이벤트 제작자들의 가상회의에 대한 도전이 계속되고 있다. 대면행사 대신 가상행사가 다수 개최되는 가운데 어떠한 지원 서비스가 가장 필요한 상황일까? 행사 기획자가 수립한 행사 목표, 보유한 기술, 회의 플랫폼 등
에 따라 지원이 필요한 사항은 달라질 것이다. 이벤트 관리 소프트웨어 기업인 아벤트리(Aventri)는 최근 자사의 이벤트 매니지먼트 솔루션과 통합한 아벤트리 가상 이벤트 플랫폼(Aventri Virtual Event Platform) 서비스를 출시했다. 최고 기술 책임자 셰인 에드몬드(Shane Edmonds)는 매체와의 인터뷰를 통해, 아벤트리 가상 이벤트 플랫폼에 대한 소개와 성공적인 하이브리드 행사를 위해 지원되어야 할 사항들을 소개했다.
가상이벤트 개최를 위한 편리한 원스톱 플랫폼 개발
셰인 에드몬드는 자사의 가상 이벤트 플랫폼이 사용하기 매우 편리하다고 소개했다. 행사 기획자들은 플랫폼에 대한 초기 교육을 거치면서 플랫폼을 중심으로 행사를 자유롭게 기획하고 만들어나갈 수 있다고 설명했다. 또한 이번 플랫폼은 모든 도구를 동원하여 행사기획자가 이벤트 개최의 처음부터 끝까지 관리할 수 있다고 밝혔다. 행사를 하나의 플랫폼으로만 관리하면 설정이 쉬워질 뿐만 아니라 각 시스템 간 이동에 있어 결함을 제거할 수 있다. 이러한 서비스는 매끄러운 가상이벤트 개최를 가능하게 한다.
유연하고 민첩한 솔루션 제공
셰인 에드몬드는 어떤 플랫폼이든, 성공적인 행사개최를 위해서는 민첩한 솔루션을 갖춰야 한다고 말했다. 이벤트의 규모를 조정해야 하거나, 한 부분이 변경되는 경우, 행사 주최자는 무리 없이 바로 조정할 수 있어야 한다. 또한 어느 행사든지 행사 규모와 상관없이 하나의 플랫폼으로 연동되는 조율이 가능해야 한다고도 밝혔다. 단일 앱으로 대면 행사 참가자와 가상행사 참가자를 통합적으로 관리하는 시스템이 있다면, 이번과 같은 팬데믹 상황이 발생했을 때 보다 빠르게 해결책을 시행하고 참가자들을 위한 백업 솔루션을 제공할 수 있다.
원스톱 플랫폼을 통한 효율적 마케팅 및 데이터 관리
많은 이벤트 전문가들은 이번 팬데믹을 계기로 가상행사를 경험하게 되면서, 하이브리드 이벤트가 성공적으로 실행된다면 더 많은 사람에게 다가갈 수 있는 효과적인 마케팅 도구가 될 수 있다는 사실을 깨달았다. 현장행사가 오랫동안 브랜드 인지도를 위한 중요한 마케팅 도구였지만, 가상행사 기획자들은 더 넓은 지역의 다양한 청중에게 다가갈 수 있음이 확인되었다. 행사 개최 후 데이터 수집의 측면에서도 원스톱 플랫폼은 참가자들의 참석률, 세션 참여율, 순추천고객지수(NPS) 등 의미 있는 데이터를 제공할 수 있어야 한다. 셰인 에드몬드는 참가자들이 로그인하기 편리한 시스템을 만들어 더 많은 사람이 가입하고, 질문하고 여론조사에 응답하도록 유도하면서 데이터를 수집해야 한다고 밝혔다. 이를 통해 행사 이해관계자들에게 가상이벤트의 ROI를 더욱 쉽게 보여줄 수 있다.
디지털 이벤트를 통한 수익 창출 방안
셰인 에드몬드는 가상이벤트 참가를 위해 돈을 지불하는 참가자들이 증가하고 있다고 밝혔다. 무엇보다 일부에서는 콘텐츠가 충분히 가치가 있다면 현장 행사 참가비만큼의 요금을 부과하고 있다고도 밝혔다. 또한, 많은 행사기획자들이 참가자들을 가상행사로 불러 모을 수 있는 창의적이고 재미있는 방법을 구현하고 있다고 언급했다. 모든 행사 콘텐츠가 디지털화되고 있기 때문에 일부 행사에서는 행사가 끝난 후 콘텐츠를 재가공하여 상품으로 판매하기도 한다.
하나의 플랫폼을 통해 다양한 행사를 개최할 수 있는 플랫폼
아벤트리의 CEO 짐 샤프(Jim Sharpe)는 코로나19 확산으로 가상이벤트 기술을 통해 아벤트리가 위기 속에서도 선두 자리를 차지했다고 밝혔다. MICE 기업들이 가상 이벤트를 시작하면서 어려움을 겪고 있는데 아벤트리 가상이벤트 플랫폼을 통해 쉽게 접근할 수 있도록 돕고 있다고도 말했다. 아벤트리 가상 이벤트 플랫폼 2020년 6월 베타 버전 출시 이후 고객들의 피드백을 바탕으로 더 완성도 있는 서비스를 구축했다. 고객 피드백을 통해 알게 된 사실은 행사 기획자들이 가상이벤트와 하이브리드 이벤트, 현장 개최 행사를 자유롭게 넘나들 수 있는 행사 기획 플랫폼을 원한다는 것이었다.
*아벤트리는 하이브리드 행사부터 소규모 회의, 대규모 회의에 이르기까지 모든 이벤트 유형을 지원하는 옵션과 함께 다양한 행사로 전환할 수 있는 유연한 서비스를 제공하고 있다.
