Q1. 코로나19로 인해 MICE산업 전반에 지각변동이 일어나고 있는 가운데, 협단체 분야의 국제행사는 어떤 변화를 맞이하고 있는지 궁금하다.
대표적 변화는 기술이다. 팬데믹으로 인하여 협단체 회의에 있어서 기술이 차지하는 비 중과 역할이 크게 달라지고 있다. 행사를 둘러싼 수많은 변화 중 가장 두드러지는 변화라 고 생각한다. 대면행사를 개최하지 못하게 되자 글로벌 협단체들은 교육 프로그램과 회원 사 간 교류의 기회를 제공하기 위하여 앞다투어 온라인 행사를 개최했다. 사실 미팅테크놀 로지는 이미 10여 년 전부터 등장하여 논의됐던 분야다. 오늘날의 비대면 행사 트렌드는 지 지부진했던 기술에 관한 발전과 실질적 적용을 눈깜짝할 사이에 이룩할 수 있도록 했다. 이러한 도전들은 협단체로 하여금 기술적 응용과 대면 활동 간의 적절한 균형을 맞출 수 있게 할 것이다. 팬데믹 이후에도 행사 참가자들은 지난 2년 동안 경험해온 온라인 콘텐츠의 장점 을 요구할 것이므로, 온오프라인의 장점을 극대화한 새로운 행사 경험 기획 능력은 곧 경쟁력 이 될 것으로 예상된다. 아울러 이 같은 새로운 행사 경험은 대면행사에 관한 수요를 촉진하는 매개체가 될 것이다. 이를 위해 협단체들은 전반적 행사 디자인 및 기획은 물론, 참가자의 경험적 요소와 행사개최의 목적 등을 근본적으로 재검토할 필요가 있다. 행사 본질에 관한 심도 깊은 고민과 이를 통한 인사이트 는 대면행사 참가자들을 위한 새로운 가치와 혜택을 발굴 할 수 있도록 하고, 더 나아가 개최지의 지속가능한 발전에 기여하는 방안을 도출할 수 있도록 할 것이다.
▲ ICCA 북미지사장 크세니아 폴라 (Ksenija Polla)
Q2. 혹자들은 코로나19가 종식되더라도 참가자들 사이에서 대면행사를 기피하는 태도가 남아있을 수 있을 것이라고 우려하고 있는데, 이에 대한 해결책을 제시한다면?
포스트 팬데믹 시대에는 참가자 들을 대면행사로 복귀할 수 있도 록 하는 일이 주요한 과제가 될 것이라는 의견에 공감한다. 참가 자들이 대면행사로 돌아오지 못 하도록 막는 주요한 원인은 불확 실성 수준과 이동행위에 따르는 절차 등이다. 불행 중 다행인 점 은 행사 주최측에서 이러한 불확 실성을 어느 정도 완화할 수 있다는 것이다. 참가자들에게 안전에 관한 신뢰를 줄 수 있는 행사 운영 방안을 모색하는 것이다. 주최자가 안전 행사에 관한 간단 명료한 프로세스를 수립하고 있고, 이에 관한 홍보활동이 충분히 이루어질 수 있다면 불확실성에 대응하는 주최자의 역량과 위 기관리 능력으로 참가자들을 설득하는 힘이 될 것으로 보인다.
▲ 대면행사 재개를 촉진하는 방안(자료: 2021년 ICCA 북미지역 서밋)
▲ 대면행사 참가조건에 관한 인식조사(자료: ICCA)
그렇다면 대면행사에 관한 참가자들의 실제 인식은 어떠할까. 2020년부터 올해까지 ICCA에서 실시한 협단체 대상 설문조사 에 따르면, 팬데믹 시국 속에서도 방역절차가 강화된 대면행사를 경험한 덕분에 참가자들은 이동에 관한 부담감을 여전히 느끼 면서도 대면행사 참가 의향을 2020년보다 더 높게 표한 것으로 나타났다. 심지어 2021년 조사에서는 온라인 행사가 대면행사 를 대체할 수 없다는 것에 압도적으로 많은 수의 응답이 모였다. 새로운 경험 기회와 네트워킹에 관한 수요 증가에 힘입어 대면 행사에 관한 참가 의향도 향후 급격히 증가할 것으로 예상된다.
Q3. 정부는 대면행사 정상화를 위해 어떠한 노력을 기울여야 할까?
올해 4월 멕시코에서 개최되었던 ICCA 서밋에서도 회의 산업을 통한 국가 발전방안과 협단체의 중요성이 논의된 바 있다. 이번 행사에서 얻은 인사이트는 앞으로 정부는 협단체 행사를 통해 창출되는 다채로운 개최 효과와 가치에 눈을 돌려야 한다는 것이다. 궁극적으로 협단 체는 인류가 영위하는 활동 영역 중 하나다. 그리고 그 활동은 경제효과라는 결과물로 이어진다. 지금까지 이 ‘경제효과’에만 집중했었다. 이제부터 정부는 회의에서 창출될 수 있는 무궁무진한 가치에 눈을 돌려야 한다. 가치에 관한 예를 들자면 회의는 지식 교환의 원천이라는 점을 강조하고 싶다. 그리고 회의행사를 중심으로 개최지의 지속가능한 발전도 기대해볼 수 있다. 회의를 계기로 지속가능한 개최지 발전을 이어갈 주체(또는 커뮤니티)도 구축할 수 있겠다. 따라서 각 국가들은 다채로운 개최효과를 극대화 하기 위해 대면행사의 빠른 정상화를 지원할, 안전행사에 관한 공통적 이해와 가이드라인을 마련할 필요가 있다. 정부는 회의 가 변화와 혁신의 원동력이라는 점을 염두에 두고, 정부 차원의 지원이 절대적으로 필요한 시점이라는 점을 인지해야 한다.
Q4. 미래 대면행사의 한 형태로 자리잡을 것으로 보이는 ‘멀티허브(Multi-hub) 행사’를 개최함에 있어서 DMO 또는 컨벤션뷰로가 어떠한 역할을 해야할까?
최근 협단체들은 하이브리드 행사를 개최함에 있어서 여러 지역에서 동시에 개최하는 허브형 개최방식에 많은 관심을 두고 있 다. 허브형 행사에 관한 개최지 마케팅 기관의 새로운 역할을 논하기에 앞서 허브형 행사에 관한 특징부터 살펴볼 필요가 있다. 허브형 행사개최에 관한 주요 과제와 페인포인트(Pain point)는 다음과 같다.
① 프로젝트 범위 : 6개의 허브를 운영한다는 것은 즉, 6개의 행사를 동시에 개최하는 것이다.
② 표준시간대 문제 : 동 시각에 허브와 청중을 연결해야 하므로 여러 허브에서 동일한 콘텐츠를 동시에 전달할 경우 많은 어려움이 따 른다.
③ 내부역량과 협업 여부 : 프로젝트 범위가 커질수록 주최자의 내부자원이 충분하지 않을 수 있다. 이 경우 지역 파트너와 이해관계자 와의 협업이 절실해진다.
④ 예산 : 미팅테크놀로지가 하루가 다르게 발전한 덕분에 지난 2년 동안 비용이 상당히 감소한 것은 사실이다. 그러나 소규모 조직에서 허브형 행사와 같은 고급 기술이 요구되는 행사를 감당하기에는 여전히 어려움이 많다.
위와 같은 애로사항들은 앞으로 허브형 행사에서 DMO와 CVB의 미래 역할에 관한 교훈을 제시한다. 허브형 행사방식 이 보편화 된다면 DMO 및 CVB의 역할 은 더욱 중요해질 것이다. 미래대응을 위 해 최근 DMO와 CVB들이 ‘하이브리드 시티 얼라이언스(Hybrid City Alliance)’ 를 결성, 허브형 행사를 지원할 협력체계 를 구축한 것으로 알고 있다.
▲ 하이브리드 개최 성공을 위한 분야별 고려사항(자료: ICCA)
Q5. 포스트 코로나 시대에는 대면행사 유치 전략도 변화할 것으로 보인다.
대면행사의 정상화가 본격적으로 시작된다면 개최지 개발전략의 중요성이 지금과 달라질 것이다. 즉, 개최지에게도 전략은 곧 경쟁력이 될 것이다. 그리고 그 전략에는 앞서 언급한 새로운 행사 경험이 포함되어야 한다. 행사 주최자의 요구에 귀를 기울이 고 그들만이 제공할 수 있는 독특한 경험 프로그램과 비즈니스 기회를 제안할 수 있어야 한다. 매스 마케팅과 양으로 승부하던 텔레마케팅 방식은 과거에 남겨두어야 한다. 팬데믹은 고객중심적이고 개인화된 경험에 기반한 마케팅 전략을 요구하고 있다.
Q6. 하이브리드 행사의 성공에 협업이 강조되고 있듯, 세계 메가 트렌드로 협력은 중요한 생존전략으로 꼽 히고 있다. 오늘날 이벤트 산업에게 협력은 어떠한 의미가 있나?
개최지의 지속가능한 발전은 모든 이해관계자(예: MICE 업계, 정부, 기업체, 기술 및 과학, 지역사회 등)의 협력으로 이루어 진다. 행사를 둘러싼 이해관계자들이 서로 협업하듯, 더 나은 미래를 위해 MICE 업계도 서로 손을 잡아야 할 시점이다. 경제회 복을 견인하는 주체 중 하나로서 서로 협력하고 행사의 새로운 가치를 발굴하는 활동을 이어가야 한다. 또한, 지속가능성에 관한 모범적 사례를 만들어내기 위한 노력도 중요해질 것이다. 전 세계 사람들은 다양성과 포용성, 그리고 형평성을 외치고 있다. 협단체는 물론 MICE 업계는 이 목소리에 귀를 기울여야 한다. 우리의 활동들이 UN 지속가능한 개발 가이드라인의 실천으로 수렴되는, 멋진 미래를 기대해본다.
