MICE 행사에 참가하는 것은 많은 에너지 소모를 요구한다. 종일 낯선 사람들과 만나며 네트워킹을 이어가는 것은 결코 쉬운 일이 아니다. 훌륭한 연사를 섭외하고 부대행사도 완벽하게 준비했더라도 정작 참가자들이 은근한 스트레스에 시달리고 있다면 행사에 대한 집중도가 떨어질 것이다. 이러한 상황 속에서 참가자들의 컨디션 관리에 도움이 될 만한 것들을 제공한다면 스트레스를 예방할 수 있다. 즉, 웰니스 프로그램을 제공하는 것이다. 지속가능성과 라이프스타일의 다양성이 강조되는 오늘날, 참가자들의 신체적 혹은 정신적 건강에 초점을 맞춘 웰니스 프로그램을 도입하는 행사가 늘어나고 있다.
스트레스가 MICE 참가자에게 미치는 영향
MICE 참가자들은 때때로 심각한 수준의 스트레스를 경험하게 된다. 낯선 환경으로 인한 불안감이 주는 일시적 스트레스도 있지만, 평소 일상생활에서 이어져 온 스트레스 또한 무시할 수 없는 요소다. 이러한 스트레스들은 MICE 행사의 몰입을 방해하는 요인이 된다. 스트레스를 안고 있는 MICE 참가자들은 불규칙한 식습관, 폭식, 카페인 과다 섭취, 수면시간 부족 등의 문제를 안고 있다. 스트레스가 누적되면 정신건강을 악화시키고 불안감을 유발하여 행사 전반적인 분위기와 진행에 영향을 미친다. 결과적으로 참가자가 추후 행사에 참여하고 싶지 않도록 하여 재참가율을 감소시키기도 한다.
이러한 상황을 방지하기 위하여 웰니스 프로그램이 떠오르고 있다. MICE 행사에 웰니스 프로그램을 추가하는 것만으로도 참가자들의 스트레스 해소 창구를 마련하게 되는 셈이다. 이러한 프로그램은 참가자 간 소통도 원활하게 만든다. 따라서 참가자들의 긴장을 줄이는 방법을 모색한다면, MICE 참가자들에게 좋은 환경을 제공할 수 있게 된다.
웰니스 프로그램 중요한 건 알겠는데…“어떻게 반영하지?”
최근 글로벌 행사기획자들은 MICE 행사에 웰니스 프로그램을 적극적으로 도입하고 있다. 웰빙과 건강에 초점을 맞춤으로써 모든 참가자가 참여할 수 있는 평안한 환경을 만든다는 것이 핵심이다. 대표적 예로, 명상을 들 수 있다. 최근 많은 행사기획자들은 명상이나 마음챙김 활동을 제공하며 참가자들의 심리적 안정과 휴식을 지원하는 공간을 별도로 마련하고 있다.
이렇게 웰니스 요소를 도입한 행사들은 대부분 긍정적인 피드백을 얻는다. 개인의 건강과 평안에 세세하게 신경 써 준 행사에 대한 경험 만족도 또는 브랜드 몰입도가 더욱 높아질 수 있으며, 이러한 피드백은 추후 재방문 또는 추천으로 이어질 가능성이 높다. 문제는 실천방안이다. 어떻게 웰니스를 실천할 것인지도 중요하다. MICE 행사가 웰니스 프로그램을 도입할 수 있는 9가지 방법을 다음과 같이 살펴보고자 한다.
① 명상과 마음챙김(Mindfulness) 활동
명상과 마음 챙김 활동은 참가자들의 웰니스를 관리하는 대표적 방법이다. 이러한 활동들은 정신건강뿐만 아니라 신체 건강에도 도움이 된다. 매우 간단하면서도 적용에 부담이 없는 것이 매력적인 활동이다. 명상을 통해 참가자들은 깊게 고민하는 시간을 줄일 수 있게 되고, 부정적인 생각으로부터 마음을 지킬 수 있게 된다. 또한, 행사 일정 중 깊은 호흡이나 삼상요법 등의 마음 챙김 활동을 통해 참가자들은 스트레스 해소법을 배울 수 있게 된다.
명상과 마음 챙김 활동은 분주한 행사 일정 속 스트레스를 관리하기에 매우 효과적이다. 마음-몸 가다듬기나 짧은 명상은 불안함을 크게 줄여주면서 감정적 자기조절을 돕는다. MICE 참가자들이 주도적으로 명상을 즐길 수 있는 시간을 마련해주는 것도 좋지만, 명상 전문가를 고용하여 전문 서비스로서 제공하는 것이 효과가 더 좋다.
② 야외 프로그램 도입
행사 외 별도의 야외 활동을 마련하거나, 막간 이벤트로서 야외 프로그램을 기획하는 것도 한 방법이 될 수 있다. 자연이 주는 녹색의 휴식과 태양광 속에서 행사를 진행하거나, 야외에서 체조 수업을 운영함으로써 참가자들의 건강에 긍정적인 효과를 줄 수 있다. 한 연구에 따르면 자연에서 시간을 보내는 것은 스트레스 수준을 낮추고 정신건강을 향상시킬 수 있다고 한다. 또한, 사람들을 끊임없이 움직이게 함으로써 신체 건강은 물론 전반적인 웰니스 만족도를 높일 수 있다.
대대적으로 멀리 이동할 필요 없이 행사장 인근의 공간을 활용하는 것도 좋은 방법이다. 개최지의 고유한 지역 문화 또는 자연 명소를 이용하면 특별한 경험도 선사할 수 있다. 웰니스를 실천하면서도 참가자에게 기억에 남는 경험을 제공하는 등 여러모로 참가 만족도가 높은 프로그램의 한 전략이 될 수 있다.
③ 참가자 휴식을 위한 유연한 일정
휴식은 참가자들의 집중력을 결정하는 중요한 요소다. 주요 프로그램의 중요도와 우선순위에 밀려 다소 좌시되는 경향이 있으나, 사실 참가자들의 경험을 설계할 때 면밀히 검토되어야 하는 속성이다.
일정을 유연하게 구성하는 것은 MICE 참가자들의 웰니스에 큰 도움이 된다. 충분한 휴식시간이 보장된 참가자들은 여유로움 속에서 원하는 성과를 얻어갈 수 있다. 심적, 신체적 여유가 생겼으니 건강도 챙길 수 있는 것은 덤이다. 따라서, 행사기획자는 참가자들의 일정을 유연하게 구성함으로써 곳곳에 휴식을 취할 수 있는 시간과 공간을 충분히 마련해야 한다. 그 시간동안에는 마음챙김 활동이나 야외 활동을 하도록 권장하며 재충전할 수 있는 조용한 공간을 활용할 수 있도록 해야한다.
④ 건강한 식재료 사용도 웰니스 실천의 일환
웰니스에는 식음료도 빼놓을 수 없다. 행사기획자들은 참가자들을 위한 건강하고 영양가 있는 음식을 제공해야 한다. 이에 대한 실천방안으로는 로컬 푸드를 이용하는 것이다. 지역에서 생산된 유기농 재료를 사용하며 MICE산업의 지속가능성 실천도 겸할 수 있다.
메뉴에 있어서 친환경적 선택 옵션을 제공하는 것 또한 참가자의 웰니스를 챙길 수 있는 방안 중 하나다. 개인 건강에 적합하거나 지역에 기여할 수 있는 건강한 식재료를 직접 고를 수 있도록 하여 식음서비스에서도 참가자들의 생산적 활동이 이어질 수 있도록 해야한다.
⑤ 웰니스 전용 공간의 필요성
웰니스를 도입하려면 전용 공간도 마련되어야 한다. MICE 행사에서 참가자들이 평온을 찾고 마음챙김 활동을 실천할 수 있는 조용한 공간을 마련하는 것도 매우 중요하다. 평화로운 공간은 분주한 행사장으로부터 숨을 고를 수 있도록 하며, 잠시 휴식을 취하고 에너지를 회복할 수 있게 돕는다. 명상실과 같은 조용한 공간은 참가자들이 소음으로부터 잠시나마 벗어나고 고요함을 느낄 수 있게 한다.
⑥ 음수대 배치도 전략이 필요하다
MICE 참가자들은 바쁜 일정을 소화하느라 수분을 충분히 섭취하는 것을 종종 잊고는 한다. 수분을 충분하게 섭취하지 못한다면 피로감을 악화시키고 집중력을 떨어뜨리며, 심한 경우 탈수 증세를 일으킬 수 있다. 행사기획자는 행사장 곳곳에 수분 섭취 공간을 설치하여 참가자들이 주기적으로 물을 마실 수 있도록 해야한다.
음수대의 적당한 배치장소는 참가자들이 모이는 곳이나 행사장 입구 근처 등이다. 음수대를 전략적으로 배치하는 것은 수분 섭취를 편리하게 만들 뿐만 아니라 참가자들이 물을 더 많이 마실 수 있도록 유도한다. 추가로, 오이, 레몬, 민트와 같은 첨가물을 활용하면 참가자들의 집중력 상승에도 도움을 줄 수 있다.
⑦ 소음 스트레스를 줄이자
참가자들은 필연적으로 소음에 노출될 수밖에 없다. 적정 수준 이상의 소음에 지속적으로 노출될수록 참가자들의 스트레스와 불안은 증폭된다. 웰니스 전용 공간이 방음이 되는 장소로 조성되어야 하는 것도 이 때문이다. 행사기획자들은 방음벽을 배치하고 조용한 구역을 만들어 참가자들이 소음에서 벗어날 수 있는 공간을 제공해야 한다. 완벽한 방음이 어렵다면 휴게실에 소음 차단 헤드폰을 배치하거나 편안한 음악을 틀어 행사장의 혼잡함과 분리될 수 있도록 하는 것도 좋은 전략이 된다. 또한, 카펫이나 드레이프와 같은 부드러운 소재를 사용하면 방음 효과가 있어 소음 스트레스를 줄이는데 도움을 준다.
⑧ 알코올 섭취를 제한하라
MICE 행사에서 술을 제공하여 참가자들에게 휴식과 즐거움을 주기도 하지만, 과도한 음주는 결국 적절한 의사결정을 방해하거나 건강에 악영향을 미친다. 기획자들은 참가자당 제한된 수량의 음료 쿠폰을 제공하거나 시간제한을 도입하는 등 음주를 제한하는 방법을 고려해야 한다. 또한, 청량음료, 허브차, 주스 등 청량음료를 제공하면서 선택의 다양성을 넓히는 것도 좋은 방법이 될 수 있다. 이러한 방침은 참가자들의 웰니스를 보장하면서 행사장 내 질서 유지를 돕는다.
⑨ 청정한 공기를 유지하라
탁한 공기에 불편함을 호소하는 참가자들도 많다. 환기가 어렵다면, 공기 청정기를 사용하여 공기 중 알레르기 유발 물질과 오염물질을 줄일 수 있다. 또한, 실내 식물을 도입하는 것도 좋은 전략이다. 접란(화초), 보스턴 고사리, 스파티필룸 등의 식물은 공기정화 식물로 알려져 있으며, 행사장에 자연 친화적 느낌을 더해 편안한 분위기를 만들 수 있다.
