우후죽순 이벤트 테크놀로지 속 진주를 찾아라
4차 산업혁명에 따른 기술의 발전은 이벤트 테크놀로지에 대한 관심을 싹틔웠다. 그리고 코로나19 바이러스의 확산은 이를 본격화했다. 세계적으로 관련 사업에 뛰어든 스타트업이 급증하고, 이벤트 테크놀로지 분야와 플랫폼 사업체도 다채로워지고 있다. 코로나19 팬데믹을 계기로 실제로 이벤트 테크놀로지를 적용해봤다는 소식을 매일같이 접하고 있는 현재의 일상. 이제는 옥석을 가릴 차례다. 신생 이벤트 테크놀로지 업체들이 우후죽순 탄생하는 가운데, 기술의 상용화에 성공을 거둔 업체와 플랫폼이 업계의 평판을 등에 업고 존재감을 드러내기 시작했다.
최근 UFI는 MICE산업의 온·오프라인 하이브리드화에 발맞추어, ‘2020 UFI 디지털 이노베이션 워킹 그룹(Digital Innovation Working Group)’을 결성하고 이벤트 테크놀로지 분야의 우수기업을 선정했다. 이번 호에서는 ‘UFI 디지털 이노베이션 어워드(Digital Innovation Award) 2020’의 결과를 토대로 세계가 주목한 우수한 이벤트 테크놀로지 기업을 집중 조명한다.
Contents
1. 2020 UFI 디지털 이노베이션 어워드
2. 최우수 사례를 구현한 3대 후보 기업
IBT 베를린, 가상 행사 기술 구현한 우수 사례로 선정
글로벌 기업 그립(Grip)의 디지털 이벤트 기술이 우수성을 인정받았다. UFI는 지난달 21일 ‘디지털 이노베이션 어워드 2020’의 최우수 사례로 그립의 ‘ITB 베를린 가상현실 행사’ 프로젝트를 선정했다. 수상 후보에는 그립을 포함하여 수퍼엑스포(Superexpo), 스와프카드(Swapcard) 등 3개 기업이 올랐다. 우수자 선정에 대한 최종 의결은 UFI 회원사를 대상으로 개최된 UFI 커넥츠(Connects) 웨비나(Webinar) 세션에서 이루어졌다.
“디지털 이벤트 테크놀로지, 대면행사의 대체재 아닌 보완재”
이번 어워드에 참여한 3개 후보기업들은 모두 “디지털 이벤트 기술은 대면행사를 전면 대체하지 않는다”고 입을 모았다. 팀 그루트(Tim Groot) 그립 대표는 “다사다난한 2020년, 어려움을 직면하고 있는 고객사를 위해 가상현실 경험 기술을 제공하여 그들에게 도움을 줄 수 있어 기쁘다”며 “우리의 기술은 단기, 대체적 효과에 머무르지 않고 장기적으로도 대면 전시회 개최에 기여할 수 있는 부분이 있을 것으로 본다”고 밝혔다. 그는 또 “우리와 같이 디지털 기반의 행사를 개최하는 데에 필요한 지원 기술을 가진 많은 업체들은 전시산업이 더욱 경쟁력을 갖고 발전할 수 있도록 산업적 변화를 야기할 것이라고 믿는다”고 덧붙였다.
“MICE 분야에 새로운 플레이어로 등장한 이벤트 테크놀로지”
이벤트 테크놀로지의 활약이 이어지는 가운데, 새로운 고정 플레이어의 등장을 예상하는 시선도 있다. 마티아 바우어(Mattias Baur) UFI 이노베이션 워킹그룹 위원장은 “올해는 처음으로 UFI 디지털 이노베이션 어워드 심사를 가상행사로 진행한 해”라며 “이제는 ‘디지털’과 ‘하이브리드’가 산업 내에서 큰 영향력을 갖는 플레이어가 됐다”고 말했다.
바우어 위원장의 말과 같이, 디지털 이벤트 기술은 최근 전시컨벤션 시장에서 빠르게 영향력을 키워가고 있다. 트렌드 변화에 따라 미팅 테크놀로지를 활용한 우수사례에 관한 관심이 덩달아 커지고 있는 상황이다. 이에, 최우수 사례로 꼽힌 그립의 ‘ITB 베를린’ 가상 행사 사례 및 주요 사업 분야와 함께 다른 2개 후보 기업의 행사 구현 사례와 핵심 전문 기술 등을 살펴본다.
⓵ 그립(Grip)
디지털 서비스 분야에서 선도적…글로벌 전시주최사들과 긴밀한 협력 토대로 신뢰 구축
글로벌 기업 그립은 AI 기반의 이벤트 매치 메이킹 서비스를 전문으로 하는 종합 디지털 이벤트 솔루션 업체다. 본사는 영국에 소재하며, 유럽을 비롯한 전 세계 MICE 행사 주최사를 고객으로 삼고 있다. 2017년에도 ‘UFI 디지털 어워드’를 수상한 바 있어 올해로 두 번째 영예를 거머쥐었다. 그립은 글로벌 이벤트 업계의 디지털 서비스 분야에서 선도적으로 활동하고 있다는 평가를 받고 있다. 전시컨벤션 주최자들이 행사를 보다 효율적으로 운영하고, 참가자 및 연사, 전시 참가기업의 관리를 효과적으로 수행할 수 있도록 지원하고 있어서다.
현재 리드 엑시비션, 인포마, 메세 프랑크푸르트, 하이브, 메세 뒤셀도르프, 메세 베를린 등 굴지의 글로벌 주최사들과 협업하고 있어 해당 업체에 대한 글로벌 이벤트 시장의 관심이 높아지고 있다. UFI 관계자에 의하면 그립은 다양한 주최사들과 긴밀한 협력을 통해 콜라보레이션 사례를 창출하며 글로벌 전시업계에서 신뢰를 높이고 있다.
6개월의 디지털 서비스 시스템 구축 투자 + 이틀 만에 구현한 ITB 버추얼 이벤트
그립은 올해 관광산업에서 가장 큰 행사인 ‘ITB 베를린 2020’의 개최 준비에 동참했다. 담당 파트는 참관객과 참가기업을 위한 디지털 서비스 파트였다. 행사 전후 스케줄링 및 미팅 매칭 서비스를 제공하기 위해 6개월의 시간이 투자되었다. 행사 참관객 및 참여기업의 모든 정보가 프로그램 내 입력됐을 무렵, 코로나19 팬데믹 사태가 터졌다. ITB 베를린의 오프라인 행사는 결국 취소되었다. 코로나19로 인해 전세계 관광산업 전반이 어려운 가운데, 위기 상황일수록 머리를 모아야 한다고 판단한 메세 베를린은 ITB 베를린을 가상 컨벤션으로 개최하기로 하고, 그간 구축해놓은 그립의 시스템과 기술력을 활용하여 얼마 남지 않은 개최 일정을 앞두고 빠르게 온라인 컨벤션 준비를 마쳤다.
[기술⓵] 온디맨드 기반 버추얼 컨퍼런스 구현
온라인으로 개최된 2020 ITB 베를린의 관건은 컨퍼런스다. 그립은 자사의 원격회의 기술을 활용하여 2020 ITB 베를린을 위해 준비해왔던 오프라인 컨퍼런스와 교육/강연 등의 세션을 온라인으로 진행할 수 있도록 시스템을 구축했다. 각 주제별로 다양한 온라인 컨퍼런스가 마련되었으며, 전 세계 관광산업 관련 행사 중 가장 많은 건의 컨퍼런스를 동시다발적으로 지원한 최초의 사례가 되었다. 온라인 컨퍼런스는 행사 이후에도 ITB 베를린 홈페이지에 온디맨드 비디오 콘텐츠로서 게재되어 있으며, 언제든 시청할 수 있도록 제공하고 있다.
[기술⓶] AI 매칭 엔진이 효과적으로 수요 분석 및 매칭
ITB의 AI 매치메이킹 서비스는 참가자들이 다른 참가자들의 정보를 토대로 사전 네트워킹을 경험하거나, 행사 당일 활동에 대한 일정을 미리 준비할 수 있도록 도왔다. 해당 서비스는 참가자들의 소셜 미디어 계정(예: 링크드인)을 기반으로 운영되며, 그립의 AI 매칭 엔진 기술력을 토대로 유사한 니즈를 가진 참가자들 간의 연결을 지원한다. 이를 통해 실제로 행사에 참여하는 수요군을 보다 현실적으로 추정할 수 있으며, 매칭의 결과데이터들을 추후 행사 주최자들에게 현장 외에서 확보한 행사 관련 데이터 소스로서 제공한다.
참가자들은 이벤트 매칭 네트워크 앱을 통해 자신들만의 독특한 디지털 콘텐츠를 입력한다. 입력된 정보를 토대로 참가자들은 관심 분야에 부합하는 세션과 연사에 관한 정보를 받아 행사장에 있는 동안 시간을 알차게 활용할 수 있다.
팀 그루트 그립 대표는 지난 ITB 베를린 2020이 극적으로 취소됐던 당시를 떠올렸다. 개막까지 4일을 앞둔 시점이었다. 6개월의 노력이 순식간에 허사가 되는 순간이었다. 매칭이 이루어진 1,000여 건의 행사가 모두 취소되었다. 그루트는 “이런 비상 상황에서 우리는 무엇을 할 수 있을지 고민했다”고 밝혔다. ITB 베를린 주최사와 그립은 코로나19로 인해 취소될 위기에 처한 행사를 디지털 이벤트로 형태를 바꾸어 진행하기로 결정하였다. 개막까지 남은 시간은 단 이틀뿐이었다.
디지털 행사는 개막일에 맞추어 무사히 막을 올렸다. 이미 6개월 간 준비해 온 시스템에 행사진행에 필요한 대부분의 정보들이 등록되어 있었기에 가능한 일이었다. 그루트는 “디지털 이벤트로 형태를 바꾸어 진행하기로 최종 결정이 내려졌을 때에는 이미 준비 시간으로 단 이틀 도 채 남지 않은 상황”이었다며 “시스템 내부의 매칭 정보를 토대로 디지털 컨퍼런스를 준비하는 등 ITB 베를린의 모든 프로그램을 가상 행사로 바꾸기 시작했다”고 말했다. 그는 또 “세계에서 가장 큰 관광산업 분야의 가상 행사가 될 것으로 개막 전부터 업계의 많은 관심을 받았다”고 덧붙였다.
당시 그립 시스템 내에 탑재되어 있던 ITB 베를린 관련 매칭 정보는 7만5천 건의 AI 기반 관심 추천과 4,500건의 미팅 스케줄링이었다. 그립이 서둘러 준비를 시작한 것은 예정되어있던 모든 컨퍼런스를 디지털화하는 것이었다.
그루트는 “위기 속에서도 대안이 있다는 확신을 심어주고 싶었다”며 “디지털 기술은 대면 행사를 완전히 대체하는 것이 아닌, 행사 참가자들 간의 참여(Engagement)를 강화하는데 목적을 두고 있다”고 강조했다.
[ihc-hide-content ihc_mb_type=”show” ihc_mb_who=”reg” ihc_mb_template=”3″ ]
⓶ 수퍼엑스포(Superexpo)
이벤트 산업과 함께한 10년, 5만4천 건의 전시회, 17만여 개의 참가업체 데이터 보유
폴란드에 거점을 두고 있는 수퍼엑스포는 글로벌 이벤트 분야에서 10여 년 간 활동해왔다. 주요 서비스는 세계 산업전시회의 정보(주최자, 베뉴, 개최일정 등)를 한데 모으는 포털 서비스와 전시회 현장을 중계하는 파노라마 서비스, 참가기업에 대한 상세설명을 다루는 쇼케이스 서비스 등이다. 구체적인 정보들은 수퍼엑스포의 웹페이지(superexpo.com)에서도 확인이 가능하다.
2020년 7월 기준, 수퍼엑스포 포털에 등록된 전시회 데이터는 총 5만4천여 건으로, 17만여 개의 전시회 참가기업과, 4천여 개의 주최자, 4천여 곳의 시설(venus)에 대한 정보를 보유하고 있다. 이 같은 데이터를 뒷받침하는 콘텐츠로 360도 파노라마 사진 15만여 건과 6천여 건의 비디오가 공개되어 있다. 행사에 관한 정보는 물론이고, 전시·컨벤션 행사 개최가 가능한 전 세계 시설에 대한 파노라마 자료들도 확보하고 있어 MICE 기획자들에게 유용한 정보 플랫폼이 되고 있다.
최근에는 디지털 기반 사업을 가상 행사를 구현하는 이벤트 서비스로 확장하여, 디지털 이벤트 지원 서비스 및 행사별 어플리케이션 개발/관리 사업을 추진하고 있다. 가상 전시·컨벤션 행사를 구현하는가 하면, 각 행사별 특장점에 맞게 운영관리 시스템을 개발하여 효과적으로 참가자를 관리할 수 있도록 돕고 있다. 구현된 온라인 현장 중계 콘텐츠에 더하여 이를 기반으로 실시간 비대면 상담이 가능하다는 점은 수퍼엑스포의 대표적인 기술로 꼽을 수 있다. 제작된 가상 전시부스 자료를 토대로 행사 현장에 방문하지 못한 다수의 바이어들이 실시간으로 플랫폼에 접속하여 부스 담당자와 양방향 소통을 하며 비대면 실시간 비즈니스 미팅을 진행할 수 있다.
전자제품 분야 최대 규모 전시회 CES 관련 파노라마 콘텐츠 1천여 건 생산
수퍼엑스포는 올해 전자제품 부문 세계 최고의 전시회 ‘CES 2020’의 가상 행사 콘텐츠를 구축한 바 있다. 총 1천여 건의 360도 파노라마 사진자료와 4천여 개의 참가기업에 대한 정보 등을 공개하였다. 주요 자료는 참가기업에 대한 정보를 중심으로, 기업별 제품 및 전시회에 대한 뉴스 등이다.
[기술⓵] 게이미피케이션 효과를 노린 파노라믹 현장 정보
수퍼엑스포는 CES 2020 전시장에서 촬영한 360도 파노라마 사진을 활용하여, 마치 전시장을 직접 방문한 듯 한 경험을 선사하고 있다. 이는 게임을 하는 것과 유사한 감각을 자아내기도 한다. 웹페이지에서 확인할 경우 로드뷰를 따라 이동하는 UX로 시스템이 구축되어 있다. 화살표를 클릭하여 이동하면 포인트마다 배치된 부스에는 참가기업 정보가 담긴 아이콘이 있다. 아이콘을 클릭하면 해당 부스에 대한 상세한 설명이 나타난다. 간단한 개요정보는 물론, 참가기업의 전시품을 상세하게 촬영한 영상자료까지 다룬다. 다운로드 가능한 제품 안내서까지 업로드 되어 있어 행사에 참가하지 못한 바이어들에게 유용한 정보 플랫폼이 되고 있다.
[기술⓶] 실시간 인터뷰 및 제품 홍보로 참가기업 만족도 높이는 쇼케이스 서비스
참가기업이 콘텐츠 제작에 참여할 수도 있다. 수퍼엑스포는 참가기업을 대상으로 간단한 제품소개 및 기업PR을 지원하는 쇼케이스 서비스를 실시해 정보생산의 질을 높이고 있다. 단순히 기술력만으로 승부하는 것이 아니라, 입체적 콘텐츠 생산을 통해 참관객에 니즈에 부합하겠다는 취지다. 이 같은 관점에서 제공되는 쇼케이스 서비스는 일종의 B2B 대상 전시회 현장 인터뷰다. 인터뷰는 영상 콘텐츠로 포털 상에 업로드 되며, 참가기업은 인터뷰 기회를 통해 전시회에 방문하지 않은 잠재 바이어들에게도 회사소개 및 제품에 대한 상세한 설명을 전할 수 있다. 영상 콘텐츠는 물론, 여러 각도에서 촬영한 부스사진 및 제품사진 등을 함께 첨부하여 다각적인 전시회 현장모습과 당해년도 참여기업 현황 등의 세부정보 등을 제공한다.
MICE 행사 개최에는 다양한 부분에 대한 투자가 요구된다. 그러나 자원은 제한적이다. 금전적 요소와 시간적 요소는 특히 그렇다. 마지에 카우츠(Maciej Kautz) 수퍼엑스포 대표는 “전시·컨벤션 개최사업의 특성상 준비시간이 아주 제한적”이라며 “참가자 간의 니즈를 맞춰주는 것이 행사 성패를 좌우하지만, 행사 규모가 클수록 이 같은 작업은 상당히 까다로워진다. 현재에도 많은 행사기획자들이 참가자 간의 교류 증대를 위해 방대한 서류작업을 하느라 고통받고 있는 것으로 안다”고 말했다.
수퍼엑스포의 특장점으로 카우츠는 “정보관리 및 기술 구현에 있어 자체 서버를 보유하고 있다는 점”이라며 “현실감 있는 버추얼 행사 콘텐츠를 구현하기 위해서는 많은 양의 디지털 미디어 콘텐츠를 보유해야 하는데, 그 용량이 만만치 않아 보통 외부 대용량 서버를 통해 기술을 구현하는 경우가 많지만, 수퍼엑스포의 경우 많은 양의 콘텐츠를 소화할 수 있는 내부 서버를 보유하고 있어, 매끄럽고 자연스럽게 실시간 서비스 운용이 가능하다”고 말했다.
코로나19 확산으로 인해 대면 행사가 온라인으로 변화하고 있는 상황에 대해 카우츠는 “최근 코로나19 팬데믹 사태를 계기로 오프라인 행사들이 온라인(디지털화) 행사로 변모하고 있는 추세이나, 수퍼엑스포의 서비스는 오프라인 전시회 시장 자체의 파이를 위협하지 않는다”며 “오히려 오프라인 행사를 기반으로 하여 그 위에 추가적인 참가자 경험 서비스를 더한다는 것”이 그의 설명이다. 이를 통해 행사에 대한 참가자의 만족도를 극대화한다는 것이 수퍼엑스포가 보고 있는 미래 MICE산업에 대한 지향점이다.
그는 또 “전시회는 디지털 기술을 접목하게 된다면 그 개최효과를 더욱 장기화할 수 있다고 믿는다”며 “개최 기간 동안에만 유효한 단기적 효과에 그치지 않도록 다양한 방법을 모색해야 할 때”라고 덧붙였다.
⓷ 스와프카드(Swapcard)
AI 기반 네트워킹 서비스에서 버추얼 이벤트까지…사업영역 확장
2013년 설립된 스와프카드는 행사 참가자들 간의 네트워킹을 증진 시켜주는 디지털 플랫폼 개발 사업을 추진하고 있다. 스와프카드의 이벤트 플랫폼 역시 AI 기술에 기반한다. 스와프카드의 기술은 주로 참가자 간의 교류 및 행사 현장에서의 경험 증진, 행사 개최를 통한 수익성 강화 등으로 이용효과를 입증하고 있다. 이에 1천여 건의 전시컨벤션 행사를 지원한 경험이 있으며, 그중 세계 굴지의 기업 및 기관 오라클, OECD, 비바테크(Viva Tech), TedX 등의 행사 지원 경험을 대표 사례로 꼽고 있다. 스와프카드가 지원하는 행사의 범위는 참관객 20만명, 참가기업 4천여 개사 이상의 대규모 전시회와 컨퍼런스 및 콩그레스와 300명 이상의 중소규모 회의 또는 기업 이벤트까지 아우르며, 주요 고객은 인포마, 리드 익시비션스, 테라핀, GL EVENT, DMG, 피에라 마드리드 등이다.
스와프카드가 전문으로 내걸고 있는 서비스는 가상(하이브리드) 이벤트 구현, 이벤트 모바일 앱 개발, 미팅 및 매치 메이킹 소프트웨어 개발, 전시회 ROI 측정 시스템 개발 등이다. 그중 가상 이벤트 구현 서비스는 새롭게 런칭한 사업분야로서, 이를 홍보하기 위한 자체 교육·세미나를 개최하기도 했다.
버추얼 이벤트가 생소한 이벤트 기획자를 위해 마련된 아카데믹 트라이얼
스와프카드에게 가상 행사 구현 서비스는 사실상 새롭게 시작하는 사업이다. 때문에, 아직 실제로 적용사례는 없지만, 기존 스와프카드의 매치 메이킹 서비스를 활용해본 경험이 있는 MICE 기획자들로부터 가상 이벤트 서비스도 많은 관심을 받고 있다.
이에 최근 가상행사 구현 사업을 런칭하면서 이벤트 기획자를 대상으로 온라인 교육 세미나를 개최하였다. 해당 세미나에는 전 세계 이벤트 기획자 1천여 명이 참여하였으며, 30여 명의 이벤트 산업 분야 전문가가 연사로 나서 버추얼 이벤트에 대한 현황과 노하우를 공유했다. 세미나 진행과 동시에 소규모 회의 및 여러 사람이 동시에 참여하는 다중 화상회의를 개최하여 다양한 각도에서 기술력을 뽐냈으며, 자사 기술을 어떻게 실무적으로 적용할 수 있는지에 다채로운 아이디어를 제공하였다. 이에 EVOLVE 행사에 참여한 이벤트 기획자들은 스와프카드가 보유한 기술 및 시스템을 직접 경험하고, 체험을 통한 문의사항을 실시간으로 해결할 기회를 얻었다.
“1천여 명의 전시컨벤션 기획자를 대상으로 설문조사를 한 결과, 43% 이상의 기획자들이 365일 운영될 수 있는, 오프라인 행사와 연계될 수 있는 온라인 플랫폼을 마련하고자 고민하고 있다. 특히 전시주최자 중 41%는 온·오프라인을 병행하여 하이브리드 행사로 개최하는 것을 준비하고 있는 것으로 조사되었다.”
밥티스트 볼라드(Baptiste Boulard) 스와프카드 대표는 대면 행사의 디지털화 추세에 대해 이렇게 말했다. 그는 “최근 많은 전시컨벤션 기획자들이 온·오프라인 행사를 동시에 개최하는 하이브리드 행사에 관심이 많다는 점에 공감한다”며 “스와프카드는 이러한 행사기획자들의 니즈에 따라 행사의 온·오프라인 활동을 연계하는 기술을 중점적으로 지원하고 있다”고 말했다.
볼라드가 꼽은 스와프카드의 강점은 다양한 플랫폼(또는 매체) 간 연계가 가능하다는 점이다. 그는 “행사 운영을 위한 전반적인 플랫폼 기술을 지원하고 있으며, 스와프카드가 구축한 행사 전용 플랫폼에 등록된 참관객 및 참여기업에 관한 정보를 모바일 앱과 웹페이지 등 다채로운 플랫폼에 적용할 수 있도록 정보 호환성을 높였다”며 “개별 콘텐츠의 활용도를 높일 수 있다”고 강조했다. 볼라드는 또 “플랫폼에 등록된 참관객의 정보를 분석하는 AI 기술을 활용하고 있으며, 이를 통해 참가자 간의 니즈에 따라 행사 현장에서의 활동을 풍부하게 하고 만족도를 높이는 데 기여하고 있다”며 “이벤트 기획자 입장에서는 플랫폼 내에서 이루어지는 모든 매치메이킹 및 정보분석 결과는 다음 행사 준비에 참고할 수 있는 빅데이터가 된다”고 덧붙였다.
[/ihc-hide-content]
