MICE산업의 프레임 변화는 각 업계 구성원의 기능과 역할도 바꾸어놓고 있다. 최근 스위스컨벤션센터는 코로나19로 인한 사회경제 전반의 변화를 살펴보고 이를 토대로 PCO에게 요구되고 있는 새로운 역량과 역할을 짚어보았다.
전통적으로 PCO는 회의 기획, 실행, 감독 등 원활한 회의와 컨퍼런스 운영을 지원하는 역할을 수행해왔다. 행정 관리, 베뉴 안내, 재무 관리, 행사 등록, 케이터링 준비, 홍보 및 마케팅 활동, 연사 관리, 스폰서십 관리, 관광 및 숙박 등이 PCO가 주로 수행해온 업무이다. 이제는 다음 단계를 고민해야 할 시점이다. 코로나19 팬데믹과 기술 발전 등 시대적 변화에 발맞춰 PCO 또한 한 단계 발전된 서비스 제공이 필요하다. 스위스컨벤션센터는 “끊임없이 변화하는 시대 속에서 PCO는 과거의 기능과 역할을 돌이켜보고 뉴노멀 시대에 맞게끔 재정립할 필요가 있다”고 강조했다.
1. 온·오프라인 행사의 장점 활용
포스트 코로나 시대에 PCO는 하이브리드 행사 전문가가 되어야 한다. 성공적 하이브리드 행사 개최 사례를 분석하고, 행사 특징에 맞는 비대면 행사 개최 전략을 수립하는 역량이 필요하다. 또한 온오프라인 프로그램을 동시에 관리하고, 온오프라인 각각의 기능과 장점을 활용할 수 있도록 통합된 시스템 구축이 필요하다.
2. 행사 개최 전략 컨설팅 서비스 제공
앞으로 PCO는 행사 개최 과정에서 얻은 노하우를 바탕으로 경험이 부족한 행사 주최사 혹은 협회를 대상으로 컨설팅 서비스를 제공하는데 초점을 돌려야 할 것이다. 이러한 서비스는 향후 다양한 클라이언트와 업무적으로 협력적인 관계를 구축할 수 있도록 하며, 새로운 비즈니스 모델을 창출하는 기반이 될 수 있다.
3. 위험관리(Risk Assessment)
전 세계적으로 테러, 코로나19 등 인류가 해결할 수 없는 문제가 등장하고, 이로 인한 위협이 증가하고 있다. PCO도 사회 변화에 맞춰 행사 개최 과정에서 나타날 수 있는 위험 상황에 대응하는 전략을 적극적으로 수립할 필요가 있다. 예를 들어, 내부 직원을 대상으로 위기 상황 대처 교육을 진행하고 지자체와의 협력을 통한 출입관리 및 보안 전략이 포함되어야 할 것이다. 앞으로 PCO에게는 위험 대응과 위생 관리를 행사 기획의 우선순위에 두고 적극적으로 실행하는 노력이 더욱 강조될 것이다.
4. 경험 중심의 마케팅 서비스 제공
마케팅 방식도 달라질 필요가 있다. 특히 가상 행사는 기존 행사와는 다른 마케팅 전략이 요구된다. 대면 행사의 고유 영역으로 여겨지는 참관객 경험과 네트워킹 서비스를 온라인에서도 구현하려면 다양한 SNS 채널 콘텐츠를 제작하고 소통하는 행사 운영 전략에 초점을 두어야 한다. 나아가 온라인으로 수집된 데이터를 분석하여 보다 개선된 행사 개최 전략을 수립해 참관객에게 보다 나은 서비스를 제공할 방안을 마련해야 한다.
5. 행사 개최의 지속가능성과 ESG
ESG 경영과 환경에 관한 이슈가 사회적으로 대두되면서 MICE 업계에서도 지속가능한 행사 운영 전략이 중요한 과제로 떠오르고 있다. 행사 기획 및 전략 수립에 앞서 MICE산업이 환경과 사회에 미치는 영향력을 재평가하는 과정도 반드시 수반되어야 할 것이다. 자체적으로 ESG 관련 중장기 전략을 수립·실행할 여건이 마땅치 않다면 지속가능성을 중시하는 협력업체와 파트너십을 맺는 것도 대안이 될 수 있다.
참고자료: Frank M. Waechter, “THE ROLE OF THE PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANISER”, Congrex Switzerland, 2021년 5월25일.
