II. 2019 글로벌 MICE 산업 5대 트렌드
1. 개최지 선택 Destination Selection
지역별 우선순위
회의 개최지를 선정할 때 우선순위는 무엇인가 아시아 태평양 지역의 회의 전문가들은 기업들은 예산에 민감하기 때문에 자 신의 이벤트에 매우 선별적으로 투자를 하며 투자의 극대화를 위해 노력하고 있다고 말한다 이에 따라 개최시 접근성을 바탕 으로 행사일자를 분석하고 개최지를 선정한다는 것이다 즉 개최지 선정에 있어 접근의 편리성이 많은 작용을 한다
조사에 따르면 회의 개최지를 고려할 때 유럽 및 북미 지역의 기획자는 항공편과 이동이 편리한 지역 즉 접근성이 좋은 지역을 중남미 지역의 기획자는 경제 정치적 안정성과 통화 환율을 가 장 중요한 요소로 뽑았다 아시아 태평양 지역에서는 경제 및 정치적 안정성이 우려되지만 주 변의 추천 및 권고가 개최지 선정에 있어 중요한 요소가 되고 있다
개최지 선정을 위한 주요 요인으로 안정적인 정치상황 좋은 날씨 조건 쉬운 항공편 훌륭한 서 비스 그리고 훌륭한 재산 등이 있고 멜리아 호텔 글로벌 B2B 판매 전략 담당 부사장인 Jose Miguel Moreno는 이 모든 사항은 매우 중요하다고 언급했다
회의와 이벤트 개최지를 선정함에 있어 다양한 시각과 관점에서의 접근이 필요하며 편리성과 안정성을 우선순위로 해야 한다 이러한 복잡한 변수를 고려할 때 참석자들의 참여율 재고와 만족스러운 경험 두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있을 것으로 예상된다
2. 회의 개최 승인 Meeting Approvals
인센티브 및 특별 이벤트 개최 승인의 어려움
전 세계적으로 인센티브 및 특별 이벤트 개최에 대한 승인 을 가장 어렵게 느낀다는 것으로 나타났다 즉 내부 팀의 대한 회의 승인은 쉽게 받을 수 있는 반면 인센티브와 특별 이벤트 승인을 받기가 가장 어렵다는 것이다 아시아 태평양 지역의 기획자들은 회의와 무역거래 역시 승인이 어려울 수 있으며 사실상 승인 절차는 회의 횟수를 줄이기보다는 궁극적으로 지출의 효율성을 강 조하는 것으로 보인다고 하였다 한 회의 전문가는 역시 자금 조달 방법과 관리 등으로 인센티브 및 특별 이벤트 개최에 대한 승 인이 어렵다고 말했다
인센티브 및 특별 이벤트로 모든 지역에서 가장 어려운 회의가 승인되고 이러한 이벤트에 대한 참석자 1인당 비용이 상대적으 로 높기 때문에 참석자 목록과 관련한 고려 사항은 기획 담당자에게 중요하다 조사에 따르면 주로 참석자 본인만이 참석하도 록 하는 경우가 가장 많았으며 북미 지역에서는 동반 1인까지 참석 가능한 옵션을 가장 많이 사용하는 것으로 나타났다
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3. 참가자 경험 Attendee Experience
업계가 안정되고 활동이 활발해지면서 지출이 증가함에 따라 회의 전문가들은 참가자 모두에게 최적화된 회의경험을 제공하 려는 목표를 세웠다 잘 설계되고 실행된 참석자 경험의 주요 이점은 회의 결과와 직접적으로 관련되는 것으로 회의 주최자와 기업의 장기적인 목표로 대두되었다
로우스 호텔 Loews Hotel 의 상무 크리스틴로슨 Christine Lawson 은 참석자들에게 최적 의 경험을 제공함으로써 회의에서 절대적인 성과를 얻을 수 있다 며 최적의 경험은 정말로 경험에 관한 것으로 개별 고객 및 참석자들을 위한 맞춤화된 경험을 뜻 한다 고 하였다 또한 로우스 호텔은 회의 경험을 손수 만들기 위해 전념하고 내부 및 고객 모두와 협력하여 회의 참 석자의 마음 신체 및 정신에 실제적으로 영향을 미치는 환경을 제공함으로써 회의 목표를 달 성하고 고객의 기대를 능가할 수 있도록 노력한다 고 밝혔다
독일의 한 회의 전문가는 관객에게 다가가 진정으로 관객과 소통하는 것이 목표이며 이것은 사 람들이 단지 청취자일 뿐만 아니라 행사에 완전히 통합된다는 것을 의미한다 고 하였다 또한 참석자가 함께 의견을 제시하고 아이디어를 공유하고 도출할 수 있는 가상 및 라이브 옵션을 가
질 수 있는 공간이 필요함을 언급하면서 공간설정 방식 기술사용방식 세션설계방식 선택장소 등이 그를 위한 기회라 하였다
회의 및 이벤트 기획자들은 참석자들을 회의에 참여시키기 위해 다양한 전략을 탐구하며 일부는 독특한 속성으로 회의를 주 최 젊은 층을 끌어들이기 위해 노력하고 있다 최근 부티크 형색의 호텔이 늘어나면서 소규모의 흥미로운 장소에서 회의를 개 최할 기회가 늘어났으며 이에 대한 수요 또한 꾸준히 증가하고 있다
기존의 참석자 이외의 새롭고 젊은 관객을 끌어들이기 위해서는 커뮤니케이션 디자인도 중요하다 종이 없는 이벤트 우아하고 사용자 친화적인 모바일 앱 연령에 관계없이 참석자의 참여를 최적화하는 기술 전략을 통해 커뮤니케이션을 디자인 하는 것이 다 한 회의 전문가에 따르면 기업들은 회의에서 상호 커뮤니케이션을 위한 더 정교한 기술을 선택하길 원하며 모든 이벤트가 일시적인 앱이나 표준화된 기술을 구현하기 보다는 그 기술의 목적과 그것을 가장 잘 활용할 수 있는 방법에 대해 진정으로 생 각해볼 필요가 있다 고 하였다
4. 미팅 테크놀로지 Meeting Technology
경험의 힘
회의 주최자들은 직접 회의에 참가할 수 없는 사람들의 참가를 용이하 기 위해 가상 회의 기술을 이용한다 가상 회의는 아시아 태평양과 중 남미에서 가장 보편적으로 많이 사용하는 것으로 재정적인 이유로 가 상의 참석을 선택하기도하지만 직접적인 대면을 통한 회의가 참석자 들을 참여시키는 최적의 수단으로 계속 선호되고 있다
회의 산업에서 기술에 대한 혁신과 투자를 지속적으로 하는 것은중요하다 아메리칸 익스프레스 미팅 앤 이벤트 American Express Meetings & Events 의 린다 맥나일 부사장 Linda McNairy 은 기술 의 소비자화에 대해 이야기 한다 그녀는 회의와 행사 환경 내에서 회 의 참석자와 주최자들이 그들의 개인적인 생활속에서 경험할 수 있는 것과 같은 경험을 선사해야 한다 회의 참석자와 주최자 를 위한 보다 원활하고 소비형 체험을 위해 지속적으로 노력해야 한다 고 말했다 또한 많은 기술과 기술 제공자들이 매일같 이 출현함에 발생하는 문제와 과제를 해결하기 위해 회의 프로그램을 전략적으로 지원하기 위한 최고의 기술을 지능적으로 적 용하고 비전을 충족시킬 수 있는 미팅 마켓플레이스를 출범시키고 있다고 밝혔다
회의 계획과 실행의 세분화되고 구체적인 측면에 초점을 맞춘 기술이 계속해서 등장할 전망이며 참석자가 자리를 비우는 순간 부터 회의에 다시 돌아올 때까지 이벤트 메뉴에 대한 다양한 정보와 지상 교통수단 등 매우 구체적인 사물에 대한 기술 솔루션 을 제공할 예정이다
모바일앱가치확장
가장 두드러지는 기술의 도입은 단연 모바일 앱의 사용이다 앱이 등장하면서 대규모 회의나 이벤트의 표준 구성요소가 된 지 역에서 전술 이벤트 커뮤니케이션을 넘어서는 가치의 기대치가 급속히 높아지고 있으며 회의 지원을 위한 모바일 앱 이용은 전 세계적으로 증가하고 있다 이에 북미 기획자들은 2019년 모바일 앱 사용량이 3% 증가할 것으로 예상하였으며 중남미의 경우 2 4% 아시아 태평양과 유럽은 각각 2 1% 1 8%의 증가를 예상하고 있다
모바일 앱 사용은 지속적으로 늘고 있지만 모두 같은 이유로 모바일 앱을 도입하는 것은 아니며 회의에 모바일 앱 사용에 대 한 지역적 견해차가 두드러진다 북미와 유럽의 경우 안건 공유와 앱으로 참석자들에게 메시지나 알림 문자를 보내는 기능을 가장 중요한 혜택으로 꼽았으며 중남미 지역에서는 참석자들이 세션에 대한 메모를 할 수 있도록 하고 계획자들이 이벤트 분 석을 더 용이하게 하여 이익을 얻을 수 있도록 하는 것에 중점을 두었다 아시아 태평양 지역은 앱의 이점에 대한 공통의 이해 에 도달하지 못했지만 안건에 대한 앱의 사용만이 비즈니스 이익의 관점에서 어느정도 합의는 이뤄진 것으로 보인다
5. 회의 운영 Meeting Management
전략적회의운영을위한환경
회의 활동과 비용의 증가 수수료 절감 또는 면제 높은 참석자 참여를 제공하는 디자인 투자에 대한 기대감이 결합되면서 전략 적인 회의 운영을 위한 환경이 조성되고 있다 규율을 처음 도입한 기획자들이 예산을 극대화하고 낭비와 중복성을 최소화하 기 위해 회의 활동의 투명성 정책 관리라는 원칙을 수용하기 시작한 것이다
북미와 유럽의 기획자들은 아시아 태평양과 중남미보다 전략회의 관리 프로그램을 시행하는 것에 보다 많은 노력을 기울여 왔 다 북미와 유럽의 경우 약 60 80%가 핵심 회의 관리 구성요소를 배치하고 있으며 명시적인 관리에 대한 정의는 약 40 55% 정도 이루어지고 있다 또한 아시아 태평양과 중남미의 경우 44 68%가 회의 기획 및 실행을 관장하는 정책을 명시적으로 규 정하고 있다
또한 최근 개인정보보호규정 the General Data Protection Regulation 이하 GDPR 으로 회의 관리 정책의 채택이 가속화 될 것으로 보인다 회의 관리에서 가장 큰 변화는 회의 및 이벤트 주최자가 데이터 보안과 참석자의 프라이버시에 접근하는 방법 에 대한 강화이다 특히 유럽의 경우 GDPR이 보다 심각하게 추진되고 있다 업계 관계자는 이벤트 기획자들은 이제 GDPR에 대한 전문가가 되어야 한다고 이야기 한다
회의 및 이벤트 전문가들은 GDPR이 회의 산업에 영향을 미치고 있는 것에 동의하며 유럽의 응답자 중 절반은 중앙집중화된 데이터 관리에 대한 요건을 충족시키는 것이 어렵다고 말한다 아시아 태평양과 중남미 지역의 기획자들도 비슷한 의견이다 GDPR은 기업이 위험을 줄이고 준수할 수 있도록 운영 관리하기 위해 공급자의 통합을 촉진하고 있다 GDPR 맥락에서 발생할 수 있는 리스트를 단순화하기 위해 폭넓은 회의 프로그램에 걸쳐 벤더의 통폐합이 추진되고 있는 것이다
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