언제 다시 대면 행사가 재개될 지에 대해 모든 이들이 관심을 가지고 있다. 이에 대한 답은 지역에 따라 다르고 변동성도 크다. 대면 회의나 행사 재개는 여전히 유동적인 각국 정부의 규정과 여행 및 자가 격리에 관한 제한과 맞물려 있다. 대면 행사 재개 시기에 대한 설문에서 대부분의 응답자들은 2021년 상반기로 응답했지만, 이 또한 지역에 따라 다르게 나타났다. AMEX 미팅 & 이벤트(American Express Meetings & Events)는 ‘2021 글로벌 회의 및 행사 전망(2021 Global Meetings and Events Forecast)’에서 대륙별 회의 및 행사 산업에 대한 동향과 전망을 소개했다. 북미, 유럽, 아시아태평양, 중남미 지역의 업계 전문가들을 대상으로 지역별 회의 활동과 예산, 정책에 대해 조사했는데, 그 주요 내용을 살펴본다.
회의 활동
북미 지역의 회의산업 전문가들은 2021년 행사의 23.6%가 가상 요소를 포함할 것이며, 참가자가 25명 미만이며 항공이나 호텔 이용이 불필요한 소규모 지역 행사가 주를 이룰 것으로 전망했다. 가상·하이브리드 회의 형식은 45%가 웹 컨퍼런스 형식이며, 회의의 27%는 모바일 앱을 사용할 것으로 예상된다. 한 전문가는 “하이브리드 요소를 도입해 참가자의 참여를 높이고 모든 미팅에 더 많은 참가자를 수용할 수 있게 되어 기쁘다”고 밝혔다.
긴급사항에 대한 대비는 보다 공식화되고 명백하게 변화했다. 미국의 한 전문가는 이것이 실제 대면 행사에 어떤 영향을 미치는지, 그 과정을 설명했다. “먼저 직원과 조직이 명확하고 효과적인 프로세스를 갖추고 있는지 확인하고, 회의의 전 영역에 대해서 위험 관리 계획 및 정책을 수립해야 한다. 그 이후 참가자들이 이를 활용할 수 있도록 하고, 회의 전후와 진행 중에 이를 전달해야 한다.”는 것이다. 주요 회의 유형은 미국에서는 소규모의 단순한 회의, 캐나다에서는 내부 팀 회의및 교육이 될 것으로 예상된다. 전 지역에 걸쳐서 응답자들은 대부분의 회의 유형이 모두 감소할 것으로 전망했다. 그러나 36%는 고위 경영진 및 이사회 회의 수는 동일하게 유지될 것으로 예상한다. 행사 개최기간은 대면 행사의 경우에 인센티브 혹은 특별행사가 행사 당 평균 3.6일로 가장 길 것으로 예상되며, 하이브리드 행사의 경우
가장 긴 유형은 컨퍼런스 및 무역박람회로 평균 9.7시간으로 예상된다.
예산 및 정책
응답자들은 모든 회의 유형에 대해 1인당 하루 지출 비용(항공권 제외)이 감소할 것으로 예상했으며, 미국에서는 약간 감소하고 캐나다에서는 이보다 더 큰 폭의 감소를 예상했다. 3분의 2에 가까운 응답자들은 전체 회의비용이 감소할 것이라고 예측했으며, 10명 중 1명은 비용 증가, 17%는 모르겠다고 답했다. 북미 지역 응답자는 중남미 및 아시아태평양 지역의 응답자보다 더 높은 비율로 회의 규정상에 결제 방법 및 절차를 명시화하고 있었다. 또한 회의 및 행사 상품 및 서비스 조달과 관련하여 공식적인 정책을 수립 했다는 응답은 64%로 전 지역 중 가장 높았다. 북미 지역의 한 전문가는 “이번 혼란에도 긍정적인 면은 존재한다”며, “코로나19로 만나지 못하고 격리된 경험을 바탕으로, 앞으로 대면 회의가 쉽게 정당화될 수 있을 것”이라고 말했다.
회의 및 행사 산업에서 북미 지역의 시장은 큰 규모를 차지한다. 북미는 대규모 행사를 위한 가장 큰 인바운드 및 아웃바운드 시장이며, 새로운 기술을 시도하고 하이브리드 행사를 이해하며, 고객 경험과 글로벌 회의 운영 측면에서도 새로운 시대를 선도하고 있다. 캐나다와 미국 전역에서는 지속가능한 이니셔티브 측면에서 큰 진전이 있었고, 인종과 다양성, 평등에 대해 업계의 관심이 높아지고 있는 가운데 업계 차원에서 진보적인 활동을 추진하기도 했다. 북미는 현재 산업이 직면한 문제를 해결하기 위해 세계를 이끌어 나갈 지역이 될 것이라는 기대를 받고 있다.
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회의 활동
2021년의 주요 회의 유형은 소규모 회의와 내부 회의 및 교육으로 예상된다. 이 지역 응답자들은 거의 모든 유형의 회의가 감소할 것으로 예상했으나, 프랑스의 5.17%, 벨기에/네덜란드의 2.4%는 소규모 회의가 증가할 것으로 예상했다. 대면 행사는 2021년 행사의 절반가량을 차지할 것으로 예상된다. 응답자들은 대면 행사의 복귀와 함께 하이브리드 행사는 증가하고, 단독 가상 행사는 감소할 것으로 전망하고 있다. 행사 개최기간은 개최 형식과 무관하게 인센티브 및 특별 행사에서 가장 길 것으로 나타났는데, 대면 행사의 경우 평균 3.7일, 가상 및 하이브리드의 경우 9.4시간으로 예상된다. 가상 및 하이브리드 행사의 개최기간은 국가별로 크게 차이가 나타났다. 벨기에/네덜란드는 3시간 이상 지속되는 행사가 없을 것으로 예상한 반면, 독일과 영국은 컨퍼런스와 무역박람회, 인센티브 및 특별 행사 모두 평균 10시간 이상 지속될 것으로 예상했다.
예산 및 정책
참가자 당 하루 지출 비용은 모든 지역의 모든 유형에서 감소할 것으로 예상했다. 응답자의 3/4는 전체 지출이 줄어들 것으로 예상한다고 답했으며, 1/10은 알 수 없다고 답했다. 77%의 응답자는 기관이 공식 회의 운영 정책을 수립했다고 응답했는데, 이는 전 지역 중 가장 높은 수치다. 정책의 구성 요소에 대해서 80%는 선호하는 호텔/항공/교통 업체 사용, 76%는 안전 및 보안, 70%는 지불 방법 및 프로세스를 포함하고 있다고 답했다. 유럽의 회의 및 행사 기획자는 중남미나 아시아태평양 지역의 기획자에 비해서 유연한 취소 및 변동 조건이 있을 경우에 향후 대면 행사 계획에 대한 의지를 더 높게 두고 있는 것으로 파악되었다. 불확실성과 매출 감소가 예상됨에도 불구하고, 대부분의 응답자는 2021년 회의 및 행사 산업의 건전성에 대해 중간 수준의 평가 점수를 주었다. 12%는 매우 낙관적(8-10)으로, 72%는 보통(4-7)으로 전망했으며, 15%만이 부정적(1-3)으로 전망했다. 한 전문가는 “코로나19는 극복할 수 있는 장애물이며, 우리는 이로부터 배울 수 있는 점에 주목할 필요가 있다”고 말했다.
회의 활동
아시아태평양 지역의 회의 및 행사 기획자 10중 4명(43%)은 2021년에 고객 및 고객 자문위원회 회의가 증가할 것으로, 49%는 내부 팀 회의가 증가할 것으로 예상하고 있다. 중국과 홍콩 지역의 응답자들은 모든 유형의 회의가 증가할 것으로 전망하며, 제품출시는 0.18%, 소규모회의는 1.16%가 증가할 것으로 보고 있다. 개최기간은 컨퍼런스와 무역박람회가 모든 형식의 회의 중에서 가장 길 것으로 예상되는데, 대면 행사는 3.1일, 가상 및 하이브리드 행사는 7시간으로 나타났다.
예산 및 정책
1인당 하루 지출 비용은 전 지역에서 변동이 없을 것으로 예상되었으나, 호주의 경우 약간 더 큰 폭으로 감소할 것으로 보이며, 중국과 홍콩은 소폭 증가하거나 변동이 없을 것으로 예상된다. 전체 회의 지출은 1.33% 감소할 것으로 전망된다. 회의비용 지출의 전반적 변화에 영향을 미치는 상위 요인으로는 조직 성장 계획이 57%, 이익 변동이 56%이다. 공식 회의 정책은 3분의 1 가량의 기관만이 채택하고 있었으며, 대부분의 항목에서 다른 지역에 비해 감소 폭이 적게 나타났다. 정책에 명시된 항목은 승인 절차(61%)와 선호 호텔, 항공, 교통 업체(60%)에 대한 부문이 가장 높았다.
아시아태평양 지역의 응답자들은 기술사용에 자신감을 보였다. 64%는 2021년 참가자들의 미팅 경험을 향상시키기 위한 그들의 기술 통합 능력을 낙관적으로 보았다. 기술 통합 능력에 대한 확신은 모바일 앱 사용으로 이어지며, 기획자의 80%는 현재 미팅에 모바일 앱을 사용하고 있거나 사용할 계획이 있다고 답했다. 이는 중남미 지역(87%)에 이어 두 번째로 큰 수치다. 응답자들은 미팅에 모바일 앱을 사용하는 가장 큰 이유로 참가자들 간의 네트워킹 촉진을 꼽았다.
응답자의 1%는 이미 대면 회의를 재개했으며, 거의 절반(47%)은 2020년 말 이후 일부 행사 운영을 재개할 것으로 예상하는 것으로 보았다. 이 지역 기획자들은 미래의 오프라인 행사 산업에 대해 긍정적인 기대와 자심감을 갖는 것으로 보인다. 아시아태평양 지역의 한국, 호주와 대만을 비롯한 국가들은 코로나19 상황에서 정부와 지역사회가 협력하여 더 빠르게 정상적인 생활로 돌아가고 경제적 성과를 얻을 수 있도록 했다. 이는 회의 및 행사 산업에도 이어져, 중국은 9월 중국국제서비스무역박람회(China International Fair for Trade in Services, CIFTIS)를 비롯한 대면 행사를 재개하고, 싱가포르에서는 10월 시범 행사가 개최된 바 있다. 최근 ITB중국여행동향보고서(ITB China travel trends report-2020 China Market Recovery Special Edition)에 따르면, 조사 대상자의 43%가 향후 9-12개월 이내, 33%가 그보다 더 빠른 6-9개월 이내, 20%는 3-6개월 이내에 해외여행이 재개될 것으로 예상했다. 중국의 200개 해외여행사와 여행 기업, 산업 전문가를 대상으로 한 이 설문은 이 지역이 얼마나 빨리 국제적인 비즈니스 수행하게 될 수 있을지에 대한 전망을 보여준다. 다른 아시아태평양 국가들도 이 추세를 따를 수 있다면, 국제회의 및 행사 산업을 주도하는 지역으로 발돋움하는데 긍정적인 영향을 미칠 것이다.
회의 활동
중남미 지역의 응답자는 2021년 회의 및 행사 산업에 대해 가장 낙관적인 전망을 보였다. 다른 지역과 마찬가지로,
2021년 중남미 지역에서 가장 일반적인 회의 유형은 소규모의 단순한 회의와 내부 팀 회의 및 교육일 것으로 전망된다. 그러나 다른 지역과 달리, 중남미 지역 응답자들은 작년과 비교해 상당히 유사한 회의 수를 예측했다. 개최기간은 컨퍼런스와 무역박람회가 모든 유형에서 가장 지속시간이 길 것으로 나타났는데, 대면 행사의 경우 평균 3.1일, 가상 또는 하이브리드의 경우 6.4시간으로 예상된다.
예산 및 정책
1인당 하루 지출 비용은 컨퍼런스와 무역전시의 경우 1.07% 감소, 제품 출시의 경우 0.39% 증가로 큰 변동이
없을 것으로 예측했다. 전체 예산을 보았을 때, 응답자의 41%가 2021년 조직의 회의 지출이 증가할 것으로 예상
했는데 이는 조사 대상 지역 중 가장 높은 수치다. 공식 회의 운영 정책 채택에 있어서 중남미 지역은 다른 지역과 거의 동일한 비율의 응답을 보였다. 가상 및 하이브리드 회의와 소규모 회의에 관한 정책이 각각 69%로 가장 높았고, 구성 요소별 명시화에 있어서는 결제 방법 및 절차 구현(40%)과 상품 및 서비스 조달(34%) 측면에서 다른 지역에 비해 뒤떨어지지만 소셜미디어(45%)와 공급업체 정책 공유(29%)에서는 다른 지역을 앞선 것으로 나타났다.
2020년 가상 회의 및 행사 진행 시 기획자가 겪었던 어려운 점으로 44%는 기술적 문제, 42%는 가상 회의 및 기술
에 대한 지식과 경험 부족을 꼽았다. 그러나 이 지역 전문가들은 기술이 열어놓은 가능성에 대해 긍정적으로 바라
보고 있다. 2021년 참가자의 회의 경험 향상을 위해 기술을 적용할 역량에 대해 묻는 질문에서, 중남미 지역 응답자는 전 지역 중 가장 긍정적으로(85%) 바라보고 있는 것으로 나타났다. 한 전문가는 “점점 더 나은 기술, 새로운 기술로 문제와 위기를 해결할 수 있기를 고대한다”고 말했다.
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