▲ ATIV Software의 GSA 행사 앱
미국유전학회(The Genetics Society of America, 이하 GSA)는 최근 위험을 무릅쓰고 정식 출시를 하지 않은 모바일 앱을 이용해 대규모 국제회의를 가상으로 진행하였고 참석자 수가 4배로 증가한 성과를 얻었다.
GSA의 도전
올해 회의들이 취소되면서 주최자들이 회의를 위해 준비한 몇 달간의 일들이 허사로 돌아가게 되었다. GSA의 경우 그로 인한 손실이 더욱 큰 상황이었다. 4년에 한 번씩 개최되는 유전연합학회(The Allied Genetics Conference, 이하 TAGC)가 2020년 4월 22월부터 26일까지로 예정돼 있었는데, 행사가 무산될 경우 TAGC 뿐 아니라 GSA 연례 회의에도 영향을 미칠 수 있기 때문이었다. TAGC는 여러 GSA 회의를 한 번에 모아 4년 마다 개최하는 큰 행사로, 초파리에서 지브라피쉬(zebra fish)에 이르기는 모든 부문의 연구 단체들이 전문 분야를 넘나들며 협력할 수 있는 자리다.
GSA 회의 선임이사인 수지 브라운(Suzy Brown)은 “3월 중순으로 예정되어 있었던 대면회의가 팬데믹 영향에 따라 취소가 불가피해졌을 때에는 이미 모든 모든 연설내용의 검토가 완료되어 GSA 앱에도 업로드가 된 후였다”고 토로했다. 브라운과 동료들은 이 회의가 연구자들에게 얼마나 중요한지를 알았기에 쉽게 포기할 수가 없었다.
“전무이사인 트레이시 드펠레그린(Tracey DePellegrin)이 우리를 틀에서 벗어나 생각할 수 있도록 했다. 우리는 모든 것이 평범하지 않은 상황 속에서 정상적으로 일을 해내고자 하였다. 연구실은 닫혔고, 직원들은 집에서 수업을 하는 동시에 가정을 책임지고 있었다. 확정되어 있던 행사를 그 때가 되어 취소하는 것은 모든 걸 잃는 것을 의미했다. 우리는 어떤 방법이든 찾을 수밖에 없었다.”
처음 그녀가 조언을 구한 사람은 GSA와 4년 간 협력해 온 모바일앱 공급사 ‘ATIV 소프트웨어’의 설립자인 실케 플레이셔(Silke Fleischer)였다. 마침 플레이셔는 ATIV가 이미 줌(Zoom)과 같은 플랫폼을 통합하기 위해서 앱을 확장하는 중에 있었기 때문에, 앱(Apps)을 가상회의 허브로 사용할 수 있다고 말했다. 가상회의 서비스의 베타 테스트로 GSA를 진행해 볼 수 있었던 것이다. 브라운은 다른 선택의 여지가 없었고 이 새로운 도전을 해보기로 했다.
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주요 변경 사항과 놀라운 결과
이후 브라운과 동료들은 4주 반에 걸쳐 콘텐츠 관리회사와 함께 협업하여 앱 플랫폼에 적합한 약 100 여개의 웨비나 및 상호교류세션을 만들어나갔다. 포스터 발표는 앱 상에서 온디맨드 뷰잉 형식으로 진행할 수 있었고, 채팅을 이용한 포스터 발표자와의 토론 시간도 계획해두었다. 해외참가자를 고려하여 프레젠테이션은 2주에 걸쳐서 동부 표준 시간대로 오전 11시부터 오후 7시까지 진행되도록 하였다.
포스터 발표와 Q&A 시간은 발표자가 시간이 촉박하지 않도록 더욱 꼼꼼하게 계획해야 했다. 브라운은 “원래 기획자들은 세부사항과 실행계획에 대한 우려가 많은데, 가상환경에서는 이 문제가 더욱 중요하다. 오프라인 행사에서는 현장의 컨벤션 서비스 직원과 상의해서 문제를 해결할 수 있지만, 가상환경에서는 일어날 수 있는 문제들을 미리 예상할 수 있어야 하고, 해결법도 갖추어 놓아야 한다.”
▲ GSA의 TAGC2020 행사 콘텐츠
이번 행사에서 GSA 이사회가 내렸던 가장 중요한 결정 중 하나는 행사 등록비를 무료로 전환하는 것이었다. 이러한 결정을 내린 중요한 이유는 연구실 폐쇄와 온라인 강의로의 전환 등의 상황 속에서 가족을 책임지는 부담이 있는 과학자 공동체를 지원하기 위함이었다. 브라운은 사람들이 어느 정도나 참여할지도 알 수 없었고, 비용이 참여의 장벽이 되길 원하지 않았다고 설명했다. 온라인 참가신청을 시작한 이후, 참가 등록자 수는 약 2650명에서 1만4000명 이상으로 4배 이상 증가하였다. 참가자의 국적도 2016년 46개국에서 79개국으로 크게 늘어났다.
가장 놀라웠던 점은 참가자들이 가상행사를 매우 잘 받아들였다는 점이다. 회의에 대해 9,000개가 넘는 트윗 중 대부분은 긍정적이었고, 온라인으로 진행된 것에 기뻐했다. 브라운과 동료들은 가상행사가 성공적으로 이루어진 것에 대해서 기쁨을 감출 수 없었다.
이번 가상행사의 성공요인은?
▲ 긍정적인 트위터 반응
그녀는 앞으로 회의에서는 단순히 가상회의 뿐 아니라, 회의행사에서 가상적인 요소를 항상 갖추게 될 것이라고 예측했다. 46개국에서 79개국으로 확장된 접근성은 대단했다. 참가자를 대상으로 한 설문에서도 비용 뿐 아니라 여행금지 상황에서도 지리적 장벽 없이 참가할 수 있다는 점을 긍정적으로 보는 의견이 많았다. 브라운은 지리적, 금전적 장벽 없이 과학을 모든 사람들이 나눌 수 있기를 바란다고 말했다. 한편 앞으로는 후원자들과 출품사들에게 가치를 제공하기 위한 방법에 대해 더 고민해볼 필요가 있다며 아쉬움을 남기기도 했다.
대형 행사를 가상으로 진행하는 것을 고려하는 이들에게는 “결정을 빨리 내릴수록 좋다”고 조언했다. 그녀는 이번 회의가 성공할 수 있었던 요인으로는 참가자나 발표자 등 다양한 이해관계자들에게 의사결정 과정을 투명하게 공개하고, 신속하고 정확하게 진행 상황을 알렸기 때문이라고 했다. SNS와 GSA 웹사이트, 이메일, 전화 등 다양한 채널을 이용했다. 브라운은 가상 행사로의 변화에 겁낼 필요가 없으며 충분히 해낼 수 있는 일이라고 덧붙였다.
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