Special Report 2
Smart Meeting에 필요한 적정 Wi-Fi 제공 전략
스마트폰이 더 이상 ‘뉴 미디어’가 아니게 된 요즘, 회의기획자와 참가자들에게 스마트폰, 태블릿PC와 같은 스마트 기기 사용은 필수 불가결한 일상에 가깝다. 최근 참가자들의 스마트 기기 사용 범위는 단순히 문자를 주고받고, 웹서핑을 하는 수준을 넘어섰다. 누군가는 전시 어플리케이션 기능을 사용할 수도, 누군가는 참가업체의 홍보 동영상을 다운받을 수도 있다. 게다가 수많은 사람들이 한 장소에 모여드는 MICE행사의 특성을 생각하면, 충분한 양과 질을 갖춘 와이파이(wi-fi)를 제공하는 일이 얼마나 중요한지는 짐작하기 어렵지 않다. 그러나 무턱대고 컨벤션센터와 같은 MICE 시설에 과도한 대역폭을 확보해 놓을 수도 없는 일이다.
따라서 어떻게 하면 각각의 행사에 맞는 적정 와이파이 수준을 파악하느냐가 무엇보다 중요하다. 지금부터 행사에 필요한 와이파이의 양과 질을 파악하는 기준을 점검하여, 보다 스마트한 행사를 개최할 수 있는 방법을 찾아보도록 하겠다
행사에 적합한 와이파이(Wi-Fi)의 수준을 결정하는 9가지 기준
1. 참가자 수
회의 혹은 전시회 개최에 필요한 와이파이의 수준량(대역폭) 및 질을 파악하기 위해서는 우선 해당 MICE행사의 참가자 수를 조사하는 일부터 시작해야 한다. 이를 통해 행사 기획자들은 필요한 와이파이의 양을 대략적으로 짐작할 수 있다. 다만 이는 단순한 기초조사일 뿐, MICE행사에 어느 정도의 와이파이 대역폭을 투입할 것인가의 절대적인 기준이 될 수는 없다. 북미 지역에 소재한 150개 호텔과 MICE시설의 네트워크를 전문적으로 관리하는 회사인 PSAV의 클라이언트 네트워크 서비스 디렉터인 매트 하비(Matt Harvey) 역시 “참가자 수와 필요 대역폭 사이에는 상관관계가 그다지 많지 않다. 두 변수의 관계를 단순화시키기에는 예측 불가능한 요소가 너무 많기 때문이다.”라고 밝혔다. 따라서 참가자 수 외에 다른 여러 가지 변수들을 함께 고려할 필요가 있다.
2. 참가자들의 인터넷 사용 패턴
참가자 수에 이어 다음으로 고려해야 할 사항은 참가자들의 인터넷 사용 패턴이다. 예를 들어, 행사 참가자들이 이메일을 확인하는 수준으로 와이파이를 사용한다고 파악된다면, 최소한의 대역폭만을 갖추면 된다. 하지만 참가자들이 웹 기반의 교육(Webbased training)을 받을 계획이거나 행사에서 모바일 앱을 적극 활용할 계획이라면 주최자는 높은 와이파이 대역폭을 확보해야만 한다.
3. 연사의 발표자료 유형 및 커뮤니케이션 방식
연사의 발표 주제만큼이나 중요한 것은 발표에 사용하게 될 자료가 어느 정도의 와이파이 대역폭을 필요로 하는 가이다. 단순히 파워포인트로만 이루어졌는지, 스트리밍 비디오가 포함되어 있는지, 혹은 청중들과 스마트폰 기능을 이용해서 커뮤니케이션할 계획이 있는지와 같은 세부적인 사항들을 파악해야 한다. 미팅유(Meeting U)의 회장인 제임스 스펠로스(James Spellos)는 “연사로 참가할 때마다 유선(wired)과 무선(wireless) 통신망의 상태를 모두 확인한다. 모든 MICE 기획자들은 두 유형의 통신망 모두를 고려해야 한다.”고 이야기한다.
4. 와이파이 서비스가 필요한 전자기기(스마트 기기)의 숫자
매트 하비에 의하면, 오늘날 사람들이 평균적으로 지니고 다니는 전자기기의 수는 2.1개라고 한다. 결국, MICE행사 참가자들 역시 기본적으로 이러한 수준의 전자기기를 가져온다고 생각해야 한다는 것이다.
37개의 컨벤션 센터 및 관련 시설의 네트워크를 관리하고 있는 스마트시티네트웍스(Smart City Networks)의 기술 부문 부사장인 데이비드 랭포드(David Langford)는 “전시회에 참가한 사업자 한 명을 예를들어 생각해 보자. 그는 전시장에 들어서자마자 조용한 장소를 찾아가, 노트북을 열고 시급한 업무 관련 이메일을 보낸다. 그리고 이번 전시회에서 둘러보고자 하는 참가업체의 웹사이트를 방문하고 나서 노트북을 덮는다. 이와 같이 참가자들은 수시로 자신의 전자기기를 켜고 끈다. 2017년이 되면, 대부분의 참가자들이 평균 2, 3개의 무선기기를 지니고 MICE 시설을 방문하게 될 것이다. 이제 우리는 모든 사람들이 언제, 어디에서나 온라인과 연결되어 있는 세상에 살고 있는 것을 명심해야 한다.” 고 이야기했다.
5. 참자들이 와이파이를 사용하는 시간과 장소
데이비드 랭포드는 MICE 참가자들이 와이파이를 사용하는 시간과 장소를 파악하는 것 역시 매우 중요하다고 다음과 같이 강조한다. “행사주최자와 기획자들은 참가자들이 어디서 스마트 기기들을 사용하는지, 언제 와이파이를 필요로 하는지를 파악해야만 한다.
과거에 있었던 컨벤션 행사 하나를 예를 들어 설명해 보겠다. 우리는 유독 한 장소에서 와이파이가 잘 잡히지 않는다는 참가자의 불만을 접수했다. 문제의 원인을 확인한 결과, 회의장 앞 로비에서 병목현상이 일어나고 있었다. 즉, 회의 휴식시간에 참가자들이 회의장에서 나오자마자 동시에 스마트폰이나 기타 기기를 통해 인터넷에 접속하려고 한 것이다. 이러한 참가자들의 이용 패턴을 파악한 이후에는 회의장 앞 로비와 같이 참가자들의 접속이 몰리는 곳에서는 보다 높은 수준의 와이파이를 제공하고 있다.”
6. 행사 진행을 위한 전용회선 확보
매트 하비는 전용회선과 공유회선의 차이를 파악하고, 반드시 전용회선도 함께 준비할 것을 강조하고 있다. 그는 전용회선과 공유회선의 차이에 대해 다음과 같이 설명한다. “예를 들어, 인터넷 회사로부터 50Mbps(초당 메가비트)의 공유회선을 구매했다고 해서 나 혼자 그 회선을 온전히 쓸 수 있는 것이 아니다. 통신 회사들은 모든 사람들이 동시에 인터넷에 접속하지 않을 것이라고 가정하고 회선을 관리한다.
따라서 다른 수 많은 사람들에게도 나에게 판매한 50Mbps의 공유회선을 팔고 있을 것이다. 즉, 만약 내가 쓰는 50Mbps 회선을 공유하고 있는 49명의 다른 사람들이 동시에 접속을 한다면 내가 실제로 쓸 수 있는 회선은 1Mbps 밖에 되지 않는 것이다.” 물론, MICE행사장에서 모든 사람들에게 전용회선을 부여해 줄 수는 없다. 그러나 진행자, 연사, 등록 담당자 등 행사 진행을 위한 핵심 담당자에 대해서는 반드시 전용회선을 제공해야만 한다.
7. 개최 시설과의 충분한 커뮤니케이션 및 적정 수준의 와이파이 대역폭 확보
충분한 와이파이를 확보하는 것만큼 중요한 것이 필요한 와이파이 대역폭을 과도하게 높게 책정하지 않는 것이다. 참가자들의 편의만큼 중요한 것이 행사의 투자수익률(Return On Investment, ROI)이다. 매트 하비는 “일부 전시기획자들이 참가자 1명당 5Mbps와 같이, 참가자 1인당 대역폭에 전체 참가자 수를 곱하여 필요한 와이파이 대역폭을 계산하고 있다. 그러나 이러한 방식으로 대역폭을 예상하게 되면, 과도하게 높은 비용을 통신 회사에 지불해야 할지도 모른다. 게다가 시설과의 커뮤니케이션 없이, 단순히 숫자로 계산된 총 필요 대역폭은 행사가 개최되는 시설에서 감당할 수 없을 만큼 높은 수준일 지도 모른다.
더불어, 작은 규모의 행사에서 ‘가정용 대역폭’ 요금을 지불하다가 와이파이 대역폭을 과도하게 예상하여 ‘기업용 대역폭’ 요금을 지불하게 되면, 요금 산정 방식이 전혀 다르게 산정된다는 것도 명심해야 한다.”고 강조했다
8. 와이파이 패키지(Wi-Fi Package) 준비
앞서 6번째 기준을 설명하면서 진행자, 연사, 등록 담당자를 위한 전용회선 마련의 중요성을 강조했다. 그런데 MICE 참가자 중에서도 높은 대역폭의 와이파이를 필요로 하는 그룹이 존재할 수 있다. 따라서 행사기획자들은 전용회선 와이파이 패키지를 준비하여 참가자들이 스스로 해당 행사에서 사용할 와이파이 대역폭의 양과 전용/공유 회선 이용 여부를 선택할 수 있는 기회를 제공할 필요가 있다. 스마트시티네트웍스는 이러한 참가자들의 수요를 파악하여 와이파이 패키지를 제공하고 있다. 이 패키지를 사용하는 참가자들은 5.0GHz의 와이파이를 사용할 수 있으며, 이는 패키지를 사용하지 않는 일반 참가자들이 사용하는 공용회선 와이파이와는 그 경로와 양에서 차별화된다(일반 참가자들은 공용회선은 2.4GHz).
이러한 선택적 패키지 전략은 각각의 참가자들이 본인의 계획에 맞는 와이파이 대역폭을 보유할 수 있도록 해줄 뿐만 아니라, 전시기획자의 입장에서도 필요한 와이파이의 양과 질을 예측할 수 있어, 불필요한 자본을 투입하지 않아도 된다는 장점이 있다.
9. 모바일 앱 개발자와의 커뮤니케이션 증대
만약 해당 MICE행사가 모바일 앱을 운영 중이라면, 모바일 앱 개발자와 끊임없이 커뮤니케이션 하는 것이 중요하다. 행사에 모바일 앱을 어느 정도 깊이까지 활용할 것이며, 참가자들이 얻는 혜택들에는 어떤 것들이 있는지 파악해야만 필요한 와이파이 대역폭역시 예상할 수 있기 때문이다. 컨벤션산업협의회(Convention Industry Council, CIC)의 새로운 대역폭 및 온라인 연결성 팀인APEX(Accepted Practices Exchange)는 이와 관련하여 다음과 같이 대역폭의 단계를 구분할 수 있는 간략한 가이드라인을 제시 하고 있다.
