Special Report 4
도심 밖 색다른 행사 장소 (unique venue)
특별하고, 예산에 맞는 유니크 베뉴를 찾는 방법
최근 미국 내 유니크베뉴에서의 색다른 행사개최에 대한 관심이 높아지면서 새로운 유니크베뉴 발굴에 많은 회의기획자들과 도시마케팅기관들이 관심을 쏟고 있다. 여러 회의기획자들이 제시하는 유니크베뉴 발굴 방법 과 유의할 점에 대해서 살펴보도록 하자.
지난 2월 MPI(Meeting Professional Institute)의 로키마운틴지부(The Rocky Mountain chapter)는 색다른 장소에서 교육·네트워킹행사를 개최하였다. 미국 중부 대도시인 덴버(Denver) 내에 위치한 호텔을 예약하는 대신 콜로라도(Colorado)주아르바다(Arvada)시 인근의 라마르 스티리트 센터(Lamar Street Center)를 임대하여 행사장 내부를 구형 자동차와 오토바이로 채웠다. 행사장 일부는 1950년대 느낌으로 장식하였고, 앤틱 풍의 주유소 팻말을 천장에 달아 놓기도 하였다.
뿐만 아니라, 행사 참가자들이 주변 박물관과 구형 자동차 매장을 돌아보는 투어 프로그램을 구성하여 참가자들이 특별한 분위기를 느낄 수 있도록 하였다.
호텔은 돌발변수의 발생을 최소화하여 행사를 안정적으로 운영해야 하는 대규모 행사 기획자에게 인기가 많은 장소이다. 하지만 한편으로는 많은 회의기획자들이 행사에 대한 신선한 이미지를 위해 대도시를 벗어난 특별한 장소에서 회의를 기획하기도한다. 특별한 장소에서 행사를 개최하는 경우, 행사를 차질 없도록 진행해야 하는 회의기획자들에게는 기존 장소를 이용하는 것에 비해 업무가 추가적으로 발생하게 되지만, 참가자는 새로운 환경으로 인해 행사참여도가 높아지고, 새로운 영감을 얻게 될 수 있다. 또한, 도심 외곽의 이색 장소는 대부분 호텔에 비해 임차료가 저렴하다는 장점이 있다.
1. 적합한 행사장소를 찾는 방법
유니크베뉴를 찾기 위해서는 동료에게 조언을 구하거나, 인터넷을 검색을 하거나, 또는 개최지에 소재한 DMC(Destination Management Company, 이하 DMC)를 통해 숨겨진 이색 행사시설이나 지역을 찾는 방법이 있다. 이러한 방법을 통해 찾을 수 있는 시설 종류에는 갤러리, 박물관, 레스토랑, 창고 등 다양한 장소가 있을 수 있다.
국회의사당에서의 저녁식사
미국 워싱턴 D.C.에는 고급 레스토랑이 즐비하게 들어서 있다. 미국 변호사 협회(American Bar Association)의 회의기힉부부장 마가렛 스타포드(Margaret Stafford)는 협회의 저녁 행사를 러시아 대사관과 미주정부기구(Organization of American States)의 본부가 위치한 미국 국회의사당의 만찬장에서 개최하였다. 미국 변호사 협회는 워싱턴 D.C.에 소재한 현지 DMC의 도움을 받아 장소를 찾을 수 있었다고 한다. 그러나 국회의사당 만찬장의 경우 주요한 정무관련 비즈니스 만찬이 생기면, 이미 예약된 행사라도 취소될 수 있고, 사기업 행사의 경우 취소되는 일이 더욱 많으니 주의를 기울여야 한다고 조언하였다.
거리를 이용한 행사 개최
도시마케팅기구(Destination Marketing Organization, 이하 DMO)와 같은 장소 서비스 기관들은 도시의 공공기관과 협조 관계에 있기 때문에 거리를 통제하고 행사를 개최하거나 음식트럭을 거리에 주차시키는 것이 가능하도록 지원해 줄 수 있다. 아리조나(Arizona)주의 DMO대표인 제니퍼 밀러(Jennifer Miller)는 이러한 노하우를 전달하면서 야간에는 사용하지 않는 공공주차장의 빈 공간이나 차고를 이용하여 행사를 개최할 수 있다고 설명하였다. 장소 서비스 기관들과 함께 경주용 차량 경주를 개최할 수도 있고, 주차장의 경우 음식트럭이 허용되므로 저렴하고 다양한 케이터링이 가능하다고 조언하였다.
2. 예산절약 방법
유니크베뉴에서 행사를 개최하는 경우, 관련 예산으로 행사 인력구성, 서비스 및 기타 비용, 식음료 비용 등을 고려해야 한다. 라마 스트리트센터(Lamar Street Center)에서 개최된 MPI 로키마운틴지부의 교육·네트워크 행사는 유니크베뉴에서 저렴한 비용으로 개최된 사례로 꼽을 수 있다. 오디오 및 비디오시설, 주차장 이용료, 전시장에 전시된 구형 자동차와 오토바이 모두 행사장 임차료에 포함되어 있었다. 이 같은 시설 이용으로 전시장 내부 정리와 시설물 설치를 위한 추가 인력 및 관련 비용을 줄일 수 있었다. 뿐만 아니라, 라마 스트리트센터는 독점 계약한 케이터링 회사나 기타 업체가 없었기 때문에, 행사 주최자는 가격이 저렴한 다른 업체를 고용할 수 있었다.
그러나 해당 행사를 기획했던 낸시 쿠퍼(Nancy Cooper)는 일반 호텔에 준비되어 있는 테이블 보, 테이블 장식, 케이터링 키친, 주류반입 자격 등과 같은 요건들이 갖추어지지 않아 라마 스트리트센터의 추가 지원 약속을 받아야 했다고 이야기 하였다. 유니크베뉴에서 행사를 개최하는 경우 행사 장소에서 지원을 약속하지 않으면 추가 비용이 발생한다는 단점이 있을 수 있다. 일반적인 행사장의 경우, 회의기획자들은 식음료 비용을 줄이는 경우가 많지만 유니크베뉴에서 행사를 개최하는 경우에는 장소 임차료에 더 많은 비용을 지불해야하는 경우가 많다. 그런 경우가 아니라면, 장소 임차료는 할인되더라도 기타 장식비용과 같은 부대비용이 추가적으로 필요한 경우가 많다.
창고나 주차장과 같은 빈 공간의 경우 조명 등을 설치하여 행사가 가능한 장소로 바꾸는 비용이 추가적으로 지출되는 것이 대표적인 예라고 할 수 있다. 뿐만 아니라, 이러한 경우 행사 기획자는 각각의시설과 서비스에 관한 계약을 관리해야 하는 것이 일반적이다. 그럼에도 불구하고 행사 예산을 고려해야 하는 기획자들의 경우 새로운 행사장소를 선택함으로써 예산을 절약할 수 있다.
해변가
해변에서 행사를 개최하는 경우에도 예산 절감이 가능하다. 미국의 경우 1인당 10달러 미만의 가격으로 해변 이용 허가를 받을 수 있기 때문에 해변은 저렴하게 이용 가능한 장소이다. 액세스 데스티네이션 서비스(Access Destination Services)의 제니퍼 밀러(Jennifer Miller)는 “해변은 별도의 공간 장식이 필요하지 않기 때문에 행사기획자가 케이터링이나 음식트럭에 관한 선택만 하면 된다.”고 해변 행사에 대한 이점을 설명하였다. 그러나 대부분의 해변이 공공지역이기 때문에, 술을 반입하는 개인이나 기업 행사의 경우 허가를 얻는 것이 쉽지 않다. 제니퍼가 행사를 개최한 샌디에이고(San Diego)는 70마일의 해변지역 중 단 3곳에서만 해변파티 개최가 가능하였다.
군 기지
샌디에이고에 위치한 마린사의 미라마 공군기지(The Marine Corps Air Station Miramar)는 기지에서 지정한 케이터링 업체만 활용하면 무료로 임대할 수 있는 시설이다. 액세스와 다른 업체들은 여러가지 주요 행사의 행사장소로 미라마 공군기지를 이용하고 있다. 액세스사의 밀러(Miller)는 “약간의 노력을 통해 일생동안 단 한번일 수 있는 장소에서 행사를 개최할 수 있다. 군 기지에서 행사를 개최하여 이색적인 느낌을 줄 수 있고 참가자에게 전쟁 중 희생된 순국선열에 대해 예를 다할 수 있는 특별한 기회를 제공할 수 있다.”고 군 기지에서 개최하는 행사의 이점에 대해 설명하였다.
캠핑장
회의 기획자 르앤 그릴로(LeAnne Grillo)는 행사예산을 절약하기 위해 영구적으로 텐트를 설치하였거나, 혹은 계절에 따라 텐트를 설치해 놓은 장소를 찾아 행사를 개최하는데, 매년 회사의 실무우수자 워크숍을 버몬트(Vermont)주 스토(Stowe)에 위치한 「트랩패밀리롯지(Trapp family Lodge)」에서 텐트를 설치하고 행사를 개최해오고 있다. 최근 이렇게 캠핑장에서 개최하는 비즈니스 행사가 늘어나면서 트랩패밀리롯지는 캠핑장 내에 영구적으로 텐트를 설치하여 많은 비즈니스 행사를 개최하고 있다.
3. 여러 주의사항을 고려할 것
모든 유니크베뉴가 행사 개최에 필요한 인프라와 완벽한 행사를 개최할 수 있는 경험을 갖추고 있지는 않다. 따라서 행사 기획자들은 계약 전에 행사시설의 상태를 정확히 파악하는 것이 필요하다.
해당 시설의 주류취급 여부
많은 대안 행사 시설들의 경우에 주류반입 허가를 받지 않은 경우가 많으므로, 행사 기획자는 사전에 행사장소의 주류 반입 허가 가능여부와 케이터링 업체가 주류를 취급할 수 있는지 확인해야 한다.
교통수단 파악하기
만약 1일 이상 개최되는 행사의 장소가 참가자 숙소에서 조금 떨어진 곳에 있다면, 숙소에서 행사 장소까지의 교통비용(버스비 등)이 예산항목으로 고려되어야 한다. 예산뿐만 아니라, 참가자들이 버스시간에 맞추어 문제없이 버스에 탑승하는 부분 또한 유의해야 할 사항이다. 특히, 육상교통이 아닌 보트나 유람선 같은 교통수단을 이용할 경우 이용시간을 정확히 맞추는 부분이 더욱 중요하게 작용한다는 것을 유념해야 한다.
전력 수급방안 찾기
새로운 회의 및 행사장소를 찾을 경우, 많은 대안장소들이 충분한 발전설비를 갖추지 못한 경우가 많다. 이러한 대안 장소에서 행사를 개최하고자 하는 기획자는 사전에 전기 발전기를 임대하여 미연의 사태에 대비하는 것이 바람직하다.
면밀한 계약서 검토
새로운 행사 장소를 찾는 경우, 시설에 따라 계획단계에서 당혹스러운 의무조항을 요구하는 경우가 있다. 예를 들어, 덴버(Denver)에 위치한 「클리포드 스틸 뮤지엄(Clyfford Still Museum)」은 박물관 내에서 행사를 개최하는 경우, 박물관 전시물에 대한 기물파손 보험을 들어야하는 조항이 있다. 기타 박물관들의 경우에도 일반 방문객에 대한 박물관 공개 규정과 식·음료 반입에 대한 규정이 있어 행사기획자들은 사전에 이를 확인하는 것이 필요하다.
음향시설 제한에 따른 불편
대부분의 유니크베뉴들은 음향시설이 제대로 설치되어 있지 않은 경우가 많다. 회의기획자인 게일 웨이즈만(Gayle Weisman)은 만약 행사 프로그램에 강연, 발표, 시상식 등이 포함되어 있다면, 유니크베뉴에서 행사를 진행하는 것에 대해 심사숙고해야 한다고 조언하였다. 실제로, 애틀랜타(Atlanta)에 위치한 코카콜라월드(World of Coca-Cola)의 경우, 건물 천장이 높아 소리가 울리기 때문에 발표내용이 청중들에게 제대로 전달되지 않는 경우가 많다고 예를 들어 설명했다.
참가자 파악하기
다양한 성격의 참가자가 참여하는 행사를 기획하는 경우, 모든 참가자들이 즐길 수 있는 체험이나 경험을 제공하는 것이 중요하다. 회의기획자 게일 웨이즈만은 덴마크 방문 당시 경험했던 ‘로빈후드를 테마로한 활동’에서 활쏘기, 도둑질(로빈후드 내용과 같은), 야생돼지 저녁식사로 구성된 프로그램이 다양한 국적의 참가자를 고려하지 않은 프로그램이었다고 이야기 하였다.
