1. 미팅 테크놀로지는 시작에 불과하다
정보통신기술(ICT)의 융합으로 이뤄지는 제4차 산업혁명은 인공지능(AI), 로봇기술, 생명과학이 주도하면서 새로운 가치를 세상에 창출 한다. 즉 로봇이나 인공지능을 통해 실재와 가상이 통합돼 사물을 자동적, 지능적으로 제어할 수 있는 가상물리시스템(cyber-physical system, CPS)의 구축이 기대되는 산업의 변화를 말한다. 제3의 물결을 넘어 산업들은 제4차 산업혁명으로 돌입하고 있으며 MICE 산업 역시 산업구조와 운방식이 변화하고 있다. 최첨단 기술을 접목한 미팅 테크놀로지에 대한 관심은 지속적으로 증가해 왔으며 다양한 서비스, 제 품, 기기들이 개발되고 있다. 미팅 테크놀로지 전문가인 코빈볼(Corbin Ball)과 미팅 테크놀로지 기업인 어텐드(Attend)1)가 공동으로 발표한 ‘미팅 테크놀로지의 과거와 현재-30년의 역사’에 따르면 1984년 미팅 기획 소프트웨어인 암링크(Amlink)와 피플웨어(Peopleware)가 최초로 출시된 이래로 미팅 테크놀로지는 지난 30년간 꾸준히 발전해왔고, 제4차 산업혁명이 도래한 현재 미팅 테크놀로지의 발전은 더욱 가속화될 전망이다.
2. 저성장 시대의 미팅 테크놀로지는 기회 창출의 교두보
비즈니스의 효율성을 최적화시킨 미팅 테크놀로지는 미래 MICE 산업의 먹거리이자 핵심 트렌드로 주목받고 있다. ‘미팅·컨벤션 2030: 산업 지형을 바꿀 메가트렌드’2)의 설문조사에 따르면 전체 응답자의 41.6%가 미래 회의산업에서 가장 중요한 트렌드로 ‘기술’을 선택했다. 한편, 전 세계는 저성장 시대의 늪에 빠지고 있는데, 미국전시산업연구센터(Center for Exhibition Industry Research; CEIR)는 앞으로 수년간 연간 경제성장률이 3% 이내일 것이라고 발표했다. 부정적인 경제 전망에도 불구하고 MICE 산업이 성장할 기회는 지속해서 주어지고 있다. 특히 중국을 비롯한 신흥국 시장을 중심으로 미팅 테 크놀로지와 행사 콘텐츠 자원이 지속적으로 개발되고 있으며, 기업들은 효과적인 로벌 마케팅 활동을 위해 전시, 이벤트, 컨벤션을 기획하 거나 참석하고 있다.
3. 미팅 테크놀로지의 현주소
국제회의전문가협회(Meeting Professional International, 이하 MPI)와 인터렉티브미팅테크놀로지(Interactive Meeting Technology, 이 하 IMT)가 발표한 이벤트 테크놀로지 적용 현황에 대한 리포트를 살펴보면, 앞으로 미팅 테크놀로지의 활용 및 시장성은 더욱 확대될 것으로 보인다. 이를 세부적으로 살펴보면 다음과 같다.
과반수 이상의 회의기획자, 미팅 테크놀로지 활용에 자신감 보여
‘미팅 테크놀로지 활용이 능숙하다고 생각하는가?’에 대한 질문에 응답자 중 39.16%가 동의, 18.81%는 매우 동의하는 것으로 나타났는데, 전체 회의기획자의 57.97%가 미팅 테크놀로지 활용에 대해 긍정적이고 어려움이 없는 것으로 나타났다[표1].
행사 특징에 맞춘 미팅 테크놀로지 예산 책정이 가장 높아
미팅 테크놀로지 예산 결정 현황을 살펴본 결과 ‘각각 행사의 특징에 맞춘 미팅 테크놀로지 예산 책정’이 41.62%로 가장 높았으며 ‘각 팀이 스 스로 결정’이 19.63%, ‘매년 조직에서 별도의 예산 할당’이 17.54%로 뒤를 이었다. 미팅 테크놀로지의 예산은 조직에 따라 책정 및 결정 방법이 다른것으로 파악되었다[표2].
미팅 테크놀로지 예산은 지속해서 증가할 것으로 기대
지난 3년간 미팅 테크놀로지 예산증감 여부를 살펴본 결과 ‘증가’가 49.65%로 가장 높게 나타났으며 ‘보통’이 37.6%, ‘매우 증가’가 3.92% 로 예산이 증가한 경우가 많았다. 한편 향후 미팅 테크놀로지 예산 배정에 대해 조사한 결과 ‘증가’가 49.74%, ‘보통’이 36.05%, ‘매우 증가’가 2.63%로 관련 예산지출이 늘어날 것이라는 응답이 많았다. 이는 향후 미팅 테크놀로지에 대한 투자가 지속될 것이라는 것을 시사한다[표3].
미팅 테크놀로지 전문가 종류
미팅 테크놀로지를 적용하는데 있어 필요 포지션과 역할에 대한 조사결과, 미팅 테크놀로지 전문가의 역할로는 A/V 전문가, 등록 솔루션 매 니저, 소셜 미디어 매니저, 소셜 미디어 전문가, 이벤트 테크놀로지 매니저가 있었다. 이벤트 테크놀로지 기술을 갖춘 제너럴리스트는 등록매 니저, 전시 서비스 부서, 오피스 매니저, IT 전문가 등이 있는 것으로 나타났다.
회의·이벤트 기획자가 미팅 테크놀로지 관리 담당자로서 비중이 가장 높아
회의·이벤트 기획자가 미팅 테크놀로지를 관리하는 담당자로서 역할 비중이 가장 높은 것으로 나타났다. 행사 등록, 참가자와 행사 관리 등 여러 방면에서 회의·이벤트 기획자들이 중요한 역할을 맡는 것으로 나타나는데, 이는 미팅 테크놀로지를 관리하는 데에도 행사를 가장 잘 이 해하고 인지하는 전문가의 능력이 필요한 것이라고 이해할 수 있다[표4].
데이터 수집과 관리방법의 다양화
미팅 테크놀로지가 발전하면서 과거보다 훨씬 더 많은 데이터를 수집하고 분석할 수 있는 기술이 개발되었다. 데이터는 행사의 전반적인 세부 사항을 확인하고 참가자 정보 등을 파악할 수 있을 뿐만 아니라 추후에 행사 기획과 마케팅 활동을 펼치는데 주요 자료로 활용할 수 있다. 참 가자 정보 수집방법으로 스프레드시트 활용이 38.57%로 가장 높았고, 자동 데이터 업데이트 32.76%, 수동 18.77% 순으로 나타났다. 한편 행 사 세부정보 수집 방법으로는 수동이 38.97%로 가장 높았고, 스프레드시트 29.66%, 자동으로 데이터 업데이트 23.1% 순이었다. [표5]
미팅 테크놀로지 활용의 장점으로 ‘간소화된 운영절차’와 ‘고객 경험 강화’가 꼽혀
미팅 테크놀로지 활용으로 인해 행사 및 회의 운절차가 간소화되고, 고객 경험이 강화되는 효과가 있는 것으로 나타났다. 간소화된 운절 차로 인해 행사 운에 소요되는 시간이 단축되었고, 회의참가자의 행사참여도 증진은 물론, 참가자 데이터 수집효율성도 높아졌다. 또한, 회 의참가자에게 보다 많은 정보를 제공할 수 있게 되었고, 주최자와 참가자간 일대일 커뮤니케이션이 편리해지면서 참가자의 경험도 강화되는 효과가 발생했다. 반면, 부정적인 측면도 있다. 새로운 기술을 도입하는 데 많은 비용이 들거나, 기술적 결함으로 인해 행사 운에 오히려 지 장을 주는 경우도 발생하고, 수집된 데이터가 정확하지 않거나 여러 솔루션을 통해 수집한 데이터들이 제대로 통합되지 않는 문제들이 여전히 발생하고 있다. 또한, 새로 개발되거나 도입된 기술을 현장직원이나 참가자들이 따라가지 못하는 문제도 있다.
