지난 1월 15일 세계은행이 발표한 ‘세계 경제전망 보고서’에 따르면, 2008년 금융위기로 인한 최악의 상황은 벗어났지만, 아직까지 세계경제는 불확실하고 위태로운 상황에 있다고 진단하면서, 2013년 세계 경제성장률 전망치를 2.4%로 하향 조정하였다. 중국을 중심으로 신흥국 경제가 비교적 탄탄한 성장세를 유지하고 있으나, 유럽, 미국 등 선진국 경제가 여전히 불안정하고 회복세가 부진한 것에 따른 것이다. 2013년에도 아시아를 제외한 다른 지역들은 유로존의 경제위기, 미국의 재정 절벽 등 잔존하는 리스크요인의 여파로 회의시장의 불안정성 및 성장정체가 지속될 것으로 보인다. 한편, 최근 미국의 아멕스(American Express)사는 회의예산절감으로 인한 현지회의 개최 증가에서부터, 소셜미디어, 가상회의 등에 이르는 글로벌 회의산업 주요 트렌드에 대한 분석보고서를 발표하였다. 이번 인사이트 신년호에서는 아멕스가 발표한 동 분석보고서를 토대로 2013년 글로벌 회의산업을 전망하고 주요 트렌드를 분석하였다.
[순 서]
Part Ⅰ. 2013 글로벌 회의산업 전망 분석
1. 2013 회의산업 성장전망 분석
2. 2013 회의산업 예산 및 지출 전망 분석
Part Ⅱ. 2013 회의산업 7대 핵심트렌드 분석
1. 긴축예산에 따른 현지회의(Local Meetings) 개최 증가
2. 개최지 선정 시 보안 및 안전성(Security & Stability) 비중 증가
3. 개최 승인기준 강화(The Meeting Approval Challenge)
4. 소셜 미디어(Social Media)
5. 가상회의(Virtual Meetings)
6. 전자 제안요청서(eRFP) 시스템의 대두
7. 회의비용 지출수단(Meeting Payments)
PartⅠ. 2013 글로벌 회의산업 전망 분석
1. 2013 회의산업 성장전망 분석
2012년 글로벌 회의산업분야의 활동은 주최기관들의 조심스러운 행보와 함께 다소 위축된 동향을 보였다. 아시아 지역은 독보적으로 성장을 지속하고 있으나 북미, 유럽, 중남미는 상대적으로 수평적인 움직임을 보이고 있는 것으로 나타났는데, 이 같은 추세는 2013년에도 이어질 것으로 보인다. 지난 2012년 9월 아메리칸 익스프레스(American Express)가 전 세계 회의기획자들을 상대로 회의산업동향 전망조사를 실시한 결과 응답자의 3분의 2가 2013년 아시아 지역에서의 기업의 회의 관련활동이 증가할 것이라고 응답한 반면, 북미지역은 유사수준, 유럽과 중남미는 소폭 감소할 것이라는 응답이 많았다. 특히 유로존 경제위기의 여파로 유럽지역에서의 회의활동이 감소할 것이라는 응답은 전체 응답자의 51%에 달했다. 거시경제의 흐름과 2012년도 성장패턴을고려할 때, 2013년에도 글로벌 회의산업의 성장은 아시아 지역을 제외한 대부분의 지역에서 정체양상을 보일 것으로 예상된다.
2013년에는 회의규모에도 약간의 변화가 있을 것으로 전망되고 있다. 아시아태평양지역은 평균 5% 정도 회의규모가 확대될 것으로 관측되는 반면, 유럽지역은 5% 축소, 중남미지역 역시 소폭 축소가 예측된다. 반면, 북미지역은 회의규모의 큰 변동 없이 2012년과 유사한 수준을 이어갈 것으로 보인다. 전체적으로 평균 회의 개최기간은 큰 변동이 없을 것으로 보이나, 아시아 지역은 평균 약 2.0% 길어질 것으로 전망되고 있다. 유럽과 미주 지역도 거의 변화가 없을 것으로 보이는데, 북미지역의 경우 응답자의 3분의 2가 회의기간이 더 이상 단축될 여지가 없을 만큼 단축되었기 때문에, 더 이상은 짧아지지 않을 것이라고 응답하기도 하였다.
2. 2013 회의 행사예산 및 지출 전망 분석
2013년 회의행사의 예산 지출전망을 분석한 결과 역시 대륙별로 상이한 결과를 보였다. 아시아 지역은 회의행사 예산지출이 4.2% 증가할 것으로 전망되었는데, 특히 응답자의 3분의 2가 동 지역에서의 행사 개최규모가 커지고 개최기간이 길어지면서 관련 지출예산도 증가할 것이라고 전망하였다. 이와는 정반대로, 유럽지역 응답자의 3분의 2가 지역 내 경제적 상황 등을 감안할 때 행사예산이 약 6% 정도 감소할 것이라고 응답하였다. 북미지역은 예산증감에 의견이 거의 동등한 수준이었으며, 중남미는 유럽 수준까지는 아니어도 행사예산이 다소 감소할 것으로 전망한 가운데, 응답자의 31%는 예산증가를 기대한다고 응답하였다.
2013년 개인별 회의참가 지출비용은 약간의 변화만 있을 것으로 전망되고 있다. 각 지역 응답자의 60% 이상이 회의 지출비용이 변화할 것이라고 전망하였는데, 유럽지역이 4.4% 감소를 전망한 것을 제외하고는 북미(1.7%감소), 중남미(1.2%감소), 아시아 (1.1%증가) 등 타 지역에서는 1% 내외의 변동이 예측된다.
Part Ⅱ. 2013 회의산업 7대 핵심 트렌드 분석1)
1. 긴축예산 편성에 따른 현지회의(Local Meetings) 개최 증가
지난 2012년 9월 아메리칸 익스프레스(American Express)가 전 세계 회의기획자들을 상대로 회의산업 트렌드 전망분석 실시하였다. 이를 위해 응답자들은 예산문제, 현지회의 증가, 회의와 인센티브 결합, 방문회의 증가, 안전 및 보안, 가상회의에 대한 요구, 팀빌딩 활동이 가능한 야외시설에 대한 요청, 그린미팅에 대한 요구, 가족친화형 행사에 대한 요구, CSR 및 기부관련 활동에 대한 요구, 기타 등 11개 트렌드 이슈 중 현재 맡고 있는 업무와 관련하여 가장 큰 변화가 예상되는 상위 5개 항목을 선택하도록 조사가 진행되었다.
응답지역과 관계없이 가장 핵심적인 트렌드로 선택된 이슈는 ‘현지개최 회의 증가(more locally hosted eetings)’로, 이는 서비스공급자를 대상으로 실시한 인터뷰에서도 동일하게 확인되었다. 회의기획자들은 보다 적은 비용으로 보다 큰 효과를 창출(do more with less)하도록 하는 생산성 개선에 대한 압박이 증가하면서 분기별 회의예산을 절감하는 긴축모드가 진행 중이라고 응답하였다. 이에 따라 행사 준비시간을 단축함으로써 전체비용을 줄이는 현상이 나타나기도 하지만, 회의개최는 비즈니스 전략을 위해 매우 중요한 활동이기 때문에 대부분의 경우 불필요한 행사기획 및 진행 비용을 줄이는 데 초점을 두는 방식으로 비용을 절감하고 있다.
이렇게 행사예산 절감이 이슈화되면서 해외 항공료 등 지출비중이 큰 항목을 위주로 예산절감이 진행되면서 점차 해외보다는 국내 혹은 인근 지역 내에서 회의를 개최하는 성향이 증가하고 있는 것이다. 이처럼 현지에서 회의를 개최하는 경우 불필요한 지출을 없애고 사업진행이 빠르게 진행되는 효과가 있기 때문에 향후에도 이 같은 추세가 이어질 것으로 보인다.
그러나, 보편적으로 전 세계의 공급자와 수요자, 잠재적 가치를 지닌 개별주체들이 만나고 교류하는 대규모 국제행사의 가치에는 할인을 적용하기 어려운 부문이 있기 때문에, 지역 내 개별참가자를 유치하는 중소규모 행사가 아닌 광범위한 지역수요를 커버해야하는 대형회의에 대해서는 선별적으로 해외지역을 개최지로 결정하는 패턴이 지속될 것이다.
2. 개최지 선정 시 보안 및 안전성(Security & Stability) 비중 증가
회의개최지로 리조트 시설에 대한 선호가 지속되는 가운데, 회의개최지 결정에 있어 보안 및 안전성에 대해 중요하게 고려한다는 응답이 예년 대비 높은 수준으로 나타났다. 세계경제와 정치적 불안정이 지속되면서 이에 대한 비중이 증가하고 있는 것으로 보이며, 특히 북미지역 응답자들의 고려비중이 가장 높았다.
회의 개최지역 중에서는 아랍과 멕시코 지역에 대한 우려가 큰 것으로 나타났는데, 실제로 행사 개최 시 외부 서비스공급자에 대한 테러와 민간인에 대한 치안체계가 미흡한 점 등이 실제 피해사례로 나타나고 있다는 의견이 있었다. 글로벌 호텔 브랜드들도 보안과 안전에 대한 이슈를 화두로 꼽았는데, 정치적 이슈가 있는 지역의 글로벌 호텔체인은 회의 개최 시 더욱 치밀하고 높은 수준의 보안 유지체계를 갖추도록 하여, 저가 브랜드 및 지역 호텔들보다 더 나은 서비스 체계를 갖추어야하는 문제가 있다고 밝혔다. 회의주최자들은 제안요청서(RFP)에 해당 지역 및 인근 지역에서 시위, 집회 등의 발생 가능성에 대해 우려하는 내용 및 질문을 포함하는 경우도 많이 있었다.
정치적 불안정성의 관점에서는 이집트를 비롯하여 시리아, 요르단, 레바논 등에 대한 부정적 시각이 많았던 것에 반해, 걸프 지역중 아부다비와 두바이 지역에 대한 회의개최 수요는 증가하고 있는 것으로 타나났다. 이 같은 외부요인은 회의 개최 시 잠재적으로 부정적인 영향을 줄 수 있기 때문에 회의 개최지를 결정할 때 안전도는 보다 중요한 이슈로 부각되고 있으며, 2013년에도 이같은 특성이 이어질 것으로 보인다. 정치경제적으로 불안정한 도시에서 불가피하게 행사를 개최해야 하는 경우, 지역 CVBs 및DMCs에 대한 교육을 통해 이 같은 상황에 대응할 수 있도록 사전에 위기관리를 할 수 있도록 하는 것이 필요할 것이다.
3. 회의개최 승인기준 강화(The Meeting Approval Challenge)
회의 개최 승인이 이루어지는 것이 최소한 어느 정도는 까다로워졌다. 특히 북미지역 응답자들은 회의개최 지원금이 증가함과 동시에 회의개최 성과에 대한 모니터링 및 감시체계가 강화됨에 따라 회의 승인절차가 전년에 비해 강화되었다고 밝혔다. 기업 등 내부적인 승인을 필요로 하는 경우 이는 힘든 요인으로 작용할 수 있겠으나, 그 외 대부분의 경우 이 같은 승인체계의 강화는 회의개최에 따른 리스크 감소와 ROI 증대로 이어져 실제적으로는 긍정적 효과를 창출할 것으로 보인다.
회의개최의 승인여부는 이전 분기의 재무적 상황에 영향을 받게 되는데, 대규모 복합회의는 전략적으로 중요한 의미를 갖기 때문에 행사 개최목적, 목표참가자, 행사일정, 회의개최지 등을 고려하여 적절하고 투자 가치가 있는지 등에 대한 평가를 통해 엄중하게 사전심사를 거치는 것이 필요하다. 회의개최 지원금이 증가하는 경우 승인절차가 더욱 복잡해질 수 있으나, 기존의 선호되는 서비스 공급업체를 이용하는 등 비용절감을 위한 노력을 병행하는 경우 행사는 보다 효율적으로 진행될 수 있다.
이 같이 행사 개최 승인절차가 더욱 까다로워지면서, 행사 주최기관의 중요한 요구사항 등을 사전에 준비하는 등 현명하게 대처하는 노력이 수반되어야만 자칫 개별행사의 가치에 부정적 영향을 미칠 수도 있는 승인기간이 길어지는 것을 막을 수 있을 것이다.
4. 소셜미디어(Social Media)
소셜미디어와 행사를 통합하여 개최하는 활동이 전 세계적인 이슈로 대두되고 있긴 하지만, 구체적인 의미와 효과성에 대한 의문도 동시에 제기되고 있다. 행사개최에 소셜미디어 활동을 통합적으로 활용하는 데에는 많은 옵션이 있다. 예를 들어 트위터 계정 하나만 있어도 모바일을 통해 특정행사의 애플리케이션에 접근할 수 있고, 참가자들과 연결되어 정보를 교환하고 교류할 수 있다. 최근 행사개최에 소셜미디어를 결합하여 진행하는 것이 크게 유행하면서, 이제는 소셜미디어의 활용이 다소 형식화한 부분도 있으나, 2013년에는 이 같은 활동이 더욱 강화될 것으로 보인다.
대부분의 회의 및 전시분야 협회에서는 행사 개최와 관련하여 소셜미디어를 전면적으로 활용할 수 있도록 하기 위해 소셜미디어 팀을 별도로 운영하는 사례가 많아졌고, 행사에 대한 트윗(tweet)이나 블로그(blog) 활동을 통해서 회의 참가를 독려하고 보상하는 다양한 활동을 전개하도록 하고 있다. 모바일 앱을 지원하는 스마트폰의 폭발적인 수요와 트위터, 페이스북 등 주요 소셜미디어를 통한 상호교류 채널의 지원이 이 같은 트렌드를 만들어 낸 핵심도구이다. 구글 모바일플래닛서비스(Mobile Planet Service)의 「2012년 스마트폰 사용에 관한 보고서(2012 global research report on smartphone adoption)」에 따르면 스마트폰 사용자는 세계 주요국에서는 이미 인구수의 40%를 넘어섰고, 시스코(Cisco)사는 2012년 말 경에 이르면 모바일로 연결되는 기기의 수가 인구수를 넘어서게 될 것이라고 예측했다고 밝히고 있다.
핸드폰 사용자의 소셜네트워크를 통한 정보 공유 증가
스마트폰 사용자들은 소셜네트워크를 통해 정보를 공유하기 위해 폰을 사용하는 비중이 증가하는 추세다. 글로벌 모바일 데이터 사용량은 급속하게 증가하고 있으며, 2016년까지 연간 76%씩 성장할 것으로 기대된다. 이는 소셜미디어를 통한 공유, 그 중에서도 특히 스마트폰을 통한 영상물 공유의 증가를 의미하기도 한다. 회의나 행사에서의 소셜미디어 활용은 아직 초기단계에 있지만, 회의참가자들을 중심으로 스마트폰 활용이 증가하면서 회의기획자들 역시 이를 회의의 주요 구성요소로 결합하는 경향이 나타나고 있다. 형식상으로나마 행사와 관련한 소셜미디어를 운영하게 된다면, 참가자들은 트윗과 블로그 활동을 하고, 페이스북에 포스트하거나 자신만의 콘텐츠로 체크인하고 행사에 대한 의견을 개진하는 방식으로 자기만의 활동을 펼칠 것이다.
회의행사를 위한 소셜미디어 활용기반 구축
이 같은 추세를 반영하여 회의산업에서는 특히, 대규모 회의와 참가자 위주의 회의를 개최하기 위해서는 소셜미디어 활용에 관한 전략과 정책(또는 규정)을 사전에 수립하는 것이 필요할 것이다. 그리고 이를 회의 관련 사항을 이해하고 문제를 찾아내는 소셜 커뮤니케이션 채널로 활용할 수 있도록 운영하고 모니터링 하는 것이 필요하다. 단, 모니터링 시 유의해야 할 점으로 모든 참가자들이 주최기관의 정책 및 규정을 따라야 하는 직원이 아니기 때문에 이들에게는 별도의 동의를 받는 등의 작업이 수반되어야 한다는 점을 미리 숙지해야 할 것이다.
소셜미디어 활용의 기대효과
소셜미디어는 행사 참가자, 주최기관, 후원기관 등 여러 이해관계자들을 위해 행사의 가치를 제고할 수 있는 여러 기회들을 제공할 뿐만 아니라, 개인생활과 업무활동 등 모든 생활패턴에 소셜미디어를 통합적으로 활용하고 있는 미래 참가자나 젊은 세대 참가자를 대상의 마케팅 활동의 성과를 향상시킬 수 있다. 또한 행사참가가 아닌 고객들을 대상으로 브랜드 인지도와 이미지를 제고하는 등 투자성과를 높이는 도구로도 활용 가능하다.
소셜미디어 활용방안
행사개최에 소셜미디어를 통합적으로 활용하는 것에 대한 인터뷰 결과, 행사개최의 궁극적인 목표를 달성하기 위해서는 전략적으로 소셜미디어를 활용하는 것이 불가피하다고 생각하는 견해가 많았다. 따라서 행사개최를 준비하는 기획자라면 소셜미디어개발 플랜을 수립하는 것이 도움이 될 수 있다. 여기에는 행사목표 달성을 위한 도구로 소셜미디어 활용하는 옵션을 추가하고, 활용결과에 대한 측정기준을 제정하도록 하는 등의 내용을 포함하는 것이 필요하다.
소셜미디어 플랜은 단순하게 참가자들이 행사에 긍정적 또는 부정적 영향을 주는 요인에 관한 내용이 아니라, 행사개최 기간별(전/중/후)로 시행하기에 알맞은 소셜활동에 대한 가이드로서 기획자에게 도움을 줄 수 있을 것이다. 행사개최 기간별(전/중/후)소셜미디어 활용 목적 및 방안에 관한 내용은 다음과 같이 제시할 수 있다.
소셜미디어 활용비용
소셜미디어에 대한 비용의 범위는 매우 다양하다. 무료 해시태그(hashtags)2)에서부터 터치기술 등 복합적 기능을 갖춘 행사 특화 어플리케이션으로서 수십만 달러의 개발비용(커미션 등)이 드는 도구들까지 옵션이 천차만별이다. 따라서, 회의기획자들은 행사 관련 소셜미디어의 수요를 충족시킬 수 있는 자원조달(resourcing) 가능성을 염두에 두어야 한다. 이미 업무가 과중한 직원에게 소셜미디어 활용이라는 새로운 업무를 맡기는 것으로는 효과성 측면에서도 의미가 없다. 소셜미디어에 대한 투자는 행사의 전반적인 전략 및 기대성과에 기반하여 이루어지는 것이 필요하며, 적절한 지원 기반을 통합적으로 구축하는 것이 필요하다. 이 같은 관점에서 소셜미디어 플랜을 수립하는 초기 단계에서 소셜미디어 활용 옵션을 선택하는 것은 매우 중요한데, 이 시기가 빠를수록 참가자를 대상으로 인지도와 적응력을 최대화 할 수 있을 것이다. 소셜미디어를 이용하는 참가자와 이들의 사용 강도는 행사의 성공여부를 결정하는 핵심 요인이 될 수도 있다.
2) 해시태그(hashtags), 소셜네트워크서비스(SNS : social network service)인 트위터에서 ‘#특정단어’ 형식으로, 특정 단어에 대한 글이라는 것을 표현하는 기능
5. 가상회의(Virtual Meetings) – 미개발 잠재시장
기술의 발전과 더불어 회의형식이 다양화하면서 라이브미팅(Live Meeting, 현실회의), 가상회의(Virtual Meeting), 하이브리드 회의(Hybrid Meeting) 등의 유형이 전략적으로 활용되는 사례가 늘고 있다. 이 중 가장 선호하는 유형 한 가지만을 선택하도록 한 회의기획자를 대상으로 한 선호도 조사결과에서, 하이브리드회의 5%, 가상회의 4%, 라이브미팅 91%로 라이브미팅이 단연 우위를 점했다.
반면, 기업보고회(company update meetings)에 가장 적합한 행사형태로는 하이브리드 회의(39%)와 가상회의(45%)가 적합한 것으로 나타났다. 교육행사(training)로도 하이브리드회의(41%)와 가상회의(15%)에 대한 선호도가 높아, 라이브미팅을 대체할 수 있을 것으로 나타났다. 이 같은 결과는 가상회의 솔루션이 복잡성이 덜한, 소규모 회의에 적합할 수 있다는 의미이기도 하다. 대부분의 경우 라이브미팅에 대한 선호도가 높았지만, 일부 행사의 경우 가상테크놀로지를 접목하는 하이브리드 솔루션에 대한 시장의 관심도가 높아지고 있다는 점은 주목할 만하다.
가상 및 하이브리드 솔루션을 활용하는 이유를 묻는 질문에서는 ‘비용절감(52%)’이 가장 중요한 이류로 나타났고, 다음으로 ‘여행 경비와 시간절약(42%)’, ‘회의 효율성 개선(5%)’, ‘컨텐츠 조율(1%)’ 순이었다. 이러한 응답 결과는 가상/하이브리드 솔루션이 회의 개최의 성과를 높이기보다 단순히 비용절감을 위한 도구로만 활용된다면, 이는 오히려 솔루션 활용의 범위를 확장하는 데 있어 잠재적인 장애요인이 될 수 있다는 것을 시사한다.
이 같은 결과는, 2012년 1월 MPI 재단의 조사결과에서도 유사하게 나타났는데, 가상/하이브리드 솔루션 활용에 관한 질문에서 응답자의 44%가 회의에 미치는 영향이 10% 미만이라고 응답하였고, 20% 미만이라는 응답도 25%에 달했다. 즉, 현재의 가상 솔루션 활용은 성과제고보다는 비용절감 관점에서 접근하고 있다는 해석이 가능하다.
한편, 산업 내 주요 임원진들을 대상으로, ‘기업/기관 차원에서 가상회의에 대한 명확한 정책이나 규정을 두고 있는가’를 묻는 질문에서, 가상회의는 회의 포트폴리오의 전략적 관리 범위에 포함되기 보다는 상황에 따라 가상회의 활용여부와 활용성이 달라 질 수 있다는 의견이 많았는데, 이는 아직 가상회의가 아직 기업이 회의운영 정책에 공식적으로 반영되지 못하고 있다는 것을 의미한다. 유사한 질문 중 하나로, 조직 내에서 누가 가상회의와 관련한 주요 책임을 맡고 있는가에 대해서는 29%가 회의기획 (Meeting Planning) 담당자라고 응답하였다. 한편, 24%는 IT 담당자라고 응답하여, 가상회의가 기술적 솔루션으로서 주요한 기능을 하고 있음을 보여주었다.
2012년 회의업계에서는 가상회의의 적용에 대해 의견이 분분하였다. 다만, 가상/하이브리드 솔루션을 통합하는 것은 회의의 효율성을 향상시키고, 참가자 접촉비용(cost per contact)이 절감될 수 있다는 입증사례는 증가하였다. 2013년에도 회의기획자 및 회의주최기관은 개별 미팅 및 전체 회의에 대한 가상회의 활용의 효과성을 높이기 위해 노력할 것이다. 이를 위해서는 그때 그때 상황에 따라 가상/하이브리드 솔루션을 활용하기 보다는 기업/기관 내부 전문가나 외부전문가를 통해 가상회의 활용에 대한 구체적인 전략과 정책/규정을 사전에 수립하는 것이 필요하다. 이러한 활동은 궁극적으로 참가자의 경험, 회의 양상을 혁신적으로 재설계하게 되고, 회의 개최의 목적대비효과(Return on objective, ROO)를 제고하고 참가자의 경험향상을 위한 적절한 기술적 지원을 받는 기회를 높일 것이다.
6. 전자 제안요청서(eRFP)시스템의 대두
기술과 인터넷 문화가 발달하고 호텔 상품 및 서비스 구매의 전자거래 및 처리해야 하는 제안요청서(RFP)의 수량이 많아지면서 전자 제안요청서(eRFP) 시스템이 출현하게 되었다. 편리한 듯 보이는 이 같은 현상은 의외로 회의산업 이해관계자들의 업무 효율성을 저해할 수도 있으며, 어떤 경우에는 주관기관의 비용부담을 초래할 수 있다. 이를 위해 모든 이해관계자들의 통합적 노력이 지속되는 것이 필요해졌다.
eRFP와 업무 효율성 및 생산성
eRFP시스템을 적용하는 기업이 많아지면서 고객들이 거래상대방에 대한 배려 없이 시설 활용을 위한 RFP 발행 사례가 빈번해졌다. 호텔과 같은 공급업체는 밀려드는 RFP 발행 요청으로 업무량이 증가하고, RFP 스팸들로 인해 업무효율성이 오히려 낮아졌다는 보고서들도 속출하고 있다. 아멕스(AMEX)사가 최근 조사한 결과에 따르면, 북미지역 행사의 약 66%가 행사당 10개 이하의 eRFP를 발행하는 것으로 나타났다. 유럽은 78%, 중남미 80%, 아시아는 88%로 더욱 높은 수준이다. 15건 미만을 발행하는 경우는 미국 81%, 유럽 80%, 중남미 93%, 아시아 88% 수준이었다. 비 분야 전문 IT/데이터 솔루션업체인 시벤트(Cvent)의 분석결과, 고객의 외주 목적에 부합하는데 필요한 eRFP 발행건수는 행사당 10-15회가 적당한 것으로 나타났다. 하지만 이를 발행해야 하는 호텔의 경우 발행건수를 낮추기를 선호하고 있다.
eRFP의 활용 및 인지도는 빠르게 증가하고 있으나, 효과성에 대한 의견은 분분하다. 전년대비 eRFP 발송횟수를 묻는 질문에서 전년대비 증가했다는 응답이 전체 응답자의 3분의 1을 차지했다. 증가율에 대해서는 호텔은 매년 0-10%, 호텔 외주업체는 매년 10-20% 증가를 체험하고 있다고 응답했다. 이 같은 트렌드는 시장의 비효율성 증가를 보여주는 것인지, 아니면 단지 외주과정에서 나타나는 진화적인 패턴이며, 이에 따라 각 이해관계자들의 적응이 요구되는 것인지 궁금하지 않을 수 없다.
행사당 eRFP 발행에 대한 적정횟수가 따로 있지는 않지만, 수익과 생산성을 극대화하기 위해서는 이를 줄이는 것이 좋다. 갈등요인이 많은 것도 결국 당사자들이 해결해야 할 과제이고 이를 여러 옵션을 두고 따지는 것은 비효율적이다. 따라서 가능하면 관련 옵션을 미리 선별하도록 하여 최적화 내용을 바탕으로 하는 단 한 번의 RFP 발행을 통해 eRFP시스템의 장점을 극대화하는 노력이 필요하다.
결과적으로 eRFP 과다 발행은 회의비용을 상승시키는 결과를 초래한다는 해석이 가능하다. eRFP시스템 활용의 장점이 이를 과다 사용함으로써 발생하는 단점으로 인해 활용가치가 떨어지는 일은 방지하는 것이 필요하다. 이러한 모든 논의에도 불구하고 간소성, 편의성, 통합성, 다각성, 생산성, 효율성 등 다양한 외주업체와의 비즈니스를 통해 궁극적인 활용 목적을 극대화함으로써 eRFP의 활용은 향후에도 꾸준한 증가세를 이어갈 것으로 보인다.
7. 회의비용 지출수단(Meeting Payments)
2013년에는 전 세계적으로 보다 적은 비용으로 보다 많은 효과를 창출(do more with less)하기 위한 노력이 지속될 것이라고 앞서 언급한 바 있다. 회의분야에서도 행사에 대한 투자대비 효과를 극대화함으로써 회의 운영의 가치를 높이고자 하는 노력이 지속될 것이다. 이에 따라 회의관련 지출계정을 전략적으로 관리하기 위한 프로그램 개발 등 관련 이슈가 업계에서도 화두가 된지 이미 오래다. 기업에서는 회의 관련 비용에 대한 지출기준을 강화하고 비용을 절감하고 효율성을 개선하는 방안을 강구하고 있다. 지출관련활동에 관한 조사에 따르면, 기업/기관 소속 회의기획자의 40%가 회의 관련 비용 지출을 위해 법인카드(기업카드 또는 기업미팅카드, 기업구매카드)를 활용하고 있으며, 외주업체 등 외부 기획자도 88%가 고객(기업/기관) 측에서 제공하는 카드를 활용하는 것으로 나타났다. 이외에도 회의 규모가 더 클수록, 외부 업체일수록, 보다 노련한 회의전략 포트폴리오일수록 기업카드 활용도가 더 높은 것으로 파악되었다.
기업카드를 활용하는 경우라도 청구서 발행을 요청하는 절차는 여전히 진행되고 있으며, 계좌입금이나 개인카드 활용 역시 후순위 수단으로 기능하고 있는 것으로 조사되었다. 한편, 구체적인 내부 규정사항이 없는 경우 이 같이 다양한 지불수단을 활용하는 경향이 증가하는 것으로 나타났다. 기업카드를 활용하는 이유를 묻는 질문에서는 기업/기관 소속 여부에 관계없이 기획자들 모두 ‘기업의 규정/요구 사항에 이 같은 내용이 포함되어 있기 때문’이라는 응답이 가장 많았고, 다음으로 ‘회의 지출비용 할인’, ‘일반적인 기업카드 사용의 혜택’ 순으로 나타났다.
