왜 아직도 행사장에서는 wifi가 잘 되지 않는가?
느린 인터넷 속도, 갑자기 끊기는 네트워크, 그리고 적절한 무선 서비스를 활용하기 위해서 방의 한 쪽 구석으로 이동해야 하는 상황 등. 이러한 문제는 거의 모든 회의 참석자들이 행사장 내 Wi-Fi 서비스를 사용하면서 적어도 한 번은 겪었을 문제들이다. 특히 큰 행사장에서라면 더욱 그럴 것이다.
MICE분야의 인텔리전스 플랫폼인 ‘EventMB’가 발표한 최근의 한 조사보고서에 따르면, 원활한 Wi-Fi를 제공하는 것은 회의기 획자들이 직면한 가장 큰 도전과제 중 하나로, 조사대상의 절반 이상이 이 부분에 대한 문제를 계속적으로 제기하고 있다. 이들 문제의 대부분은 단순히 Wi-Fi의 원활하지 않은 작동 방식 때문으로, 이 부분 외에 다른 어떤 서비스에 대한 변화도 행사의 완 성도를 높이는 데 크게 기여하지 못할 것이다.
이상하게 들릴 수도 있겠지만, 스마트폰 시대에 들어왔어도 많은 기획자들이 인터넷 접속 문 제를 우선순위에 두지 않으며, 좋은 Wi-Fi 환경을 제공하기 위해 무엇을 확인해봐야 하는지 에대해거의인식조차하지못하고있는것이현실이다.
“실제로 많은 사람들은 이 같은 문제를 사후에 알게 된다.” 라고 행사 기술 조율을 돕는 단체 인 ‘더미팅풀(The Meeting Pool)’의 공동 설립자 타라 토마스(Tara Thomas)가 언급했다. “기 획자들은 참가자들이 얼마나 답답해하는지 이해하지 못하고 있다. 음식이 안좋을 때보다 더 답답한 문제다. 음식이 안 좋으면 그냥 다른 곳에서 사오면 된다.”
“와이파이는 많은 사람들이 이해하기에 그저 정말 복잡하고 난해한 주제일 뿐인 것 같다.”라고 이벤트 와이파이 제공업체인 ‘트 레이드쇼 인터넷(Trade Show Internet)’의 공동 설립자인 ‘이안 프램슨(Ian Framson)’이 말했다. 프램슨에 따르면, 많은 기획 자들이 저지르는 가장 큰 실수는 Wi-Fi를 단순히 Wi-Fi라고 생각하는 것이며, 소수의 사람들을 위해 설계된 네트워크를 수천 명이 사용할 수 있다고 생각하는 우를 범하고 있는 게 현실이다. 수천 명이 동시다발적으로 인터넷을 사용할 경우에는 문제가 달라진다. Wi-Fi 인프라는 하나의 편의시설과 같으며, 기획자들은 참가자 수와 주최자 및 참가자의 특정한 요구를 고려할 필 요가 있다.
그는 “햄버거를 주문하는 것으로 생각해보자.”라고 말하며, “몇 명이 먹을 것인가? 여유있게 해야 안전할 것이다. 100명을 예상한 다면 110개의 햄버거를 주문해야 할 것이다. ‘이 사람들은 얼마나 배가 고픈가?’를 고려한다면 더 많은 수량이 필요할지도 모른다.”
[ihc-hide-content ihc_mb_type=”show” ihc_mb_who=”reg” ihc_mb_template=”3″ ]
‘아이멕스 아메리카(IMEX America)’와 같이 수천 명의 사람들이 참여하는 대형 행사일수록 성능 좋은 Wi-Fi를 제공하는 것이 더 어렵다. 컨벤션센터가 이미 자체 네트워크를 구축하고 있는 경우가 많지만, 대개는 그렇게 많은 수의 사람들이 인터넷을 신뢰 하고 사용할 수 있을 만큼 Wi-Fi 제공역량이 충분하지 않다. 행사장의 네트워크 현황을 파악하고, 게스트들을 위해 충분한 Wi- Fi 작동이 가능한지 알아내기 위해서, 기획자들은 관련 정보에 근거하여 질문해 볼 필요가 있다.
단순히 ‘Wi-Fi가 있는가?’라고 질문하면 “단지 박스를 확인하고 넘어갈 뿐이다.” 라고 프레이머는 말했다. 그 다음으로 파악해야 하는 10여 가지 후속 질문을 이어나가야 한다. “적절한가? 충분히 빠른가? 용량에 맞게 제작되었는가? 유선 연결은 되는가? 현 장에 지원인력이 있는가?” 등의 질문들이다.
회의 개최장소에서 더 큰 Wi-Fi 용량이 필요할 경우, 기획자들은 제3자 인터넷 서비스를 이용해야 할 것이며, 이를 위해 행사장 과의 계약에서 더 많은 협상을 진행해야 한다. 더 미팅풀의 토마스는 개최장소에서 제공하는 Wi-Fi는 그들이 제공하는 편의시 설들 중 하나로, 많은 기획자들은 이에 대한 선택의 여지가 없는 것으로 믿는다고 말했다.
Wi-Fi 충돌을 완화하는 전략적 접속지점(access point) 설정
기획자들이 올바른 질문을 하고, 제3자 서비스를 잘 선택한다 할지라도, 큰 행사에서는 여전히 Wi-Fi 문제에 부딪힐 것이다.
샌프란시스코 메트로폴리탄 인터넷거래소의 ‘팀 포자르(Tim Pozar)’ 부사장은 기술 분야 행사를 위해 Wi-Fi망을 기획한 경험이 10년 이상인 베테랑으로, 수년간의 기술 발전에도 불구하고 회의 개최 현장에서는 상황이 별로 나아지지 않았다고 확신한다. 몇 년 전에 겪었던 것과 똑같은 문제들, 즉 간헐적인 서비스와 느린 속도와 같은 문제를 여전히 겪고 있다고 그는 말한다. 이는 1990 년대에 Wi-Fi가 시작된 방식 때문인데, 이후에 많은 문제를 일으킬 수 있는 길을 열어준 데 따른 것이라고 그는 말했다. Wi-Fi는 데이터 전송을 위해 노트북, 스마트폰, 태블릿 등 다양한 기기가 있을 때 충돌하기 쉬운 ‘이더넷(Ethernet)’이라는 네트워킹 기술을 기반으로 했다. 이는 서로 다른 기기들이 조화를 이루지 않고 마음대로 데이터를 전송하고 있으면 서로 기기별 특성을 구 분하여 알 수 없는 경우가 많기 때문에 충돌 횟수가 현저히 많아진다는 것을 의미한다. 그리고 이는 네트워크를 느리게 하거나 실패하게 한다.
포자르 부사장에 따르면, 이 문제를 완화하기 위한 가장 좋은 방법은 인터넷 접속지점(access points)들을 전략적으로 설정하는 것이다. 충돌을 줄이고 네 트워크를 원활하게 운영하는 가장 좋은 방법은 회의장 전체에 걸쳐, 지상으로 부터 불과 몇 피트 떨어져 있는 곳에, 서로 다른 많은 접속지점들을 배치하는 것이다. 그가 좋아하는 방법은 접속지점을 회사 부스 내 테이블 아래에 테이프 로 고정시키는 것이라고 한다. 이렇게 하면 전송이 로컬로 유지되고, 한 개 접 속지점으로 연결되는 장치의 수가 감소하며, 서로 더 가까워지기 때문에 서로 를인지하고충동을줄일수있게된다.
참가자의 Wi-Fi에 대한 기대 관리 (Managing Expectations)
문제는 이 솔루션을 활용하려면 시간이 많이 걸리고 비용이 많이 든다는 점인데, 이 때문에 행사용 Wi-Fi의 단점으로 “비용 (cost)”이 자주 거론되곤 한다. 그럼에도 불구하고 포자르 부사장은 성능 좋은 Wi-Fi를 확보하기 위해서는 고품질의 접속장비를 확보하고, 이를 설치하고 감시하는 직원에 대한 비용을 지불해야 한다고 말한다.
포자르에 따르면, 200명이 참가하는 소규모 컨퍼런스는 좋은 Wi-Fi 설비를 위해 2,000달러의 예산이 필요할 수도 있지만, 수천 명이 참가하는 대규모 컨퍼런스는 10만 달러 이상의 비용을 지불해야 할 수도 있다. 모든 행사들이 그만큼의 예산을 확보하고 있 는 것도 아니고, 모든 행사들이 실제로 원활한 인터넷 서비스를 필요로 하는 것도 아니다. 일부 기획자들은, 특히 참석자들이 인 터넷을 제한적으로만 필요로 하는 경우에는 보통 수준의 서비스를 선택할 수도 있고, 아예 서비스를 제공하지 않는 경우도 있다.
“사실, 이벤트 Wi-Fi 문제 중 하나는 참석자들이 너무 높은 기대치를 가지고 있다는 것” 이라고 프램슨은 말했다. 그는 “사람들 은 Wi-Fi를 공기나 물 같은 필수품처럼 생각하지만 모든 이벤트가 놀라운 Wi-Fi 제공을 전제하지는 않는다.”고 말했다. Wi-Fi 제공여부가 어떤 행사에 대해 좋은 후보지를 판단하는 기준이라면, 기획자들은 제공가능한 Wi-Fi 관련 정보를 구해서 공유해야 할 필요가 있다.
그는 “무료 Wi-Fi를 약속하고 전달하지 않거나, 회의에 참석할 것으로 예상되는 1,000명을 지원할 수 없을 정도로 형편없는 상 황을 만들어서는 안 된다”고 말했다. “원하는 수준을 제공하고 있지 않다면 그 점을 확인해서 분명하게 밝혀야 한다. ‘와이파이가 안되는 곳이 있다면 참석자들은 그럴 가능성이 있음을 알고 자체적으로 활용 가능한 4세대(4G) 이동통신사를 이용하도록 하면 된다.” 라고 말했다.
[/ihc-hide-content]
