최근 회의 업계의 일반적인 여론은 비즈니스 이벤트가 여행 산업 분야의 마지막 회복 영역이 될 것이라는 데에 의견이 모아지고 있으며, 과연 그 시기는 언제가 될 것인가에 주목이 되고 있다. 지난 1월, 비즈니스트래블뉴스(BTN)는 앞으로의 비즈니스 이벤트 전망에 대해 산업 전문가들과의 인터뷰를 진행했다. 인터뷰 대상자는 씨벤트(Cvent) 분석 담당 선임 이사인 제프리 이매네커(Jeffrey Emenecker)와 AMEX 미팅이벤트(American Express Meetings & Events)의 부사장인 린다 맥네어리(Linda McNairy), 글로벌 미팅 플래너 커뮤니티인 i-Meet CEO인 존 피노(John Pino)였다. 이번 인터뷰에서는 각 기관이 확보하고 있는 회의 동향 관련 최근 데이터의 분석 결과를 공개하고, 비즈니스 이벤트 산업의 회복 시기에 대해 논의가 진행되었다.
A: 씨벤트의 활동 데이터 분석을 통해 공유할 수 있는 최근 결과로 무엇이 있는지?
제프리 이매네커(Cvent): 씨벤트가 분석한 산업의 회복 시기 예측 관련 데이터는 제안요청서(RFP)를 토대로 한 수치이다. 2021년 1월에 접어들면서 제출되는 제안요청서들이 증가하고 있으며, 팬데믹이 확산된 후 근 1년간 가장 많은 제안요청서가 제출되었다. 12월 초에 백신 개발 소식이 전해지면서, 올해 하반기와 2022년 상반기에 더 많은 행사들이 계획된 것이 수치 상으로 확인되고 있으며, 이러한 경향은 계속 지속되고 있다. 씨벤트 시스템을 통해 전송되는 총 제안요청서 수를 살펴보면, 2021년에 대한 행사 개최 수요는 코로나 이전 대비 약 44%의 행사가 등록되었으며, 2022년에 대한 수요는 58%에 달한다.
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A: 제안요청서 기반의 데이터 상으로 대면행사, 가상행사, 하이브리드 행사의 비율은 어떠한가?
제프리 이매네커(Cvent): 대면행사 또는 하이브리드 행사의 비율이 높은 상황이다. 100% 온라인 행사는 거의 없다. 또한, 현재 시점에서는 가상이냐, 대면이냐에 관계없이 행사 등록 인원을 기준으로 살펴보면 2020년 4분기부터 2021년 1월까지 행사에 등록하는 참가자 수가 전년도에 비해서 크게 증가한 것을 확인할 수 있다. 아직 대부분 가상행사 위주이지만 호텔과 같이 참가자의 방문이 필요한 장소들에 있어서, 이러한 데이터는 여전히 사람들은 연결되거나 만나고 싶어하는 수요가 많다는 점을 시사한다고 할 수 있다.
A: 행사의 평균 규모나 체류 기간은 어떠한가?
제프리 이매네커(Cvent): 2021년 하반기와 2022년에 개최를 계획하고 있는 회의의 50% 정도는 10~50명 사이의 행사로 기존의 행사들에 비하면 인원이 적은 것으로 나타났다. 2021년 상반기에 계획된 행사의 90%는 50명 미만으로 매우 적은 수치이다. 그러나 체류 기간은 2021년 하반기와 2022년 하반기를 두고 볼 때 기존과 비슷한 수준으로 다소 긍정적인 수치가 나타나고 있다.
A: 2021년과 2022년의 예산은 어떻게 진행될 예정인가?
린다 맥네어리(AMEX): 예산과 관련하여 흥미로운 점은 고객들이 가상 또는 하이브리드 회의의 비용이 더 저렴하다고 생각한다는 점이다. 그러나 이미 많은 기획자들은 경험을 통해 높은 수준의 가상행사를 개최하려면 기존 대면행사와 비슷한 규모의 예산이 필요하다는 점을 깨닫고 있다. 또한, 이전과 같은 다수의 대면행사를 개최하기 위해서는 사회적 거리두기 지침을 준수할 수 있는 소규모 참가자를 위한 공간이 더 많이 필요하다. 띠라서, 전체 예산이 급격하게 감소하기는 어려울 것으로 예상되지만, 일부는 더 적은 예산으로 진행해야 할 것으로 보인다. 현재 가장 중요한 점은 예산을 변화된 산업의 환경에 맞게 재분배해야 한다는 점이다. 규모의 축소로 일부 항목에 대한 예산은 감소될 수 있지만, 하이브리드 행사 상에서는 더 많은 참가자를 효과적으로 수용하기 위해 더 많은 투자가 필요할 수 있기 때문이다.
존 피노(i-Meet): 최소한 단기적으로는 대면행사의 개최 비용이 과거보다 더 많이 들 것으로 예측된다. 단기적으로 비용이 더 들더라도 안전한 행사를 개최하는 것이 바람직한 방향일 수 있다. 실제로도 기업 대부분이 행사 예산 절약보다는 안전하게 개최하는 것에 더욱 집중하고 있다.
A: 전시장 등 비즈니스 이벤트 시설의 동향은 어떠한가?
제프리 이매네커(Cvent): 씨벤트의 내부 RFP 분석자료에 따르면 코로나 확산 이후, 행사들이 기존의 주요 개최지였던 고급 호텔 보다 저비용 체인 호텔을 더 많이 이용했다는 것을 확인할 수 있었다. 이러한 변화에는 예산 상의 제한이 있었을 것이고, 숙박을 하지 않는 비기업 그룹의 참가자들이 참석하는 행사들이 주를 이루었다.
린다 맥네어리(AMEX): 소규모 숙박 시설과 중소 규모의 서비스를 선호하는 움직임이 크다. 코로나 확산 이전에는 리조트나 호텔에서 개최할 수 없었던 행사들도 지금은 가능한 상황이다. 예산 상의 제약으로 프리미엄 브랜드 시설을 활용할 수 없었던 회의 주최자들도 예산이 초과되더라고 고객들을 위해 안전한 시설을 선택하는 경향이 나타나고 있는 것이다. 여러 다양한 시설들이 안전한 행사 개최를 위해 노력한 덕분이기도 하다. 또한, 과거와는 달리 숙박을 하지 않고 압축적으로 많은 회의 진행하여 바로 귀가할 수 있는 행사가 선호되면서 전통적으로 이용되지 않던 다양한 장소들이 회의시설로 많이 이용되고 있다.
존 피노(i-Meet): 산업 회복을 위해 고려해야 하는 또 다른 점은 이벤트 개최를 위한 서비스 업체 등 많은 부분의 공급망이 소멸했다는 점이다. 큰 피해를 겪었던 호텔이나 항공사 뿐만 아니라 회의 및 이벤트를 지원하는 많은 서비스 업체들이 사라지고 있다. 일례로 운송 부문은 과거보다 60%나 감소했다. 공급업체 등 필요한 서비스를 얻기 위해서는 업체들을 다시 조사하거나 행사 기획자들이 직접 이를 수행할 수 있는 방안을 마련해야 한다.
제프리 이매네커(Cvent): 하이브리드 이벤트를 개최할 수 있는 역량을 가진 호텔과 공연장에게 큰 기회가 주어질 것으로 생각한다. 하이브리드 행사는 기존의 대면행사와 메커니즘이 매우 다르며, 여러 인프라 및 기반 시설을 필요로 한다. 일반적으로는 대역폭이 크고 빠른 속도의 와이파이가 필요하고, 카메라 및 음향 시설 정도만 갖추고 있으면 될 것이라 생각하지만, 실제로 기획자들은 이보다 더 많은 기술 장비와 전문 인력 등의 것들이 필요하다는 것을 느끼고 있다.
린다 맥네어리(AMEX): 방금 언급된 시설 및 설비 관련 의견에 동의한다. 기반 시설과 여러 디지털 장비뿐만 아니라, 행사 기획자를 효과적으로 지원할 수 있는 기술과 시설 담당자의 기술 능력과 교육이 장비보다 훨씬 더 필요하다.
A: 지난 몇 분기 동안 버추얼 행사의 증감 추세는 어떠한가?
제프리 이매네커(Cvent): 씨벤트의 시스템 상에서는 일단 제안요청서가 승인이 되고나면 그 행사가 가상행사인지, 대면행사인지를 알 수가 없다. 그래서 이제는 행사 기획자가 대면행사 참가자와 버추얼 참가자 수를 예측해서 지정할 수 있는 기능을 시스템에 추가할 예정이다.
존 피노(i-Meet): i-Meet에서 작년 3분기에 실시한 설문조사 결과, 향후 개최되는 행사를 가상 또는 하이브리드 형식으로 진행하겠다고 응답한 비율이 전체의 약 78%에 달했다. 현재는 하이브리드 행사를 선택하겠다는 비율이 59%에 달한다. 흥미로운 점은 행사 형태 미정을 선택한 비율이 몇 주 동안 상당히 낮았던 것에 반해 현재 30%에 도달했다는 점이다. 이러한 수치를 기반으로 예측하건대, 많은 사람들이 대면으로 돌아갈 기회를 계속 타진하고 있으나 행사를 가상으로 개최할 수밖에 없다는 사실을 이미 알고 있으며, 한 동안은 하이브리드 형식의 행사 개최를 지속하게 될 것으로 보인다.
린다 맥네어리(AMEX): 여러 고객들과 소통하면서 깨달은 점은, 행사를 잘 관리하려면 모든 행사를 면밀히 추적해야 한다는 것이다. 행사 기획을 위해 기존과 같은 데이터 분석 방법이나 전년도와의 단순한 비교는 유효하지 않다. 행사가 어떻게 진행되고 있는지 공백 없이 늘 파악하고 분석해야 하며 새롭게 발견되는 형식의 미팅에는 어떤 것들이 가미되는지를 발견해 내야 한다.
A: 백신 접종 외에 사람들을 행사로 끌어들일 수 있는 요인으로 무엇이 있을까?
존 피노(i-Meet): 사람들이 돌아오기 시작하더라도 여전치 불확실성은 존재할 것이다. 호텔이나 행사 개최시설과의 계약에서 다수의 항목들이 변동 리스크를 안고 있을 수 밖에 없다. 취소나 연기에 관한 규정에 대해 안전 장치를 마련할 필요가 있을 것이다.
제프리 이매네커(Cvent): 예산이 관건이 될 수 있다. 앞서 논의하면서도 언급되었지만, 대다수의 기업들은 지난 1년간 재무적 여건이 흔들렸고, 현금흐름 상에 변동이 있었다. 재무상황은 당분간 기업의 어떠한 활동에도 영향을 미칠 것이며, 예전과 같은 안전한 상황이 되더라도 기업의 자금 여유가 확보되어야 직접 참가하는 행사에 대한 움직임에도 변화가 나타날 것이다.
린다 맥네어리(AMEX): 각 국 정부의 정책 방향을 꾸준히 모니터링 하는 것도 중요한 부분이 라고 생각한다. 각 국가들은 각자의 처지에서 다르게 판단하고, 다르게 결정한다. 세계가 한 방향으로 움직이지 않고, 회복을 위한 접근 방식도 모두 다르게 취하고 있다. 각 국 정부의 수장들이 최선의 합의를 위해 생각을 모으고, 지금과 같은 상황에 따른 악영향들을 최소화 하기 위한 사회적 안전 장치를 마련하기 위해 힘을 모으는 것이 필요하다고 생각한다.
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