하이브리드 이벤트의 성공비결? “기본으로 돌아가라”
MICE산업에 비대면 시대가 도래하면서 가상 행사에 관한 관심이 뜨겁다. 버추얼(또는 하이브리드) 이벤트가 최근의 주류 반열에 오르면서 미팅 테크놀로지로 활용되는 기술 자체에도 이목이 집중되었다. 그리고 미팅 테크놀로지에 대한 탐험 단계를 넘어, 가상행사를 성공적으로 개최할 수 있는 비결을 묻기 시작하였다. 기술의 세계는 무궁무진하기에 어떤 행사에 어떤 기술을 활용하여 구현할 것인가가 고민이다. 글로벌 이벤트 플래너들은 ‘무엇을(어떤 기술을)’ 취해야 하는지에 대한 질문에서 ‘어떻게’ 행사를 개최해야 할 것인가에 관한 질문으로 생각의 초점을 옮기고 있다.
글로벌 관광호스피탈리티 분야의 정보 플랫폼 SKIFT는 지난 9월 ‘하이브리드 레볼루션 서밋’ 행사를 개최하여 업계 전문가들로부터 하이브리드 이벤트를 성공적으로 개최할 수 있는 방안과 아이디어를 모아보고자 하였다. 이번 행사는 주제를 하이브리드 이벤트로 삼은 만큼 버추얼 행사로 꾸며졌으며, 버추얼 이벤트 서비스 업체 스팟미(SPOTME)의 기술력을 토대로 실시간 컨퍼런스 중계, 챗룸, 업체 간 네트워킹룸 등으로 구성되어 참가자들에게 또 다른 경험의 기회를 제공하였다.
Contents
1. 하이브리드 이벤트를 성공적으로 개최하는 법
2. 하이브리드 이벤트, 어떻게 접근해야 하는가?
3. 사례로 본 ‘하이브리드 레볼루션 서밋(HRS)’
1. 하이브리드 이벤트를 성공적으로 개최하는 법
주요전략 : “온라인 이벤트 참가자의 행사 몰입도를 높여라.”
이번 ‘하이브리드 레볼루션 서밋(HRS)’에 참가한 업계 전문가들은 버추얼 이벤트의 성공비결이 “온라인 참가자들의 몰입도를 높인 것”이라고 입을 모았다. 이들 의견에 따르면, 사실상 기존의 대면 이벤트 현장과 온라인 이벤트의 환경은 완전히 다른 맥락으로 보아야 한다. 일정한 물리적 공간과 시간은 참가자들의 관심을 한군데로 집중시키는 기본 무대가 되어주었던 반면, 온라인에는 중심축이 없다. 온라인 행사는 오프라인 행사보다 더 많은 참가자를 모을 수 있는 것이 장점으로 부각될 수 있으나, 이벤트 기획자들에게는 참여율과 행사에 대한 몰입도를 높여야 한다는 과제로 더 큰 무게가 실어진다.
HRS에 참가한 연사들도 이 점을 하이브리드(버추얼) 이벤트 개최에 있어서 가장 큰 난제로 꼽았다. 미팅 혁신 전문가
달리아 엘 가자르(Dahlia El Gazzar)는 “하나의 행사명으로 온라인 행사와 오프라인 현장을 준비한다는 것은 전혀 다른 별개의 행사 두 건을 준비하는 것과 같다”며 “그럼에도 불구하고 서로 다른 방식의 두 행사를 하나의 행사명 아래에 놓을 수 있으려면, 온·오프라인 간 행사의 경험이 연계되도록 하는 것이 최우선적으로 고려되어야 한다”고 강조하였다.
Tactic 1 오프라인 행사를 중계할 현장 앰배서더를 도입하라.
‘하이브리드 행사의 새로운 규칙(The New Rules of Hybrid Events)’ 세션의 발제를 맡은 미팅플레이(MeetingPlay)사 대표 조 슈윙거(Joe Schwinger)는 온·오프라인 행사 경험을 연계할 방안으로 현장 앰배서더의 활용을 제안했다. 그가 그리는 현장 앰배서더는 일종의 실시간 방송 인플루언서와 유사한 형태다. 혹은 아바타로 볼 수도 있다. 오프라인 현장에 방문한 앰배서더가 장내 분위기와 상황 등을 실시간 영상을 통해 행사 플랫폼을 통해 전달하면, 온라인 참가자들은 그들의 중계를 통해서 현장 정보를 얻을 수 있다는 설명이다. 여기에 커뮤니케이션 기능을 추가하여 온라인 참가자들은 앰배서더에게 현장에서 얻고자 하는 정보나 방문하고자 하는 부스(또는 회의실) 등의 사항을 요청할 수 있도록 한다. 앰배서더는 요청에 따라 온라인 참가자들이 보고 싶어하는 현장을 골라 다니기 때문에 참가자 맞춤형 서비스를 제공할 수 있으며, 참가자들 또한 앰배서더를 통해 오프라인 현장을 간접적으로 경험할 수 있다. 조 슈윙거 대표는 현장 중계 앰배서더를 강조하면서 소셜 영상 플랫폼 트위치를 모델로 들었다. 그의 설명에 따르면, 스트리밍 플랫폼 등장 초기에는 유저들이 타인의 게임 플레이를 지켜보며 흥미를 느끼는 것이 생소한 광경이었다. 게임이라 하면 모름지기 직접 해야한다는 생각이 팽배했기 때문이다. 그러나 트위치가 등장하면서 게임방송을 전문으로 하는 인플루언서들도 떠오르기 시작하였다. 사람들은 제자리에 앉아서 가만히 게임을 바라만 보는 것을 더욱 즐기게 되었다. 조 슈윙거 대표도 이 점에 착안하였다. 직접 게임을 하는 것보다 다른 사람이 대신하는 게임을 영상으로 시청하는 것으로 선호 방향이 바뀐 상황이, 오늘날 디지털 시대를 맞이한 MICE산업과 유사할 수 있다는 것이다.
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Tactic 2 연사 발제를 모노로그로 구성하거나 사전 녹화로 송출하지 말라.
이번 행사의 키노트를 맡은 카에이도 인사이트(Kaieido Insight)의 산업분석가 제레마이아 오우양(Jeremiah Owyang)은 발제 송출방식에 따라 참가자들의 몰입도가 크게 달라질 수 있다고 말했다. 그는 “MICE 분야에서 버추얼 이벤트가 주류에 오른 지 얼마 되지 않았기 때문에 많은 시행착오를 겪고 있는 것으로 안다”면서 그중에서도 연사자 1인의 단독발제 즉, 모노로그(Monologue) 송출과 사전에 발제 영상을 녹화하여 송출하는 것은 지양할 것을 당부하였다. 단독 발제의 경우 다자간 교류가 없기 때문에 정보 전달 이외에 다른 자극이 부족하여 참가자들의 집중력이 현저하게 떨어질 수 있다는 점을 지적하였다. 그는 “오프라인에서는 다자간 토론이 아닌 이상 연사 1인이 단독으로 발제를 하는 경우가 많았다”면서 “그러나 온라인에서는 단 한 명의 연사가 단독으로 발제를 맡게 되었다 하더라도 진행자(Moderator)를 함께 출연시켜서 두 사람 간의 커뮤니케이션이 가능하도록 구성해야 하며, 발제자와 진행자의 발표 스크립트도 이에 맞추어 새로이 구성해야 할 것”이라고 말했다.
사전 녹화에 관해서는 “이벤트의 본질은 ‘실시간(Live)’에 있다”며, “디지털 과정이 아직 낯설기 때문에 사고를 최소화
하고자 사전 녹화를 진행하는 경우가 있는데, 이는 미리 준비된 방송 프로그램 그 이상 그 이하의 의미도 갖지 못한다”
고 일침을 가했다.
Tactic 3 모든 콘텐츠를 무료 온디맨드로 제공하지 말라.
제레마이아 오우양의 또 다른 조언은 행사 후 무료로 콘텐츠를 제공하지 말라는 것이다. 현재까지도 많은 버추얼 이벤트들이 행사 폐막 후 녹화 영상물을 행사 홈페이지 또는 플랫폼에 공개하고 있다. 오우양씨는 이 같은 온디맨드 서비스가 오히려 온라인 참가자의 참여율을 떨어뜨릴 수 있다고 분석했다. 온라인 환경에서 진행되는 행사이기 때문에 참가자가 처한 개별 오프라인 환경에서 발생하는 다양한 자극에 방해를 받는 것이 불가피하며, 행사 후 온디맨드 서비스를 이미 경험한적 있는 참가자의 경우 당장의 버추얼 컨퍼런스에 집중하지 않아도 된다는 생각을 가질 수 있게 된다고 본 것이다. 그는 “오프라인 현장에서는 당장 그 시간, 그 장소가 아니면 컨퍼런스에서 공유되는 자료를 다시 구하기가 어려워서 시간과 정보의 가치가 올라간다”며 “온라인 이벤트에서도 지금이 아니면 정보를 접하지 못할 것이라는 약간의 위기감을 주고 참가의 희소적 가치를 올리는 전략을 세울 필요가 있다”고 말했다.
콘텐츠의 유료화도 제안하였다. 오우양은 “녹화 프로그램을 사후에 제공하더라도 유료 서비스로 제공하는 것이 바람직할 것으로 보인다.”며 “스폰서십 혜택과 결합한 후원 패키지 상품을 개발하는 것 또한 버추얼 이벤트 콘텐츠의 가치와 수익성을 높이는데 기여할 수 있는 부분”이라고 말했다.
Tactic 4 참가자들이 직접 콘텐츠 제작에 참여할 수 있도록 하라.
기술 선택에 참고할만한 조언도 있었다. ‘하이브리드 이벤트 기술 분석(The Hybrid Event Technology Stack)’ 세션에서 베수비오벤처스(VesuvioVentures) 사의 마르코 지베르티(Marco Giberti) 대표는 버추얼 행사 구현을 위한 기술을 선택할 때 참가자들에게 실제 참여 경험을 줄 수 있는 기술을 고려할 것을 주문했다.
예시로 제안된 것은 참가자들의 소통 창구인 브레이킹룸(Breaking Room)이다. 지베르티 대표는 “오프라인 행사장에
서도 초면인 사람과 대화하는 것은 심리적으로 부담이 되는 일”이라며 “이는 온라인에서도 마찬가지이기 때문에 부담
감을 해소해주는 것이 이벤트 기획자의 역할”이라고 말했다. 단순히 참가자들끼리 모아두면 자연스럽게 네트워킹이 일어나리라는 생각은 안일하다는 지적이다. 주제별 네트워킹룸을 마련하여 공통 관심사를 가진 참가자들끼리 더 원활하게 소통할 수 있도록 지원해야 한다고 지베르티 대표는 주장하였다.
아울러, 행사 플랫폼 내에서 참가자도 콘텐츠 제작에 참여할 수 있도록 기회가 제공되어야 한다고 말했다. 그는 “지금
까지 이러한 맥락의 서비스로 매치메이킹과 컨퍼런스 중 투표 등을 구현해 왔다”면서 “온라인상에서 즉석 포스터 세션
을 개최하거나, 행사 주제와 부합될 수 있는 정보 또는 콘텐츠를 참가자가 직접 생산하고 공유할 수 있는 장을 마련하
는 방안도 고려되어야 할 것”이라고 덧붙였다.
2. 하이브리드 이벤트, 어떻게 접근해야할까?
“Back to Basic”…기술보다 행사의 질적 향상 도모할 때
하이브리드 행사에 첫 도전을 앞둔 이벤트 플래너들을 위한 조언도 이어졌다. HRS에 참가한 연사들은 “기본에 충실할 것”을 공통으로 주문하였다. 세계적 감염병 확산을 계기로 갑작스럽게 떠오른 낯선 시스템에 노출되면서 순간적으로 패닉 상태에 빠져 기술적 부분에만 치중되는 경향이 있다. 연사들은 “온라인상에서 행사가 활발하게 개최되면서 참가자들은 행사들 간 질적 수준을 더욱 확연하게 파악할 수 있을 것이다”라며, “접목할 기술은 행사의 성격과 아이디어에 따른 사안이므로, 우선적으로는 행사의 콘텐츠를 질적으로 향상시키는 일에 집중할 것”을 강조하였다.
#하이브리드 이벤트를 처음 개최하는, 이벤트 플래너를 위한 HRS의 어드바이스
도전과 경험을 통해 배우고, 연구하라
MICE 업계 전반이 이벤트 테크놀로지와 하이브리드 이벤트를 개최하는 법에 대해 배워가는 중이다. 첫 걸음마를 이제 막 뗀 단계이기도 하다. 정답이라고 할 수 있는 최고의 솔루션은 아직 없다. 그만큼 지금은 매우 중요하다. 하이브리드 이벤트를 처음 접한 참관객들의 행동과 반응 등을 관찰하고 관련 데이터를 확보해야 한다. 버추얼 이벤트에서 데이터는 더 나은 미래를 위한 자산이자, 수익성 개선을 위한 핵심 자원이 될 수 있다.
기본으로 돌아가라
하이브리드 이벤트가 오프라인 이벤트와 특별히 다를 것은 없다. 디지털과 통신기술이 접목되었을 뿐이다. 이벤트라는 본질은 온·오프라인이 동일하기 때문에, 하이브리드 이벤트의 성패도 행사의 질에 달려있다. 어떤 연사를 섭외하였는지, 교육 프로그램은 어떻게 구성되었는지 등 행사 참여를 위한 따른 뚜렷한 혜택이 제시되어야 한다. 지금이야말로 행사의 USP(Unique Selling Point)에 집중해야 할 시기다. 접목할만한 기술은 어디에나 있으며, 행사의 방향 및 성격만 명확하다면 기술 선정은 어려운 일이 아니다.
하이브리드 이벤트를 최대한 많이 경험하라
아직 하이브리드 이벤트에 대한 경험이 미비한 지금 시점에서, 최대한 많은 경험을 쌓는 것이 가장 중요하다. 이것이 명확한 개념 정립의 토대가 될 것이다. 공감받지 못하던 신기술(예: 우버 등)이 오늘날 떼어놓기 힘든 일상의 편리함으로 침투되어 버린 것처럼, 새로운 경험은 낯선 비일상을 일상으로 바꾸어놓기도 한다. 과거부터 진행되어온 기술 발전의 흐름과 역사를 참고한다면 경험의 중요성을 확고히 하고, 기술적으로 벤치마킹할만한 아이디어를 얻을 수 있을 것이다.
플랜B를 철저히 준비하라
하이브리드 이벤트는 하나의 행사명으로 개최되지만 사실상 두 건의 행사를 동시개최 하는 것과 같다. 이에 주의를 기울여야 하는 사항들도 두 배가 된다. 게다가 온·오프라인 환경이 다르기 때문에, 발생할 수 있는 사건과 사고의 내용도 첨예하게 다르다. 각 행사별 환경과 특성을 숙지하여 이에 대한 플랜B를 철저하게 준비해야 한다.
3. 사례로 본 ‘하이브리드 레볼루션 서밋(HRS)’
#하이브리드 이벤트를 둘러싼 다양한 의견이 공유된 자리
이번 행사에서는 온라인 이벤트에 관한 다양한 의견이 오갔다. 기술의 다양성을 집중적으로 조명하던 여타 행사들과는 달리 하이브리드 이벤트에 관한 근본적 질문을 던지고 답하는 행사로 꾸며졌다. 질문은 사전에 업계를 대상으로 시행 되었던 설문결과를 토대로 준비되었다. 아젠다를 풀어감에 있어 업계의 궁금증과 니즈가 반영됨에 따라 참가자들은 행사에 대해 높은 만족감을 드러냈다.
#탄탄한 연사 라인업과 주제 관련 전문가의 진행이 돋보인 행사
이번 행사는 적절한 연사 섭외에 따른 홍보 효과도 톡톡히 보았다. 미팅테크놀로지 분야에서 선도적으로 비즈니스를 이끌어가고 있는 전문가들뿐만 아니라, 관련 분야 지식 인플루언서로 활발하게 활동하고 있는 연사들도 대거 참여하여 프로그램이 풍성하게 구성되었다. 행사 진행은 MICE산업 분석 전문가이자 이벤트 MB 편집장인 줄리어스 솔라리스(Juilus Solaris)와 소셜미디어 전략가이자 투 소셜 미디어 칙스(Two social Media chicks)의 공동 창업자인 사브리나 메이어스(Sabrina Meyers)가 맡았다.
모든 세션은 진행자와 연사가 대화를 이어가면서 버추얼 행사 특유의 지루함을 덜어내 주었다. 게다가 각 진행자들이
하이브리드 이벤트에 대한 지대한 관심을 가지고 있었던 덕분에 참가자들도 이에 편승하여 행사에 더욱 집중할 수 있
는 묘미가 있었다.
#휴식시간에 주어진 깜짝 이벤트
HRS은 약 4시간동안 진행되었다. 행사의 긴 러닝타임에 참가자들이 지치지 않도록 하기 위해 주최측은 중간 휴식시간을 스케줄에 포함하였다. 휴식시간이라고 해서 중계를 멈춘 것은 아니었다. 한 자세로 모니터를 장시간 바라보고 있을 참가자들을 위해 2분간의 짤막한 체조 프로그램을 추가하였다. 호주에서 운동 관련 온라인 인플루언서로서 활동하고 있는 유명 유튜버를 섭외하여, 체조 프로그램도 스트리밍 친화적인 환경에서 어색함 없이 진행하여 참가자들의 눈길을 끌었다.
#직관적이지 않은 플랫폼 UX는 아쉬움으로 남아
이번 HRS의 플랫폼도 다른 미팅테크놀로지사들이 내놓고 있는 행사 플랫폼과 유사한 형태다. 기본적으로 블로그 형식을 취하고 있으며, 좌측에 배치된 메뉴를 통해 컨퍼런스, 네트워킹 등의 기능을 활용할 수 있다. 스팟미 사도 이번 HRS를 준비하면서 참가자 간 네트워킹 플랫폼과 컨퍼런스 타임테이블, 스폰서십 기업홍보 페이지 등을 마련하였다. 그러나 메인 컨퍼런스가 메뉴에 형성되어 있지 않아, 게시판에는 컨퍼런스에 접근할 수 있는 경로를 알려달라는 문의가 줄이어 올라왔다. 컨퍼런스가 개막하면서 홈 상단에 스트리밍 영상이 공개되어 문의는 자연스럽게 해소되었으나, 개최 여부를 알 수 있도록 컨퍼런스 서브 페이지를 만들거나, 영상이 업로드 되는 자리에 카운트다운 기능이 있었다면 참가자의 혼란을 줄일 수 있었을 것이라는 아쉬운 의견이 제기되기도 하였다.
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