1. 이터치스(Etouches) – 통합 솔루션과 선택 가능한 다양한 플랫폼 제공
이터치스(Etouches)는 클라우드 테크놀로지(Cloud Technology) 기반의 플랫폼 제공 기업으로 협회, 기업, 학회 행사 주최자들을 고객으로 두고 있으며, 행사 운의 각 단계별로 효율적이고 효과적인 관리가 가능하도록 돕고 있다. 1998년 설립된 이터치스는 다양한 소프트웨어 개 발에 집중하다가 MICE 산업 내 기술 수요가 증가하면서 행사 운에 필요한 소프트웨어 개발을 시작하다. 이터치스만의 테크놀로지 플랫 폼을 개발하여 사업을 운하고 있는데, 고객이 서비스를 받을 때 상황에 따라 편리하게 선택할 수 있도록 16가지의 테크놀로지 플랫폼들을 각 특성에 맞춰 3개의 패키지로 분류하여 서비스를 제공하고 있다.
패키지는 ‘핵심(core)’, ‘프로(pro)’, ‘플러스(plus+)’ 3가지로 구성된다. ‘핵심’ 패키지에는 어떤 이벤트에서든 기본적으로 꼭 필요한 기술들을 모 아 놓았고, ‘프로’ 패키지에는 핵심 패키지의 소프트웨어들을 포함하면서도 운보다는 관리 측면에서 효율적인 소프트웨어를 추가시켰다. ‘플 러스’ 패키지는 이벤트 운 중 특별한 수요 발생 시 사용하는 기술로 구성되어 있다. 패키지별 소프트웨어를 살펴보면 핵심 패키지에는 등록 을 위한 이레그(eReg), 이벤트 전후 조사를 위한 이서베이(eSurvey), 홍보 및 마케팅을 위한 이마케팅(eMarketing), 웹사이트 관리를 위한 이 홈(eHome)이 있다. 4개의 기술은 행사를 운할 때 기본적으로 관리가 되어야 하는 요소로 체계적이고 손쉽게 관리할 수 있도록 하다. 패키지별 소프트웨어를 살펴보면 핵심 패키지에는 등록을 위한 이레그(eReg), 이벤트 전후 조사를 위한 이서베이(eSurvey), 홍보 및 마케팅 을 위한 이마케팅(eMarketing), 웹사이트 관리를 위한 이홈(eHome)이 있다. 4개의 기술은 행사를 운할 때 기본적으로 관리가 되어야 하는 요소로 체계적이고 손쉽게 관리할 수 있도록 하다. 프로 패키지를 살펴보면, 전체 프로젝트 관리를 위한 이프로젝트(eProject), 이벤트의 예 산 관리를 위한 이버짓(eBudget), 회의 기획자가 회의실과 설비를 쉽게 예약할 수 있는 이스케줄러(eScheduler), 이벤트 참가자 간의 성공적 인 매칭과 교류를 위한 이소셜(eSocial), 행사장의 좌석 배치관리와 관련한 기술인 이시팅(eSeating), 원활한 전시회 진행을 위한 부스 배치와 전시회 설계를 돕는 이부스(eBooth)가 있다. 이는 이벤트 기획에 긍정적인 향을 미치고 이윤과 가치를 창출하는 패키지이다. 마지막으로 플 러스 패키지는 핵심 및 프로 패키지에 포함된 기술을 적절히 사용하고 다기능 기기를 제공하는 서비스로 구성하여 고객의 수요에 맞춰 제공 하는 패키지이다. 행사 운에 참여하는 이해관계자를 편리하게 연결하는 모바일 이벤트 애플리케이션 탭크라우드(TapCrowd), 소프트웨어 와 결합하여 바코드를 스캔하고 행사 내 전시회 정보를 얻을 수 있는 이스캔(eScan), 투자수익률(Return on Investment, ROI)을 분석하여 알려주는 이알오아이(eROI), 행사 참가자들의 숙소와 베뉴(venue)를 다양하게 알아보고 예약 및 임대 제안서 제출까지 지원하는 베뉴소싱 (venue sourcing) 등이 있다. 이터치스는 등급별 패키지로 나누어 서비스를 제공할 뿐만 아니라, 행사 개최 전, 중, 후의 모든 단계별로 필요 한 기술을 패키지와 상관없이 개별 서비스로도 제공한다. 이터치스의 소프트웨어 서비스를 이용한 행사들의 평균 참가자 수는 약 20% 증가하고, 비용은 30% 줄으며, 생산성은 27%가 증가했다고 이터치스가 밝혔다.
2. 시벤트(Cvent) – 소프트웨어 제공부터 자체 애플리케이션 개발까지
시벤트는 클라우드 기반의 선도적인 행사운 테크놀로지 기업으로 직원 규모만 1,740명이 넘는 대규모 회사로, 전 세계에 15,800개사가 넘 는 고객을 보유하고 있다. 시벤트는 행사 운을 위한 소프트웨어 솔루션을 제공하고 있는데, 온라인 등록, 시설 검색에서부터 웹사이트 운 , 마케팅, 모바일 애플리케이션, 행사 보고서 작성 등 행사 운 전반에 걸쳐 관련 서비스를 제공하고 있다.
┃회의 관리┃시벤트는 온라인을 통한 총괄적인 회의 운관리 소프트웨어를 제공하고 있는데, 시벤트가 개발한 인터페이스(interface)는 회 의를 빠르고 정확하게 할 뿐만 아니라 쉽게 관리될 수 있도록 설계되어 있어 업무 효율을 높이는 것으로 평가된다. 특히, 복잡한 과정의 회의 라도 단순히 클릭 몇 번으로 관리를 끝낼 수 있다는 장점이 있다.
┃시설 검색┃이벤트 기획자는 시벤트의 소프트웨어를 통해 수 천 개의 호텔과 시설들을 검색하고, 이를 통해 행사 개최 제안서를 직접 보낼 수 있는 시스템을 갖추고 있어 시설 검색의 효율성을 극대화 한다.
┃이메일과 웹사이트┃필요에 따라 특정 이벤트만의 웹사이트를 개설하고 고객과 교류할 수 있는 소프트웨어다. 이메일 서비스를 통해 특별 하게 설계된 서비스는 고객이 무엇을 원하는지에 대한 정확한 정보를 얻을 수 있도록 돕는다. 또한 이메일 외에도 소셜 미디어를 연계한 플랫 폼 덕분에 교류와 소통을 활성화 시킬 수 있어 마케팅 측면에서도 굉장히 효과적이다.
┃등록과 결제┃온라인 등록 시스템은 등록절차에 대한 서비스는 물론 결제시스템도 포함되어 있다. 특히, 회의참가자와 후원자가 안전하게 온라인 결제를 할 수 있도록 보안 솔루션을 갖춘 등록 소프트웨어를 제공하고 있다.
┃모바일 체크인┃모바일 체크인을 활용하여 보다 빠르고 편리한 시설 이용이 가능하게 하다. 모바일 체크인 사용자의 위치가 실시간으로 업데이트되기 때문에 체크인 준비도 미리 준비할 수 있어 현장에서 보다 간편하게 빠르게 업무를 진행할 수 있다.
┃모바일 애플리케이션┃시벤트가 개발한 크라우드 콤파스(CrowCompass)는 애플리케이션을 통해 참가업체와 후원자가 미리 이벤트의 성 과를 예측할 수 있는 프로그램을 제공한다. 이러한 모바일 애플리케이션을 활용하면 행사 전반에 걸쳐 참가자들과의 지속적인 정보 교류뿐만 아니라 다양한 자료수집과 마케팅 활동이 가능하다.
┃행사 보고서┃표준양식을 비롯한 각 이벤트에 해당하는 보고서가 모두 합해 약 70종이 넘는 프레임(frame)을 보유하고 있는 시벤트는 고 객이 이벤트 관리에서 실수를 줄이고 전달력이 강한 보고서를 작성하도록 개발된 소프트웨어를 지원하고 있다. 시벤트는 자사의 솔루션을 이 용한 행사에서 참가자가 약 20% 증가하고, 비용은 30% 절감한 것으로 밝혔는데, 이러한 소프트웨어나 솔루션을 이용하면 컨퍼런스의 가 치를 제고하고 참가자들의 직접 경험과 만족도를 높이는 데 도움이 되기 때문에 행사 운에 반드시 필요한 기술이라고 이야기하고 있다.
3. 루미(Lumi) – 참가자와 이벤트 기획자 모두를 만족시키는 기술
루미(Lumi)는 행사 참가자를 분석하는 전문 기업으로 비용 효율성이 높은 것으로 알려져 있다. 많은 다국적 기업들이 이들의 핵심 기술과 모 바일 애플리케이션들을 행사에 이용하면서 루미도 함께 성장해왔으며, MICE산업의 혁신적인 기술기업으로 점점 주도적인 역할을 해오고 있 다. 국은 실리콘 밸리에 버금가는 세계 최고의 스타트업 허브를 건설하기 위해 테크시티(Tech City) 프로젝트를 추진하면서, 핵심 창업기업 을 선정하여 정부가 적극적으로 지원하는 퓨쳐 피프티(Future Fifty)라는 프로그램을 진행했는데, 루미는 이 프로그램의 첫번째 테크놀로지 기업으로 선정되기도 하다. 루미는 크게 컨퍼런스 현장 내 참가자 관련 9가지 솔루션을 제공하고 있는데, 이 중에는 3개의 모바일 애플리케 이션, 1개의 프로그램(plug-in), 2개의 소프트웨어, 그리고 3개의 참가자가 사용할 수 있는 장비들이 있다.
모바일 애플리케이션 미투(MeeToo)는 잠재 참가자, 이미 행사에 참여 경험이 있는 참가자, 회의 기획자가 서로 정보를 공유할 수 있는 소셜 미디어 방식의 애플리케이션이다. 지속적인 홍보 및 정보 교류의 장이 되고, 다양한 의견과 피드백을 통해 더 나은 이벤트 운을 위한 도움을 준다.
미투보다는 조금 더 이벤트 자체에 집중된 형태인 루미쇼(Lumi Show)는 행사의 관련 정보와 변동 사항들을 실시간으로 사용자들에게 알려주는 모바일 애플리케이션이다. 일반 소셜 미디어와의 공유도 쉬워 이벤트의 정보가 유익하다고 느끼 는 사용자들이 자신의 소셜 미디어 플랫폼에 정보를 옮기면서 추가적인 마케팅 효과도 기대할 수 있다.
루미세이(Lumi Say)는 참가자에 대한 조사할 때 유용한 애플리케이션인데, 루미세이를 통해 다양한 형태의 질문을 설계 할 수 있고, 답변의 형식도 사진, 동상, 짧은 과 긴 , 심지어 바코드 등으로 다양하게 의견을 받아 볼 수 있다.
여러 가지 기능이 덧붙여져 통합된 형태인 플러그인(plug-in)은 사용자가 쉽게 설치할 수 있고, 운하기도 쉽다. 루미뷰 포인트(Lumi Viewpoint)는 전형적인 정보 전달식의 파워포인트(PowerPoint) 발표를 참가자와 교류하며 진행할 수 있는 콘텐츠이다. 루미가 제공하는 기기를 사용하여 발표 중 실시간으로 참가자가 어떻게 생각하는지 혹은 제대로 이해했는 지 피드백을 받을 수 있으며, 얻은 정보를 바탕으로 유연한 발표 진행이 가능하게 한다.
행사를 진행하면서 중요한 투표 절차가 있을 수 있다. 루미는 루미보팅(Lumi Lega Voting)을 통해 공식 참가자에게만 투 표권을 부여하고, 이들의 투표 참여를 편리한 방식으로 유도한다. 루미보팅 소프트웨어가 설치된 기기와 스마트카드를 공급받은 참가자만 투표권을 갖게 된다. 투표 참가자는 기기를 이용하여 손쉽게 투표를 마칠 수 있으며, 투표결과는 행 사장 내 스크린에 공개되거나 비투표일 경우 사회자에게 공개된다.
루미트랙(Lumi Track)은 청중이 행사장을 드나드는 횟수와 시설 이용수를 실시간으로 확인할 수 있는 소프트웨어이다. 루미트랙은 근거리무선통신(Near Field Communication, 이하 NFC)과 NFC의 한 종류인 전자태그(Radio Frequency Identification, RFID) 기술을 활용하여 개발되었다.
4. 카드뮴CD(CadmiumCD) – 행사기획자에게 반드시 필요한 참가자 분석방법 제공
2000년에 설립된 미국의 카드뮴CD(CadmiumCD)는 컨퍼런스와 전시회를 개최하는 기업에게 행사참가자와 관련된 다양하고 혁신적인 데이 터를 수집하고 분석할 수 있는 소프트웨어와 솔루션을 제공하고 있는데, 주로 연사 관리와 참가업체 관리 기능에 초점을 맞추고 있다.
컨퍼런스는 연사들의 발표 자료와 기타 행사 운에 필요한 자료 수집이 사전에 이루어져야 하는데, 여기에는 논문 초록(abstract) 관리를 뜻하 는 초록관리(Abstract Management) 기술이 포함된다. 예를 들어 학술대회와 같은 행사에서는 발표논문 접수, 심사, 발표 등의 단계를 거쳐 행 사가 진행되기 때문에, 행사 운자는 발표 자료 및 발표 형식 등을 사전에 결정하고 처리해야 한다. 이와 관련하여 카드뮴CD는 초록 스코어카드 (Abstract Scorecard)라는 소프트웨어로 광범위한 자료들을 정리하는 것은 행사 주최자의 기준에 맞춰 활용할 수 있는 기술까지도 제공한다.
이와 더불어 컨퍼런스 하비스터(Conference Harvester)라는 소프트웨어도 제공하는데, 이는 모든 연사의 정보와 사진, 발표 자료 등을 수 집하여 사전 단계부터 행사 종료 후까지 연사들을 관리해 주는 시스템으로 컨퍼런스 주최자와 연사가 이 시스템을 활용하여 보다 효과적으 로 학술행사를 운할 수 있다. 전시회 운과 관련해서는 부스 판매에서부터 참가업체 관리까지 가능한 소프트웨어인 이그지비터 하비스터 (Exhibitor Harvester)를 제공하고 있다. 이 솔루션은 부스 규모와 위치를 정할 수 있는 부스배치 도면(floor plan)부터 참가업체 리스트 및 프로필, 전시품목, 협회의 멤버십 상태, 참가자들의 여행정보 등을 쉽게 관리할 수 있도록 지원하고 있다.
이외에도 카드뮴CD는 전시회 참가업체나 회의 참가자가 이용할 수 있는 6개의 기능을 담은 소프트웨어를 제공하고 있는데, 이벤트 스크라이 브(EventScribe)라는 하나의 프로그램 안에 이 6개의 기능과 서비스를 제공하고 있다.
첫 번째 기능은 행사 참가자가 미리 알고 싶거나 더 많은 정보를 원하는 경우, 행사 웹사이트를 개설할 수 있는 기능으로 이를 통해 서로 교류 할 수 있도록 돕는다. 두 번째 기능은 모바일 애플리케이션으로 참가자와 참가업체, 연사, 그리고 행사 기획자가 서로 소통하거나 정보를 교 환할 수 있고, 실시간으로 행사 참가자의 의견을 들어 볼 수 있도록 하다. 세 번째는 컨퍼런스 참가자가 자신이 참가한 세션이나 강연을 쉽 고 빠르게 평가할 수 있게 하는 기능으로 행사기획자 역시 참가자들의 행사 평가를 통해 차기 행사 개최 시 보다 나은 프로그램 기획을 위한 자료로 활용할 수 있도록 하다. 네 번째는 부스배치 기능으로 참가업체가 각 부스가 얼마에 임대되고 있는지, 크기가 다른 부스는 없는지, 부스 위치 자체를 바꿀 수 있는지 등을 쉽게 파악하고 관련 계획을 조정할 수 있도록 하다. 다섯 번째는 전시회 홍보 관련 포스터들을 모은 플랫폼을 모두에게 공개하거나 전시 주최자의 동의에 따라 관련 참관객에게만 공개할 수도 있는 소프트웨어이다. 포스터를 통해 관련 전시회 정보가 있는 플랫폼으로 들어가면 자유롭게 메모하거나 프린트, 혹은 주최 사무국에 이메일을 보낼 수 있어 각종 정보를 한 번에 정리할 수 있다. 여섯 번째는 행사에 사용된 음악, 상, 혹은 자료들을 참가자가 자유롭게 다운로드 받을 수 있게 하는 소프트웨어로, 행사 취지에 어긋 나는 상이나 음악 등은 배제하고 조정하는 과정을 거쳐 자료를 업로드 한다.
5. 비자보(BizzaBo) – 티켓 구매와 등록 절차를 더욱 더 쉽게!
2012년에 설립된 비자보(Bizzabo)는 미국 MICE 산업 테크놀로지 분야에서 가장 주목받고 있는 소프트웨어 신생기업이다. 2015년 한 해 동 안 7,000건이 넘는 행사에 관련 서비스를 제공하고, 2015년 이벤트 테크놀로지 시상식(Event Technology Awards)에서도 이벤트 소프트 웨어 관리 최우수 기업상(2015 Best Event Management Software Award)과 최우수 인기 기업상(2015 People’s Choice Award Favorite Technology Supplier) 등 총 2개의 상을 수상함으로써 자타가 공인하는 최고의 미팅 테크놀로지 기업으로 부상하였다.
비자보가 제공하는 소프트웨어 서비스 중 티켓팅(ticketing) 기술은 가장 인기가 있는 프로그램이다. 많은 기업들이 티켓팅과 행사 등록관련 소프트웨어를 제공하고 있지만, 비자보의 티켓팅 및 등록 소프트웨어는 쉽고 편리한 인터페이스로 이용자의 만족도가 상당히 높은 것으로 알 려졌다. 이는 2015년 이벤트 테크놀로지 시상식에서 최우수 기업상을 받으면서 입증 되다. 비자보가 제공하는 위젯(widget)인 티켓부스트 (TicketBoost)는 행사 홈페이지에서 제공하는 티켓팅과 등록비 책정(pricing)과 얼리버드(early bird), 정상가격 및 할인 등의 티켓 분류기능 등의 관리를 쉽고 빠르게 할 수 있도록 하였다.
티켓부스트를 통해 행사 기획자는 참가자가 원하는 데이터 수집이 가능하고, 추가로 잠재 참가자가 등록 및 결제 과정에서 느끼는 불편함은 없는지 등에 대한 의견 제시 공간을 제공하여 참가자의 의견을 반할 수 있게 하다. 행사 참가를 원하는 참가자가 링크드인 회원이라면 링 크드인 프로필을 활용하여 간편한 절차로 행사 등록과 티켓 구매를 할 수 있다. 이는 행사주최자는 참가자의 세부적인 정보를 손쉽게 수집하 고, 참가자는 간편하게 티켓 구매를 할 수 있다는 장점 때문에, 주최측과 참가자 모두 만족하는 시스템으로 평가받고 있다.
6. 디바이스 차저(Device Charger) – 참가자를 위한 휴대기기 충전소
성공적인 행사운을 위해서는 행사주최자가 다양한 이해관계자들을 위해 세심한 부분까지 신경 써야 할 때가 많은데, 참가자들을 위한 세심 하고도 적절한 서비스를 통해 행사 참가자들의 만족도를 높여 주는 기업이 있다. 기업명에서 유추할 수 있듯이 참가자들의 다양한 전자기기 충전을 위한 키오스크를 행사 현장에 제공하고 있는 디바이스 차저(Device Charger)라는 기업이다.
디바이스 차저는 골드 키오스크와 실버 키오스크 등 두 종류의 기기를 개발하여 제공하고 있다. 골드 키오스크와 실버 키오스크는 명칭뿐만 아 니라 기능도 조금씩 다르다. 골드 키오스크는 휴대전화를 비롯하여 PC, 게임 콘솔, MP3 플레이어, 그리고 디지털카메라 등 다양한 기기의 충전 을 지원할 수 있는 반면, 실버 키오스크는 오직 휴대전화 기기만을 충전할 수 있다. 골드 키오스크는 터치스크린이 있어 충전 박스의 잠금장치 관리 등을 중앙 터치스크린에서 조작할 수 있지만, 실버 키오스크는 각 충전 박스 앞에서 직접 해야 하는 불편함이 있다. 참가자가 충전기기를 사용하기 위해 키오스크로 향한다는 것은 기획자 입장에서 참가자의 정보를 얻거나 홍보활동을 할 수 있는 기회가 될 수 있다. 이를 반하여 디바이스 차저는 키오스크에 홍보 기능 서비스를 추가했는데, 골드 키오스크는 행사 홍보상을 보여주는 화면, 키오스크 사용자의 이메일 주 소 수집, 설문조사 시행, 이벤트 관련 통계 데이터 접속 등의 기능이 추가되어 있고, 실버 키오스크 역시 홍보 상을 보여줄 수 있는 기능이 탑재 되어있다. 디바이스 차저는 설문조사를 통해 휴대전화 사용자의 약 55%가 최근 두 달간 배터리 용량이 작아서 고생한 적이 있고, 87%는 기다리 는 시간 동안 휴대전화 사용에 가장 많은 시간을 쓴다는 결과를 밝히기도 하다. 한편, 키오스크 한 대가 하루에 약 450대의 휴대기기를 충전 할 수 있다고 알려졌는데, 디바이스 차저는 행사 주최자가 참가자들의 편의를 위해 충분히 활용할 가치가 있는 기기임을 내세웠다.
