회의·이벤트 업계는 코로나19로 인해 흩어진 참가자들을 다시 행사장으로 끌어 모을 방안을 모색하고 있다. 핵심 이슈는 언제나 비대면이다. 주차장에서부터 볼룸 안의 자리에 앉기까지 참가자들이 타인과의 접촉을 최소화할 수 있는 효과적인 방안을 찾는 것이다.
아직까지 공식적인 코로나19 백신이나 뚜렷한 치료법이 발견되지 않은 실정이지만, 그럼에도 불구하고 분명 사람들은 정부의 허가승인만 있다면 대규모 모임에 기꺼이 참여할 의사를 품고 있는 상태다. 그러나 당분간 암울한 전망은 계속될 것으로 보인다. 행사일정을 연기한다고 하더라도 여전히 방역당국 및 국제보건기구(WHO)의 가이드라인을 따라야할 것이기 때문이다. 그렇다면 회의 기획자들은 무엇을 준비해야 할까. 최근 업계에서 논의되고 있는 참가자의 안전을 보장할 비대면 행사 운영 방안 7가지를 아래와 같이 정리해 보았다.
[창의적인 비대면 회의 솔루션]
⓵ 사전등록 및 사전결제체계 마련
더 이상 사전등록을 위해 종이가 오갈 필요가 없다. 셀프 체크인 키오스크를 활용하여, 입장료 결제 및 등록확인 업무의 자동화를 도모하라. 또한, 기존 등록단계에서 제공하던 네임택 같은 참가물품을 대면으로 직접 제공하기보다는 코로나19 방역을 위한 키트(마스크 등)를 제공하거나 행사 방역지침 등에 대한 정보를 사전에 충분히 제공하는 것이 바람직하다.
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⓶ 하이브리드 세션 운영
언젠가 코로나19 바이러스의 완전 종식이 선언된다고 하더라도, 참가자들 사이에서는 여전히 어느 정도의 사회적 거리두기를 희망하는 사람이 있을 수 있다. 그들을 위하여 온·오프라인(하이브리드) 행사를 마련하여 더 많은 참가자들의 유입을 유도하는 것도 좋은 전략이 될 수 있다.
⓷ 비접촉 체크인 시스템 운영
코로나19 증상 여부에 관한 입장 전 조사를 진행할 때, 모바일앱을 적극 활용하라. 모바일앱을 활용할 경우, 응답을 완료한 참가자에게 입장에 필요한 QR코드가 발송되며, 코드를 받은 참가자들은 다른 부가적인 절차 없이 행사장으로 간편하게 입장할 수 있다.
⓸ 속소독제와 체온측정기 구비
체온 스캐닝 모니터(열화상 감지 카메라 등)는 접촉 없이 참가자들의 체온을 측정할 수 있는 최상의 도구다. 열지도 기술(Heat Map Technology)을 기반으로 하는 해당 기계는 대여(rental)도 가능하다. 자외선 소독기와 비접촉 자동 손소독기계 등도 대여가 가능하다. 이 같은 기계장비들을 적극 활용함으로써, 참가자들이 휴대전화 및 개인물품 등에 알게 모르게 묻어있는 질병 바이러스를 제거하는 효과까지 누릴 수 있다.
⑤ 온도체크 센서
행사 전용 모바일앱을 활용하여 조명의 세기와 장내 온도, 회의실별 참가자 수 등의 현황정보를 실시간으롤 파악하고, 조절할 수 있도록 시스템을 마련해야 한다.
⑥ 비대면 프레젠테이션
연사의 발표자료를 송출할 때도 모바일앱 하나로 컨트롤이 가능한 시스템을 구축한다면 연사들 또는 행사 스태프들이 프로젝션 리모컨을 원치 않게 공유해야 하는 상황을 피할 수 있다.
⑦ 소독완료 상태의 노트북과 태블릿PC 렌탈서비스 제공
노트북과 태플릿PC 렌탈서비스를 신청한 참가자들을 위해서 사전에 소독을 완료한 기기들로 준비해야 한다. 또한, 물품은 행사장 입구에서 직접 지급하는 방법보다는, 참가자들이 머물기로 한 객실에 미리 배치해두는 것이 적절할 것으로 보인다. 하루로 진행되는 행사의 경우에는 참가자들이 각자 기기들을 수령해 갈 수 있도록 하되, 수령 장소를 여러 군데로 나누어서 참가자 밀집도를 최소화 하는 전략을 취해야 한다.
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