‘비동기식‘ 커뮤니케이션으로 행사 개최하기
코로나19는 MICE 업계에 많은 변화를 가져다주고 있다. 대면 행사의 디지털 전환을 계기로 하이브리드 행사 형태가 본격화된 지 만 1년이 채 되지 않은 이 시점에 벌써 새로운 행사 형태가 논의되고 있다. 최근 글로벌 MICE 업계 전문가들은 “이제 장소·시간 등에 구애받지 않고 온라인상에서 비동시적(asynchronous, 또는 비동기식)으로 진행되는, 새로운 행사 형태를 고민해야 한다”며 한 목소리를 내고 있다. 일부 전문가는 비동기식 행사가 MICE 업계의 미래라고 주장하기도 한다. 새로운 행사 형태로 제시되고 있는 비동기식 행사가 무엇인지 알아보고, 사례를 통해 장단점과 운영 전략에 대해 살펴보자.
’비동기식 행사‘의 개념은?
먼저 ’비동기식‘이라는 용어의 정의를 짚고 넘어가자. 실시간으로 일어나지 않는 모든 교환 방식을 비동기식이라고 일컫는다. 코드미디어 박상현 디렉터의 설명에 따르면 전화 통화, 실시간 화상회의 등과 같이 커뮤니케이션 반응이 실시간으로 일어나는 것은 동기식 소통이다. 반대로 이메일, 메신저 등 곧바로 응답하지 않아도 되는 대화 방식이 바로 비동기식 소통이다. 게시판의 댓글, 업무관리 플랫폼상의 메모 등도 비동기식 커뮤니케이션의 대표적 사례다. 즉, 비동기식 커뮤니케이션에는 메시지 발송자 그리고 수신자 간의 해석과 반응에 시간적 텀이 발생하게 된다. 이 개념을 행사에 적용해보자. 비동기식 행사에서는 기존 온라인 행사의 라이브 세션과 같이 실시간으로 정보교류가 이루어지지는 않지만, 참가자들의 편의에 따라 시간적 여유를 두고 소통할 수 있기 때문에 오히려 참가자 만족도를 높이는 요인이 될 수 있다. 아울러 비동기식 행사 참가자는 사전에 프레젠테이션 자료를 검토하고 녹화된 파일을 확인하며 시간을 유동적으로 활용할 수 있다.
비동기식 행사를 개최한 미국의 3대 학술행사 사례
비동기식 행사를 적용한 대표적 사례인 미국 소아과학회(American Academy of Pediatrics)는 2020년 의료교육 영상을 디지털 도서관 형태로 공개하며 비동기식 컨퍼런스를 개최했다. 학회는 이번 온라인 컨퍼런스를 통해 행사 등록자가 원하는 때에 언제든지 교육 콘텐츠에 접속할 수 있도록 했다.
서부 사회과학학회(Western Social Science Association)도 대면 컨퍼런스를 온라인으로 전환해 프레젠테이션 자료가 저장된 별도의 웹사이트를 구축했다. 컨퍼런스 주최측은 “참가자들이 특정 요일이나 시간에(동시에) 접속하지 않아도 웹사이트 내에서 충분히 의견 교환할 수 있도록 구성했다”고 밝혔다.
원격교육·독립교육학회(Association for Distance Education and Independent Learning)는 업계 전문가들이 제출한 사전 녹화 프레젠테이션을 공개하는 형태의 비동기식 춘계 학술회의를 개최했다. 비동기식 학술회의가 진행되는 5일간 링크드인(Linkedin)에 토론의 장을 구성해 비동기식 행사의 단점을 보완하고, 참가자들의 활발한 참여를 유도하기도 했다. 위 같은 해외 사례처럼 비동기식 행사 개최를 고려하고 있다면, 행사 주최사가 유의해야 할 사항은 무엇일까?
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비동기식 행사의 장·단점은?…“유동성 증대 VS 네트워킹 저하”
<장점>
- 공간시간적 접근성을 넘어선 활용의 유동성
그동안 행사 주최자는 참가자가 가장 많이 방문할 것으로 예상되는 시간대를 고려하여 행사 스케줄을 설정하였으나, 비동기식 행사에서는 이러한 번거로운 과정을 생략할 수 있다. - 깊이 있는 의견 제시와 소통
행사 참가자들에게 강연 주제와 안건에 대해 여유를 가지고 충분히 생각할 수 있는 시간이 주어지기 때문에 실시간 대화보다 심도 있는 의사소통이 가능하다.
<단점>
- 원활한 상호작용과 네트워킹 저하
실시간이 아닌, 시간적 텀을 두고 개별 참가자들이 각자 원하는 일정에 행사를 참여하기 때문에 원활한 상호작용과 네트워킹은 사실상 불가능하다. 특히 브레인스토밍 같은 창의적 협력이 필요하거나, 아이디어를 속도감 있게 주고받는 활동은 진행에 어려움이 따른다.
이처럼 비동기식 행사는 뚜렷한 장단점을 가지고 있으므로 모든 행사에 추천되는 방식은 아니다. 물론 행사 목적과 성격에 따라 비동기식 행사가 적합한 경우도 있다. 비동기식 형태를 취하기에 앞서 행사 개최 목적을 바탕으로 적정성에 관한 사전 검토가 이루어져야 한다. 또한, 새롭게 등장한 비동기식 행사의 장점을 극대화하고 단점을 보완할 방법도 모색해야겠다.
비동기식 행사의 세 가지 필승 전략
첫째, 행사에 관한 정보를 충분히 제공해야 한다. 참관객이 행사를 잘 이해할 수 있도록 적극적인 사전 안내가 필요하다. 즉, 행사 아젠다, 강연 주제, 의견 제시 방법 등에 관한 정보를 배포하여 행사에 관한 참가자의 이해도를 높이는 것이 중요하다. 둘째, 비동기식 행사는 시간에 구애받지 않고도 참여할 수 있다는 것이 큰 장점이지만, 참여 활동이 가능한 일정 기한을 설정하여 행사 콘텐츠의 희소성을 높일 필요가 있다. 다시 말해 무기한으로 행사 콘텐츠와 서비스를 오픈하여 참가자들이 시간적 여유를 마냥 누릴 수 있도록 하기보다는, 행사 참여 활동(강연자료를 검토하거나 피드백을 개진하는 행위 등)이 가능한 기간(예: 2주, 1개월, 1분기 등)을 두어 참여도를 향상시킬 필요가 있다. 셋째, 비동기식 행사에서 발생하는 대량의 정보는 베이스캠프(Basecamp), 트렐로(Trello) 등과 같은 클라우드 플랫폼을 통해 체계적으로 관리되어야 한다.
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