Meeting & Convention 2030: 미래 컨벤션산업의 지형을 바꿀 메가트렌드

지난 2013년 10월 15일, 라스베이거스에서 열린 아이멕스 아메리카(IMEX America)에서 독일컨벤션뷰로(German Convention Bureau, GCB)가 신규 연구보고서 “미팅·컨벤션 2030: 산업의 지형을 바꿀 메가트렌드(Meeting and Conventions 2030: A study of megatrends shaping our industry)”를 발표하였다. GCB의 상무이사 마티아스 슐츠(Matthias Schultze)에 따르면, 전 세계적으로 MICE산업이 국가 경제성장의 원동력으로 부상한 가운데, 업계 전문가들이 성공적인 비즈니스를 창출하고 미래지향적인 전략을 설계하는데 유용한 관점을 제시하고자 본 보고서가 작성되었음을 밝혔다.

이번 GCB의 메가트렌드 보고서는 정치·경영·과학을 아우르는 각계 전문가 및 파트너사가 참여하였으며 설문조사, 인터뷰, 시나리오 분석 등의 행동과학 방법론을 통해 2030년까지 회의산업에 주요한 영향을 미칠8대 메가트렌드- 세계화, 자원고갈, 도시화, 인구변화, 기술, 지속가능한 발전, 이동성, 보안 및 안전 -를 선정하였다. 이번 호에서는 GCB의 2030년 메가트렌드 보고서의 연구결과를 심층적으로 소개하고자 한다.

 

1  연구배경

2012년 동안 독일의 회의산업은 3억 6천명의 참가자와 29만 7천여 건의 행사를 유치하였으며, 10년 넘게 회의 및 전시회 목적지로서 유럽에서 1위, 전 세계에서는 미국에 이어 2위 자리를 지켜왔다. GCB가 메가트렌드를 수행한 연구목적은 첫째, 이러한 독일의 회의산업을 강화하고 확대하고, 둘째, 전 세계 회의 전문가들이 현재와 미래의 트렌드를 파악하여 효율적으로 대응하기 위해 필요한 관점을 제시하는데 있다.

이번 GCB의 메가트렌드 분석보고서의 특징은 컨벤션산업 관련 데이터를 단순 분석하는데서 그치지 않고 업계를 둘러싼 전반적인 사회·경제·정치적 맥락을 연구했다는 점에 있다. 일반적으로 회의산업은 경험과 아이디어를 교환하는 플랫폼 역할을 하기 때문에 사회의 전체적인 흐름과 환경에 의한 직접적인 영향을 받는다. 이러한 관점에서 본 연구는 업계 안팎의 다양한 경험 및 관점을 포함하는 사회과학적·학제 간 분석을 통해, 특정 분야에 과도하게 치중해서 전체 그림을 놓치는 실수를 피하고자 노력하였다. 전 세계적으로 정치·사회·경제적 이슈들의 복잡성이 고조되고 투명성은 떨어지는 가운데, 업계 전문가들은 이러한 맥락 안에서 미래 이슈를 인지하고 적합한 계획 및 전략을 공유해야 한다고 설명한다.

이를 위해 컨벤션산업을 비롯한 사회·경영·과학 분야의 전문가와 파트너사 및 회원사가 본 연구에 참여하였다. 본 보고서의 총괄책임은 GCB에 있으며, 설문조사는 미래연구기술평가연구소(Institute for Futures Studies and Technology Assessment, IZT)에 의해 수행되었고, 5개의 파트너사 -유럽이벤트센터협회(European Association of Event Centers, EVVC), 독일 MCI(MCI Germany), 루르관광청(Ruhr Tourism), 독일7대센터(the Seven Centers of Germany), 비지트베를린(VisitBerlin)- 와 16개의 기업 및 협회가 후원사로 참여하였다.

 

2 연구방법

 

메가트렌드 분석을 위해 문헌/자료 조사, 브레인스토밍 워크숍(Brainstorming workshop), 전문가 인터뷰를 비롯하여, 세 가지 과학적 미래분석방법- 트렌드 분석(Trend analysis), 시나리오 개발(Scenario development), 로드맵핑 (Roadmapping)- 등 다양한 측면의 분석방법이 활용되었다. 보고서는 우선 전반적인 리서치(Desktop research)를 통해 메가트렌드 및 트렌드를 탐색한 후, 전문가와의 인터뷰를 통해 이러한 트렌드와 회의산업 간의 연관성을 파악하였다.

또한 군사전략을 개발하는데 쓰이는 델파이방법을 활용하여 행사기술, 로봇공학, 에너지 등 기술적 개발과 관련된 사항을 분석하였다. 이를 기반으로 8대 핵심 메가트렌드를 선정하였는데, 이 가운데 GCB와 회원사에게 중요한 영향을 미칠 것으로 예상되는 요소들을 “더 나은 미래(Preferable futures)”라는 명칭으로 분류하여, 이를 대상으로 IZT와 공동으로 시나리오 워크숍을 실시하였다. 마지막으로 온라인 설문조사를 통해 업계 관점에서 나오는 다양한 측면의 타당성을 분석하였다.

 

전문가 인터뷰(Interviews with Expert)

2013년 1월부터 5월까지 업계전문가 및 건축/지식이전/기술 분야의 전문가들을 대상으로 22건의 인터뷰를 시행하였다. 인터뷰는 IZT팀과 공동으로 약 30분-60분 형식으로 진행되었다.

델파이 방법(Delphi Method)

독일 및 전세계 회의전문가 24명을 대상으로 온라인 델파이 분석을 실시하였다.1) 첫 번째 라운드에서 전문가 집단은 주어진 질문에 익명으로 응답하며, 두 번째 라운드에서는 응답결과의 요약된 내용을 보고 질문 및 제안을 하는 기회를 갖도록 하였다. 이는 결과에 대해 개인의 의견을 반영할 기회를 제공하기 위한 것이었으며, 응답결과를 보여준 이유는 서로 간 관점을 교환하기 위한 것으로 익명성으로 인해 다른 응답에 의한 영향을 받지 않았다. 델파이 방법은 전문가들의 관점을 파악하거나 기술적 개발의 가능성을 평가하고 아이디어 수집 및 특정분야에 대한 합의점을 도출하는데 유용하다.

온라인 설문조사(Online Survey)

 2013년 4월과 5월 사이에 77명의 회의산업 관계자들을 대상으로 온라인 설문조사를 진행하였다.

시나리오 워크숍(Scenario Workshop)

2013년 4월 9일, 프랑크푸르트에서 워크샵을 개최하여 20명의 참가자들을 대상으로 회의산업의 미래와 예상 시나리오에 대하여 공개적인 논의를 진행하였다.

 

3 주요 연구결과

 

시나리오 분석결과- 건축, 지식이전, 기술

본격적인 메가트렌드 분석에 앞서, GCB는 회의산업의 세 가지 주요 분야- 건축, 지식이전, 기술 -에 대한 예상 시나리오 분석(Scenario analysis)을 실시하였다. 시나리오 분석은 사건의 가정적인 흐름을 예상하여 특정한 연결성 및 의사결정에 대해 주목하는 방법으로, 포괄적이고 세부적인 미래사진을 제시하는 미래가능 시나리오 프레젠테이션을 포함한다. 세가지 주요 영역의 분석결과는 다음과 같다.

건축(Architecture)

인터넷이 발달함에 따라 장거리 지역 간의 커뮤니케이션 및 접근성이 높아졌음에도 불구하고, 미래의 회의 및 컨벤션에서는 여전히 중심적 위치나 편리한 장소, 특징적인 건물에 대한 선호도가 지속될 것이다.

• 독일지속가능한건축협회(German Sustainable Building Council, DGNB)와 같은 인증 시스템(Certification Systems)이 더욱 중요해질 것이다.
• 행사시설이나 컨벤션센터는 노령화 시대를 맞이하여 시설접근, 이동, 이용에 장벽없는(barrier-free) 환경 제공의 여부에 따라 경쟁력이 달라질 것이다.
• 쉽게 분리 가능한 임시적 건물의 사용이 지속적인 트렌드가 될 것이다.
• 건강하고 호의적인 회의 분위기에 대한 요구가 증가함에 따라, 자연 채광과 환풍이 중요해질 것이다.

지식이전(Knowledge Transfer)

메가트렌드 2. 세계화(Globalisation)

전체 응답자의 28.6%가 “세계화 및 국제화”를 가장 중요한 메가트렌드로 선정하였다. 세계화의 흐름 속에서 회의는 문화적 차이와 규범, 선호도를 이해하고 표현하는 가장 중요한 공간이 될 것으로 보인다. 이에 따라 다양한 언어 구사능력과 타문화 이해능력이 미래에 강력한 경쟁요인으로 떠오를 것이다. 이는 일정 수준의 민감성과 감성지능을 요구하는데, 대부분의 경우 이러한 역량과 기술은 일반적인 학습상황 또는 온라인에서 개발할 수 있으며, 직접적인 취득은 여행이나 해외생활을 통해 가능하다. 또한, 미래 회의산업에서는 시간적·거리적으로 떨어진 집단간 커뮤니 케이션이나 협력을 지원하는 요구기반 체계(Need-based System)가 더욱 중요해질 것으로 보인다.

세계 곳곳에 분산되어 있는 행사 참가자들은 가상공간에서 서로 연결될 수 있다. 이 때 가상기술의 성공여부는 서로 떨어져 있는 지역과 가상공간의 사이에서 행사의 각 구성요소들을 알맞게 조정하고, 회의 목적에 일치시키며, 효율적으로 의사소통 하도록 하는 중심자의 역할에 달려있다. 이미 많은 회의 주최자들이 가상회의의 피드백을 수집하기 위해 다양한 기술들을 도입하였다.

 

메가트렌드 3. 이동성(Mobility)

향후 회의 참가자들이 행사장까지 빠르고 신속하게, 불편함 없이 도착할 수 있도록 하는 지원서비스가 핵심이슈로 부상할 것으로 보인다. 따라서 미래의 주최자는 개최지 및 교통수단을 선정할 때 이같은 이동편의를 우선순위로 고려해야 한다. 전체 응답자의 26%가 미래 회의산업의 핵심적인 이슈로 “이동성”을 선정하였다. 미래에 참가자들은 여러 가지 교통시스템을 이용하여 더 빠르고 안전하고 자연친화적인 방식을 통해 전 세계 곳곳으로 이동할 수 있게 되는데, 특히 사물인터넷은 기본적으로 모든 교통수단 및 시스템 간에 완벽한 정보교환을 가능하게 하여 개인 교통수단과 대중 교통수단의 새로운 관계를 초래할 것으로 예상된다. 이러한 기술발전에 힘입어 행사장소로의 출발과 도착, 행사장에 머무르는 동안의 움직이는 경로에 대한 이동성 이슈가 중요해질 것이다.

 

메가트렌드 4. 지속가능성(Sustainability)

전체 응답자의 20.8%가 향후 회의산업에서 가장 중요한 영향을 미칠 이슈로 “지속가능성”을 선택하여 메가트렌드 상위 4위에 선정되었다. 특히 시설, 교통수단, 음식, 엔터테인먼트의 구성 및 혁신은 지속가능성 이슈가 미래 의사결정 및 고려사항에 뚜렷한 영향을 미치는 분야이다. 회의 기획자들은 가급적이면 지역 공급업체를 이용하고 지역 청중들이 참가하도록 독려하는데 더 많은 예산을 할애할 것이며, 이같은 지속가능한 솔루션의 제공여부가 다른 회의와의 차병성을 구분하는 요인이 될 것이다. 특히 행사 개최지를 선정할 때, 지속가능성은 중요한 기준이 될 것으로 보이는데, 독일은 지속가능성 이슈에 대한 전문성을 인정받고 있다. 독일은 수년 동안 생태학적 손상, 기후변화, 글로벌 대량생산의 부정적인 결과와 관련된 지속가능한 솔루션에 집중해왔기 때문에 독보적인 전문성을 자랑한다. 결과적으로 지속가능성 관련 인증서나 높은 순위의 획득이 행사 개최성공 여부에 큰 영향을 미칠 것으로 예상된다.

 

메가트렌드 5. 인구변화(Demographic Change)

마지막으로 18.2%의 응답자들이 “인구변화, 여성화 및 고령화”를 제5대 트렌드 이슈로 선정하였다. 회의 참가자의 급격한 고령화는 회의 접근성과 관련된 이슈를 부각시키는데, 회의형태, 연사선정, 자격증 등에 함의점을 갖는다. 또한, 미래에는 여성 참가자의 수가 뚜렷하게 증가할 것으로 예상되면서 여성 여행자를 위한 보안서비스, 탁아서비스에 대한 준비가 요구되며, 회의주제 및 유연한 방식의 회의개최에도 영향을 미칠 것으로 보인다. 회의전문가들은 연령관리(age management), 또는 다양성관리(diversity management)와 같은 대응프로그램을 통해 조직 및 기업 내부적으로 이러한 변화를 받아들일 준비를 하고, 직원 및 팀 구성, 인력지원 및 자격, 연령에 맞는 구직, 특정 문화기술이나 기타 특정 요구사항 등에 대해 관심을 기울여야할 것이다.

지금까지 살펴본 GCB의 메가트렌드는 MICE산업을 둘러싼 전반적인 사회·경제·정치적 맥락에 대한 분석을 토대로 미래의 주요 이슈와 관점을 제시하였다. 이러한 모든 메가트렌드를 아우르는 가장 중요한 결과는 향후 20년 동안 진행될 모든 변화의 과정에서 “인간”이 가장 중요한 기준이 될 것이라는 점이다. GCB 분석보고서는 새로운 기술과 어플리케이션의 활용이 인간의 존재, 욕구, 능력, 선호를 반영하고 고려하기 위해 설계되어야 한다는 점을 강조한다.

예를들어, 행사장에서 서비스 로봇은 고령의 참가자나 장애가 있는 참가자들이 건물의 안과 밖을 쉽게 이동하는 것을 돕는데 활용될 수 있다. 이처럼 신기술의 도입, 즉 “하이테크(High tech)”와 사회적 접촉 및 인간적인 요구사항, 즉 “하이터치(high touch)” 사이의 관계가 균형을 이뤄야 할 것임을 강조하였다.

 

 

2014년 글로벌 회의산업 전망 및 트렌드 분석

2013년 11월 OECD가 발표한 “세계 경제전망”에 따르면, 2014년 세계경제는 오랜 경기침체에서 벗어나 3.6%(2013년 2.7%) 성장하면서 완만한 경기 회복세를 보일 것으로 전망된다. 한편, 아메리칸 익스프레스(American Express)는 매년 「글로벌 회의산업 전망보고서」를 발간하여 회의산업을 둘러싼 주요 이슈 및 동향을 분석하고 있다. 이에 본 지에서는 아메리칸 익스프레스가 발표한 보고서를 토대로 2014년 글로벌 회의산업의 전망 및 핵심트렌드를 분석하였다.

[순서]

Ⅰ. 2014 글로벌 회의산업 전망 분석

1. 2014 회의산업 성장전망 분석
2. 2014 회의산업 예산 및 지출전망 분석
3. 2014 회의산업 시설수요 및 공급전망 분석

Ⅱ. 2014 글로벌 회의산업 7대 핵심트렌드 분석

1. 회의특화앱 개발
2. 현지회의(local Meeting) 수요 증가
3. 예산 운영상의 어려움(Budget Challenge) 증가
4. 보안 및 안전성
5. 조달정책 변화
6. 글로벌프로그램 확대 및 표준화
7. 회의기획 테크놀로지 활용

 

1. 2014 글로벌 회의산업 전망 분석

 

1. 2014 회의산업 성장전망 분석

2014년 글로벌 회의산업은 전반적으로 안정적인 추세를 보일 것으로 전망된다. 이는 지난 2009년과 2010년 이후 도래했던 급격한 시장 침체 상황과 비교해보면, 새로운 안정기의 시작을 의미하는 낙관적인 전망으로 보여진다. 지난 2013년 6월 발간된 「아메리칸익스프레스 재무담당자(CFO) 설문조사」에 따르면1), 전체 519명의 응답자 가운데 48%가 2014년에도 전년과 동일한 수준의 예산을 회의산업부문에 배정할 예정이라고 응답하였고, 29%는 예산을 증분시킬 것이라고 답했다.

 

북미 회의 개최건수 가장 높은 증가 예상, 아시아는 상승 추세 접고 하락 반전 예상

대륙별로 2014년 회의 개최건수 전망을 살펴보면, 북미는 전년 대비 1.5% 증가하는 등 주요 대륙 중에서 가장 높은 성장률이 예상되는 반면, 2013년에 회의 개최건수가 6.4%나 증가하였던 아시아 지역은 2014년에는 1.2% 하락이 예상되는 등 가장 반전의 변화가 예상된다. 유럽과 중남미는 전년과 동일한 수준의 개최실적을 유지할 것으로 전망된다.

1) American Express CFO Research on Global Business and Spending Monitor 2013, June 2013.

 

유럽 회의 참가자수 하향 안정화, 아시아는 하락 반전, 북미와 중남미 소폭 증가 전망

2014년 회의 참가자수는 지난해와 비슷한 양상이거나 약간의 변화가 있을 것으로 전망된다. 유럽의 평균 회의 참가자수는 2013년에 5.2% 감소하였는데, 2014년에도 1.8% 감소할 것으로 전망된다. 이같은 감소추이는 2013년에 이어 2014년에도 이어지지만, 감소의 폭이 크게 줄어들면서 하향 안정화를 보일 것으로 예상된다. 아시아 지역의 회의 참가자수는 2013년5% 증가를 기록하였으나, 2014년에는 2.4% 감소할 것으로 예상되며, 북미와 중남미 지역의 회의 참가자수는 2014년에 각각 0.6%씩 증가할 것으로 전망되었다.

 

대부분의 국가에서 회의 개최기간 감소 지속될 것으로 전망

회의 개최기간의 감소세는 대부분의 국가에서 지속될 것으로 전망된다. 회의 개최기간 감소폭은 다소 줄어들 것으로 보이는 데, 이 또한 회의산업이 점차 안정화 되어가는 신호로 해석 할 수 있다. 북미지역 응답자 중 72%가 평균 회의기간을 그대로 유지한다고 응답한 것을 포함하여, 93%가 5% 이하의 작은 변동만이 있을 것이라고 답했다. 이러한 추세는 업계 전반적으로 더 이상의 회의기간 단축은 실용적이지 않을 뿐만 아니라, 오히려 회의목표를 달성하는데 방해가 될 수 있다는 인식이 확산된 데에 따른 것으로 보인다. 한편, 지난해 큰 성장세를 기록했던 아시아지역의 회의 개최기간이 2014년에는 2.3% 감소할 것으로 전망되는데, 아시아지역의 회의 전문가들은 부정적인 관점없이 회의기간이 단축될 수 있다는 전망에 공감하고 있다.

2. 2014 회의산업 예산 및 지출전망 분석

대부분의 기업들은 오랜 기간 지속되어 온 경제불황으로 인해 이미 대대적인 예산삭감 프로그램을 진행해 온 상황이며, 이제는 부수적인 계획들에 대한 논의가 주를 이루고 있는 실정이다. 따라서 2014년 회의산업에 대한 예산 및 지출 역시 큰 변동 없이 지난해와 유사한 수준을 이어갈 것으로 전망된다. 유럽은 1.8% 수준의 예산축소가 예상되는데, 지역에 따라 독일, 영국, 벨기에는 낙관적인 전망이 우세한 반면, 스페인은 여전히 지속중인 경제위기의 여파로 어려움을 겪을 것으로 보인다. 단, 아시아의 경우 예외적으로 3.6%의 예산감축이 예상되고 있다.

2014년 개인 참가자의 지출액은 아시아를 제외한 대부분의 지역에서 전년과 유사하거나 소폭 감소할 것으로 보인다. 북미 응답자의 90%는 개인 참가자의 지출규모가 5% 미만 내에서 변동이 있을 것이라고 응답했으며, 유럽은 국가별로 차이가 있는데 영국과 독일에서는 낙관적인 전망이 나오는 반면, 스페인은 비관적인 전망이 우세하다. 중남미는 응답자별로 다양한 응답이 나왔는데 전체적으로는 0.8% 감소가 예상된다. 아시아는 개인 참가자의 지출액이 감소할 것이라고 전망한 응답자가 80%에 달하는 등 2014년 4.4%로 다소 큰 폭의 지출액 감소가 예상된다.

2014년 회의 리드타임은 “점점 단축되고 있음”과 “더 이상 단축될 수 없음”의 두 가지 유형으로 표현될 만큼 하락세가 뚜렷하다. 지난해와 마찬가지로 전 세계 모든 회의기획자들이 2014년에 리드타임이 감소할 것으로 예상했으며, 특히 아시아는 응답자의 61%가 이러한 의견에 동의하면서 4.0%의 가장 큰 하락세가 전망된다.

 

3. 2014 회의산업 시설수요 및 공급전망 분석

회의시설의 수요 및 공급 전망과 관련하여 가장 큰 특징은 현지회의(local meeting) 개최에 대한 수요가 꾸준히 증가하고 있다는 점이다. 세계 경제의 성장속도가 둔화됨에 따라 행사예산 절감이 이슈화되고 있으며, 대부분의 회의 전문가들은 지역내에서 회의를 개최함으로서 여행경비 및 시간을 절감하는 동향을 보이고 있다. 기업은 현지회의 개최를 통해 여행경비와 시간을 절감하는 한편, 사치스러운 지출을 피하고 합리적 비용에 대한 지출을 도모함으로써 호의적인 기업 이미지를 구축하기 위해 노력하고 있다.

대륙별로 시설유형에 따른 수요를 살펴보면, 여러유형의 회의시설 가운데 2014년에 가장 큰 수요가 예상되는 시설은 중형(Mid-tier)시설이다. 업계에서는 대부분이 직원행사와 같은 내부행사를 개최할 때 중형시설을 기본 선택안으로 고려하고 있다. 럭셔리시설이나 리조트시설은 여전히 인센티브나 VIP급 행사 개최시설로 선호되고 있으나, 다른 유형의 행사를 개최하는 경우에는 중형시설과 비슷한 수준의 가격이 제공될 때만 고려하려는 경향이 있다. 한편, 전 세계 지역에서 비전통회의시설의 인기는 높아지고 있으며, 중남미지역에서만 2013년과 동일한 수준의 수요를 보일 것으로 나타났다.

 

전세계 회의 전문가들이 2014년 회의개최지를 선정하는데 있어 가장 중요하게 고려하는 요인은 보안 및 안전성인 것으로 나타났다. 북미 응답자의 26%, 유럽 23%, 중남미 30%, 아시아 35%의 응답자가 개최지를 선정할 때, 보안 관련 인프라에서부터 위급상황 발생 시 안전대책까지 요구하며 보안 및 안전성을 신중하게 고려하고 있다고 응답하였다. 두 번째 중요 고려사항은 정치·경제적 불안정이다. 프랑스에서는 한때 인기 개최지였던 튀니지, 모로코, 터키, 이집트에 대한 수요가 지난 3년간 급격히 감소하였으며, 이의 수혜자로 스페인, 포르투갈, 이탈리아 지역이 인기를 얻고 있다.

마지막으로, 세 번째 높은 순위를 차지한 요인은 리조트시설에서 회의를 개최하는 것에 대한 공공의 시선이었다. 기업은 대내외적으로 자사의 자금이 현명하게 지출되고 있다는 인식을 전달하고자 하며, 특히 경영상황이 어려운 기업은 더욱 그러한 측면이 있는 것으로 나타나고 있다.

 

 

2. 2014년 글로벌 회의산업 7대 핵심트렌드 분석

 

지난 2013년 9월, 아메리칸 익스프레스는 전 세계 회의 전문가들을 대상으로 2014년 회의산업 트렌드 전망에 대한 온라인 설문조사 및 인터뷰를 실시하였다. 응답자들은 회의 프로그램 및 회의 정책과 관련하여 가장 중요하고 큰 변화가 예상되는 항목에 대한 의견을 제시하였는데, 설문조사 결과 회의 프로그램(Meeting Program) 관련된 이슈로 모바일앱/회의특화앱, 소셜미디어, 현지회의 개최, 예산운영상의 어려움 증가, 보안 및 안정성 등이 상위 항목을 차지하였다. 또한 회의 정책(Meeting Policy)과 관련된 이슈로 향후 2년 동안 예상되는 회의 정책상의 변화에 대해 조사한 결과, 모든 응답자가 공통적으로 조달정책, 세계화 및 표준화, 회의기술 활용 이슈를 지목하였다.

본 세션에서는 아메리칸 익스프레스가 발간한 「2014년 글로벌 회의 및 이벤트 전망」의 자료를 토대로 2014년 회의산업의 7대 핵심트렌드를 소개하고자 한다.

 

 

1. 회의특화앱 개발

전 세계 모든 회의 기획자들이 공통으로 선정한 2014년의 가장 핵심적인 이슈는 모바일앱과 회의특화앱의 활용이다. 거의 모든 지역의 응답자들이 현재 어플리케이션 및 소셜미디어 활용에 대해 활발한 논의를 진행하고 있다고 응답하였으며, 개별 회의의 강점에 특화된 앱을 구축하는 방법에 대해 강렬한 학습열망이 있는 것으로 나타났다. 북미의 한 회의 전문가에 따르면, 북미에서는 회의특화앱의 개발이 이미 주요 트렌드로 부상했으며, 현재 다수의 회사들이 적합한 수단 및 공급업체를 선정하는 과정을 밟고 있다고 설명하였다. 모바일앱은 특히 대규모 행사에서 주최자와 참가자가 커뮤니케이션하는 수단으로 떠오르고 있다.

한 글로벌 전문 서비스업체는 맞춤화된 비용으로 서비스를 제공하기 위하여 각 행사마다 “재활용”할 수 있는 모바일앱을 자체적으로 개발하였다. 또한, 프랑스에서는 인센티브투어에서 모바일앱을 독특하게 활용하였는데, 파리의 도보관광 참가자들에게 가장 아름답다고 생각하는 장소에서 사진을 찍고 이를 전체 그룹과 공유도록 하여 관심을 이끌었다. 이처럼 회의환경에서 모바일앱의 활용은 행사자체를 넘어서는 가치를 극대화시키는 기회를 제공할 것으로 보인다.

그러나 모바일앱이 갖는 잠재적 리스크에 대한 이해가 반드시 선행되어야 한다. 최근 한 다국적 기술업체의 CIO는 기업이 개인정보보호 정책을 바르게 준수하고 있는지 파악하기 위해 모바일앱을 통해 참가자의 개인정보가 어떻게 수집 및 활용되고 있는지 조사하는 프로젝트에 착수하였다. 회의 전문가들은 참가자와 주최자가 모바일앱을 통해 그들의 일상생활 속에서 친밀하게 교류함에 따라 회의특화앱의 활용이 박차를 가할 것으로 예상하고 있다.

 

 

2. 현지회의(Local Meeting) 수요 증가

2013년에 이어 2014년에도 아시아 지역을 제외한 모든 곳에서 현지회의 개최의 인기는 지속적으로 높아질 것으로 예상된다. 회의 전문가들은 이같은 현상의 요인으로 여행비용 및 시간의 절감을 들 수 있다고 설명한다. 유럽의 한 회의 전문가에 따르면, 많은 기업들이 현지회의를 개최함으로써 기업이 대내외적으로 지역공동체의 경제발전에 기여하고 과소비를 지양한다는 이미지를 구축하려 한다고 설명하였다.

3. 예산 운영상의 어려움(Budget Challenge) 증가

2014년 회의산업이 전반적으로 안정적이고 낙관적인 추세가 예상됨에도 불구하고, 개별 행사의 예산확보 및 예산범위 준수의 문제는 계속해서 난항을 겪을 것으로 전망된다. 응답자의 50%가 예산상의 도전요소들이 확대될 것이라고 전망하였으며, 특히 최근까지 예산규모의 확대를 이어갔던 아시아지역도 응답자의 75%가 예산의 확대 운영이 어려울 것으로 전망하였다. 한 글로벌 기술업체는 이러한 문제의 대안으로 대형 행사와 초대형 행사를 결합하여 개최하는 방법을 제안하기도 하였다. 이로 인해 대형 행사의 개최건수는 줄어들겠지만, 참가자수는 전체적으로 증가할 것이므로 참가자당 비용은 더 적게 책정할 수 있다는 논리를 덧붙였다.

4. 보안 및 안전성

의사결정과정에서 보안 및 안정성 이슈는 지난해에 이어 더욱 중요해질 전망이다. 전체 회의전문가의 5%만이 보안 및 안전성의 중요성이 줄어들었다고 응답하였다. 칼슨레지도어호텔그룹의 카렌해밀턴(Kaaren Hamilton)은 “회의기획자가 개최지를 선정할 때 가장 중요하게 생각하는 것은 참가자의 만족이다. 칼슨호텔은 행사가 시작되기 전에 보안책임자 및 안전책임자와 함께 회의를 진행함으로써 참가자의 안전 확보에 주력하고 있다”고 설명한다. 북미지역의 한 회의 전문가에 따르면, 북미에서는 이미 기획된 회의라 할지라도 예측하지 못한 사건이 발생할 시 곧바로 취소 및 조정을 한다. 최근 재난을 겪었던 아시아는 위급상황이 발생했을 때 참가자의 안전을 확보하기 위해 필요한 자원 및 계획의 구축범위에 대해 인지하고 있다.

그러나 이와 관련한 정책 및 방침은 매우 부족한 실정이다. 전체 응답자의 20%만이 보안 및 안전성과 관련된 명료한 방침을 보유하고 있다고 응답하여, 높은 관심이 실질적인 정책의 수립으로 이어지고 있지는 않음이 드러났다. 이는 기업들이 공식적인 정책을 수립함으로써 주요 리스크를 관리할 수 있다는 점을 인식하게 되면서 점차 해결될 수 있을 것으로 예상된다.

5. 조달정책 변화

회의상품 구매과정에서 조달부서(Procurement department)의 역할이 부각되면서, 많은 기업들이 향후 2년 간 행사조달 관련 정책을 개선 및 변화시킬 계획인 것으로 나타났다. 그동안 다른 산업에서 조달정책 및 절차는 성숙해왔지만, 회의산업에서의 조달관련 이슈는 중요하지 않은 문제로 취급되어 엄격하게 관리되지 않았다. 그러나 이번 조사의 응답자들에 따르면, 현재 많은 기업들이 회의정책 제2세대, 또는 제3세대에 이미 진입했거나 진입하는 과정에 있으며, 이러한 흐름에 따라서 향후 2년 안에 회의 및 행사 조달방침을 새롭게 구상할 예정이다. 북미지역 응답자에 따르면, 몇몇 기업들은 이미 회의 운영활동을 지원하는 공급업체 수를 제한함으로써 조달이 전체 회의지출과 관련하여 권한비중이 높아지고 있는 것으로 나타났다. 향후에는 회의산업에서도 표준화된 조달절차가 구축될 것으로 전망된다.

6. 글로벌프로그램 확대 및 표준화

‘사업의 확장’은 모든 기업이 지향하는 목표이다. 북미지역 응답자에 따르면, 북미에서 약 20~30%의 기업이 이미 글로벌 차원의 표준화된 프로그램을 보유하고 있으며, 이들 기업은 회의를 글로벌화하기 위해서 먼저 기업 차원에서의 표준화가 선행되어야 한다는 점을 충분히 인지하고 있다. 몇몇 기업들은 회의프로그램 프로세스 맵핑(Meeting Program Process Mapping) 및 분석프로젝트(Analysis Project)를 수행함으로써, 회의활동이 이루어지는 지역에서 현재 그들의 실무가 무엇이며 이를 어떻게 향상시킬 수 있을지 이해하고, 새로운 공식화된 절차를 개발하는 등의 노력을 이어가고 있다.

7. 회의기획 테크놀로지 활용

많은 회의 전문가들이 향후 2년 내에 다양한 회의기획 테크놀로지(Meeting Planning Technology)를 프로그램 기획에 활용할 예정이다. 여기에는 다음과 같은 세 가지 목적이 있다.

1) 모든 기업회의가 중앙데이터베이스에 등록되어 전체 회의활동에 대한 가시성 제공
2) 전체적인 회의지출에 대한 포괄적 이해
3) 회의 정책 준수를 확인하기 위한 통제기능 구현

회의 전문가들은 기업이 회의기획 테크놀로지에 상당한 투자를 하기에 앞서, 먼저 기업 내부적 차원의 프로세스를 확인하는 것이 현명하다고 말한다. 기술은 각 기업에게 최적화된 과정 및 절차에 맞게 구현될 때 최대의 효과를 만들기 때문이다.