행사 참가자들이 진정으로 바라는 것은 무엇일까? 글로벌 행사 지원서비스 전문기업 프리만(Freeman)이 공개한 ‘프리만 트렌드 보고서 2023(Freeman Trend Report)’에 따르면 행사 기획자가 추측하는 참가자 니즈와 실제 참가자가 바라는 것에는 차이가 있는 것으로 조사되었다. 프리만 전략팀장 켄 홀싱어(Ken Holsinger)는 “참가자들이 가장 중요하게 여기는 요소를 많은 행사 기획자들이 놓치고 있다”고 꼬집었다. 참가자의 니즈를 충족시키지 못하는 행사는 결국 소중한 고객을 잃게 된다. 홀싱어 팀장은 “행사 성공을 위해서는 기존 기획 방식을 개선해야 한다”며 “단순히 참가자들이 행사에 참여할 수 있도록 유도하는 것을 넘어, 행사 경험 자체를 특별한 경험으로 디자인하는 것도 고려해야 한다”고 강조했다.
프리만 보고서는 참가자들이 행사에 참여하는 이유로 4가지를 꼽았다. 첫째 동인은 즐거움을 추구하는 욕구다. 두 번째로 무언가를 배우고자 하는 니즈도 참가자들을 행사장으로 이끌고 있는 것으로 조사되었다. 세 번째 동인은 전문가들과의 교류였으며, 마지막 동인은 업무와 비즈니스로 꼽혔다. 프리만은 해당 4대 속성을 ‘XLNC(Experience, Learning, Networking, and Commerce)’라고 정의하고, 참가자가 대면 행사에서 전체적인 경험에 가장 긍정적으로 영향을 미치는 요인 3가지로 ▲‘몰입감을 주는 경험’, ▲‘개인 맞춤화’, ▲‘응용할 수 있는 기술력’을 강조했다.
