멜버른컨벤션뷰로가 소유하고 톡투 미디어앤이벤트(Talk2 Media & Events)가 운영하는 아시아태평양 인센티브 미팅 이벤트(Asia Pacific Incentives Meeting Event, 이하 AIME)가 2020년 2월 17-19일 호주 멜버른에서 열렸다. 지난 해 AIME는 호주 외지역에서 총참가자의 62%(2,500명) 이상에 달하는 참가등록을 받았다. 아시아의 코로나바이러스 발병과 확산, 호주 내 산불과 같은 재난상황을 비추어 볼 때, AIME가 행사 개최를 감행하게 된 그 결정요인과 배경이 궁금하다. 최근 행사 책임자인 제이 마틴스(Jay Martens)가 컨빈(Convene)지와의 인터뷰를 통해 이에 대한 의견을 드러냈다. AIME가 어떠한 영향을 받았는지, 그리고 어떻게 이번 행사와 참가자들 모두의 건강을 지키고자 했는지를 살펴본다.
■ 최근 AIME 웹사이트를 통해서 코로나19에 대한 공식 입장을 밝힌 것을 보았다. 알림서비스를 제공하기 위해 등록자와 통신하는 또 다른 방법을 두었는가?
>>> AIME 커뮤니티는 코로나19의 상황을 모니터링하며 관련 내용을 업데이트 해왔다. 주요 메시지를 전달하기 위해 행사 관리시스템, 이메일, 전시참가업체 포털, 산업 매체 등을 활용해 왔다.
■ 보도자료에 따르면 여행 제한 사항(호주 시민이 아닌 한 중국 본토에서 온 사람은 호주 여행을 할 수 없다는 항목)은 주최측 바이어와 전시참가업체 중 극히 일부에만 영향을 미칠 것으로 밝혔다. 등록은 했지만 현재 참석할 수 없는 참가자의 비율은 어느 정도로 추정되는가?
>>> 중국 본토에서 오기로 했던 바이어, 전시참가업체, 미디어 등 전체의 5% 미만이 여행 제한 조치에 따른 영향을 받는 것으로 파악되었다.
■ 주최측의 약관 내용은 이행할 수 있다고 보는가? 프로그램 전체를 유지하고 해당 사항을 만족시키기 위해 어떤 접근 방식을 취했는가?
>>> 정부의 결정이 내려졌을 때, 우리는 모든 사전예약된 미팅 일정을 검토하여 어떤 전시참가업체들이 그 제한에 가장 큰 영향을 받게 되는지를 살펴보았다. 우리는 참가회사들과 접촉해 그들이 만나고 싶어하는 다른 주요 시장을 파악하고, 다양한 대안 옵션들을 연구하여 조정하였으며, 결과적으로 우리는 그들의 미팅 일정을 다시 채울 수 있게 되었다. 우리의 목표는 모든 전시참가업체들에게 최소 80%의 미팅 일정이 채워질 수 있도록 서비스를 제공하는 것이었다. 또 행사에 더 많은 방문객들이 참석하도록 노력하고, 다양한 국가 및 지역 협회들로 하여금 그들의 행사 기획자들이 이번 2월에 AIME 방문을 독려하도록 긴밀하게 협력했다. 우리가 직면한 도전과제는 코로나19뿐만 아니라, 이곳 호주의 많은 지역 협력기관들에게 영향을 끼친 “산불(bushfire)”도 있었다.
■ 이번 재난적 사안으로 인해 여행 제한이나 기피현상이 발생함으로써 행사 참가율이 감소한 측면이 있다고 생각하는가? AIME는 이에 대해 우려하지 않았는가?
>>> 항상 염려하는 사람들이 있기 마련이다. 우리는 여전히 2월 행사 준비를 추진하고 있음을 알리면서 초청바이어 및 전시참가업체를 안심시키며 긴밀하게 협력하였고, 안전에 대한 고려사항 및 대응방안을 수립하여 그들을 이해시키기 위한 노력도 병행하였다.
그들과 우리는 하나의 팀으로써 AIME가 준비되었다고 확신하며, 모두의 신뢰와 협조 하에 이번 아시아 태평양 비즈니스 이벤트 공동체를 맞이할 수 있게 되어 매우 기쁘다. 이번 행사는 전년 대비 20%의 성장을 보였다. 전시참가업체와 방문객의 경우, 등록자 수가 작년보다 증가했는데, 이것은 업계가 앞을 내다보고 있으며, 어떻게 새로운 사업을 창출할지를 보여주는 의미있는 수치로 해석할 수 있다.
“준비(preparation)”는 이벤트의 전신이고, “예측 불가능(unpredictability)”은 이벤트의 한 부분이다. 우리는 AIME 개최가 확고할 수 있는 모든 것이 갖춰져 있다고 자신한다. 연초부터 많은 어려움에 직면했지만, 협력사와 비즈니스 이벤트 커뮤니티 전반의 회복탄력성을 보며 더욱 큰 힘을 얻었다.
■ 다른 프로그램은 영향을 받았는가? 예를 들어, 당신은 2020 행사를 위해 초청 협회 전용 라운드테이블을 준비했는데, 참석하지 못한 사람이 있는가?
>>> AIME 프로그램 중에서 아주 막대한 영향을 받은 부문은 없다. 여행 제한으로 인해 결항이 발생한 경우, 우리는 필요에 의한 대체 요소들을 찾아냈다. 협회 라운드테이블의 경우, 3명의 의학협회 회장이 각자의 본국으로부터 현 시국에 필요한 전문인력으로써 협조를 요청받은 상황이기 때문에 참석이 불가한 것으로 파악되었다.
■ 분명히, 호주의 산불 위기를 직면해온 상황 속에서, 사람들이 직접 참가하는 행사를 통해 호주를 지원하는 것은 매우 중요해보인다. 행사 개최를 연기하기 위한 어떤 영향 요인은 없었는지, 아니면 전혀 고려되지 않았었는지? 행사주최자들로 하여금 호주에서 행사를 계획하는 것이 어떻게 호주의 회복 노력을 위한 지원이 될 수 있는지에 대한 메시지가 있는가?
>>> 호주는 산불로 인한 엄청난 충격을 감수해야 했다. 가장 큰 피해를 본 지역은 정말 많이 힘들었다. 그러나 “이벤트데어디스이어(#eventhherethisyear)”와 같은 정부 캠페인에 의해 지역사회 재건을 돕기 위한 몇 가지 활동이 시작되었다. 우리는 호주 관광 및 모든 호주 컨벤션 관계자들과 함께, 이러한 캠페인을 아시아 태평양을 비롯한 전 세계적으로 추진하기 위해 노력하고 있다. 행사 개최를 연기하는 것은 고려 대상이 아니었다. 화재로 인해 영향을 받은 지역사회를 돕는 가장 좋은 방법은 사업을 추진하는 것이다. AIME는 이들 지역의 사업 재생을 위해 적극적인 역할을 할 수 있다.
■ AIME에 추가적인 손 소독 스테이션 설치와 같은 어떠한 예방 조치가 시행될 것인가? 어떠한 우려도 잠재우고, 병균의 확산을 최소화하기 위한 최대의 노력을 하고 있다는 메시지가 있는가?
>>> 우리는 세계보건기구(WHO)와 호주 최고 의료책임자가 약술한 건강 및 안전 기준을 따르고 있다. 이 내용은 모든 참석자에게 사전 정보/콘텐츠와 함께 전달되며, AIME 웹사이트를 통해서도 공개하고 있다. 여기에는 추가적인 손 소독제를 제공하는 내용도 포함되어 있다.
■ 긍정적 관점에서, 당신은 AIME 2020에서 무엇을 가장 기대하고 있는가? 올해에 소개되는 흥미진진한 새로운 이니셔티브는 무엇인가?
>>> 우리가 기대하는 것은 많다. AIME 바이어와 전시참가업체 사이에는 1만 개 이상의 미팅이 예약되어 있다. 3일 동안 개최될 멋진 저녁 네트워킹 행사도 있다. 올해 신규 런칭하는 협회 라운드테이블을 개최할 것이며, 레미 드브(Remi Deve) 더보드룸 매거진(The Boardroom Magazine) 편집장이 추진한 성장과 연관성(growth and relevance)을 주제로 한 토론에는 15개국으로부터 30명 이상의 지도자들이 참석한다. 우리의 2020 리더스 포럼에는 그렉 클락(Greg Clark) 교수(미래도시 & 신산업 HSBC그룹 수석 고문)와 제네비브 르클럭(Genevieve Leclerc, 코파운더 겸 #MEET4 CEO)이 초대되었다. 이들을 통해 비즈니스 이벤트가 도시에서 수행하는 역할과 그것을 수용해야 하는 이유와 방법, 비즈니스 이벤트의 사회적, 경제적 영향을 어떻게 측정할 수 있는지에 대한 대화를 주도한다.
우리의 목표는 언제나 AIME를 그해를 개시하는 그랜드 슬램 대회로 자리잡도록 하는 것이다. 연초부터 직면해온 많은 도전과제들과 함께 남은 한 해를 위해 준비하고 공유하는 자리로써 이번 2월 AIME 행사가 이곳 멜버른에서 세계를 맞이하게 된 것을 감사하게 생각한다.
