코로나로 인해 많은 행사들이 온라인이나 하이브리드 형식으로 진행되고 있다. 이러한 가상이벤트의 급격한 증가로 디지털 이벤트 관련 교육에 대한 관심도 높아지고 있다. PCMA(컨벤션전문경영자협회)가 코로나 사태 이전부터 운영해 온 디지털 이벤트 전략가(Digital Event Strategist, 이하 DES) 과정은 업계 내 여러 디지털 이벤트 온라인 교육과정 중에서도 주목을 받고 있다. 이에 GMI 편집팀은 전 교육과정을 수강한 후 주요 내용과 특징들을 분석해 보았다.
PCMA, 4가지 종류의 디지털 이벤트 교육과정 운영
DES는 2016년 PCMA가 디지털 이벤트 교육원(Digital Event Institute)을 설립하면서 개설한 디지털 이벤트 전문가 양성을 위한 온라인 교육과정으로 코로나19가 발생하기 전부터 운영되고 있었다. PCMA 디지털 이벤트 교육원에서는 디지털 이벤트가 행사의 필수요소로 자리 잡으면서 단계별로 수요에 대응해 왔다. 현재는 DES 과정을 포함한 4개의 회원 전용 디지털 이벤트 관련 강의 및 컨설팅 프로그램을 운영하고 있다. 강의 과정은 DES과정과 DES과정을 5개의 강의로 압축하여 들을 수 있는 디지털 이벤트 패스트 트랙(PCMA Digital Event Fast Track)이 있다. 코칭/컨설팅 프로그램은 조직 내 행사 기획자가 성공적인 가상이벤트를 제작할 수 있도록 맞춤형 교육과 지침을 제공하는 디지털 이벤트 코칭(Digital Event Coaching)과정과 디지털이벤트 전문 인력이 부족한 기관에 전문가를 투입하여 종합적인 컨설팅을 통해 디지털 이벤트를 개발하도록 지원하는 디지털 이벤트 컨설팅(Digital Event Consulting)이 있다. 코칭 및 컨설팅 서비스는 코로나19 확산으로 가상이벤트에 대한 수요가 많아진 회원들을 위한 심화 교육서비스로서 개발하여 진행하고 있다.
디지털 이벤트 전문가 양성에 특화된 커리큘럼
DES 과정은 온라인 강의를 통해 진행되며 디지털 이벤트를 계획하는 단계에서 제작 그리고 성과측정에서 수익화 방안까지, 디지털 이벤트에 관한 포괄적인 지식을 제공한다. 또한 디지털 이벤트를 정교하게 구현할 수 있는 기술 솔루션도 구체적으로 제시하고 있다. 강좌는 각 분야별로 디지털 이벤트 관련 전문가가 나와 강의하는 형식이며, 모든 강의를 마친 후 자격시험에 통과하면 디지털 이벤트 전략가 인증 자격증을 취득할 수 있다. DES는 13개의 온라인 강의로 구성되어 있으며 ,총 수강시간은 14시간이다. 13개의 온라인 강의 외에도 함께 제공되는 웨비나와 자료, 학습을 위한 11시간 코스를 포함한 총 25시간 분량의 교육을 이수해야 디지털 이벤트 전략가 인증 자격시험에 응시할 수 있다.
계획 수립 단계부터 사후관리 단계까지… 디지털 이벤트 업무에 필요한 과정별 지식 습득
강의는 크게 6개 주제로 나눌 수 있다. 1-2강의 경우 디지털 이벤트를 구상하기 전, 조직의 목표와 전략을 세우고 이에 적합한 이벤트를 개발하는 방법을 다루고 있다. 3-5강은 디지털 이벤트의 콘텐츠 제작에 대한 강의로, 참가자들의 경험을 이끌어 낼 수 있는 콘텐츠 전략을 소개했다. 6강은 두 개 파트로 나뉘어 어떤 기술 솔루션을 선택해야 하는지, 어떻게 기술을 활용하여 행사를 효과적으로 개최할 수 있는지에 대한 내용을 제공한다. 7강은 브랜드와 타깃 콘텐츠를 이용한 디지털 이벤트의 수익화 방안을 제시했다. 8강의 경우 디지털 이벤트 개최를 위한 인프라 구축의 기술적 방법과 필요한 설비를 소개한다. 9강부터는 디지털 이벤트를 마케팅하고 사후관리와 성과관리 하는 방법에 대해서 교육하고 있다. 모든 강의는 한 시간 내외로 진행되며 강좌별로 해당 부문의 전문가가 강의를 진행하고 관련한 전문자료를 제공한다. 강의가 끝나면 주제와 관련한 PCMA 웨비나를 추천하여 연관된 최신 정보를 추가적으로 학습할 수 있도록 하고 있다. 각 주제에 해당하는 디지털 이벤트에 관한 기본 개념과 실천 방안을 살펴보면서 자신의 행사에 적용하고 점검하는 방식으로 학습하는 것이 효과적일 것으로 보인다.
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① 디지털 이벤트 개요 및 계획 수립(1-2강)
디지털 이벤트 계획 전, 조직의 비전과 목표를 먼저 수립하라
디지털 이벤트를 개최하기 전, 조직이 추구하는 장기적 가치와 목표 설정을 한 후, 그에 적합한 디지털 이벤트를 개최해야 한다고 교육하고 있다. 매우 당연한 이야기 같지만 디지털 이벤트의 개최 전략을 수립하기 위해서 개최기관의 목표를 고려하고 어떻게 기여할 수 있는지를 정확하게 설정하는 단계가 매우 중요하다는 점을 거듭 강조한다. 조직의 비전과 전략을 설정하는 방법과 이에 활용할 수 있는 이벤트의 역할 및 전략을 계획 할 수 있는 툴과 예시를 제공한다. 또한 구체적으로 이벤트의 역할이 무엇인지, 이벤트가 주최자에 있어 어떤 의미가 있는지 등, 디지털 행사를 개최하기 전 많은 고민을 통해 이벤트의 역할, 전략, 실행계획 등을 구체적으로 수립할 것을 강조하고 있다.
지속가능한 디지털 이벤트를 위한 구체적인 전략 수립하라
단기간이 아닌 3~5년 지속할 수 있는 디지털 이벤트 제작을 위한 전략적 방안을 소개하고 있다. 특히, 마케팅, 세일즈, 관광, IT기술 분야의 다양한 관계자들과 함께 이벤트를 조직하여 디지털 이벤트를 위한 드림팀을 구축하라는 내용이 눈에 띄었다. 코로나19로 인해 급하게 조직되어 일회성으로 끝나는 행사가 아닌 산업 관계자들과의 협업을 통해 지속가능한 디지털 행사를 구축할 수 있는 방안에 대해 교육하고 있다.
개최하고자 하는 행사에 적합한 디지털 행사 방식을 선택하라
개최하려는 행사의 소통방식에 따라 디지털 행사의 종류를 선택하는 방식을 교육하고 있다. 연사의 소통방식이 콜라보레이션(collaboration) 형식인지 발표(presentation) 형식인지에 따라 적합한 디지털 기술, 배치 회로 등을 구체적으로 제시한다. 하이브리드, 가상이벤트, 온디멘드(On-demand) 등 행사 종류에 따른 디지털 인프라 배치 방안을 제공하고, 그에 따른 효과를 소개했다. 또한 공급업체 선정을 통해 필요한 디지털 서비스를 효과적으로 조달하는 방안 또한 제공한다.
② 디지털 이벤트 콘텐츠 제작 전략(3-5강)
디지털 이벤트 콘텐츠를 간결하고 흥미롭게 구성하라
행사 콘텐츠를 제작하기 전, 참가자들의 참가목적, 투자 가능 시간, 참가자들의 사전 지식 수준, 그리고 활용 가능
한 포맷에 대한 사전조사를 마쳐야 흥미로운 콘텐츠를 제작하고 구현할 수 있다는 점을 강조하며, 각각의 포인트에
대한 구체적인 실천 방안을 제공하고 있다. 또한, 참가자들이 어떻게 교육을 습득하는지에 대해 고민해야 하며, 그
저 내용을 전달하는 것이 아니라 콘텐츠를 제공하면 참가자가 자신의 분야에 해당 내용을 실제로 적용해볼 수 있도
록 실무적 가이드를 제시해야 한다고 피력한다. 성인들은 소통하고 참가하면서 습득한다는 점을 강조하며, 이를 위
한 디지털 이벤트의 일련의 구성 요소(연설-적용시간-질의문답 등)에 대해 적절한 운영방식을 설정하는 방법을 소
개했다. 참가자들의 니즈와 주최자의 니즈를 각각 고려하여 각자의 필요를 채우면서 효과적으로 콘텐츠를 제공하는
디지털 이벤트 구조를 구축할 수 있는 방법과 사례를 제시했다.
참가자 만족을 위해 연결성, 소통, 스토리텔링을 활용하라
참가자들의 흥미를 유발할 수 있는 콘텐츠로 오프닝을 이끌라고도 조언했다. 디지털 이벤트 참가자들은 행사 시작 1
분 안에 세션을 시청할지 안 할지를 판단한다. 다른 이벤트와 같이 연사 소개로 이벤트를 시작하지 말고, 색다른 방
식으로 시작한 후 연사 소개는 세션 중간에 하는 방식 등을 추천했다. 또한 온라인 컨퍼런스를 운영할 때에는 세션
시간 30분을 기준으로 하고, 3~5분 정도의 단위로 영감을 주는 스토리와 정보 제공의 순간이 번갈아가며 진행되어
야 한다고 강조했다. 이러한 참가자들과의 소통을 강조한 디지털 행사의 다양한 기획 방법과 행사 사례 등을 소개하
고 있다.
③ 디지털 이벤트를 위한 기술 선택 및 계획 전략(6강)
적절한 디지털 이벤트 기술을 선택하고 인프라를 구축하라
이 과정에서는 자신의 행사에 적합한 기술을 선택할 때, 거쳐야할 단계를 설명했다. 5개 단계의 문항에 답하며 행사에 필요한 기술이 어떤 것이며 어떤 범위의 기술을 선택할 수 있고, 최종적으로 각 기술 솔루션들의 특징은 어떠한지에 대해 소개했다. 또한 현재 디지털 이벤트에 활용되고 있는 어플리케이션 및 기술의 최신 현황을 소개하고 이러한 플랫폼을 사용하여 이벤트를 관리하고 파트너들과 협업하는 방법, 기술을 통해 참가자 경험을 향상시키는 방법 등을 기초부터 기술 적용 방법까지 자세히 담고 있다.
④ 디지털 이벤트 수익화 모델 및 전략 방안(7강)
수익화를 위한 가장 효과적인 방법을 선택하라
수익화 전략의 중심은 단순히 수익을 최종 목표로 삼는 것에 두는 것이 아니라, 브랜드 구축을 통해 참가자를 지속적으로 모으고 행사를 성장시키는 것에 두어야 함을 강조했다. 단기적으로는 경쟁력 있는 콘텐츠로 참가자들을 유입을 증대시키고, 이를 위해 전문 지식과 기술을 활용하는 것이 수익을 이끌어낼 수 있는 가장 확실한 방법이었다. 또한 행사의 수익을 내는 대표적인 방법들을 소개했다. 아래 그림처럼 행사 목표에 따라 어떤 방식의 채널을 선택해야 하는지 알 수 있게 소개하며 각 방식에 대한 구체적인 내용과 사례를 제시했다.
⑤ 현장에서의 디지털 이벤트 기술 활용 방안(8강)
매끄러운 행사를 위해 실전에서 적용할 수 있는 기술 활용 전략을 습득하라
디지털 이벤트를 위한 프로젝트 계획 및 타임 테이블을 세우고 내부 팀원과 협력관계에 있는 외부 인력과도 관련 내용을 공유하는 것이 행사를 준비하는 첫 번째 단계임을 설명했다. 또한 디지털 이벤트의 종류에 따라 어떤 기술 인프라를 선택해야 하는지도 설명했다. 효과적이면서도 예산에 적합한 인프라와 참가자의 네트워킹을 위한 기술 플랫폼이 안내되어 있어 자신의 이벤트에 맞는 구체적인 실전 전략과 유사 사례를 습득할 수 있다. 또한 디지털 및 하이브리드 이벤트에 대한 오디오 및 비디오 설비의 필요 사항을 상세히 설명하고, 전문가의 팁을 공유했다. 디지털 이벤트에 적합한 연사를 찾는 방법과 섭외된 연사를 행사 성격에 맞게 코칭하는 방법 또한 제시했다. 행사에 곧바로 적용할 수 있는 카메라, 오디오, 조명, 인터넷 장비, 운영요원 관리 등의 정보들을 제공하여 현장에서의 시행착오를 방지할 수 있는 실제적인 지침을 제공한다. 먼저 콘텐츠의 질을 확보하고, 이를 보완하기 위한 플랫폼과 네트워킹 장치를 구축하라
기술 활용과 더불어 행사의 진행자나 연사들이 디지털 행사에 맞게 세션을 이끌어나가는 것이 중요함을 강조했다. 결국 어떤 포맷의 디지털 행사를 하던 콘텐츠의 질과 구성이 참가자의 몰입을 좌우한다. 또한 참가자들이 온라인 컨퍼런스 상에서 네트워킹 할 수 있는 다양한 디지털 방안을 마련해야 한다. 행사가 진행되는 동안에는 라이브 채팅, 설문조사 툴, 소셜 미디어와 같은 참가자간의 소통 창구가 필요하며 각각의 역할에 대해서 자세히 소개했다. 또한 연사들의 이력을 쉽게 볼 수 있도록 제공하고 세션마다 참가자들이 생각해볼 수 있는 어젠다를 제공하는 식으로 참가자와 연사들이 소통할 수 있도록 구성하도록 교육했다. 참가자와 주최자의 원활한 소통 또한 강조했다. 참석자 300명당 1명의 전문 인력을 두어 참석자의 질문에 신속하게 답변할 수 있어야 한다.
⑥ 디지털 이벤트 마케팅 및 사후 관리(9-10강)
디지털 행사가 목표하는 바를 명확하게 설정하고 적합한 수치로 성과를 관리하라
이벤트 행사 당일과 사전, 사후에 실행해야 할 마케팅 및 사후관리 방법에 대해 제시하고 있다. 그 중 본 과정에서 제시
한 하이브리드 이벤트의 성과를 측정하는 방식을 소개한다. 하이브리드 이벤트는 등록자 수, 국내/국외 참가자 수, 라이브 이벤트 참가자 수, 스트리밍을 통해 참여한 참가자 수 등을 통해 이벤트의 성과를 측정할 수 있다. 또한 참가자가 세션에 지속적으로 참여한 시간, 제공된 세션의 수, 참가자 당 평균 질문 수, 채팅 룸의 대화 수, 여론조사에 응답한 수 등을 통해 더욱 복합적인 이벤트 측정이 가능했다. 사후 이벤트 평가에 필요한 항목들은 이벤트 플랫폼의 편의성, 목표 대비 실제 참가자 비율, 스폰서와 관련하여 발생한 리드 수 등을 통해서 평가할 수 있으며, 무엇보다 행사가 목표하는 바를 사전에 명확하게 설정하고 그 성과를 적합한 수치로 측정하여 행사의 ROI를 파악하고 관리해야 함을 강조했다.
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