미국의 경제학자 존 케네스 갤브레이스1)는 미팅은 필수불가결 하지만 성가신 것이라고도 표현했다. 국제회의를 기획하고 개최하는 데 있어서도 미팅은 각 담당자들이 자신의 역할을 충실히 수행하고 목적을 달성하기 위한 필수 과정 중 하나이다. 컨벤션 기획자들이 국제회의를 성공적으로 개최하는 데 지침이 되는 준비단계별 회의 진행법 11가지를 소개한다.
1. 고객 정보 미팅
국제회의 개최를 위한 첫 번째 단계로 개최시기(when), 개최장소(where), 개최목적(why)을 설정하고 예상 참관객(who)과 클라이언트의 요청사항(what) 등을 구체화 한다.
2. 장소·목표 설정 미팅
개최하고자 하는 행사 성격에 적합한 장소를 선정하기 위해 여러 시설을 방문하여 필요 요건을 체크하고, 최종 결정 하는 단계이다. 장소가 선정되면 시설 매니저, 영업 사원, 클라이언트와 함께 컨벤션 개최를 위해 어떻게 시설을 활용할 것인지 레이아웃, 디자인, 케이터링(catering), 음향 시스템 등에 대해 논의한다.
3. 협력업체 미팅
장소를 선정한 뒤 협력업체와 팀을 구성하는 단계이다. 이전에 협업한 경험이 있는 업체이건, 새로운 협력업체이건 간에 모두 국제회의를 성공적으로 개최하기 위해 각 담당자의 역할과 책임을 공유하는 회의를 가진다. 이러한 미팅은 각기 다른 협력업체가 함께 협업하고호의적 관계를 구축하는데 도움을 준다.
4. 마케팅 계획 수립 미팅
국제회의를 개최하기 전 마케팅 계획을 수립하고 전통적인 방식에서 벗어나 보다 경쟁력있고 창의적인 마케팅 방법을 실행해야 한다. 효과적으로 행사참가 의사결정권자에게 행사관련 정보를 전달하기 위하여 마케팅 전략과 방안을 수립하고, 각 마케팅 담당자에게 적절하게 역할을 배분한다.
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5. 일대일 스폰서 미팅
스폰서의 요구사항을 파악하고 어떻게 협력할 것인지 중심점을 찾기 위해 일대일 개별 미팅을 진행하는 것을 추천한다. 스폰서들은 어떤 것을 기대하는가? 그리고 우리 행사를 통해 얻고자 하는 것이 무엇인가? 어떻게 하면 목표 고객을 상대로 스폰서가 영향력을 발휘할 수 있는가? 등에 대해 논의하고 이러한 요건을 충족시키는 데 적합한 계획을 수립한 뒤에, 스폰서별 담당자를 선정하여 해당 스폰서가 우리 행사의 가치를 매우 높게 인식할 수있도록 미팅을 이끌어나가야 한다.
6. 연사 미팅
행사에 필요한 연사를 선정할 때에는 공식적인 방식으로 연사를 선정하고 발표하는 것을 추천한다. 연사가 정해지면 우선 유선 상으로 간략하게 발표해야 하는 주제와 내용, 예상되는 청중의 특징 등에 대해 설명하고, 행사 목적에 강연을 이끌어 나갈 수 있도록 돕는다.
7. 장소 계약 미팅
행사 개최 몇 주 전에 시설, 협력업체, 연사 등 모든 계약이 완료되었다면, 시설 매니저나 예산 담당자와 함께 다음 사항을 체크하도록 한다. 사용가능 객실, 케이터링 서비스, 음향시설, 추가 프로그램, 시설 디자인, 참가자 동선, 좌석배치도, 입간판, 예상 청중 규모, 기타 행사개최를 위해 필요한 사항을 확인해야 한다.
8. 리허설 미팅
행사 개최 전 리허설 미팅을 통하여 현장에서 누가, 어디서 그리고 어떤 역할을 담당하는지 이해하고 각 담당자의 연락처를 공유해 행사 당일 팀워크를 발휘할 수 있도록 한다. 이러한 미팅은 행사 개최 1, 2일 전에 마지막으로 현장운영 계획을 간략하게 최종 점검하는 단계라고 할 수 있다.
9.행사 개최 후 팀 미팅
종료된 행사에 대한 간략한 보고서를 통해 미처 신경 쓰지 못한 사항들과 잘된 점에 대해 다시 논의하는 시간을 가지도록 하여 다음 행사 개최 시 개선 사항으로 반영한다. 만약 비수기에 행사를 개최할 계획이 있다면, 사전에 마케팅 방향과 각 담당자의 역할에 대한 준비를 통하여 업무 효율을 높일 수 있다.
10. 행사 개최 후 협력업체 미팅
이 단계는 행사 기획사의 규모에 다라 미팅의 방향이 달라진다. 규모 있는 행사기획사는 협력업체와 어떻게 업무를 진행하였는지, 행사를 진행하면서 놓친 부분이 무엇이었는지 먼저 돌아보는 시간들 갖는다. 반면 독립적으로 행사를 개최한 소규모 기획사는 이 단계를 생략하고 협력업체와 직접 만나서 논의하여도 무방하다. 이러한 미팅은 추후 개최할 이벤트를 위해 상호 협력을 강화하거나 잘못된 점을 개선하기 위한 목적으로 진행한다.
11. 행사 개최 후 클라이언트 미팅
행사가 종료된 이후 수집된 컨벤션 참가자의 데이터를 클라이언트와 공유하고, 그들과 어떻게 네트워크를 유지할 것인지에 대하여 간략한 미팅을 가진다. 나아가 다음 번 행사 개최를 위한 아이디어를 클라이언트와 논의하여 지속적인 관계를 이어나가도록 한다. 업무가 과중하게 밀려있는 상황에서 미팅을 가진다는 것은 업무의 효율을 떨어트린다고 생각할 수 있지만, 클라이언트, 협력업체, 시설 매니저 등 모든 참여자가 행사 개최목적과 진행상황을 공유하고 각자의 위치에서 담당하고 있는 역할을 잘 수행하고 있는지 확인하는 중요한 과정 중 하나이다.
앞서 제시한 각각의 국제회의 개최/운영 단계별 미팅이 순조롭게 진행되기 위해서는 미팅의 목적을 설정하고 참석자들이 적극적으로 의견을 낼 수 있도록 도와야 한다. 이러한 정기적 미팅을 통하여 중요한 사안을 함께 검토하고, 다음 미팅을 약속함으로써 한 단계 한 단계씩 성공적인 행사 개최를 위한 준비를 해 나갈 수 있을 것이다.
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