행사 기획자는 적응력을 지니고 있다. 하룻밤 사이에 가상 행사 전문가가 되어달라고 요청받는 것은 놀라운 일이 아니다. 여기서 문제는 ‘어떻게 하면 가상 환경에서 행사를 더욱 돋보이게 만들 수 있을까’에 있다. 기술적인 문제는 가상 행사에서 하나의 퍼즐 조각에 불과하다. 멀리 떨어진 상태에서 관객의 참여와 관심을 유지하는 것은 어려운 일이며 이를 위해서는 대면 행사와는 다른 접근 방식이 필요하다.
여기에 성공적인 가상 행사를 위한 5가지 팁이 있다. 좋은 가상 행사를 훌륭한 가상 행사로 발전시키고 참석자를 놀라게 할 만한 행사를 만들어보자.
하지 말아야 할 것 1 : 일반 화상통화처럼 다루기
해야 할 것 1 : 테스트, 리허설, 더블 체크
“리허설과 준비 과정은 단순히 노트를 검토하거나 거울 앞에서 말 하는게 아니다. 기술적인 측면도 고려해야 한다.” 컨빈(Convene)의 수석 AV 기술 담당자인 마이클 주데(Michael Judeh)는 소프트웨어가 잘 작동하는지, 인터넷 접속은 원활한지, 마이크나 카메라 등은 어떠한지와 같은 기술 점검 과정이 필요하다고 말한다. 이러한 몇 분의 준비 과정을 통해서 이후에 발생할 큰 문제를 방지할 수 있다.
하지 말아야 할 것 2 : 관객 참여를 질문으로 제한하기
해야 할 것 2 : 사회적 참여도구의 이점을 활용하기
대부분의 행사 기획자들은 프레젠테이션의 마무리로 질의 시간을 남겨둔다. 이는 가상 프레젠테이션에서도 다르지 않지만, 대면 행사에서는 불가능한 새로운 대화형 도구를 사용할 기회가 있다.
스페이스X(SpaceX)가 출시일에 진행하는 라이브 스트리밍 쇼는 여기에 좋은 인사이트를 제공하여 준다. 수백만 명이 관람하는 이 쇼는 카메라를 고정시켜 두는 방식으로 진행하지 않고, 여러 명의 진행자들이 출시 소식을 알려주며 소셜 미디어를 이용한 관객 참여형 질문을 던진다.
이러한 방식은 단순히 내용을 전달하는 것 외에도 참석자를 경험의 일부로 만들어준다. 또한 참석자의 의견을 토론의 일부로 사용하여 프레젠테이션의 중요한 요점을 효과적으로 강조할 수 있다.
하지 말아야 할 것 3 : 참여자의 전적인 관심을 기대하기
해야 할 것 3 : 휴식 시간을 일정에 넣기
가상 행사에 참여할 경우에는 주의가 산만해지기 쉽다. 다른 탭에서 이메일이나 온라인 쇼핑을 할 수 있고 게으름을 피운다고 해도 아무도 보지 않기 때문이다.
그렇기에 관객의 관심을 끌기 위해 힘든 싸움을 하기보다는 여유를 가질 수 있는 시간을 줄 필요가 있다. 컨빈의 학습 개발 책임자인 줄리 스타르(Julie Starr)는 “처음부터 기대치를 명확히 설정해야 한다. 사람들에게 마이크를 끄고, 카메라를 켜야 하며, 여론조사와 질문이 있을 것이고, 자원하는 사람이 없을 경우에 무작위로 대답할 사람을 뽑을 것이라는 등의 기본적인 규칙을 알려줘야 한다.”고 말했다.
참여자들에게 이메일을 확인할 수 있는 등 휴식시간이 있음을 인지하도록 하는 경우, 행사에 주의를 기울일 가능성이 더 높기 때문에 처음부터 기대치를 설정해 두는 것이 좋다.
하지 말아야 할 것 4 : 하나의 장치에 의존하기
해야 할 것 4 : 백업 장치를 준비해 두기
대면 행사에서 기술적인 문제의 발생은 성가신 일이지만 가상 행사에서는 완전한 실패로 이어질 수 있다.
유다는 “마이크가 행사 장소에서 꺼졌을 경우에 기술 팀이 빠르게 교체할 수 있지만 발표자의 노트북이 고장나거나 인터넷이 다운될 경우에는 어떻게 할 수 있을까?”라고 경고한다.
가상 행사의 접속자들이 기다리는 동안(혹은 떠나는 동안) 다시 온라인으로 접속하기 위해 애쓰는 상황은 생각하고 싶지 않을 것이다. 기술 점검이 진행되는 동안 이용할 수 있는 휴대폰이나 태블릿과 같은 백업 기기를 준비해두어야 한다. 그럴 경우, 일이 잘못되더라도 신속하게 전환하여 정상적으로 행사를 이어갈 수 있다.
하지 말아야 할 것 5 : 프레젠테이션과 행사를 직접 운영하기
해야 할 것 5 : 기술과 관객 관리를 위한 도움을 요청하기
대면 행사에서 사회자가 있듯이 가상 진행자나 보조가 관객의 질의응답과 라이브 설문을 관리하는데 도움을 줄 수 있다. 만약 기술적인 문제를 겪게 된다면 공동 진행자가 참여자들이 기다리지 않도록 행사 진행을 이어나갈 수 있다.
가상 행사의 기술적인 측면을 처리할 별도의 제작 총괄자를 영입하는 것을 고려해 볼 수도 있다. 대면 행사에서 그렇듯이 기술 관리자는 스트리밍 행사에서 필요한 사항에 정통하며 발생하는 모든 문제를 신속히 처리할 수 있으므로 미팅 내용에 집중할 수 있게 될 것이다.
핵심 요약
1. 가상 행사를 훌륭하게 발전시키는 것은 생각만큼 어렵지 않다.
2. 테스트하고 준비하라.
3. 참여는 핵심. 도구를 활용하자.
4. 전문가와 협업하라.
