Contents
1. MICE산업 전문가가 주목하는 IBTM World
2. 비즈니스 네트워킹 중심의 이벤트 운영 전략
3. 모바일 속의 IBTM World
4. 참관객 서비스 중심의 전시회 운영
5. 특집 인터뷰: IBTM World 주최사 Reed Travel Exhibitions
지난 11월 28-30까지 사흘 동안 스페인 바르셀로나에서 개최된 글로벌 MICE 전시회인 IBTM World는 2017년 올해로 30주년을 맞이하였다. 개최도시인 바르셀로나는 지중해 연안의 항구도시로 항만규모와 상공업 활동에 있어서 에스파냐 제1 의 도시이며, ICCA가 발표한 2016년 국제회의 개최건수 순위에서 파리, 비엔나 다음으로 3위를 기록한 바 있다. 유럽을 포함한 전 세계 관광·MICE 산업 중심지인 바르셀로나에서 개최된 IBTM World에서는 컨벤션 베뉴, DMC, 협회, 이벤트 주최사, 호텔 및 숙박시설, 교통 인프라, 온라인 서비스 등을 포함하여 MICE산업 전반에 걸친 세계 각국의 참가업체가 다양한 마케팅 활동을 펼쳤다.
이번 호에서는 IBTM World 개요 및 운영과 전시회 구성 전략을 포함하여, 주최사 리드 트래블 익스히비션(Reed Travel Exhibitions) 포트폴리오 매니저 인터뷰를 통해 MICE 주최사의 행사 운영에 대한 유익한 정보를 제공하고자 한다.
1) 전시회 연혁
30년간 5배 규모로 성장한 MICE 전문 전시회
스페인 바르셀로나에서 2017년 11월 28-30일까지 사흘간 개최된 IBTM World 2017은 올해로 30주년을 맞이하였다. 전시회는 각 대륙 그리고 국가별로 이벤트 개최지를 홍보하려는 참가업체들의 열기와 세계 각국에서 참가한 바이어들로 붐볐다. IBTM World 이벤트는 IBTM Arabia, Africa, China, Americas 등 총 5개의 전시브랜드를 보유하고 있는데, IBTM World가 1988년 스위스 제네바에서 개최된 것을 발단으로 세계 각국으로 뻗어나간 것이다.
IBTM World가 최초로 개최되었을 때 52개국에서 450개사가 참가했고 이와 동시에 바이어 초청 프로그램(Hosted Buyer Programme)이 런칭되었다. 그 이후 IBTM World는 2000년 영국 전시주최사인 리드 트래블 익스히비션(Reed Travel Exhibitions)에 의해 인수되었으며, 2004년 스페인 바르셀로나로 개최지를 변경하여 현재까지 그 형태를 유지해오고 있다. 올해로 30주년을 맞이한 전시회에는 150개국으로부터 2,370개사가 참가하였는데, 이 수치는 개최 초기보다 5배 성장한 것으로 IBTM World의 눈부신 발전을 보여준다.
2) 전시회 개최 규모
해외 참가업체가 2/3이상 차지하는 글로벌 MICE 전시회
스페인에 위치한 컨벤션센터 피라데바르셀로나는 몬주익(Montjuic, 92,000㎡) 그리고 그란비아(Gran Via, 240,000㎡) 전시장을 보유하고 있는데, 몬주익은 사무실 임대와 지역 이벤트 개최를 위해 주로 활용되는 반면 그란비아는 국제적 규모의 대형 이벤트 개최를 위해 활용된다. 올해 그란비아에서 개최된 IBTM World 2017의 순전시면적은 13,212㎡ 이었으며 P3(42,951㎡) 전체를 사용하였음에도 불구하고 전시장 복도가 참관객들로 붐비는 것을 발견할 수 있었다.
IBTM World 2017의 총 참가업체 수는 2,680개사로, 전년도인 2016년보다 11% 감소하였지만, 매년 해외 참가업체가 2/3 이상을 꾸준히 차지하고 있어 전시회의 국제성을 엿볼 수 있다. 참가업체는 대륙별로 유럽 64%, 아시아 및 인도 9%, 북아메리카 7%, 라틴아메리카 6%, 중동 및 북아프리카 5%, 아프리카 3%, 러시아 3%, 중앙아메리카 2%, 호주 1% 순이다.
IBTM World는 크게 전시회, 컨퍼런스로 구성되어 있지만 이 밖에도 각 이벤트 행사장마다 참가기업, 참관객, 바이어 사이의 비즈니스 네트워킹을 돕기 위하여 다양한 프로그램을 기획운영하고 있다. 특히 전시회 기간 동안 3,463명의 바이어가 참가하여 74,000회의 미팅을 성사시킨 성과는 주목할 만한데, 이는 주최사 리드 트래블 익스히비션이 참가업체의 비즈니스 네트워킹 기회를 높이기 위해 매년 체계적으로 운영하고 있는 바이어 초청 프로그램(Hosted Buyer Program)에 의한 결과물이다.
전시회 초청 바이어로 선정되기 위해선 주최사의 심사과정을 거쳐야 하는데 그 기준은 다음과 같다. 연간 예산이 8만 7천 달러(한화 약 94억 원) 규모 이상의 비즈니스를 운영하는 기업, 각 국가별로 국제적 인지도를 가진 기업, 의사결정권자가 전시회에 방문할 수 있는 기업, IBTM World 리드 트래블 익스히비션에서 운영하는 바이어 매칭 스케줄에 노쇼(no-show)없이 참석할 수 있는 기업이여야만 한다. 이러한 엄격한 기준을 바탕으로 노쇼 바이어에게는 최대 1,000 유로(한화약 130만 원) 상당의 벌금을 부과하고 있다.
리드 트래블 익스비션에서 IBTM World를 담당하고 있는 인원은 총 25명이며 경영팀(5명), 콘텐츠팀(1명), 세일즈팀(7명), 마케팅팀(6명), 바이어 초청 프로그램 운영팀(8명), 전시회 운영팀(3명)의 6개 팀으로 구성되어 있다. 리드 트래블 익스히비션은 실시한 조사에서 약 89%의 참가업체가 IBTM World는 반드시 참가해야만 하는 MICE산업 전시회라고 응답하는 쾌거를 이루어냈을 뿐만 아니라 3일간 개최된 다양한 네트워킹 이벤트와 컨퍼런스를 통해 MICE·관광산업과 관련된 전문지식과 트렌드가 세계 각지의 바이어들 사이에서 공유되면서, 국제적 MICE 전시회로서의 위상을 공고히 했다.
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1) 전시회 개요 및 운영전략
세계 각국을 여행할 수 있는 IBTM World 전시회
2017년 약 3,000개사가 참가한 IBTM World 전시회는 총 6개 전시관으로 이루어져 있다. 각 전시관은 유럽, 아시아&중동, 미국, 아프리카관, 글로벌 빌리지, 기술 빌리지로 구분되었으며, 전시회 참가업체는 컨퍼런스&미팅 베뉴, DMC, 호텔이 대부분을 차지하였다. IBTM World 전시장으로 입장하게 되면 가장 먼저 센트럴 웰컴 플라자(Central Welcome Plaza)를 방문하게 되는데 참관객의 편의를 돕기 위해 전시 주최측에서 인포메이션 데스크를 운영하고 있다.
IBTM World 전시회 참가업체의 절반 이상을 차지하는 유럽관은 센트럴 월컴 플라자를 중심으로 한국, 태국, 일본, 말레이시아, 싱가포르 국가관과 함께 오른편에 위치하고 있다. IBTM World 2017 한국관에는 한국관광공사, 서울관광공사, 인천관광공사, 대구 컨벤션뷰로, 광주 컨벤션뷰로, 경남 컨벤션뷰로, 경주 컨벤션뷰로, 강원 컨벤션뷰로, 수원 컨벤션센터, 하나투어, 크리스앤파트너스, 콘래드 서울 등 총 28개의 국내 MICE·관광산업 관련 기관이 참가하였다.
특히 한국관에서는 네트워킹을 위해 비빔밥, 다과, 전통차를 제공하는 해피아워(Happy Hour) 프로그램을 운영하여 해외 바이어의 이목을 끌기도 했다. 또한, 2018년 개최될 평창 동계올림픽 홍보를 위해 ‘Let Your Story Begin’이라는 국가관 주제를 중심으로 가상현실(VR, Virtual Reality) 스키 점핑 체험 존을 운영하였다.
MICE·관광산업을 위한 네트워킹 플랫폼
IBTM World에서는 각 부스마다 국가의 특색을 살린 네트워킹 이벤트를 진행하는데, 이러한 특징은 리드 트래블 익스히비션 Marketing&Sales 팀에서 참가업체 홍보를 위해 다양한 마케팅 지원 서비스를 운영한 덕분이라고 할 수 있다. IBTM 포트폴리오 디렉터 케리프린스(Kerry Prince)는 전시회 기획을 준비하는 지난 12개월 동안 참가업체와 바이어가 전시회 참가를 통해 어떤 혜택을 얻을 수 있는지 철저하게 데이터를 분석하였다고 덧붙였다.
특히 올해에는 참가업체와 참관객간 네트워크 향상을 위해 바이어 초청 기준을 엄격히 하고, 키노트 연사 초청을 통한 MICE산업 전문가 교육 프로그램을 운영했으며 이벤트 산업의 새로운 기술을 소개하는 스타트업 파빌리온을 구성하는 등 다양한 변화를 시도했다고 언급했다. 이러한 변화를 통해 지난해보다 늘어난 상담건수와 줄어든 노쇼(no-show) 바이어로 성공적인 비즈매칭 프로그램을 운영하여 참가업체에게 긍정적인 피드백을 얻을 수 있었다. 이렇게 IBTM World 2017에서 리드 트래블 익스히비션이 세계 각국에서 방문하는 MICE산업 전문가와의 네트워킹을 위해 어떤 전시회 운영 전략을 펼쳤는지 소개하고자 한다.
① 네트워킹 라운지 운영
IBTM World 2017에서 가장 눈에 띄는 점은 네트워킹 중심의 전시장 구성이다. 전시장 곳곳에는 참가업체와 바이어가 비즈니스 상담을 진행하거나 쉬어갈 수 있는 장소를 마련되어 있었는데, 센트럴 웰컴 플라자를 중심으로 서편에 위치한 바이어 초청 라운지에는 바이어 휴식과 미팅을 위한 공간을 제공하고 있었다. 스타트업 부스는 Innovation Zone에 자리 잡고 있었으며 인근에 위치한 컨퍼런스 장에서 스타트업이 개발한 이벤트 산업 신기술을 발표할 수있는 기회를 함께 제공하고 있었다. 센트럴 웰컴 플라자 인근에 위치한 Body and soul 부스는 DMC 참가업체를 위한 독립된 비즈니스 미팅 공간이며 올해는 53개 기관이 참가해 비즈니스 상담을 가졌다.
② 참가업체 마케팅 패키지
IBTM World 2017은 3단계로 나뉘어 참가업체 마케팅 패키지를 차등적으로 제공하는데 각 단계별 혜택은 다음과 같다. 등록 패키지(Registration Package)와 같은 경우 모든 참가업체가 이용할 수 있으며, 참가업체 간단 정보 인쇄 및 마케팅 콘텐츠 제작을 포함하여 바이어 네트워킹 프로그램을 제공한다. 프리미엄(Premium)은 제품 검색 요약 및 하이라이트 혜택을 추가적으로 포함하고 있고, 프리미엄 플러스(Premium Plus)는 홈페이지 홍보, 제품 검색 하이라이트, 제품 분류 스폰서십을 지원한다. 이 외에도 참가업체는 자사 브랜드 홍보를 위해 리드 트래블 익스히비션에서 제공하는 다양한 스폰서십 프로그램을 활용할 수 있다.
③ 홍보 에이전시
주최사 리드 트래블 익스히비션은 홍보 에이전시 데이비스 테너(Davies Tanner)를 통해 전시회 참가업체 홍보뿐만 아니라 타깃 바이어 유치를 돕고 있다. 참가업체는 보도자료 배포를 통해 데이비스 테너가 초청한 세계 각국 미디어의 잡지, 홈페이지, 블로그, 소셜미디어 등 온오프라인 마케팅 채널에 자신을 홍보할 수 있는 기회를 제공받는다. 특히 리드 트래블 익스히비션은 참가업체의 효과적인 미디어 마케팅을 돕기 위해 보도 자료 작성 가이드라인을 IBTM World 홈페이지를 통해 다음과 같이 제공하고 있다.
④ 데스티네이션 발표 극장 (Dome Theatre)
IBTM World 전시장 우측 벽면에 위치한 돔형 극장은 이벤트 개최지 홍보를 위해 독립된 네트워킹 공간으로 활용되고 있는데, 이곳에서 참가업체와 바이어간 비즈니스 매칭을 돕기 위한 데스티네이션 발표가 진행된다. 돔형 극장을 대여한 참가업체에게는 프리젠테이션 및 오디오 장비, 핑거푸드, 음료가 함께 제공되며 타깃 바이어를 대상으로 다양한 네트워킹 이벤트를 개최할 수 있는 기회가 주어진다.
⑤ 바이어 관광 프로그램 (Post Event Tours)
참가업체는 자사에서 타깃으로 하는 바이어를 대상으로 이벤트 개최지와 베뉴를 방문할 수 있는 바이어 관광 프로그램을 리드 트래블 익스히비션과 함께 기획할 수 있다. 참가업체가 신청한 관광 프로그램은 IBTM World 소셜미디어, 이메일, 공식홈페이지를 통해 공유되기 때문에, 이를 통한 이벤트 개최지 홍보마케팅 효과를 노려볼 수 있다. 이뿐 아니라 전시장을 벗어나 다양한 장소를 방문함으로써 바이어와 한층 더 가깝게 네트워킹 할 수 있다는 장점이 있다. 올해에는 이탈리아 비엔나, 그리스 아테네, 네덜란드 암스테르담, 영국 옥스퍼드, 크로아티아 자그레브와 두브로브니크 관광 프로그램이 운영되었으며 이 프로그램은 모두 이벤트 개최 전 매진되는 성과를 이루었다.
⑥ 바르셀로나 관광 인프라와 연계 할인
IBTM World는 참가업체와 바이어를 대상으로 항공과 숙박 할인 서비스를 제공한다. 항공의 경우 독일 항공사인 루프트한자를 이용할 경우 IBTM World 홈페이지에서 제공하는 할인코드를 입력하면 저렴한 가격에 항공권을 구매할 수 있다. 또, 전시회 참가자 모두가 바르셀로나 도심 전역에 위치한 숙박시설을 할인된 가격에 예약할 수 있도록 홈페이지 검색 서비스를 숙소 검색 포털사이트 호탤 맵(Hotel Map)과 연계하여 운영하고 있다.
2) 컨퍼런스 개요 및 운영전략
MICE산업 트렌드를 반영한 컨퍼런스 운영
IBTM World 컨퍼런스는 전시장 서편에 위치한 3개 컨퍼런스 홀에서 진행되었으며, 공식 발표에 따르면 40여 명의 MICE산업 전문가가 연사로 참가하였다. 컨퍼런스는 총 7개 주제를 중심으로 72개의 세션이 진행되었다. 컨퍼런스는 각 주제별로 기술의 혁신(23%), 소통과 경험(21%), 산업 전문가 트레이닝(11%), 보안·안전과 리스크 매니지먼트(7%), 산업 트렌드(6%), 지속가능성과 CSR(5%) 으로 구성되었으며, 이벤트 산업의 새로운 기술을 소개하는 기술과 혁신분야, 그리고 참관객 마케팅과 네트워킹에 해당하는 소통 및 경험과 관련된 주제가 가장 많은 부분을 차지하였다. 본지 제작자는 국내 MICE산업과 연관된 20여 건의 크고 작은 컨퍼런스에 참석해 발표자의 의견과 지식을 공유할 수 있었으며, 이 중 국내 MICE 주최자의 행사운영에 도움이 될 만한 내용을 일부 소개하고자 한다.
① 세션 1: 참관객 소통과 경험 전략
Case Study: Building customer engagement through experience, research and technology
IBTM 개최 첫째 날 참관객 소통과 경험을 향상시키기 위한 케이스 스터디의 일환으로 컨퍼런스에 초청된 리드팝(ReedPOP)은 만화와 대중문화 컨벤션 코믹콘(Comic Con) 운영을 시작으로 성장한 리드 익스히비션(Reed Exhibitions)의 자회사이다. 리드팝은 2006년 설립되었으며 미국, 오스트리아, 프랑스, 호주, 중국, 프랑스, 인도, 인도네시아, 싱가포르, 한국에서의 코믹콘 운영을 위한 지사를 보유하고 있다. IBTM World 2017 연사로 참가한 마이크 암스트롱(Mike Armastrong)은 2010년 이후부터 리드팝에서 근무를 시작해 20만 명의 뉴욕 코믹콘 참관객을 유치하는데 기여한 이벤트 디렉터이다. 뉴욕뿐 만아니라 시애틀, 팔라델피아에서도 코믹콘을 전시회를 주최하고 있으며 미국 전역에서 전시회를 운영하는 것이 목표라고 한다.
마이크가 소개한 뉴욕 코믹콘은 2006년 3만 3천 명의 참관객으로 시작했지만 가장 최근에 개최된 2017년 전시회에서 20만 명을 기록하며 지난 11년간 6배에 이르는 비약적인 성장을 보여주었다. 이러한 코믹콘 뉴욕의 성장 비결에 있어서 마이크는 두 가지 운영전략을 꼽았다. 첫 번째 운영전략은 능동적 소통(Active Engagement)인데, 이는 참관객과 소통하는 것 (Fan Engagement)에서 더 나아가 참가업체와의 소통(Exhibitor Engagement)까지 포함하게 된다. 코믹콘 수익의 70%가 티켓 판매에서 창출되는 것인 만큼 이벤트 주최사 리드팝은 참관객이 전시회에 참가하는 과정에 있어서 요구사항을 듣고 해결하기 위해 적극적으로 노력한다. 예를 들어 팬들과 쉽게 소통하기 위해 캐리커쳐로 팀 이미지를 꾸미거나 페이스북 라이브로 다음해에 개최될 행사에 대한 Q&A 세션을 진행하기도 하고, 행사가 종료되기 1시간 전 기자회견을 열어 참관객의 불만사항을 듣는 시간을 마련하는 것이다.
마이크가 말하는 두 번째 운영전략은 수동적 소통(Passive Engagement)이다. 예를 들어, 비콘을 활용해 팬들이 어디에서 행사장으로 오는지 추적해 셔틀버스, 휴게시설, 안내판 등을 설치할 적절한 장소를 선정하는데, 이것은 참관객 중심의 효율적인 베뉴 운영을 해 바탕이 되는 데이터 역할을 수행한다. 나아가 행사가 종료된 이후 참관객이 어떠한 점에 만족하거 나 불만족했는지 조사하기 위해 이메일 설문지를 발송한다고 한다. 특히 참관객 중심의 이벤트 운영에 있어서 스폰서에게 단순히 전시장 공간을 제공하기보다 참관객을 위한 이벤트 프로그램을 운영해 만족도를 높이는데 힘쓰고 있다고 강조했다.
② 세션 2: 소셜미디어 마케팅 전략
Generating traffic and leads for events using social media to benefit you, your business and your events
소셜미디어 마케팅 전략 세션에서는 이벤트 산업 참관객 마케팅에 있어서 온라인 채널을 활용하는 방법을 소개했다. 발표자인 패러딕 길리간(Padraic Gilligan)은 이전 MCI group에서 글로벌 DMC 네트워크 부원장을 지냈으며, 현재는 이벤트 개최지, 호텔, 베뉴 등 온라인 마케팅 대행사인 SoolNua를 운영하고 있다. SoolNua는 최근 더블린, 바르셀로나, 밀라노, 슬로베니아 등과 같은 이벤트 개최지의 온라인 브랜드 마케팅 전략을 펼쳐왔다. 컨퍼런스에서 패러딕은 소셜미디어를 활용해 참관객을 끌어들이는 전략을 소개하면서 소셜미디어 마케팅은 수익을 얻기 위해서가 아니라 참관객과 소통하기 위해 운영되어야 한다고 강조했다. 특히 이벤트 산업에서 소셜미디어를 마케팅 도구로 활용해온지 얼마 되지 않아 기존 팀원이 추가적인 업무를 수행해야하는 상황이기 때문에 대부분의 이벤트 산업에서 운영되고 있는 소셜미디어 채널은 전문성의 부재와 참관객과 소통할만한 콘텐츠 제작 실패로 이어져 금방 채널이 증발되곤 한다고 덧붙였다.
이러한 소셜미디어 마케팅 채널의 문제점을 해결하기 위해 대다수의 참관객이 공감할 수 있을만한 주제를 중심으로 콘텐츠를 제작하는 것이 중요하다고 오이페 팩크럼(Aoife McCrum)은 강조했다. 나아가 소셜미디어 마케팅 채널을 주기적으로 운영하기 위한 전략 중 하나로 어떤 콘텐츠를 포스팅할지 주제를 정한 다음 관련된 이슈가 업데이트 될 때마다 3일 단위 혹은 주단위로 소셜미디어를 운영하는 방법을 제안하였다.
마지막으로 마케팅 채널과 콘텐츠 중에 어떤 것이 중요하냐고 필자가 질문했을 때, 패러딕은 채널과 콘텐츠는 댄서와 댄스를 구분하는 것과 같기 때문에, 만약 콘텐츠가 없다면 대중들은 더이상 관심을 가지지 않을 것이고 영향력을 잃게 될 것이라고 대답했다. 앞서 소개한 세션 1, 2 컨퍼런스 연사는 모두 콘텐츠 중심의 이벤트 기획과 마케팅전략을 통해 성공한 사례라고 할 수 있다. 이러한 사례로 미루어 보았을 때, 화려한 경영전략보다는 시장조사를 바탕으로 한 콘텐츠 기획력이 MICE산업을 시작함에 있어서 가장 먼저 요구되는 자질이라고 할 수 있겠다.
③ 컨퍼런스 운영전략
모바일로 소통하는 컨퍼런스
IBTM World에서 진행된 컨퍼런스에서는 참관객과 네트워킹을 위해 모바일 Q&A 및 투표 어플리케이션인 슬라이도(Sli.do) 시스템을 활용한 점이 돋보였다. 슬라이도는 온라인 접속만으로도 컨퍼런스 연사에게 익명 혹은 실명으로 질문을 할 수 있을 뿐만 아니라 연사가 참관객과 소통하기 위해 온라인 투표를 간단하게 실행할 수 있는 시스템이다. 특히 한국을 포함하여 아시아와 같이 손을 들고 나서서 발표하는 문화가 부재한 국가에서 온라인 질문 시스템을 활용한다면 연사와 보다 더 효율적으로 소통할 수 있는 장점이 있을 것이다. 슬라이도 공식 홈페이지 www.sli.do에 접속하면 기본적으로 제공하고 있는 프로그램을 컨퍼런스에 무료로 이용할 수 있다.
해외 연사와 함께한 화상 컨퍼런스
컨퍼런스 둘째 날 진행되었던 echnology Watch Award에서는 MICE산업에서 활용 될 수 있는 새로운 기술을 개발한 스타트업에 대한 수상이 진행되었다. 올해는 수상자들이 수상 이후 자사를 소개하는 프리젠테이션 기회와 질의 응답하는 시간을 가졌는데, 특히 참관객들 사이에서 주목받았던 점은 컨퍼런스가 화상으로 진행되었다는 점이다. 영상의 응답이 다소 느리거나 통신상의 장애가 존재하기도 했지만, 거리에 상관없이 컨퍼런스에 참가할 수 있는 새로운 기술 도입을 알리는 시간이었다.
3) MICE산업 트렌드 분석 리포트
협회 중심의 미팅과 인센티브 투어 분야 성장할 것
IBTM World는 매년 전시회 개최와 동시에 다음 해 MICE산업 트렌드를 분석하는 트렌드 워치 리포트 (Trend Watch Report)를 발간한다. 해당연도의 경제상황 분석을 바탕으로 각 산업별 그리고 국가별 MICE 산업 성장 전망을 분석하는데 올해 IBTM World에서 전망한 2018년도 MICE산업 트렌드는 다음과 같다.
첫째, 테러 그리고 전쟁과 같은 불안정한 상황 속에도 불구하고 전반적인 세계경제는 성장할 것으로 전망하였다. 이에 대응하여 기업들은 신규 시장 및 고객과 네트워킹을 통한 산업 확장을 갈망하기 때문에 2018년도 미팅&이벤트 산업에 대한 수요는 지속적으로 증가할 것으로 예상하였다.
둘째, 협회에서 개최하는 미팅과 인센티브 투어 분야가 두드러지게 성장할 것으로 전망하였다. 특히 이 두분야는 참관객의 경험과 가치를 중심으로 창의적이고 유니크한 베뉴를 활용한 이벤트가 증가할 것이다.
셋째, 이벤트 산업에 대한 수요와 공급이 동등해짐에 따라 참관객들은 저렴한 가격에 양질의 이벤트를 기대할 것이다. 이는 더 많은 지식과 가치를 추구하는 참관객의 수요 변화에 따라 주최자들은 양질의 이벤트 운영을 위해 베뉴 대여 비용과 같은 부가적인 지출에 대해 적은 예산을 투자할 것이라고 전망하였다.
마지막으로 국제적으로 이슈화된 테러사건으로 참관객의 안전과 보안을 요구하는 이벤트 경영 전략이 도입될 것이다. 이러한 트렌드는 단순히 사전에 리스크를 예방하거나 신중하게 이벤트 개최지 담당자를 선정하는 것 이상의 참관객 복지를 배려한 이벤트 서비스 운영전략이라고 할 수 있다. 때문에 이벤트 주최자는 연사나 바이어 초청에 있어서 장시간 비행에 따른 업무 피로도를 줄이기 위한 이벤트 코디네이터 역할도 수행하게 될 것이다.
하지만 IBTM World 트렌드 워치 리포트는 새로운 기술의 도입과 전 세계 경제 동향의 변화에도 불구하고이벤트 주최자, 바이어, 그리고 참가업체가 소통하는 이벤트 산업의 본질은 동일할 것이라고 강조하였다. 자세한 트렌드 워치 리포트에 대한 내용은 이번 호 커버스토리에서 소개하고자 한다.
In the Palm of Your Hand
올해 개최되었던 IBTM World 2017 이벤트에서는 모바일 어플리케이션을 이벤트 운영에 있어서 적극 활용한 점이 두드러졌다. 구글과 안드로이드를 통해 쉽게 다운받을 수 있는 IBTM World 어플리케이션은 참관객이 전시회와 컨퍼런스에 관한 정보를 쉽게 얻을 수 있도록 돕는다. 어플리케이션에 접속하게 되면 아래 사진과 같은 화면이 등장하고 표와 같이 14가지 메뉴가 등장하게 된다. 각 메뉴별 기능은 표를 통해 보다 더 자세히 설명하였다.
실제로 필자는 IBTM 전시회 기간 중 두꺼운 전시회 매뉴얼 북이나 컨퍼런스 일정표와 같은 종이를 들고 다니는 참관객 보다는 이 어플리케이션을 활용해 자신의 비즈니스 스케줄을 조정하는 모습을 쉽게 발견할 수 있었다.
IBTM World에서 운영하고 있는 어플리케이션 중 가장 유용했던 기능은 Session Participation, Make Connections, Floor plan이었다. Session Participation과 같은 경우 컨퍼런스 강연 도중에 슬라이도 프로그램을 활용해 연사에게 쉽게 질문할 수 있는 장점이 있기 때문에 참관객의 능동적인 이벤트 참여를 가능하게 만들어 준다. Make Connections는 명함을 교환하지 않더라도 성명 혹은 소속 검색을 통하여 만나고 싶은 참가업체 그리고 바이어와 소통할 수 있기 때문에 전시장뿐만 아니라 행사 개최 이후에도 보다 더 효율적인 네트워킹을 돕는다.
Floor Plan 메뉴는 커다란 전시장 도면지를 직접 들고 다니지 않더라도 방문하고 싶은 부스를 3D맵을 활용해 쉽게 검색할 수 있는 기능을 제공하기 때문에 참관객이 전시장에서 쉽게 길을 잃지 않도록 도와준다.
전문 운영요원 배치로 전시회 품질을 높이다
리드 트래블 익스히비션이 주최한 IBTM World에 참관하는 동안에 필자가 가장 인상 깊게 느낀 것은 참관객 중심의 전시회 운영 서비스였다. 전시장 곳곳에는 참관객의 관람과 바이어의 비즈상담을 지원하는 운영요원이 배치되어 있는데, 모두 IBTM World 유니폼을 맞춰 입고 환한 미소와 함께 전시회 설명, 전시장 위치 안내, 매뉴얼 북과 쇼 데일리 배포, 뱃지 스캔 등과 같은 다양한 서비스를 제공하고 있었다.
모두 주최사로부터 철저한 교육을 받고 배치된 운영요원으로 참관객에게 IBTM World가 전문 전시회라는 강한 인상을 심어주었다. 도심과 공항으로 연결된 전시장 피라데바르셀로나 그란비아 전시장은 바르셀로나 도심 그리고 공항 어디와도 연결되어 있다. 전시장 건물 내에서 공항과 시내로 이동하는 지하철 탑승이 가능할 뿐만 아니라 원하는 목적지로 편리하게 이동할 수 있는 셔틀버스 서비스도 제공하고 있다. 때문에 바이어는 공항에서 캐리어 하나만을 끌고 전시장을 방문하더라도 IBTM World에서 제공하는 교통, 숙박, 물품 보관 등과 같은 다양한 부대시설 서비스를 통해 편리하게 비즈니스 상담을 진행 할 수 있는 장점이 있다.
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