획자들은 무엇보다 업계가 주목할 만한 콘텐츠를 개발하는 것이 최우선이며, 참가자가 즐길 수 있는 프로그램을 기획하고 더불어 전문적인 운영 노하우를 통해 참가자들에게 감동을 줄 수 있는 탁월한 서비스 제공해야 할 것이다.
6. 지식을 공유해라.
미팅산업에 관한 교육 자료로 지금까지 수백 권의 책이 쓰였고, 수많은 강연이 있어왔다. 이러한 방대한 자료들에도 불구하고 사실 최고의 교육은 업계 동료 간의 네트워킹 속에서 배우는 것이라고 할 수 있다. 현업에 종사하는 주위 동료들은 업무상 직면하는 문제가 비슷하기 때문에 서로 실질적인 해결책을 조언해 주거나, 필요한 정보를 제때에 공유할 수 있다. 요즘 같은 디지털시대에서 인터넷 플랫폼을 사용하여 더 쉽고 빠르게 정보를 공유할 수 있는데, 링크드인(Linked-in), 블로그, 앱, 소셜미디어, 뉴스레터 등으로 실시간으로 의견을 구하거나, 정보를 교환할 수 있다. 이러한 정보공유를 통해 시간, 에너지, 비용절감은 물론 동료들 간 서로 배우고 영감을 주며 함께 성장해 나갈 수 있다.
7. 최첨단 시설을 구축하라.
베뉴가 제공하는 시설은 미팅진행에 있어 굉장히 중요한 역할을 한다. 최근 지어진 베뉴들은 친환경 시스템 도입은 물론 최첨단 시설을 구비하고 있어 미팅을 진행하기가 수월하다. 그러나 미팅 기획자로서 행사 전 베뉴에 대한 시설가동에 관한 체크는 필수적이며, 가능한 한 최첨단 시설을 지니고 있는 베뉴를 이용하여 미팅에 실수가 없도록 하는 것이 중요하다. 미팅이나 컨퍼런스 진행 중 가장 신경 쓰는 문제 중 하나가 느린 인터넷 속도이다. 무선인터넷의 비용을 지불했음에도 불구하고 원하는 만큼의 속도가 나오지 않거나, 프레젠테이션을 진행하는 데 있어 프로젝터가 제대로 작동하지 않는 등의 사소한 문제가 미팅을 망칠 수 있다. 때문에 제대로 된 시설을 갖춘 베뉴의 선정이나 미리 시설을 가동해보는 것이 필요하다. 최신 미팅기술 중에는 스마트보드(smart boards), 소셜미디어 페이지, 라이브스트림(live streams), 참여자반응시스템(audience responsive systems), 3D프레젠테이션 등이 있는데, 이러한 도구들을 미팅 중 사용한다면 좀 더 스마트하고 트렌디한 미팅이 될 수 있을 것이다.
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