새로운 프로모션 도구에서부터 주요 이동의 물결, 혁신적 변화, 감동적 요소에 이르기까지 2015년을 앞두고 신규 사업을 구상하는 MICE 관계자들은 아마도 ‘앗, 이거다!’ 라고 무언가 혁신적인 영감을 불어넣어 줄 수 있는 핫한 아이디어에 목말라 있을 것이다. 이번 호에서는2015년을 준비하는 독자들을 위해 MICE산업에 활력을 불어넣을 ‘엣지(edge)’있는 아이디어를 15개로 나누어 살펴보았다.
① 스마트 기기 활용하기
② 드론 투입하기
③ 앱과 ROI
④ 셀카를 사랑하는 참가자들
⑤ 한 등급 낮은 호텔의 이용
⑥ 숙박도 잘하고, 회의도 잘 하기
⑦ 도시의 브레인파워 강화
⑧ 새로운 네트워킹
⑨ 무인 호텔 체크인
⑩ 앱을 통한 혜택 제공
⑪ 트윗활동에 대한 보상
⑫ 게임과 앱을 통한 즐거움, 게이미피케이션
⑬ 진정한 시대적 변화, 소셜미디어 월
⑭ 미각의 새로운 트렌드
⑮ 슬로우 미팅
1 스마트 기기 활용하기
이제는 행사 참가자들이 스마트폰이나 태블릿을 통해 행사정보와 내용을 확인하는 세상이 되었다. 센스 있는 기획자들은 이러한 트렌드를 반영하여 청중을 사로잡고 이들의 꾸준한 호응을 이끌어 내기 위한 전략적 수단으로 새로운 도구들을 활용할 수 있다. 최근 새롭게 개발된 대표적인 응용 프로그램 사례를 소개하면 다음과 같다.
스피치오(Speecheo)
스피치오는 2015년 1월 런칭을 준비 중인 프로그램으로 참가자들이 자신의 스마트 기기를 통해 연사의 발표자료, 오디오 기록, 노트필기, 북마크 기능 등을 확인할 수 있는 서비스를 제공할 예정이다. 참가자들은 한 번의 클릭으로 궁금해 하는 모든 정보에 접근할 수 있고, 연사가 활용했던 특정 발표자료와 문장까지도 확인할 수 있게 해 준다. 스피치오의 CEO인 라파엘 하멜(Raphael Harmel)은 “결국 모든 참가자들은 스스로가 원하는 맞춤화된 요약본을 만들어 소장하고 자기 팀과 공유할 수도 있다”고 언급한다. 이에 따라 연사와 회의기획자는 청중들이 어떤 정보를 가장 많이 활용하였고, 더 잘 이해하였는가를 파악할 수 있다.
빙펄스(Bing Pulse)
빙펄스는 2014년에 CNN과 MSNBC에서 대규모 실시간 시청자 투표 및 피드백조사를 하기 위해 사용했던 프로그램으로, 청중들이 5초 간격으로 화면을 터치하여 보고 듣는 내용에 대한 긍정적 또는 부정적인 반응을 바로 전달할 수 있게 하였다. 마이크로소프트(Microsoft)의 기업 전략 본부장 조쉬 가티미어(Josh Gottheimer)는 ”빙펄스는 행사 기획자가 참가자로 하여금 각자의 손 안에서 콘텐츠에 적극적으로 개입할 수 있게 하여, 2차 화면의 경험을 통제하도록 돕는다” 설명한다.
핑퐁(PingPong)
핑퐁은 강의, 수업, 토론 등을 위해 모인 사람들이 서로 커뮤니케이션하게 돕는 도구이다. 별도의 복잡한 등록절차 없이 각자의 휴대폰을 통해 청중의 질문 수렴, 참가자의 이해도 평가, 자료 공유, 우승자 선정 등의 투표 등의 활동을 즉각적으로 진행할 수 있는 앱(App)으로, 참가자의 활용 유도를 통해 회의 프로그램에 대한 지속적인 관심을 유지할 수 있다.
2 드론(Drone) 투입하기
아마존닷컴(Amazon.com)의 CEO인 제프 베조스(Jeff Bezos)가 한 매체와의 인터뷰에서 1시간 동안 논의한 바 있는 드론 쿼드콥터(Drone Quadcopter). 미연방항공청(Federal Aviation dministration, FAA)의 규제와 운송 문제로 가까운 미래에 드론의 활용에 대한 우려가 있는 것은 사실이다. 하지만 회의업계에서는 드론의 활용에 대해 적극적으로 고려해 볼 수 있다.
예를 들어, 버즈에어 시네마 드론(BUZZair aerial cinema drone)을 사용하면 청중들 위에서 회의 및 인센티브 프로그램의 전경을 드론의 눈을 통해 제공하여, 참가자들에게 흥미를 더해줄 수 있다. 또한, 드론으로 촬영한 영상을 유튜브를 통해 공유하면, 참가자들은 이를 소셜미디어 연결망을 통해 게시하여 동료들이나 친구들에게 보여주고 자랑할 수 있을 것이다.
행사를 촬영하기 위해 쿼드로콥터(quadrocopter) 드론을 사용하기 위해서는 사전에 시설 측에 이 같은 계획에 대해 알려주는 것이 필요하며, 드론이 안전하게 비행하면서 정상적으로 작동할 수 있는 방법에 대해 전문가의 서비스 지원을 받는 것이 좋다. 하지만 드론이 비행을 시작하면 기획자의 업무까지 침투당할 우려는 있다. 한편, 전시전문 서비스업체인 프리맨(Freeman)은 드론이 촬영한 영상물을 웹 기반의 가상 사전답사(virtual site inspection) 도구로 연계하여 활용할 수 있을 것이라고 한 바 있다.
3 앱과 ROI
지난 수년간 회의기획자들은 참가자 설문조사를 통해 회의 개최에 따른 ROI를 측정해왔다. 이 같은 설문조사 결과가 전체적인 내용을 담아낼 수 없다는 한계가 있음에도 대체수단이 없었기에 불가피한 선택이기도 했다. 크라우드콤파스(CrowdCompass) 앱을 개발한 회의기술업체 Cvent의 마케팅·커뮤니케이션 부서장 케빈 롱(Kevin Long)은 지금과 같은 “행사 앱의 시대(the age of event Apps)”에서는 앱을 활용하여 더욱 다양한 측면에서 ROI를 측정할 수 있다고 말한다. 예를 들면 다음과 같다.
- 독특한 사용자 수 (참여활동을 통한 직접적인 수 파악)
- 복합 행사의 앱 상에 특정 행사 페이지는 몇 회 게시되었는가?
(앱이 가장 큰 프로그램과만 연결되어 있는가? 소규모 내부 프로그램조차 많은 호응을 얻고 있는가? 등) - 어떤 연사, 발표자료, 세션, 기타 콘텐츠 자료원 등이 참조 되었는가?
(당신의 세션과 연사 선택을 입증하거나, 차기 회의에서 변화를 주어야 하는 사항에 대한 증거를 확보) - 세션별 참가자수 및 개인별 일정
(이를 확인할 수 있는 경우, 500명 중 480명은 개별 일정을 만들어 낼 수 있고, 주요 참가 내용을확 인 할 수 있음.) - 투표결과
(이 같은 내용은 참가자 간 내부적인 기업 메시지를 표명하거나, 창의성 있는 질문에 대해서만 활용 가능성이 있음.)
4 셀카를 사랑하는 참가자들
셀카를 찍고 공유하는 것은 더 이상 10대들만의 재미거리가 아니다. 이제는 모든 세대가 셀카를 즐기고 있고, 이를 회의 기획에서 활용하는 것도 하나의 아이디어가 될 수 있다. 방법은 매우 간단하다. 회의나 주최기관의 브랜드가 포함될 수 있는 촬영 공간을 가시적으로 흥미롭게 꾸며 제공하면 된다. 대형 사진이나 인스타그램(Instagram) 프레임에 회의 및 주최기관 로고가 포함될 수 있도록 하는 방법을 생각해보고, 참가자들이 촬영 배경으로 활용할 수 있는 회의 개최지 배경의 대형 판넬을 준비하는 것도 좋다.
좀 더 창의적으로 접근하여 의상과 회의 주제와 관련된 소도구 등을 제공한다면 참가자들은 생각하는 것보다 훨씬 더 즐거움을 느낄 수 있을 것이다. 저녁 리셉션을 위한 장식물을 선택할 때, 셀카를 고려해볼 수 있다. 유령의 집 같은 대형 구조물에 브랜드와 이것저것 장식물을 달면 그게 뭔지는 몰라도 컬러풀하다는 것은 인지될 수 있으며, 그 장소는 회의장 내에서 가장 “핫(hot)한 장소”가 될 것이다.
개최지를 그림으로 표현할 수도 있다. 뉴올리언즈 컨벤션뷰로의 PR 담당자인 타라 레토트(Tara Letort)는 참가자들이 틈새시간에 방문할만한 도시 내 모든 관광구역에 회의 브랜드를 장착한 셀카 스테이션을 비치한 경험이 있다고 한다. 일부 회의주최자들은 이를 게임화하여 최고의 회의-셀카 스테이션을 배경으로 사진을 찍고, 회의 해쉬태그(hashtag)를 달아 둔 참가자들에게 상품을 제공하기도 한다. 다만, 경쟁자나 불평을 가진 측에서는 브랜드를 훼손시킬 명목으로 이를 악용할 수 있다는 것을 고려할 필요가 있다.
모든 사회적 활동에 대해서는 늘 리스크가 따를 수 있다는 점을 염두에 두는 것이 좋다. 또한 참가자의 사진을 활용함에 있어 당사자들에게 미리 사진물의 소유 및 활용에 대한 허용여부를 확인해두는 것이 필요하다. 셀카와 관련하여 다음 사항을 확인하는 것이 좋다.
- 회의 해쉬태그가 있는 모든 곳을 찾아내어 가능한 모든 사진을 추적한다.
- 연사들에게 연단에서의 사진촬영에 대해 의중을 묻고, 참가자들에게도 촬영 의중을 묻는다.
- 참가자들로 하여금 연사들의 발표 후에 함께 사진을 찍도록 권유한다.
- 일반 세션 이전에 셀카 사진 몽타주를 행사장 홀 내 화면을 통해 보여준다.
5 한 등급 낮은 호텔의 이용
아멕스(Amex)가 발표한 2015 글로벌 회의산업 전망에 따르면, 중급 수준의 호텔에 대한 수요가 세계적으로 증가하는 추세를 보이고 있다. 회의기획자들 사이에서 호텔 객실 확보를 위한 경쟁이 치열해지고 있는데, 이는 회의뿐만 아니라 일반 출장 및 휴양목적의 여행객의 객실수요가 증가하고 있기 때문이다. 일부 회의기획자들은 시카고나 파리와 같이 수요가 몰리는 도시에서 회의를 개최하는 경우, 중급 수준의 호텔 객실 확보가 당장의 이슈가 된다.
PwC가 지난 11월에 발표한 “미국 숙박시설 수급 전망(U.S. lodging outlook)”에 따르면, 2014년 더블트리(Doubletree), 코트야드(Courtyard), 포포인츠(Four Points), 래디슨(Radisson) 등 중상급 호텔에 대한 수요는 6.9% 증가하였는데, 이는 전체 호텔 수요 증가율인 4.3%보다 2.6%나 높은 것이다. 2015년에도 이 같은 중상급 수준의 호텔에 대한 수요는 5.2% 증가할 것으로 전망되는데, 전체 호텔 수요 증가율 2.5%보다 2배 이상 증가할 것으로 예측되고 있다.
여행객들의 활동은 경제상황에 따라 변화한다. 중상급 호텔 브랜드인 초이스 호텔(Choice Hotels)의 수석 부사장 마이클 머피(Michael Murphy)는 “경제침체기에는 소비자들이 한 등급 낮은 단계의 호텔을 선택하게 되는데, 만족도는 그리 나쁘지 않다”고 말한다. 초이스의 캠브리아호텔앤스위트(Cambria Hotels & Suites) 같은 브랜드는 목표 시장으로 틈새시장 소비자들을 확보하여 충성도를 유지할 수 있는 방법에 대해 고민하고 있다. 현재 공사 중인 대형 호텔의 대부분은 중상급 수준에 해당하는 호텔 브랜드가 많은 상황이다. 회의기획자들은 선택적 서비스를 많이 제공하는 시설을 선호하는 경우가 많은데, 중상급 수준의 호텔들은 무료 무선인터넷통신망(Wi-Fi), 무료 아침식사, 매력 있는 환영장소와 같이 부가적인 서비스를 제공하는 곳이 많아 특별히 선호되는 경향이 있다.
6 숙박도 잘하고, 회의도 잘 하기
MGM이 2012년 라스베이거스 MGM 그랜드 호텔에서 런칭한 “스테이 웰 회의 프로그램(Stay Well Meetings program)”을 통해 제공하는 객실은 히트상품으로 알려져 있다. 2014년에도 MGM은 부동산기업인 델로스(Delos)와 사업고문인 디팩 조프라(Deepak Chopra) 박사와 협조하여 이 프로그램에 설계에 위한 투자를 단행하였다. 이 프로그램의 정점은 생산성(productivity), 창의성(creativity), 협력(collaboration)을 증진시키기 위해 더욱 건강한 내부 회의시설을 제공하는 데에 있다. 회의시설의 가장 큰 특징으로는 가상의 창을 통해 자연광이 들어온 것 같은 분위기를 조성하여 자연 환경적 요인이 가미된 공간으로 꾸민 것이다.
또한, 위생 프로토콜(cleaning protocol)을 통해 박테리아를 차단하기 위한 저작극성(hypoallergenic) 상품과 자외선 차단 도구, 공기 청정기, 자연광을 모방하여 생체리듬에 맞게 조절되는 채광을 사용하고 있으며, 클리브랜드클리닉웰니스프로그램(Cleveland Clinic Wellness program)의 영양사들이 설계한 선택적 건강 식단을 제공하고 있다.
건강한 회의와 호텔 숙박을 위한 서비스 프로그램으로 IHG그룹이 웰니스(wellness)에 중점을 두어 운영하고 있는 이븐 호텔(Even Hotels)도 이러한 사례에 해당한다. 이븐 호텔 브랜드의 특징은 웰니스 감각의 직원, 최고급 피트니스 경험, 한 층 더 강화된 건강 요리, 자연적이고 편안한 공간이라 할 수 있다.
웨스틴의 ‘웰빙 무브먼트(Westin’s Well-Being Movement)‘ 역시 웰빙의 6대 부문에 중점을 두어 설계한 글로벌 프로그램으로, 식사(eating), 수면(sleeping), 업무(working), 놀이(playing), 이동(moving), 느낌(feeling) 등으로 구성된다. 이 브랜드는 각 분야의 위원(council members)들과의 협력을 통해 개발되었으며, 이들로부터 구한 아이디어와 전문적 내용을 어떻게 웨스틴 프로그램에 반영하였는지에 관한 정보를 제공하는 웹사이트를 구축하여 운영하고 있다.
7 도시의 브레인파워 강화
지난 6월, 3만 명의 기술전문가들이 런던에 모여들었다. 이는 컴덱스(COMDEX)의 유러피안 버전 행사 참가나 세계기술협회(Worldwide Technology Association)의 연례총회에 참가하기 위해서가 아니었다. 사실 이들은 전 세계의 기술 분야 기업인, 투자자, 개발자들로, 런던에서 개최하는 런던테크놀로지위크(London Technology Week)에서 독립적으로 운영되는 200여개 이상의 행사에 참가하기 위해 모여든 것이다. 런던은 지식자본을 미래성장의 핵심자원으로 인식하고, 단지 회의행사를 유치하고 개최하는 것이 아니라, 도시가 구축한 레이더 망에 잡히는 지식집단에게 이익을 줄 수 있는 행사를 기획하여 개최한 것이다. 이 같은 관점에서 런던테크놀로지위크는 민-관이 협력하여 어떻게 도시의 지향에 적합한 행사를 기획하여 성공할 수 있는지를 보여준 대표적인 사례라 할 수 있다.
런던테크놀로지위크는 대형 국제회의에서 워크샵, 투자자 직접 회의, 경연대회, 해커톤(hackathons)1) 등의 프로그램으로 구성되었다. 프로그램들은 기술 분야와 관련성이 있는 스포츠, 교육, 의료, 소비재, 패션, 재무, 창의성, 인공지능(artificial intelligence) 등 광범위한 부문을 포괄하도록 구성되었다.
이 행사는 인터넷 월드(Internet World) 행사 주최자로 유명한 유비엠 라이브(UBM Live)가 런던시장 직속의 도시마케팅기구인 런던앤파트너스(London & Partners)’와 협력하여 기획하였으며, 엑셀 런던 전시장에서 개최되었다. 이 행사에는 기술 분야의 개별 전문가 500명 이상으로 구성된 민간조직인 런던기술조합(Tech London Advocates)이 참여하였으며, 이 외에 런던을 기술/디지털 비즈니스의 세계적인 허브도시로 알리기 위해 광범위한 지역 커뮤니티가 협력하였다.
런던이 다음 프로젝트로 무엇을 준비하고 있을까? 보리스 존슨 런던시장은 런던테크놀로지위크에 기반하여 런던을 의료연구(medical research) 분야의 메카로 알리기 위해 메드시티(MedCity) 행사를 새로 개최할 계획으로 알려져 있다. 이를 위해 민간-학계의 협력체인 신규 생명과학조직이 만들어졌으며, 잉글랜드의 남동부지역 3개 도시인 런던, 옥스퍼드, 캠브리지 등 이른바, 골든 트라이앵글(golden triangle)을 중심으로 생명과학전문기업을 유치하는 업무를 담당하도록 하였다. 런던앤파트너스의 비즈니스관광/메이저이벤트(business tourism & major events) 총 책임자인 트레시 할리웰(Tracy Halliwell)에 따르면, 메드시티 행사는 아직까지 런던테크놀러지위크 행사처럼 구체적인 계획안을 갖고 있는 것은 아니지만, 이는 향후 몇 년 내에 결실을 맺을 수 있을 것이라고 이야기한다.
또한 “의료지식과 전문가들이 시동을 걸게 되면 우리는 이 브레인파워(brainpower)들을 우리의 홍보대사 프로그램(ambassador program)과 함께 운영토록 하여, 의약기업이나 의료협회가 그들의 행사를 이곳 런던에서 개최할 수 있도록 논의하는 기반을 구축할 것이다”라는 게 트레이시의 의견이다.
1) 마라톤을 하는 것처럼 정해진 시간 동안 해킹을 하는 프로그램 마라톤
8 새로운 네트워킹
뇌기능은 신체가 함께 움직일 때 더욱 효과적으로 발휘된다는 사실을 인지한 회의기획자들은 이른바, 워킹-미팅(walking meeting)에 대한 아이디어를 실행에 옮기고 있다. 그룹 네트워킹 행사는 회의 개최시설이 아닌 별도의 외부의 장소에서 개최되기 시작하였고, 약간의 재미, 신선한 환경, 이야깃거리가 어우러진 네트워킹 프로그램으로 제공되기도 한다. 최근에는 네트워킹 증진보다는 기업의 사회적 책임(CSR) 활동 형태의 프로그램을 기획하는 경우도 많다. 예를 들면, 2014년 연례총회 및 전시회 행사에서 하나의 대규모 네트워킹 행사 개최를 기획하는 대신 그룹 페인팅 강의, 업그레이드 코미디 쇼, 지역 내 유령 투어, 도시 내 주요식도락 워킹 투어 등 여러 가지 선택적 활동을 취하는 경우가 증가하고 있다.
9 무인 호텔 체크인
우리 중 대부분은 수퍼마켓이나 공항에서 셀프서비스 기기를 사용한 경험이 있을 것이다. 이제는 호텔에서도 사람 없이 기기를 통해 무인 서비스를 제공하고 있으며, 기획자는 참가자들이 아예 체크인 라인에 줄을 서는 일 없이 모바일 앱이나 가상 스마트폰 키를 통해 관련 서비스를 제공하고 있다.
메리어트 리워드(Marriott Reward) 회원은 전용 앱을 통해 체크인을 할 수 있어, 등록데스크에서 시간을 허비하지 않아도 된다. 물론 키를 받기 위해서는 데스크에 들러야 하지만, 실시간으로 객실 업그레이드 서비스를 받을 수 있다는 장점도 있다. IGH그룹의 ‘리워드 클럽 골드 앤 플레티넘(IHG’s Rewards Club Gold and Platinum)‘ 회원들은 그룹 체인의 모바일 앱을 통해 투숙 가능한 호텔에서 사전 체크인(check-in) 서비스를 요청할 수 있으며, 객실이 언제 준비되는지 확인할 수 있는 서비스도 누릴 수 있다.
스타우드 호텔 앤 리조트 월드와이드(Starwood Hotels & Resorts Worldwide)는 ‘스타우드 프리퍼드 게스트(preferred guests)’ 회원들이 스마트폰으로 가상 키(virtual keys)를 활용하게 하고 있다. 투숙객들은 스타우드 모바일 앱을 통해 체크인 서비스를 누리고, 블루투스로 활용 가능한 객실 키 서비스 이용에 관한 내용을 문자를 통해 안내받는다. 이 같은 서비스는 투숙객이 프론트 데스크에 들러야 하는 번거로움을 덜어주고 있다. 지금까지 이 서비스는 뉴욕의 알로프트 할렘(Aloft Harlem)과 캘리포니아의 알로프트 쿠퍼티노(Aloft Cupertino in California)에서만 시범적으로 제공되었다. 잘만 진행된다면 2015년에는 그룹의 전체 체인에서 운영될 수 있을 것으로 보인다.
힐튼 월드와이드(Hilton Worldwide)는 지난 7월에 모바일 객실 선택 앱을 런칭하였다. 이 역시 스마트폰 키 콘셉트를 도입한 프로그램으로, 2015년 미국 내 힐튼(Hilton), 월도프 아스토리아(Waldorf Astoria), 콘래드(Conrad), 캐노피(Canopy) 등 힐튼 브랜드 호텔에서 숙박할 계획인 힐튼 오너스 회원(HHonors members)들은 각자의 스마트폰을 활용하여 객실에 입실할 수 있도록 할 예정이다.
힐튼 그룹은 미국 내 모든 콘래드호텔앤리조트(Conrad Hotels & Resorts) 시설에서 이를 공식적으로 운영하기 전, 이번 봄에 약10개 시설에서 시범운영을 실시할 계획이다. 여름 중에는 그룹 체인의 나머지 브랜드들에 대해서도 시범운영을 실시할 것으로 알려져 있다. “투숙객들은 숙박하기 전날 오전 6시에라도 먼저 체크인 하는 것이 가능해질 것“이며, ”비즈니스와 기술의 접목으로 가능해진 이 같은 영향력으로 인해 실로 놀라운 서비스를 제공하는 것이 가능해졌다“고 힐튼의 글로벌 브랜드 수석 부사장인 짐 홀싸우저(Jim Holthouser)는 이야기한다.
10 앱을 통한 혜택 제공
참가자들은 회의기획자들이 제공하는 앱을 통해 회의 의제(agenda)의 세부사항을 확인하고, 다른 참가자들을 찾고, 공지사항을 확인하는 등의 기능을 활용한다. 그런데, 과연 이 같은 서비스가 참가자들의 행복감을 높여주는 것일까? 앱 개발자들은 단순히 종이 없는 회의(paperless meeting) 경험을 제공하는 것을 넘어, 고객의 목표 달성이라는 콘셉트에 좀 더 창의적으로 접근하는 데에 초점을 두고 있다. 그 목표가 ‘판매 증대’냐, ‘더 나은 교육/훈련 제공’이냐, ‘정신적 안정의 개선’이냐에에 관계없이 말이다. 지난 봄, 멕시코의 산호세델카보(San Jose del Cabo)에 소재한 행사 앱 개발업체인 퀵모바일(QuickMobile)이 인센티브리서치재단(Incentive Research Foundation, IRF)의 인센티브 초대 기능과 관련하여 개발한 내용은 결국 행복 게임(Happiness Game)과 같은 것이라고 할 수 있다는 것이 업계의 의견이다.
IRF은 인센티브 프로그램이 회원사들이 “행복(happy)”을 기반으로 하는 여행 경험을 가장 우선순위에 둔 이른바, “보상(rewarding)”을 기획하고 주최하는 것이라고 생각한다. 퀵모바일의 행사관리자 타히라 엔딘(Tahira Endean)은 “이 게임은 참가자의 행복이 어떠한 방식으로 그들의 주변 환경과 사람들과 연결되는지, 그 관련성을 파악해야 한다는 전제를 바탕으로 진행될 수 있다”고 설명한다. 행복게임은 참가자들에게 포인트를 제공하는 방식으로 운영된다. SNS 연결망의 활용을 북돋우기 위해 행사 개최기간 중 가장 행복했던 공간에서 자신의 사진을 찍어 업로드 한다든지, 여행 중 행복했던 시간에 대해 트윗한다든지, 친구들을 펠로우(fellow) 하기 위해 앱을 통해 메시지를 보낸다든지, 행사 개최기간 중 매일 감사의 문구를 담아 앱으로 전송하는 등의 활동을 장려할 수 있다. 이 같은 활동에 기반하여 제공되는 포인트는 투표 참여, 설문조사 완료, 행사 후원활동 등을 통해 축적되어 활용할 수 있게 한다.
11 트윗활동에 대한 보상
‘소셜미디어 자동판매기(social media vending machines)’로 불리는 흥미로운 기기에 대해 살펴보자. 자동판매기(vending machines)와 관련해서 2008년에 가장 선풍적이었던 아이디어 상품은 이노베이티브 벤팅 솔루션(Innovative Vending Solutions)의 설립자인 패트릭 맥도날드(Patrick McDonald)와 제프 티보듀(Jeff Thibodeau)가 발명 및 탄생시킨 티셔츠 자동판매기였다. 소셜미디어 시대로 접어들자, 이들은 2012년 하반기에 미국 오하이오 서부에 있는 데이턴(Dayton)이라는 도시로 회사를 옮기고, 소셜미디어와 관련하여 특별한 해쉬태그와 메시지를 남긴 바이어들에게 무료 기념품을 제공할 수 있는 자동판매기를 개발하였다.
트위터 활동 기반의 이 자동판매기는 2014년도 국제소비자가전전시회(Int’ CES) 행사를 포함한 전 세계 행사 장소에 배치되며 그 면모를 드러내기 시작했다. CES 참가자들은 트윗을 남기는 대가로 티셔츠를 기념품으로 받았고, 이 티셔츠를 행사장 내에서 착용하면 경품에 당첨될 수 있는 기회가 주어졌다.
고객 수요에 부응하면서 사진이나 영상물 기반의 소셜미디어를 활용한 사례로 2014년도에 IVS사가 도입한 인스타그램-활성화(Instagram-activated) 기반의 장비도 있다. 이 시스템은 참가자들이 각자 자기 이름표를 기기에 대어 활성화시킨 다음, 사진이나 영상물을 게재 하거나 이에 대해 트윗을 남기면 선물을 받을 수 있도록 작동된다.
다가오는 2015년도에는 자동판매기기와의 결합을 통해 더 큰 경품을 선사할 수 있는 소셜 미디어 큐브(cubes)가 주목을 끌 것으로 보인다. IVS사의 인스타그램 활성화기기는 플립플랍(flipflops), 모래주머니, 컴퓨터 액세서리, 핸드백, 박제동물, 푸딩샘플 등 다채로운 상품을 제공하였다. 이 기기는 30일간 임대가격이 9,500달러에 배송료 별도이며, 고객이 원하는 상품을 채워 넣어 다시 사용할 수 있다는 특징이 있다.
12 게임과 앱을 통한 즐거움, 게이미피케이션
회의기획자로서 전체 세션의 분위기를 띄우고자 할 때 스웜게임(SwarmGaming)을 시도해보는 것도 좋다. 스웜워크 (SwarmWorks)가 개발한 이 게임은 여러 가지 유형으로 활용할 수 있는데, 특히 청중 모두에게 스웜패드(SwarmPad)라는 반사기기를 제공하고, 이들은 큰 화면으로 보여지는 게임 활동에 참여하기 위해 광학적 신호를 보낼 수 있는 스웜패드를 들어 활용하면 된다. 즉, 다수가 참여할 수 있는 게임 진행이 가능한 도구라고 할 수 있다.
회의 행사에서 대규모 인원을 즐겁게 하고 에너지를 충전 시켜주기 위해서는 팀 정신력을 쌓도록 하는 것이 도움이 될 수 있다. 예를 들어, 모든 사람들이 장애물이 깔려있는 수로 코스 위에서 함께 노를 저어 안전하게 이동하거나, 커브나 장애물 주변에서 자동차 경주를 하거나, 협곡에서 끈으로 된 줄다리를 건너거나, 비행기나 헬리콥터에서 모두가 함께 공중낙하 등의 활동을 진행할 수 있다.
1972년에 나타난 비디오게임계의 노장인 퐁(Pong)에 기반한 신규 버전의 게임이 최근 탄생하였다. 이 버전에 따르면, 청중을 두 개의 경쟁그룹으로 나누고, 가상 축구장 위로 공을 찰 수 있도록 화면을 띄운다. 귀마개가 없으면 참기 힘들 정도로 청중들의 함성이 커질 수 있지만, 이 게임을 한 번 시작하면 아무도 이를 멈추지 않기를 원하는 광경을 목격할 수 있을 것이다 .
13 진정한 시대적 변화, 소셜미디어 월
회의와 관련한 특정 해쉬태그를 달거나 게재하는 것은 참가자로 하여금 행사장 밖에서도 자신의 경험을 다른 참가자들과 공유할 수 있도록 해주는 방법으로 선호되고 있다. 기획자들은 참가자들의 참여를 북돋우고, 아이디어를 공유하고, 회의경험을 풍부하게 채워주기 위해 여러 가지 메시지와 사진들을 공유하는 경우가 증가하고 있다.
지난 몇 년간 트윗월(TweetWall)이나 2014 IMEX 아메리카에서 선보였던 포스타노(Postano)와 같은 기술들이 활용되면서, 회의기획자들은 메시지와 이미지를 더욱 흥미롭게 활용할 수 있게 되었다. 다양한 이미지를 대형 사이즈로 보여주는 소셜미디어 월(social media walls)은 이미 그 열기가 치솟고 있다. 이 외에도 지난 6월, 회의기술전문업체인 Cvent가 자체적으로 개발한 크라우드컴파스(CrowdCompass) 모바일 앱을 통해 트윗과 인스타그램 사진을 연동적으로 활용하도록 한 소셜월(SocialWall)과 지니커넥트(GenieConnect)가 11월 소개한 이벤트월(Event Wall) 등이 있다.
다만, 기획자들이 소셜월 서비스를 이용할 때에는 연동시키고자 하는 소셜 네트워크 서비스 연계망((트위터, 인스타그램, 유튜브, 페이스북 등)을 사전에 잘 선별해두고, 참가자가 게시하기 원하는 것과 서비스의 디스플레이 디자인 옵션 등에 관해 미리 파악하고 생각해두는 것이 필요하다.
14 미각의 새로운 트렌드
만약 참가자가 연회 테이블에서 신선한 요리와 함께 새로운 무언가를 기대한다면, 호스피탤리티 마케팅업체인 앤드류프리맨 앤코퍼레이션(Andrew Freeman & Co.)이 발간한 2015년 트렌드보고서(2015 Trends Report)의 “기쁨의 원칙(The Pleasure Principle)” 부문에서 다루고 있는 “2015년도 메뉴 선정을 위한 몇 가지 영감” 내용을 훑어보는 것이 도움이 될 것이다. 이 중 일부 내용만 살펴보면 다음과 같다.
미스터 소프티 (MR. SOFTY)
2014년 디저트 메뉴 트렌드로 “아이스크림 샌드위치”가 손꼽혔던 것과는 조금 다르게, 2015년에는 부드러운 “소프트 아이스크림”이 사랑받을 것으로 보인다. 회의기획자는 소프트 아이스크림 기계를 설치하여 토핑을 얹은 아이스크림 콘을 제공하되, 회의 콘셉트에 부합하는 무언가 주제화된 토핑을 제공하는 방법을 생각해보는 것이 좋겠다.
신맛을 찾아서! (PUCKER UP)!
2015년도에는 “신맛(Sour)”이 강세를 보일 것이라는 흥미로운 예상이 있다. 입안에 침이 고이게 만드는 신맛이 가미된 음식으로 머스타드, 야채피클, 김치 같은 것들이 있다. 이러한 재료들은 햄버거 소스로 사용해도 참가자들의 호응이 좋을 것 같다.
쇼트 칵테일 (SHORT COCKTAILS)
꾸준히 트렌드를 이끄는 음료로, 딱 “반잔” 분량의 칵테일이 사랑을 받고 있다. 미니 마티니와 같은 음료는 또 다른 음료들을 맛보고 싶게 만드는 자극적인 역할을 하면서 꾸준히 인기를 이어갈 것으로 보인다.
카트를 통한 서빙 (TRADE YOUR TRUCK FOR A CART)
카트 서빙은 딤섬 카트로부터 시작되었다고 할 수 있다. 2015년에는 회의시설 내에 맞춤형 카트를 통해 음식을 서빙하는 광경을 많이 목격하게 될 것이다. 라스베이거스에서 신규 레스토랑을 개업한 가이아다 디로렌티스(Giada DiLaurentiis)는 이탈리안 딤섬브런치를 서빙할 때 디자인이 가미된 카트를 활용하는데, 회의 현장에서 행사 주제를 반영하여 디자인한 카트로 서빙하면 참가자들의 흥미와 관심을 받을 수 있을 것이라고 말한다
15 슬로우 미팅(Slow Meetings)
최근 재개관한 하버드미술관(Harvard Art Museums)은 “느리게 보기(slow looking)”의 원칙을 토대로 설계된 것으로 알려져 있다. 적은 예술작품을 오랜 시간동안 멈추어 서서 보고 생각하는 기회를 갖도록 하자는 의도가 반영된 것이다. 이 같은 아이디어의 원천은 2009년 칼 호노레(Carl Honore)의 저서 ‘느린 것이 아름답다(In Praise of Slowness)’중 “느림의 철학은 ‘더 빠른 것이 더 좋은 것’이라는 생각에 대한 문화적 혁명이다. 이는 모든 것을 달팽이와 같은 속도로 수행한다는 것이 아니라, 모든 것에 대해 적정한 속도를 찾아 수행한다는 것이다”와 같은 문구라 할 수 있다.
이벤트 노던(Events Northern Ltd)의 상무이사인 벡키 크로스(Becki Cross)는 호노레의 아이디어를 회의기획에 반영할 것을 제안한다. 회의기획자들은 행사가 진행되는 시간동안 모든 것을 쏟아 붓기 위해 노력한다. 하지만 이것이 오히려 나쁜 결과를 초래하는 것은 아닐까? 그녀는 우리가 속도를 늦추는 것에 대해 진지하게 생각을 해 볼 필요가 있다고 말한다. 연사들은 질문과 반응시간을 발표 시간 내에 포함시키고, 수동적인 청취자들의 경험을 개별적인 액션 포인트로 변화시켜 줄 수 있어야 한다. 마지막 시점에서 기획자들은 모든 참가자들이 단 몇 분의 시간을 내어 행사 결과에 대해 단 세 가지씩만이라도 의견을 기술해주도록 요청하는 것이 필요하며, 이 같은 의견들은 차기 행사를 한 층 더 성공적으로 개최하는 데에 실질적인 도움이 될 것이다.
영국 소재 국제협회회의(Association Meetings International) 매거진의 제임스 란카스터(James Lancaster)는 최근 그의 블로그를 통해 회의산업 분야를 “잠시도 가만히 있지 못하는 집단(society of fidgets)”이라고 언급하며, 슬로우 미팅은 참가자들이 그들의 폰과 태블릿을 잠시 떠나있도록 만드는 것이라고 제안하였다. 단순히 이 기기들을 꺼두거나, 진동모드로 바꿔두는 것이 아니라, 물리적으로 손에서 떠나있도록 만드는 것이다. 그러한 기기 없이도 편하게 앉아있거나, 커피를 마시거나, 과일을 맛보거나, 시원한 물을 마시거나, 벽에 걸린 미술품을 감상할 수 있는 장소 즉, 하루를 행복하게 보낼 수 있는 공간들이 제공되도록 할 수 있는 것이 좋다.
회의의 논점은 한 가지, 회의를 개최하는 목적도 한 가지 일 것이다. 그러나 그 접점에서 벗어난다고 얼굴을 찌푸릴 필요는 없는 것이다. 수평적으로 사고하는 것이 필요하다. 생각 할 시간은 충분해야 한다. 사람들로 가득찬 방이 고요해야 할 필요도 있는 것이다. 이러한 분위기에 어색해 할 필요도 없다. 굳이 음식을 싸들고 가서 입에 떠 넣어 먹여줄 필요가 없는 것이다. 대신 모든 사람들에게 짧은 에세이를 쓰도록 하거나, 경험한 바에 대해 블로그에 게시하게 하거나, 더 심도 있는 논의가 이루어질 수 있는 웹사이트 공간에 게재하도록 하는 기회를 주는 것이 바람직할 것이다.
