최근 커뮤니케이션 테크놀로지는 눈부신 속도로 진화하고 있다. MICE산업 역시 이러한 추세에 부합하여 회의 기획과정 및 운영방식에 혁신에 혁신을 거듭하고 있다. 커뮤니케이션 테크놀로지가 발전으로 인해 관련 상품 및 서비스의 가격효율성이 증가하면서 MICE업계의 최첨단 테크놀로지의 활용이 점차 보편화되고 있는 것이다. 커뮤니케이션 테크놀로지는 MICE산업의 근간이 되는 정보공유와 네트워킹을 활성화시키고 비즈니스의 효율성을 최적화 시키는 도구로 활용되고 있다. 이와 같은 테크놀로지의 영향력은 향후 지속적으로 증가할 전망이고, 커뮤니케이션 테크놀로지의 전략적 활용은 MICE산업의 경쟁력 강화에 큰 변수로 작용할 것이다. 세계 MICE업계의 커뮤니케이션 테크놀로지 구루인 콜빈 볼(Corbin Ball)은 2013년 MICE산업을 선도할 13개의 커뮤니케이션 테크놀로지 트렌드를 다음과 같이 제시하였다.
1. 가격은 DOWN 활용 편의는 UP
웹서비스와 오픈소스 테크놀로지의 발달로 MICE행사 기획 관련 커뮤니케이션 테크놀로지의 상품가격은 하락하는 반면, 콘텐츠 작성, 공유 및 사용 등 사용자 편의는 점진적으로 개선될 으로 보인다. 일례로 컨스턴트컨택(ConstantContacts) 등 다양한 업체들이 온라인 등록신청서 제작 툴을 쉽게 다운받아 활용할 수 있도록 무료로 배포하고 있으며, 가이드북(Guidebook)이라는 업체는 모바일가이드애플리케이션을 무료로 제공하고 있다. 또한 구글의 행아웃온에어(Hangouts on air)는 비디오 컨퍼런싱, 스트리밍, 레코딩 서비스를 무료로 제공하고 있다.
2. 아이패드, 태블릿 활용 증가로 종이사용량 감소
GPS가 탑재된 아이패드(iPads), 태블릿(Tablets) 등 다양한 휴대 장치(hand-held devices) 사용의 보편화로 컨퍼런스 참가자들이 관련 콘텐츠를 직접 다운받아 수정하여 활용할 수 있어, 컨퍼런스 문서의 하드카피 사용률은 점진적으로 줄어들 것으로 보인다.
3. 모바일앱 활용 확대
MICE 모바일앱 보급 확대로 인해 제공되는 서비스도 컨퍼런스 일정 검색에서 플로어맵과 네비게이션, 소셜미디어, 티켓팅에 이르기까지 다양화할 것으로 보인다. 모바일앱을 활용한 광고로 후원사 모집과 추가적인 수익창출도 가능해질 것이다. 또한 모바일앱을 활용한 설문조사로 개최행사의 성과분석도 활성화 될 전망이다.
4. 행사장 사전 시찰용 모바일앱 제공
행사 개최지, 호텔, 컨벤션센터들이 회의기획자와 참가자들을 대상으로 행사장 사전시찰을 위한 모바일앱을 개발하여 제공하고 있다. 아이패드 앱으로는 벤쿠버관광청 (Tourism Vancouver), 히쓰맨호텔(Heathman Hotel), 보스톤컨벤션전시센터(Boston Convention and Exhibition Center) 앱이 가장 활발하게 활용되고 있다.
5. 컨벤션센터, 호텔 등 행사시설의 무료 무선인터넷 제공 서비스 확대
트위터, 페이스북 등 SNS 포스팅의 60%가 모바일 기기를 활용해 이루어지고 있고, 개최시설 내 네트워킹, 메시징, 설문조사 등 행사 기획과 운영뿐만 아니라 프로그램 참가활동에도 무선인터넷 활용도가 높아질 전망이다. 이미 다수의 컨벤션센터들이 공공장소에서 무선인터넷 서비스를 제공하고 있으며, 회의시설을 구비한 호텔들 역시 이러한 트렌드에 부합하여 로비와 객실에 무선인터넷 서비스를 제공하는 추세이다. 양질의 무선인터넷 서비스에 대한 니즈가 지속적으로 증가함에 따라 고객만족을 위해서는 향후 최소 512kb/sec 수준으로 인터넷 대역폭이 제공되어야 할 것으로 전망된다.
6. 원활한 무선인터넷 서비스 제공에 한시적 장애요인 발생
MICE 행사 기획 및 운영에 있어 무선인터넷 수요는 급속도로 증가하고 있다. 태블릿 컴퓨터는 타 모바일 기기들과 비교해 평균적으로 인터넷 대여폭 사용량이 4배 이상이며 그 활용도가 점진적으로 증가하고 있는 실정이다. 참가자들이 여러 모바일 기기를 동시다발적으로 활용하는 한편 집이나 회사에서 사용하는 수준의 인터넷 속도를 기대하는 경향을 보임에 따라 인터넷 대역폭을 수요에 부합하는 수준으로 확장하기 위한 기술력과 재원확보가 불가피 할 것으로 보인다. 행사 시설들이 이러한 테크놀로지와 예산을 확보하고 투자를 추진하기 이전 시점까지 무선인터넷 서비스 제공이 한시적으로 주춤할 것으로 보이며, 한동안 서비스 제공 수준이 고객들의 기대치에 부합하기는 어려울 것으로 전망된다.
7. 신규 IPS 옵션 도입으로 행사장 내 네비게이션 편리성 제고
기존에 보편적으로 활용되는 GPS(Global Positioning System)는 실내에서 활용되는 경우 여러가지 한계를 노출하는데, 이는 기본 무선인터넷 제공 반경이 27미터에 불과하여 일반적인 크기의 전시장을 모두 커버하기가 어렵기 때문이다. 현재 가장 보편적으로 활용되는 IPS 프로바이더는 구글맵스(Google Maps)로, 구글은 실내네비게이션(Indoor Mapping) 서비스인 API를 2011년 11월에 런칭하였으며, 공항, 박물관, 쇼핑센터, 호텔 등 다양한 시설에서 IPS 서비스를 제공하고 있다. 와이페어러(Wifarer) 같은 회사들도 유사한 무선인터넷 핑거프린팅 기술을 기반으로 IPS 서비스를 제공하고 있으나, 안드로이드 유저들만을 대상으로 제한적인 형태로 제공되고 있다. 최근 인도어아틀라스(IndoorAtlas)와 같이 지구의 전자파를 활용한 IPS, 초음파를 활용한 IPS 서비스를 제공하는 쉐파스웨이브로케이터(Shepa’s WaveLocator)와 같은 회사들이 늘어남에 따라 향후 MICE 시설 내 네비게이션이 보다 편리해 질 전망이다.
8. 마케팅, 커뮤니케이션, 참가자들 관심 독려에 인터넷비디오 활용 증가
비디오는 시청자들의 주목을 끌기가 비교적 용이하고 제공하는 콘텐츠의 유지율도 좋다. 또한, 다양한 기기로 플레이가 가능해 접근성이 좋고 SNS를 통한 공유도 쉽다는 장점이 있으며, 검색엔진의 검색순위 상승, 홍보 이메일 트랙킹, 클릭률(click rate) 제고 등 다양한 효과를 창출한다. 행사 준비기간, 진행기간, 종료이후 등 시간상의 제약 없이 잠재 참가자들의 행사참가를 독려하는 등 행사참가자를 유치하는 홍보 및 마케팅 툴로도 활용될 수 있다. 이러한 장점과 더불어 최근 인터넷비디오 제작 및 배포 비용이 대폭 절감됨에 따라 향후 인터넷비디오의 활용도는 점진적으로 증가할 것으로 전망된다. 대표적인 MICE 인터넷비디오 서비스 플랫폼으로는 비엑스비온라인(bXb Online) 사의 비오비티비(BOBtv)를 들 수 있으며, 2012 EIBTM에서 우수 제품으로 선정된 바 있다.
9. 중저가 콘텐츠 배포 옵션의 다양화로 하이브리드 행사 개최 증가
현재까지 하이브리드 행사는 비디오, 슬라이드 등을 통한 콘텐츠의 제작 및 배포비용이 높아 크게 확산되지 못해왔다. 최근 HD 비디오카메라가 탑재된 스마트폰이 다량 보급되고 스카이프(Skype), 구글플러스행아웃(Gogle+ Hangouts), 유튜브 (YouTube) 등 다양한 온라인 플랫폼을 통해 멀티포인트 HD 미디어 커뮤니케이션이 무료로 가능해졌다. 또한, 애니미팅 (AnyMeeting)은 웹엑스라이크비디오(WebEx-like video)를 통해 PPT 슬라이드 공유, 설문조사 툴, 티켓팅 등 다양한 서비스를 무료로 제공하고 있다. 이러한 무료 (혹은) 저가 콘텐츠 배포 옵션이 다양화되면서 향후 하이브리드 행사의 개최는 개최건수는 지속적으로 증가할 것으로 전망된다
10. MICE 테크놀로지 업체들의 기업인수 통한 최신 기술 확보 증가
최근 MICE 테크놀로지 업체들이 기업인수를 통해 최신 기술을 확보하는 경우가 많아지고 있다. 엑티브네트워크(Active Network)는 스타사이트(StarCite)를 사들였으며, 씨벤트(Cvent)는 크라우드컴퍼스(CrowdCompass)와 시드랩스(Ceed Labs)를 인수하였다. 대형 MICE 테크놀로지 업체들은 제공하는 서비스 품목을 원스톱 서비스로 확대해 제공하는 경향을 보이고 있는데, 이 과정에서 최신 기술이 필요할 경우 신규로 개발하기 보다는 관련 기술을 보유하고 있는 업체를 인수함으로써 해당 기술을 재빠르게 확보하는 전략을 채택하고 있다. 2013년에도 이러한 기업인수를 통한 신규 기술 확보추세는 더욱 강화될 것으로 보인다.
11. 참가자 관심 제고 및 참가활동 활성화 툴로 ‘게임’ 활용 증가 – gamific ation
최근 행사 참가자들의 관심도를 높이고 참가활동을 독려하기 위해 참가자들을 대상으로 하는 다채로운 유형의 모바일 게임이 제공되고 있다. 이러한 트렌드는 이벤트모비(EventMobi)의 게미파이앱(GamifyApp)과 같은 다양한 중저가 모바일 게임의 보급으로 더욱 활성화될 것으로 보인다.
12. 소셜미디어 활용 지속적으로 증가
트위터 이벤트 해시택(hashtag)의 활용은 이미 일반화 되었으며 다수의 업체와 협회들이 페이스북, 링크드인 페이지를 개설하여 자신들의 MICE행사 홍보채널로 활용하고 있다. 이미 마케팅툴로 보편적으로 활용되고 있는 인기 소셜미디어는 향후 설문조사, 티켓 판매 등 행사 운영과 세일즈활동에 보다 공격적인 형태로 활용될 것으로 보이며, 핀터레스트(Pinterest)와 같은 새로운 소셜 미디어 제품의 활용도가 대폭 증가할 것으로 보인다.
13. 신기술 도입을 기반으로 한 온라인 행사 확산에도 오프라인 행사 개최는 지속
웨비나(webinar), 웹컨퍼런스 등 온라인 MICE 행사들을 통해 다양한 콘텐츠가 편리하게 제공되거나 공유되고 있으나, 이러한 온라인 행사 확산에도 불구하고 오프라인 행사 개최에는 부정적 영향을 미치지는 않을 것으로 관측되고 있다. 온라인 행사의 편리성은 대면행사가 갖는 장점을 극대화하는 시너지 효과가 있어, 두 유형을 접목시킨 하이브리드 행사개최가 활성화 될 전망이다.
