회의기획자와 컨벤션시설 관계자들은 급변하는 글로벌 시장 환경의 변화를 감지하여 미래 MICE 수요에 대응하기 위한 통찰력을 길러야 한다. 회의 개최시설을 선택할 때에도 참가자간 관계를 구축하고 협업을 도모하며, 아이디어를 공유할 수 있는 환경을 제공하는 시설이 요구되고 있다. 미래를 예측할 수 있는 기획자라면 컨벤션센터에 대해 요구되는 사항들을 미리 충족시킴으로써 한 발 앞장선 경쟁력을 확보할 수 있을 것이다. 이번 호에서는 국제컨퍼런스센터협회(International Association of Conference Centers, 이하 IACC)가 발표한 ‘미래의 컨벤션 센터가 갖추어야 할 필수요건’ 보고서를 통해 미래에 요구되는 회의실의 기능과 여건을 살펴보고, 미래의 환경변화에 대응할 수 있는 방안을 모색할 수 있는 기회를 마련하였다.
1. 회의산업의 현재와 미래
회의시설 선정 시 공간적 유연성, 신기술 활용성, 네트워킹 공간 가용성 중요해져
회의기획자들은 참가자의 생산성과 창의성, 새로운 아이디어 창출에 회의시설이 큰 영향을 미친다는 점을 인지하고 있다. 이와 관련하여 최근 회의기획자들이 개최시설을 선정할 때 회의공간의 유연성, 상호교류 기술에 대한 접근성, 네트워킹 공간의 가용성 등을 중요하게 고려하고 있는데, 이를 충족시키면서 참가자의 생산성 향상과 영감을 자극하는 회의시설에 대한 수요가 증가하고 있다.
그간 진행된 수많은 연구에서 회의기획자가 회의시설을 선정할 때 “지리적 위치(geographic location)”는 우리가 생각하는 것만큼 큰 비중을 차지하지는 않는 것으로 나타났다. 반면, 연령이나 직업과 관계없이 거의 모든 사람들이 업무와 연관성이 있으면서도 기억에 남을만한 좋은 경험을 매우 중요하게 고려하는 것으로 나타났다. 회의시설 선정 시 중요하게 고려하는 요소는 조금씩 변화하겠지만, 최근 몇 년 간 중요한 요소로 파악된 몇 가지 이슈를 면밀하게 검토하여 회의 개최시설 선정에 반영할 필요가 있다.
참가자 경험 증대에 기여하는 회의시설 선호
IACC 조사결과에 따르면, 응답자의 75%가 회의기획자의 역할은 2~5년 전과 비교하여 “경험으로부터 오는 창의성”에 더욱 비중을 두고 있다는 데에 동의했다. 핸드폰과 WiFi가 없던 시절에는 참가자들이 콘텐츠를 접하고 관여할 수 있는 선택권이 없었다. 하지만 이제는 회의기획자나 연설자들이 인터넷 기반의 엔터테인먼트 옵션이나 소셜 미디어를 통해서 거의 모든 콘텐츠에 참여하고 언제 어디서든 교류하는 것이 가능하다. 이제는 시설과 주최자 측에서 참가자에게 경험을 전달하기 위해 노력을 지속해야 하는 것으로 권력이 이동했다고 할 수 있다. 또한 응답자의 77% 이상은 예전에 비해 회의 참가를 독려하고 상호 의사소통이 가능한 커뮤니케이션 플랫폼과 관련 기술의 활용이 중요해졌다고 대답하였고, 47%는 회의 공간 활용의 유연성이 예전보다 중요한 사항으로 부각되고 있다고 응답하였다.
참가자 경험을 지원하는 신기술 접목이 미래 변수
이 같은 조사결과를 바탕으로 향후 5년 간 회의시설 선정할 때 중요하게 작용하는 요인에 대해 조사한 결과, 상호작용 기술에 대한 접근성(Access to interactive technology)이 가장 중요한 것으로 나타났고, 다음으로 회의공간의 유연성, 회의시설 주변에 활용 가능한 네트워킹 장소, 다양한 식음 서비스 유형 및 장소, 실제적인 현지 경험과 팀빌딩 활동의 가용성 등이 중요한 요인으로 언급되었다.
이 같은 결과는 앞으로 회의의 목적이나 목표는 크게 변화하지 않겠지만, 회의시설이 커뮤니케이션 향상, 참가자의 아이디어 생산 및 긍정적 경험 창출 등을 위해 다양한 방법을 활용해야 할 필요가 있다는 점을 시사한다. 특히 밀레니얼 세대는 회의(meetings) 보다는 경험(experience)를 선호하는 경향이 있으며, 이들이 향후 10년 내에 근로자의 70%를 차지할 것을 감안하면 경험 기반의 회의시설 및 프로그램 설계가 회의기획자에게 매우 중요한 과제가 될 것이라는 점을 알 수 있다. 또한 회의기획자들은 경험 창출 외에도 참가자의 생산성 향상, 관계 구축, 팀 빌딩 활동에 더욱 신경을 써야 할 것으로 보인다. 이 같은 프로그램에 대한 회의 참가자의 만족도 제고에 실패하는 경우 회의 예산 대비 효과성이 떨어지고, 핵심 의사결정자가 회의(행사) 관련 비용을 지출하는 것에 더욱 엄격해질 것이다.
2. 회의공간의 물리적 요소와 디자인
기술혁신과 함께 회의장에도 신기술 도입 요구
회의를 성공적으로 개최하는 데에는 일차적으로 회의시설(장소) 자체가 중요한 역할을 한다. 품질 높은 광대역통신망이나 우수한 음향시설, 다양한 조명장비 등에 대한 중요성이 증가하면서 앞으로도 회의시설(장소)은 성공적인 회의 개최를 위해 매우 중요한 요소로 다루어질 것으로 보인다. 회의시설이 갖추어야 할 장치 물리적인 장치들은 과거 선택적 사항이었던 것들이 이제는 필수적인 요건으로 간주되면서, 오히려 식음료보다 더 중요하게 신경 써야 하는 요소들이 많은 것으로 파악되었다.
전체적으로 회의기획자들은 보다 독특하고 유연한 회의장소를 사용하려는 경향이 증가하고 있는데, 향후 2~5년 내에 협업 가능한 회의시설의 이용가능성이 더욱 중요해지고, 기존의 전통적 시설 분위기와 다른 차별적이고 창의적인 공간에 대한 수요가 증가할 것으로 전망된다. IACC 디렉터이자 카펠러풋 컨퍼런스 베뉴(Kapellerput Conference Venue) 소속인 유 브레서(Jeu Bressers)는 “회의 참가자들은 이전보다 창의적인 경험을 원하는 경향이 증가하고 있다. 우리는 회의 참가가 그들의 삶에 긍정적인 영향을 준다는 것을 인식할 수 있도록 보다 창의적인 환경의 회의공간을 제공하고 있으며, 집에 있는 듯한 편안함을 느낄 수 있게 노력하고 있다. 하지만 하나의 회의시설을 모든 유형의 행사 수요를 수용할 수 있게 설계하기란 매우 어려운 일이며, 우리는 어떻게 색다른 환경을 제공할 수 있을지 지속적으로 고민해야 한다.”고 말했다.
신기술 활용을 통한 친환경 시설 구현 수요 증대
한편, 이상적인 회의시설이 갖춰야 할 물리적인 요소로는 편안하고 친환경적인 분위기를 자아내는 자연 채광, 창의적이고 편안한 옥내외 공간 활용, 영상음향/화상전화/하이브리드 미팅에 활용 가능한 최신 기술 제공 등이 중요한 것으로 나타났다. 즉, 회의기획자들이 선호하는 회의시설은 최신 기술이 접목되어 참가자의 니즈를 충족하고, 참가자들의 편의와 실용성을 높일 수 있는 장소인 것이다. 또한, 좌석 배치와 관련해서는 회의에 집중하고 적극적인 참여를 유도할 수 있으면서도 보다 자유로운(비형식적인) 스타일을 선호하는 경향이 높았고, 이외에도 청결/위생, 현대화, 질 좋은 영상음향 시스템 등 기본적인 물리적인 환경에 대해서는 높은 수준을 기대하는 수요가 높았다.
3. 휴식과 식사 공간
정신적인 충전과 웰빙 욕구를 동시에 충족시키는 수요 증가
회의 참가자들에게 식사 시간과 휴식 시간은 잠시만나 여유를 가질 수 중요한 시간이며, 회의기획자는 이 시간동안 참가자들이 필요로 하는 기기 충전 서비스나 무선인터넷 서비스를 제공해야 한다. 혹시라도 참가자들이 느끼기에 식사시간이 너무 길어서 숙소에 돌아가는 불상사가 생기거나, 영상음향 기기들의 지원 서비스가 제공되지 않는 등의 불편을 느끼게 해서는 안 된다. 쉬는 시간은 참가자들로 하여금 자유롭게 사용할 수 있도록 하되, 건강을 고려하여 시간대별로 다과를 준비해도 좋은데, 이 같은 서비스는 가급적이면 참가자들이 요구하기 전에 미리 준비해 두는 것이 좋다.
휴식과 식사 시간은 참가자들끼리 교류활동을 하는 데 매우 용이하므로 다과 준비나 테이블 세팅에 있어 조금 더 주의를 기울여 만족도를 높일 수 있도록 하는 것이 필요하다. 좌석배치는 단일 좌석으로 고정해두기 보다 참가자들이 자연스럽게 움직이면서 서로 다른 사람들을 만날 수 있는 공간으로 조성해야 한다. 딜로이트 러닝(Deloitte Learning)의 테리 비컴(Terry Bickham)은 “우리는 휴식시간에 특정 그룹이 활용할 수 있는 독점적인 공간을 제공하려고 하지만, 현실적으로는 회의실 안팎을 포함하여 언제 어디서든 각자의 그룹을 만들어 더 많은 사람들과 만나고 교류할 수 있다.”고 말했다.
다과를 제공하는 경우, 몇 가지 건강식 스낵을 겸비한 휴게 공간(break station)을 지속적으로 운영하는 것도 좋은 방법이다. 또 가능하다면 야외공간을 활용하여 참가자의 정신적 에너지 충전과 웰빙(wellbeing) 욕구를 동시에 충족시키는 방안도 고려할 수 있다. 이제는 ‘브레이크 타임=커피와 쿠키’라는 공식에서 벗어나, 다과나 팀 빌딩 프로그램이 겸비된 휴식시간이 회의참가자의 참여도와 만족도를 높일 수 있는 도구라는 점을 인지하고, 이를 적극적이고 효율적으로 활용해야 한다.
4. 원활한 의사소통과 교류
최신 기술을 이용한 참가자와의 교류 지원 – 앱, 비콘, 화상회의 등
회의기획자들이 회의 장소를 선택할 때 바라는 여러 요소 중 단연 최고 사안은 최신 기술의 활용이라고 할 수 있다. 회의기획자의 예산에서 행사 앱(apps)과 참가자의 이동 및 참여율 파악을 위한 비콘(beacon) 기술, 화상회의(video conferencing) 시스템 등 신규 기술 도입 및 실행 관련 지출이 꾸준히 증가하고 있는데, 이 같은 추세는 향후 2~5년간 지속될 것으로 예상된다.
회의산업 분야에서 Q&A 관련 앱 개발회사로 유명한 슬리두(Sli.Do)의 피터 코모닉(Peter Komornik) 대표는 “이 같은 추세는 회의 참가자가 보다 쉽게 기술들을 접하고 이용할 수 있는 계기를 만들 것”이라면서, “무선인터넷 인프라의 발전과 인터넷 사용의 증가는 앞으로 회의시설 설계에 영향을 미치는 중요한 요인이 될 것”이라고 밝혔다.
실제로 지난 몇 년간 많은 신기술들이 회의산업에 도입되었고, 회의기획자의 80% 이상이 참가자와 주최자의 커뮤니케이션 증진을 위해서 새로운 기술들을 도입했다고 밝혔다. [그림3]에서 확인할 수 있듯이, 지난 5년 간 가장 많이 쓰인 3대 신기술은 회의 관련 앱, 소셜 미디어 캠페인, 그리고 참가자들의 직접 참여형 앱으로 조사되었다. 인구통계학적 구분에 따른 수요를 살펴보면, X세대에서 행사를 통해 신기술을 선보인 적이 있다는 응답이 82%로 가장 높았다. 한편, 신기술 도입과 관련하여 데이터 보안 문제가 우려되는 요소로 언급되었는데, 앞으로도 보안 문제는 점점 중요한 이슈로 대두될 것으로 보이며, 이를 해결하는 방안이 필수적으로 뒤따라야 할 것이다.
인터넷 기반 활동 증가로 브로드밴드 설비 중요성 증대
이러한 신기술 활용을 위해 광대역 네트워크(Broadband, 이하 브로드밴드)의 중요성이 증가하고 있는데, 브로드밴드 사용을 위해서는 회의시설 내에 충분한 대역폭(Bandwidth)을 확보하는 것이 필요하다. 회의기획자는 이러한 인프라를 충분히 갖춘 시설에서 회의를 개최해야만 참가자의 만족을 높일 수 있다는 것을 인식하고, 회의시설 선정에도 높은 비중을 두고 반영하는 것으로 나타났다.
회의시설 내 브로드밴드 설비가 중요한 이유에 대해서는 참가자의 이메일 및 인터넷 사용이 가장 중요하다고 응답하였고, 스마트폰 사용자가 증가하면서 회의 앱 사용 증가, 발표자의 영상자료 활용, 생중계 영상콘텐츠 활용 등도 높은 비중을 차지하였다.
신기술 개발 및 도입과 관련하여 글로벌마이크로소프트디바이스마케팅(Global Microsoft Device Marketing)의 아담 란테인(Adam Lanteign)은 “마이크로소프트가 가지고 있는 최대 관심사 중 하나가 사업변화를 위한 기술을 개발하는 것이다. 따라서 이번 IACC의 연구조사 노력과 같이 사람들 간의 만남에 있어 장벽이 되는 요인을 제거할 수 있는 하드웨어와 소프트웨어, 나아가 의사결정이나 더 나은 스토리 생산, 혁신적이고 생산적인 업무 진행에 도움이 되는 서비스를 창출하기 위해 보다 깊은 이해와 고민이 수반되어야 할 것이라고 생각한다. 이를 위해 회의시설 설계나 팀 문화 조성을 지원할 수 있는 기술을 구축하는 데에 장애가 되는 핵심 요인과 관련 트렌드를 이해하는 일이 중요하다.“고 밝혔다.
가상현실, 잠재적 활용가능성과 기대 증가
회의 신기술 도입과 관련하여 가상현실(virtual reality)도 흥미로운 이슈로 떠오르고 있다. 아직은 소수의 회의기획자만이 향후 가상현실 기술이 중요한 기능을 할 것이라고 응답하였지만, 이는 ‘아직 많은 사람들이 가상현실을 직접 경험하지 못했기 때문’이라는 평가가 이어졌다. 혹자는 가상현실 기술에 대해 “미래에는 지금의 스마트폰처럼 생활 속에서 꼭 필요한 기술이 될 것”임을 시사하기도 하였다. 코빈볼 어소시에이트(Corbin Ball Associate)의 코빈볼 대표는 “가상현실 기술이 회의산업 분야에 등장한지 오래 되지는 않았지만, 일상생활에서의 활용이 점점 더 증가하게 됨에 따라 앞으로 회의산업에서도 관련 분야의 동향을 관심 있게 지켜봐야 할 것이다”고 설명했다.
5. 조직문화에 적합한 회의 유형
어느 조직이든 그 조직만의 문화가 있기 마련이다. 조직 문화란 다양한 상황에 대한 해석과 행위를 불러일으키는 조직 내에 공유된 가치를 의미한다고 알려져 있다. 그리고 회의기획자는 회의 주최기관의 조직 문화와의 적합도가 가장 높은 회의시설과 환경을 선택하기 위해 노력한다. 하워스(Haworth)는 연구결과를 통해 “조직 문화와 회의를 개최하는 주요 목적과의 관계와 차이점에 주목할 필요가 있다. 조직문화는 가치, 리더십 스타일, 업무진행과 의사결정과정, 목표, 기타 조직의 독특한 특성을 결정짓는 요인들을 포괄한다.”고 밝히면서, 조직 문화를 공동형(Collaborative), 창조형(Create), 통제형(Control), 경쟁형(Compete) 등 크게 네 개 유형으로 구분하여 소개하였다. 한편, 사회과학자 미틀맨(Mittleman)은 회의 유형을 사교형(Socialising), 전술 실행형(Tactical Execution), 전략적 사고형(Strategic Thinking), 발표형(Presentation)로 분류했다. 이에 따라 IACC는 특정 그룹이 회의시설을 선택할 때, 조직이 달성하고자 하는 목적과 목표를 사전에 파악하여 회의실 수와 규모를 정하고 섭외 업무 등을 진행하는 것이 중요하다고 정리하였다.
이번 IACC 조사에서는 앞서 살펴본 조직 문화에 따른 적정한 회의 유형을 분류하였다. 즉, 조직문화에 따라 선호하는 회의 성격과 방식이 있다는 것인데, 그 내용을 정리하면 다음과 같다.
공동형(Collaborative) ; 사교형 > 전략적 사고형 > 전술 실행형 > 발표형
공동형 조직문화에서는 짧은 대화와 아이디어 공유를 통해 의견을 교류하고 연결망을 확장하기를 원한다. 좌석배치(seating) 유형도 자유롭고 부드러우며 편안한 분위기가 연출되는 것을 선호한다. 이 경우 다목적 공간을 활용하여 다양한 활동을 수용할 수 있고, 가구 배치도 자유자재로 변형할 수 있게 것이 좋고, 전반적으로 사교형 회의와 전략적 사고 목적의 회의에 적합하다고 할 수 있다.
창조형(Create) ; 전략적 사고형 > 사교형 > 발표형 > 전술 실행형
창의력을 중요하게 생각하는 조직에서는 회의 진행을 통해 기발한 아이디어와 영감을 자극할 수 있는 요소를 보유한 회의공간에 대한 수요가 크다. 이에 충족하기 위해서는 회의시설 내에 참가자들 간 정보 교환 및 교류를 지원할 수 있는 장치와 도구들이 완비되어 있어야 하고, 좌석배치 또한 편안하게 조성해야 한다. 정적인 회의보다는 능동적 회의를 선호하기 때문에 참가자들이 자유롭게 이동할 수 있는 동선을 확보하는 것도 필요하다. 전략적 사고형 또는 사교형 회의가 이에 적합하다.
통제형(Control) ; 발표형 > 전술 실행형 > 전략적 사고형 > 사교형
통제형 조직 문화에서는 회의공간에서 노트북을 펼칠 수 있을 정도의 개인 공간만 확보되면 충분하다고 설명한다. 발표형 회의를 선호하고, 주로 한 사람 또는 순별로 여러 사람의 강연을 수동적으로 듣는 방식으로 진행하기 때문에 좌석 배치와 이동 경로 또한 복잡할 필요가 없다. 프로젝션 등 발표 지원시설과 청중에 대한 정보지원시스템, 청중의 메모가 가능한 집기, 가볍고 움직이기 쉬운 의자로 회의실을 구성한다면 회의 도중에 별다른 요구사항이 필요하지 않은 비교적 단순한 유형의 회의라 할 수 있다.
경쟁형(Compete) ; 전술 실행형 > 발표형 > 전략적 사고형 > 사교형
경쟁형 조직문화에서는 참가자들이 소그룹 중심으로 서로 마주보거나 교류가 가능한 구도의 좌석배치를 선호하는데, 주로 전술 실행형 회의에 적합하다. 참가자에게 메모와 시연, 발표가 가능하도록 충분한 공간 할당을 하는 것이 중요하고, 영상/음향 및 참고 물품 등의 지원 서비스와 모든 참가자 좌석에 전력과 인터넷 등의 기본 시스템이 제공되어야 한다.
6. 미래의 컨벤션센터가 추구할 방향
IACC의 이번 연구결과는 회의시설에 대한 빠른 수요 변화를 알리고, 회의기획자들이 이러한 변화에 공동으로 대응하는 것은 물론 많은 이해관계자들이 변화하는 상황에 대처할 수 있도록 하는 데에 그 의의가 있다.
수많은 환경 요소의 변화에 대응하기 위해서는 컨벤션센터를 신축 혹은 증개축할 때 내부 회의장뿐만 아니라, 외부환경 및 지원시설들, 즉 사교모임 공간이나 식사 및 휴식 공간 등 참가자들이 머무는 모든 장소를 고려해야 한다는 것이 이번 연구결과를 통해 제시되었다. 또한 회의기획자와 참가자에게 보다 ‘특별한 회의 경험(unique meeting experience)’을 설계하는 것이 점점 더 중요해지고 있으며, 이러한 수요를 충족하기 위해서는 새로운 콘셉트를 반영한 회의시설 및 관련 서비스 개발이 필요하다는 것이 강조되었다. 최신 기술이 적용된 회의시설에서 개최되는 회의라 하더라도 회의기획자나 시설담당자의 수준이나 역량이 뒷받침되어야만 회의시설의 장점이 더욱 부각되고 복잡한 환경요소도 적절하게 관리할 수 있기 때문이다.
이제 회의기획자들은 회의 개최를 통해 달성하고자 하는 목적과 목표를 정확하게 파악하여 이를 다양한 기능을 갖춘 회의시설과 적절히 조화시켜야 한다. 이를 위해서는 회의시설 자체에 대한 풍부한 이해와 지식뿐만 아니라, 회의를 개최하는 조직의 문화와 이에 적합한 회의유형을 잘 파악해야 한다. 그래야만 회의참가자들이 특별한 회의 경험을 했다고 평가할 것이다.
이제는 회의참가자들이 인상적이고 감동 받을 수 있는 회의공간을 설계하는 것이 매우 중요하다. 정찬과 같은 사교활동 지원 공간도 회의 참가자들로 하여금 독특한 경험을 할 수 있도록 구성하고, 최신 기술에 대한 접근성 향상 등의 노력을 통해 회의산업의 발전적 미래를 준비하는 것이 필요하다. 컨벤션센터를 포함한 회의시설이 최근의 시장 트렌드를 무시하고 이러한 변화에 적극적으로 대처하지 않는다면 보다 특별한 회의경험을 제공할 수 있는 경쟁 회의시설이나 컨벤션센터에 자신의 자리를 내어줄 가능성이 점점 높아질 것이다.
