여행이 차단되면 개인, 사회, 비즈니스와 경제 등 전 영역이 어려움을 겪는다. 하지만 그 이면에서는 또 다른 기회의 영역이 창출되고 있다. 경제적으로 부가가치 창출효과가 큰 MICE 행사도 버추얼로 전환되면서 기존과 같은 가치 창출 기능은 사라진 듯 보인다. 하지만 새로운 가치 창출을 위한 도전이 미래 비즈니스와 맞물려 업계를 재편할 것이다. 본고에서는 2021년을 맞이하여 AMEX 미팅 & 이벤트(American Express Meetings & Events)가 공개한 예측 전망 보고서를 바탕으로 MICE산업의 주요 동향에 대하여 살펴보고자 한다. 자료는 회의 및 행사 분야의 공급 및 구매 부문별 전문가들을 대상으로 실시한 설문조사 결과와 산업 전문가 16명과의 심층인터뷰를 바탕으로 정리되었다. 이는 2021년 산업 전망에 대해 통계적으로, 국제적으로 의미 있는 결과를 제시하고 있다.
혁신과 기술 채택을 가속화한 코로나19… 새로운 산업 시스템 구축을 위한 도전의 시간
국제적인 록다운 충격 이후로 이어져온 오프라인 행사의 연기와 취소. 회의 및 행사 산업도 이제 이러한 상황에 적응을 한 것으로 보인다. 팬데믹이 예상보다 오래 지속될 것임이 분명해지면서 전 세계 회의 전문가들은 ‘가상’이라는 대안으로 눈을 돌렸다.
여전히 여행에 대한 수요가 있지만 예전처럼 자유로운 여행 활동은 어려운 시국이다. 정부의 여행 관련 정책이나 절차, 규정의 변동성이 단기 여행과 회의 및 행사를 위한 국제 여행 전반에 영향을 미치고 있고, 기업들도 자체적으로 여행활동에 대한 규정과 절차를 까다롭게 수립하고 있다.
현재 회의 전문가들의 목표는 모든 형식(가상/하이브리드/대면)의 행사에서 안전에 대한 기준요건을 충족하면서 개최효과가 있는 행사를 기획하는 것이다. 업계는 당면한 과제 해결을 위해 빠른 속도로 성숙해야 했고, 기획자들은 새로운 기술과 안전 규정 및 대책을 빠르게 학습했다. 이제 업계는 가상 및 하이브리드 회의를 실행하기 위해 더 많은 기술을 활용할 수 있게 되었다. 코로나19가 업계의 혁신과 기술 채택을 가속화한 것이다. 많은 전문가들은 이것이 기념비적인 변화라고 인식하고 있으며, 지금 단계는 비즈니스의 중단이 아니라 혁신적이고 대응력이 뛰어난 산업 시스템을 갖추기 위한 준비와 도전의 시간이라고 생각한다.
팬데믹 이후에도 가상 및 하이브리드 행사는 중요
회의 기획자들은 앞으로 회의 목표, 예산과 참가자의 선호도 등을 고려하여 가장 적합한 형식을 택하게 될 것이다. 대면 회의가 다시 시작되더라도, 회의 현장에 참석하지 못하는 사람들을 위해 가상적 요소가 구축되어야 할 필요가 있다. 팬데믹 이후 세상은 변화하고 있고, 변화 기간 동안 가상 및 하이브리드 회의가 회의 기획자들에게도 유용한 도구라는 것이 입증되었다. 몇몇 전문가들은 하이브리드 행사가 재정적 문제나 개인적 사유로 인해 참석할 수 없었던 사람들에게 접근성을 높여준 점을 언급했다. 하이브리드 형식은 다양한 참가자들이 쉽게 행사에 참가할 수 있도록 물리적 편의를 제공하기 때문에 행사의 포용성을 높일 수 있을 것이다.
한편 하이브리드 행사가 업계 내에서 주류로 정착되기까지는 시간이 더 소요될 것이라는 전망도 있다. 업계 전문가들은 가상및 하이브리드 행사는 단순히 회의를 라이브 스트리밍 하는 것 이상을 포함한다고 말한다. 특히나 성공적인 하이브리드 회의 기획은 가상 회의와 대면 회의라는 두 개의 별 건인 회의를 기획하는 작업으로 접근해야 할 필요도 있다. 설문조사의 응답자들은 가상 및 하이브리드 행사의 35%가 풀서비스 에이전시를 필요로 한다고 밝혔다. 풀서비스 에이전시는 필요한 항목에 따라 발표자 교육, 사전 녹음 인터뷰, 가상 스튜디오 공간 및 편집 공간 등을 제공한다. 이외에도 고려해야 할 추가적인 요소가 있을 수 있다. 예를 들어, 참가자들이 교육 세션에 참여할 때 필요한 특정 기기나 장치, 와인 시음과 같은 참여 행사를 진행할 경우에는 필요한 물품들을 참가자가 있는 곳으로 배송을 해주어야 할 수 있다. 기술 덕분에 다양한 프로그램 설계가 가능해졌지만, 그만큼 비용이 든다는 점을 고려해야 한다.
활동 소규모 회의, 대형 하이브리드 행사에 주목
2021년 가장 일반적인 회의 개최 유형은 소규모의 단순한 회의(21%)일 것으로 전망된다. 이는 대면, 하이브리드, 가상 등 세 가지 형식에 대한 응답에서 동일하게 나왔다. 그 다음은 내부 회의(18%)가 뒤따랐다. ‘소규모 및 단순 회의’는 올해 설문지에 새로운 선택 항목으로 추가되어 작년과 비교는 어려웠지만, 그 외 유형에서는 내부 회의가 -1.3%, 컨퍼런스 및 전시는-4.4% 등 전반적으로 활동이 감소할 것으로 예상된다.
참가자 수의 경우, 내부 및 고위 경영진 회의는 2021년에도 비교적 일정하게 유지가 될 것으로 전망된다. 그러나 대형 행사의 참가자 규모는 큰 감소가 예상된다. 컨퍼런스 및 무역전시회는 -3.7%, 인센티브 및 고객 행사는 -3.2%의 감소가 전망된다. 그러나 다수의 응답자들이, 특히 컨퍼런스 및 전시와 같은 행사의 경우 가상 및 하이브리드 형식에서는 참가자 수가 증가할 것으로 예상했다.
대면 행사의 예상 기간은 소규모의 경우 1.5일, 인센티브 및 특별행사의 경우 3.1일이다. 가상 및 하이브리드 행사는 시간 단위로 측정되는데, 컨퍼런스 및 전시회는 행사 당 7.8시간으로 가장 길고, 소규모 회의는 3.1시간으로 가장 짧은 것으로 전망된다.
비용 기술 사용에 대한 투자 희망
참가자 당 일일 예상 비용은 최저 426달러(소규모의 간단한 회의)에서부터최고 906달러(인센티브 및 특별 행사)까지 다양하게 나타났다. 전년도와 비교하면 2021년은 모든 회의 유형에서 지출 비용이 감소할 것으로 예상된다. 감소폭은 제품 출시 행사의 경우 -1.3%, 전시 및 컨퍼런스의 경우 -2.7%에 이른다. 국제적인 공급사들은 보다 큰 감소치를 전망하는데, 고객 자문위원회는 -3.6%, 소규모 단순 회의는 -6%로 나타났다.
전체 회의 지출에 대해서 응답자들은 전 세계적으로 3.7% 가량 감소할 것으로 예상한다. 그러나 응답자의 56%가 감소를 예상하며, 10%는 동일하게 유지할 것으로, 25%(아시아태평양 및 중남미)는 증가를 예측했다. 예산이 줄어들 경우 가장 먼저 삭감할 영역으로, 27%는 메인 행사장 외에서 진행되는 선택(Options) 활동을 택했고, 18%는 저
녁 행사를 택했다. 숙박 일수를 줄이겠다는 응답도 17%를 차지했다. 반대로 예산 증가 시 추가 자금을 사용할 의향이 있는 영역으로 33%는 현장 경험 개선, 31%는 기술 사용 확대를 택했다.
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공간 하이브리드 행사 지원 기술, 건강 및 안전 지침 구축이 중요
회의 전문가들은 2021년 행사의 3분의 1 이상(36.9%)이 중급 시설에서 개최될 것으로 전망했다. 그 외로는 비통상적인 회의시설이 16.8%, 리조트가 16.2%, 럭셔리 시설이 15.4%로 나타났는데, 이는 전년도에 중급 시설 45%, 비통상적인 회의 시설 10%로 예상되었던 것과는 다소 다른 결과다. 이는 비통상적인 시설의 경우 별도의 야외 공간이 있어서 사회적 거리두기 준수에 용이하기 때문인 것으로 보인다. 호텔의 평균 단체 요금은 지역에 따라 상이하게 나타났다. 전 세계적으로 응답자의 42%는 요금이 하락할 것으로 예상했지만 중남미 응답자의 45%는 요금 인상을 예상했다. 기획자들은 시설 영업이 재개되면서 프로모션 가격을 기대할 수 있으나, 큰 손실을 입은 지역의 경우 수익을 회복해야할 것이므로 지역에 따라 다른 요금 책정이 이루어질 것으로 전망된다.
회의 공간은 2021년 쉽게 이용할 수 있을 것으로 예상되지만, 공간 확보를 둘러싼 경쟁이 심화되고 파산으로 인한 공급 감소 가능성이 있어 2022년에는 예약에 어려움이 있을 것으로 전망된다. 회의 공간은 참가자의 거리두기 요건을 충족해야 하므로 더욱 넓어져야 한다. 예를 들어 50인의 행사를 위해서는 100명 규모의 공간이 필요하기 때문에, 이로 인해 사용 가능한 공급이 줄어들게 될 것이다. 호텔 및 시설들은 하이브리드 프로그램 지원이 가능해야 한다. 예를 들어, 와이파이 및 IT 기능, 최신 시청각 장비 사용이 기술 서비스 지원 역량을 강화해야 할 것이다. 또한 공간 선택에 가장 영향을 미치는 요인은 ‘방역 및 사회적 거리두기 규정’이었으므로, 행사 시설은 엄격한 위생 관리 및 안전 지침을 준수해야 할 것이다.
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