프로그램 디자인 10대 트렌드
1 / 장소에 대한 경험 – 내 집처럼 편안한 행사
최고의 행사 디자인은 참관객에게 집과 같은 편안한 분위기 속에서 색다른 경험을 선사하는 것이다. 편안한 내 집 그리고 친구 같은 행사 공간은 참가자의 충성도를 높이는 결정적 요소로 작용하는데, 개인적 경험을 어떻게 장소 디자인에 적용할 것인가가 주요 이슈가 되고 있다. 그간 장소 디자인은 좌석 배치, 연회장 디자인, 데코레이션 색상 등을 선택하는 단순한 문제로만 여겨져 왔지만, 이러한 일반적인 디자인 규칙에서 벗어나 참가자 경험 위주의 장소 디자인이 올해의 주요 트렌드가 될 전망이다.
행사장에서 배경음악의 중요성 (What is on your Event Play List)
행사장에서 어떤 배경음악을 주로 선곡하는지가 행사 주제뿐만 아니라 참관객의 만족도를 결정한다. 장소와 행사특성에 맞는 배경음악을 선택하는 것 또한 참가자 감각적 경험을 자극하는 중요한 요소이다.
참가자 보상 (Far from Free)
장거리 비행에도 불구하고 국제 행사에 참가하는 해외 참가자는 계속 증가하고 있다. 프랑스에서 개최된 한 컨퍼런스에서는 930마일(1,450km) 이상 떨어진 곳에서 참가하는 장거리 비행 참가자를 위해 무료 컨퍼런스를 제공하여 환영받는 느낌이 들도록 고객 중심의 이벤트 서비스를 기획하였다. 또한, 행사주최자가 지정한 프로모션 기간에 티켓을 구매하는 얼리버드 형태의 할인이 아니라 가장 처음 사전등록한 초기 예약자부터 할인 혜택을 차등적으로 제공한다. 이는 구매자가 증가할수록 비싸지는 등록비용 메커니즘으로, 초기 등록비의 75%를 연사 초청에 사용하였다. 행사 주최자는 기획과정에서 배경음악 선정, 등록비 할인과 같이 참가자의 특성과 니즈를 바탕으로 어떻게 이들의 만족도를 높일지를 고려해야 한다.
단순히 사무실 책상에 앉아서 형식적인 업무를 보는 것이 아니라, 참가자의 요구
사항을 토대로 어떻게 이들을 움직이고 만족시킬지를 먼저 고민해야 하는 것이다. 성공적인 행사개최를 위해 주최자는 행사 비즈니스 모델을 지속적으로 변화시키고 참관객의 의견을 꾸준히 반영해야 한다. 장소 선정에서부터 기획, 디자인, 그리고 개최까지 참가자 경험을 중심으로 디자인된 행사는 과거와는 다른 색다른 경험을 선사할 것이다.
2 / 역사로 기록되는 행사와 시공간의 중요성
시간이나 타이밍은 행사 기획에 활용되는 도구 중 하나이다. 하나의 행사를 국제적인 행사로 성장시키기까지는 기획한 것보다 시간이 오래 걸리는 경우도 많다. 기후변화컨퍼런스인 COP(Conference of the Parties) 2114) Paris는 온실가스 감축 의제를 다루었던 교토 의정서(1998-2002) 체제 이후 개최된 제21차 유엔기후변화협약 당사국 총회로 프랑스 파리에서 개최되었다. 교토 의정서 체제에서는 선진국만 온실가스 감축 의무가 있었지만, COP 21에서는 모든 나라가 온실가스 감축 의무를 부담하기 때문에 55개국에서 196개 관계당국 모두가 파리에 모였다. UN의 기후변화 협약이 20년 만에 법적 효력을 가지게 된 이번 프랑스 파리 본회의는 역사적인 의미를 갖는 국제 컨퍼런스로 기록에 남게 되었다.
14) COP(Conference of the Parties) 21: 당사국총회의 줄임말로 기후변화협약 관련 최종 의사결정 회의로 일 년에 한 번씩 정기적으로 모인다. 20번째 열린 유엔기후변화협약 당 수국총회는 2014년 페루에서 열렸다.
COP 21처럼 역사적으로 흥미 있는 행사를 개최한 또 다른 사례로는 지난 2016년 플로리다에서 시작해 쿠바에서 개최된 샤넬의 크루즈 패션쇼를 들 수 있는데, 쿠바 공산주의 혁명이 일어났던 1959년 이후 쿠바에서 개최된 최초의 국제 패션쇼이다. 외교관계 회복을 위해 개최된 이 행사는 유명 인사들이 잇달아 쿠바를 방문하면서 전 세계적으로 주목을 받았고, 무역과 관광장벽을 허무는 쿠바의 정치적 의미가 담긴 국제적 행사였다.
샤넬의 아트디렉터인 칼라거펠트가 쿠바에서 개최한 이번 샤넬 쇼는 단순히 판매를 위한 컬렉션이 아니라 쿠바의 고유한 문화와 전통을 전세계에 알려 역사에 오래 남을 순간을 마련하였다. 특히 개혁과 개방의 시대로 변화하는 쿠바의 역사적인 순간에 샤넬 패션쇼가 개최되었다는 것에 더욱 의미가 있다. 이처럼 어느 시기 그리고 어떤 장소에서 행사를 개최할 것인가 하는 것은 행사의 성공적 개최에 매우 중요한 요인이기 때문에, 미래에 어떠한 시나리오가 펼쳐질지를 과거의 경험을 통해 예측하는 것 또한 기획자의 중요한 역할 중 하나이다.
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3 / 경험과 혁신
최근 스타트업에 대한 사회적 관심 증대에 따라 ‘경험과 혁신’이라는 두 단어가 이슈로 떠오르고 있다. ‘경험과 혁신’ 이 이벤트 산업에서 어떻게 적용될 수 있을지 사막에서 매년 개최되는 불놀이 축제인 Burning Man을 통하여 소개하고자 한다. Burning Man은 상상에 의해 실현된 이벤트로 샌프란시스코 해변에서 20여 명이 불의 의식을 했던데서 시작되었는데, 9개 발이 달린 나무로 된 사람 조형물을 태우는 방식으로 진행되었다. 이러한 급진적인 자기 표현의식은 1986년 부터 개최되어 2014년에는 3,200만 달러(한화 약 361억 원)의 수익을 달성할 만큼 성장하였고 수익의 97%를 차기 축제를 위해 사용하고 있다. 사막 한가운데에서 개최되는 Burning Man 축제는 2016년 블랙록(Black Rock) 사막15)과 네바다주(Nevada State) 사막16)에서 진행되었는데 7만 명이 참가하는 기록을 세웠다.
이벤트의 하이라이트라 할 수 있는 조형물을 불태우는 의식은 낮부터 시작해서 저녁까지 진행하는데, 조형물 규모가 처음보다 5배나 커진 13m로 확대되었다. 대형 조형물은 매년 형태가 바뀌는데 레오나르도 다빈치의 드로잉들에 영감을 받아 제작된다. 이러한 독특한 축제를 개최하는 목적에 대해 주최자는 창의적인 문화를 권장하는 것이라고 말한다. Burning Man 이벤트는 네온아트로 디자인한 대형 비행기인 보잉 747을 사막에 들여오면서 더욱 대형화되었고 참관객의 경험을 극대화 시켰다. 특이한 점은 참가자가 행사장에 입장하는 과정인데, 참가자는 직접 비행기 보딩패스를 받아 입장하면서 자신이 가장 고민하는 스트레스가 무엇인지 작성한 다음, 이를 행사장 벽에 걸어 다른 참가자와 함께 전시하게 된다. 흥미로운 방식으로 진행되는 Burning Man 이벤트는 참가자들이 함께 소통하고 신선한 경험을 할 수 있는 기회를 제공하여 누구나 한번 쯤 가고싶어 하는 대표적 축제 중 하나로 꼽힌다.
4 / 새로운 경험은 보고, 생각하고, 그리는 것에서 시작된다.
행사에서 새로운 경험을 제공하기 위해 시도한 리허설은 혁신의 시작이라고 할 수 있다. 아래에 소개할 이벤트는 기획자와 참관객 역할을 다시 생각하게 한다. 지적인 아드레날린 쇼 (Intellectual Adrenaline Show)
1998년 처음 사용되었던 경험경제17)라는 용어가 이제 우리에게 친숙한 단어가 되었다. 경험경제와 이벤트 산업은 연관성이 매우 높은데, 최고의 이벤트는 행사 참가자에게 단순히 경험을 선사하는 것이 아니라 그들의 경험을 변화시키는 것이라 할 수 있다. 차별화된 이벤트는 기존의 형식적인 이벤트 방식에서 벗어나 참가자에게 새로운 경험을선사한다.
모든 사람이 참가하는 드로잉(Drawing) 이벤트
요즘은 컨퍼런스나 다양한 이벤트에서 그림을 그리며 필기하는 참관객의 모습을 쉽게 발견할 수 있는데, 이렇게 필기하는 습관을 행사 디자인 과정에 적용하면 행사기획 및 현장운영방식에 대한 새로운 전형을 만들 수 있다. 사람들은 자신이 직접 촬영한 사진을 인스타그램, 페이스북, 트위터와 같은 온라인 공간에 공유하길 원한다. 심지어 사진에 대한 이해를 돕고자 #해시태그를 사용해 부가적인 설명을 덧붙이기도 한다. 오늘날 대표적인 SNS 중 하나인인스타그램과 같이 사진을 활용해 부가적인 설명을 #해시태그로 붙이는 방법을 창의적 이벤트 개최에 활용할 수 있다.
당신이 주최한 이벤트 참가자에게 스케치북을 나누어 주고 그림을 그리도록 해보아라. 암스테르담에서 개최되는 The Big Draw 이벤트는 삶을 변화시키는 드로잉을 선사한다고 알려져 있다. Big Draw 참가자는 그림을 잘그리든 못 그리든 모두가 행사장에서 그림을 그려야만 한다. 참가자가 작은 스튜디오에서 벽화를 함께 그림으로써 Big Draw 이벤트가 시작되는 것이다. 이렇게 제작된 작품은 암스테르담 미술관에서 가장 긴 그림으로 불리며 일정 기간 대중에게 전시되기도 했다.
15) 블랙록 (Black Rock) 사막은 2,590km² 규모의 사막으로 네바다 북서부의 사막에 위치해 있다.
16) 네바다주(Nevada State)에는 미국에서 가장 넓은 그레이트베이슨 사막(49만 2.000km²)이 위치해 있다.
17) 경험경제(Experience Economy)는 상품, 서비스, 물자를 판매하는 전통적인 방식에서 벗어나 경험을 판매하는 새로운 단계를 개발하였다
5 / 온라인 클라우드 활성화
소셜미디어에서 제공하는 위치기반 데이터18)를 바탕으로 기획한 서바이벌 게임, 포켓몬고, 온라인 체크인 이벤트가 최근 자주 등장하고 있는데, 스마트 폰이나 컴퓨터 스크린에서 수집한 온라인 데이터를 통해서도 주최자는 어떤 이벤트를 기획할지 쉽게 아이디어를 얻을 수 있다.
클라우드 노트 (Cloud Notes)
디지털시대에는 온라인에 기록된 자료를 통해 손쉽게 정보를 습득하고 공유할 수 있는데, 이는 도서관에서 많은 사람이 함께 배우는 것과 유사한 형태라 할 수 있다. 오늘날 달라진 학습 형태를 이벤트 산업에 어떻게 적용할 수 있을까? 독일에서 개최된 디지털 페스티벌에서는 참가자들이 수집한 필기노트를 클라우드에 함께 공유하도록 하여 온라인에서도 페스티벌이 이어지도록 기획하기도 하였다.
온라인 컨퍼런스의 활성화
인터넷 커뮤니티가 활성화되면서 참가자가 한자리에 모이지 않고 개최되는 온라인 컨퍼런스가 활성화되고 있다. 이는 일종의 소셜 네트워크 플랫폼으로 작용하면서 조만간 더욱 확산될 전망이다. 온라인 컨퍼런스 참가를 통해 비행기를 직접 타는 대신 온라인상으로 종이비행기를 날리고 서로 질문도 하며 사진을 공유할 날이 머지않았다.
6 / 공유경제와 전통적 행사 운영방식의 변화
대부분의 사람들은 공유경제가 도시에서 일반적으로 지켜져 오던 전통적인 구매방식이 변형되거나 수요를 초과해서 나타나는 현상이라고 생각한다. 바르셀로나에서 개최되는 Mobile World Congress에서는 최근 우리 삶과 더욱 가까워진 공유 경제의 중요성에 주목하기도 하였다. 이러한 공유경제에 대한 인식이 확대되면서 전통적 행사 운영방식에도 변화가 일어나고 있다. 제니스워치(Zenith Watches)와 우버는 스위스를 대표하는 시계보석전시회인 ‘Basel World Trade’에서 최초로 빈티지 클래식 자동차 탑승 이벤트를 공동으로 기획하였다. 전시회 참관객이 자신이 원하는 빈티지 자동차를 우버 어플리케이션으로 신청하면, 그날 저녁에 신청한 모든 서비스가 준비된다. 이뿐만 아니라 혁신적인 우버 클래식 자동차 이벤트에 참가한 참관객 중에서 추첨을 통해 8,900 유로(한화 약 1천만 원) 상당의 경품 시계를 증정했다.
이러한 매력적인 이벤트 프로그램은 브랜드의 가치를 높일 뿐만 아니라 동시에 참관객에게 새로운 경험을 선사한다. 이제는 행사 참가자의 충성도를 높이기 위해 기존의 전통적 운영방식에서 벗어나 최신 트렌드를 접목한 새로운 이벤트 기획 방식의 변화가 필요하다.
7 / 아무에게도 말하지 마!
아무에게도 알려지지 않은 정보는 사업을 시작하기 좋은 기회이기도 하다. 하지만 이제는 정보습득방식이 너무나 다양해졌기 때문에 아무도 모르는 새로운 정보는 공상과학 영화에서나 볼 수 있는 것으로 인식되고 있다. 알려지지 않은 정보를 어떻게 활용해야 참가자의 관심을 끌 수 있을까? 2007년 문을 연 Secret Cinema는 2007년 당신이 상상해온 비밀의 세계에 대해 놀라운 경험을 선사하는 영화 제작 공간이다.
18) 위치 기반 서비스(Location Based Service): 휴대폰이나 PDA과 같은 이동통신망과 IT 기술을 종합적으로 활용한 위치 정보 기반의 시스템 및 서비스를 말한다.
이동 중인 사용자의 위치 정보를 건물, 도로, 지역 정보와 결합하여 사용자가 요청 혹은 요구하는 부가적인 응용서비스를 제공한다. 응용서비스의 예시로 길 안내 서비
스, 교통 정보 서비스, 관광 정보 서비스, 부동산 정보 서비스, 물류 운송정보 서비스, 버스 및 지하철 노선 안내도 등이 속한다.
인터넷으로 영화나 드라마를 볼 수 있는 미국의 회원제 주문형 비디오 웹사이트인 넷플릭스가 인기를 얻는 상황에서, Secret Cinema는 수동적인 참가자의 태도를 자신의 경험을 바탕으로 영화를 직접 제작할 수 있는 적극적인 참가자로 변화시켰다. 아래 두 가지 질문 중 어떠한 변화가 새로운 경험을 창조한다고 생각하는가?
A. 다운튼 애비(Downton Abbey)19) 에피소드 10편을 넷플릭스로 보는 것.
B. 학교와 사회적 상황이 살아가는 데 있어서 전부였다고 할 수 있는 100년 전으로 돌아가 당시 상황을 Secret Cinema에서 롤 플레이 하는 것.
실제로 이러한 롤 플레이 이벤트는 10편의 에피소드로 구성되어 영국 웨일즈에 위치한 에드워드 성(Edwardian Castle)에서 진행되었다. 롤 플레이 이벤트를 진행하는 동안 참가자는 평범한 일상생활에서 벗어나 하녀, 귀족, 예술가, 지방관과 같은 삶을 3일 동안 체험하게 된다. 몇몇 사적인 이벤트들은 단순히 서로를 알아가고 네트워킹하는 목적의 이벤트가 아니라 각자가 가지고 있는 비밀을 공유하는 자리를 마련한다. 1954년 네덜란드에 위치한 Hotel de Bilderbery에서 이러한 비밀 이벤트가 처음 개최되었고, 참가한 사람들은 숨김없이 자신을 의견을 표현하고 함께 토론하는 시간을 가졌다. 사적으로 매년 개최되는 비밀스러운 이벤트에는 초청장이 있어야만 입장할 수 있으며 150명의 참관객 모두가 운영 위원회라고 불린다. 비밀 이벤트의 내용은 과거에 참가한 사람만이 알 수 있으며 이벤트가 시작되면 안에서 일어난 일들이 철저하게 보안된다.
19) 다운튼 애비(Downton Abbey): 한 귀족 집에서 벌어지는 이야기를 담은 영국의 시대 드라마이다.
8 / 개인적이고 선택권이 있는 행사
최근들어 행사주최자와 연사들은 보다 극적인 수단을 활용하여 참가자에게 개인적이고 특별한 경험을 선사하기 위해 노력하고 있다. ‘Big–Bigger-The Biggest’와 같이 행사의 영향력을 점차적으로 확장하는 방법은 이벤트 기획에서 혁신의 시작이라고 할 수 있다. TED 컨퍼런스는 실시간 온라인 채널과 같은 가상 플랫폼으로 강연을 들을 수 있는 서비스를 기획하고 운영하였지만, 다른 관점에서 보면 똑같은 강연을 같은 시간에 보는 것만으로 직접 이벤트에 참가했다고 볼 수 없다는 의견도 있다.
예를 들어 세계경제포럼에서는 복잡한 사회적 혹은 경제적 이슈를 풀어야 하지만, 이러한 문제를 직접 만나 서로 소 통할 수 있는 회의 공간을 마련하여 문제를 푸는 과정을 오히려 주요 이슈를 매력적인 도전과제로 바꾸었다. 각국을 대표하는 참가자들은 개인이 가지고 있는 다양한 의견을 공유하고 서로 대립되는 문제에서도 협업할 수 있는 기회를 가지게 된다. 음악을 활용하여 대중에게 새로운 경험을 선사한 사례도 있다. 전 세계적인 맥주 브랜드인 하이네켄은 행사 참가자에게 녹색이나 빨간색으로 하이네켄의 맥주병 색상을 변경할 수 있는 리모컨을 제공한다. 공연장 전광판에는 두 개의 음악이 녹색과 빨간색으로 표시되어 있고, 참관객은 듣고 싶은 음악 중 하나를 선택해 맥주병에 부착된 리모컨으로 색상을 표시한다. 이 두 가지 색깔을 인식하는 카메라를 통하여 몇 명이 어떤 색을 선택했는지 분석하고, 더 많은 색상이 나온 음악을 재생하게 되는 방식으로 하이네켄 공연이 진행된다. 이처럼 행사 참가자에게 얼마나 선택권을 주는지에 따라 그들이 느끼는 경험의 수준은 달라지게 된다.
9 / 모든 사람이 기획자이다
항상 모든 이벤트가 의도한 대로 개최되는 것만은 아니다. 능력 있는 이벤트 기획자는 우연히 성공적 이벤트가 열리기만을 기다리지 않는다.
시간, 공간, 팀 (Time, Space, Team)
최고의 행사 기획자는 시간, 공간, 팀의 3요소를 바탕으로 시장조사와 정보수집을 통해 아이디어를 얻고 행사 기획에 적용한다. 기획 과정에서 유의해야 할 사항은 다음과 같다. 첫째, 성급하게 진행하기보단 충분한 시간을 가지고 기획해야 한다. 둘째, 각자 다양한 능력을 갖춘 팀을 구성하여 행사 기획과정에서 일어나는 문제점을 해결할 수 있어야 한다. 마지막으로 이러한 팀이 구상한 행사를 진행할 수 있는 적합한 공간을 선정하고 현장을 어떻게 운영할 것인지 시뮬레이션하는 과정이 필요하다.
행사기획과 실행의 민주화
팀이 함께 행사를 디자인하면서 새로운 방법을 도입하는 것은 곧 행사 기획과 실행의 민주화라고도 할 수 있다. 최근에 발간된 <이벤트 디자인 핸드북>에는 Event Canvas라고 불리는 시각적인 프레임워크를 통하여 행사를 혁신적으로 디자인하는 방법을 소개하였다. 이 책에서 소개하는 것처럼 체계적인 이벤트 기획 과정을 통하여 주최자들은 기획, 디자인, 운영, 고객관리와 같은 각 분야에서 혁신적인 전문가가 될 수 있다. 또 다른 방법으로 지식 공유 및 상호 소통이 중심이 되는 행사와 국제회의를 기획하기 위해 레고놀이를 활용할 수 있다. 기업의 아이디어 회의 과정에서 레고 블록을 사용하여 프로토타입을 그려보는 모습을 흔히 발견할 수 있는데, 이처럼 레고를 활용해 사전에 이벤트 진행과정을 함께 배우고 경험하기 위한 리허설은 팀워크를 향상시켜줄 뿐만 아니라 행사 기획과 실행과정에서 각자의 역할과 책임감을 강화시킨다.
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