베뉴의 공간적 개념이 크게 달라지고 있다. 감염병 확산 방지를 위해 참가자 간의 물리적 간격을 넓혔던 방역 대책이 향후 회의실 세팅의 뉴 노멀로 남을 것이라는 관측도 제기된다. 현재로서는 질병 확산에 대응하는 MICE 행사 개최 지침 중 하나에 불과해 보일 수도 있지만, 새롭게 이루어지고 있는 다양한 시도들을 토대로 분명히 많은 부분들이 뉴 노멀로 자리잡을 것으로 보인다. 업계에서는 하이브리드 MICE 행사의 보편화가 행사의 소형화 추세와 함께 더욱 강해질 것으로 보고 있으며, 현장 중계에 따른 장비들이 이전보다 더 많은 공간을 차지하고 있기 때문에 과거와 동일한 규모로 행사를 진행한다면 새로운 세팅 형태를 모색해야 한다고 입을 모으고 있다. 게다가 최근에는 행사장 내 거리두기를 통하여 더 많은 개별 공간을 활용할 수 있었던 참가자들이 심리적인 안정감을 경험했다며 오히려 변화를 반기고 있다는 경험담도 들려오고 있다. 이처럼 회의공간 세팅에 새로운 트렌드가 관측되는 가운데, 룸세팅의 코로나19 전과 후를 비교하고 최근 논의되고 있는 포스트 코로나 시대에 요구될 공간 기획의 새로운 방향을 살펴본다.
Contents
1. 코로나19가 가져온 회의실의 변화
2. 포스트 코로나 시대의 룸 셋업 트렌드
3. 뉴 노멀에 대비하는 업계의 당면과제
과거의 회의실 세팅 트렌드 : “규모는 곧 트로피, 최대한 많은 인원을 수용”
감염병 확산 이전에는 분명 많은 참가 인원을 모으는 일이 대단히 중요했다. 수익성 측면도 있지만, 행사의 대외인지도 및 역량(예: 네트워킹 효과 등)을 평가하는 핵심 지표로서 참가 규모를 중요시했기 때문이다. 일정 규모의 물리적 공간 안에서 행사를 개최하는 것이 일상적이었던 코로나19 발병 이전 시기에는 행사장 수용인원에 맞춰서 행사를 할 수 있었기에, 여유 공간을 최소화하여 좌석과 무대를 조성하고, 적절한 크기의 회의실을 고르는 것이 회의 기획자에게는 중요한 역량으로 요구되었다. 이러한 공간적 개념과 함께 좌석별 간격 및 통로에 대한 기준도 지금과는 확연히 달랐다. 회의 기획자들은 좌석과 가구를 배치할 때 인체공학적 계산을 통해 도출된 일정한 공식을 따른다. 해당 공식은 성인의 평균 신체 사이즈를 토대로 회의실 내 동선 흐름에 무리가 없는 수준에서 최소치를 기준으로 한다. 한정된 공간에 최대한 많은 사람들을 모아야 하기에 회의 기획자들은 좌석 및 가구 간의 간격을 최소화하여 공간 내 밀집도를 높이는 데 초점을 맞추는 경향을 보였다.
[과거의 노멀 ①] 참가자 1인당 필요공간은 0.55㎡
스탠딩과 극장식 세팅은 가구 활용이 가장 적은 유형으로, 다른 세팅 타입에 비해 가장 많은 인원을 한 공간에 모을 수 있다. 최소한의 공간사용을 기준으로 하기 때문에 회의실 수용인원을 계산할 때 기초적인 지표가 되기도 한다. 과거 씨벤트(CVENT)가 제안한 기준에 따르면, 적절한 규모의 행사장을 선정할 때, 1인당 0.55㎡의 최소공간이 요구되었다. 거기에 좌석 및 테이블 등 각종 집기류, 프레젠테이션 스크린(높이 2.4m 기준, 1열로부터 4.8m 공간 확보) 크기를 가늠했다.
[과거의 노멀 ②] 통로 및 가구 간격도 최소기준 적용
코로나19가 회의실에 가져다준 가장 큰 변화는 간격이다. 이전에는 이동 통로에 사람이 지나다닐 수 있 최소의 공간을 할당했다. 씨벤트 자료에 의하면, 통로는 테이블 간 1.2m 너비의 여유 공간을 줄 것을 명시하고 있다. 이는 두 사람이 부딪히지 않고 지나갈 수 있을 정도의 공간이다. 또한, 좌석의 줄 간격으로는 앞좌석을 기준으로 0.5m(의자 하나 크기) 공간을 띄운 후 테이블을 배치하도록 하며 통로와 같은 여유 공간이 행사장 내 이동이 무리가 없을 수준으로 고려되었음을 알 수 있다.
코로나19로 달라진 회의실 : “더 적게, 더 넓게”
우선 근본적으로 행사 참가 인원수가 조정되었다. 감염병 확산을 막기 위해 공간의 밀집도를 줄이고, 참가자 간의 접촉을 최소화하려는 움직임 속에서 수용인원에 관한 공간개념 자체가 이전과는 크게 달라졌다. 이는 공식적인 방역지침에 따른 결과다. 세계보건기구(World Health Organization, WHO)는 참가자 간 1m 이상의 거리를 유지하고, 실내공간보다는 실외공간에서, 가급적 최소 인원으로 행사를 진행할 것을 제안했다. 또한, 각 나라별 지침 및 지자체의 행사 방역 관련 세부 가이드라인에 따라 행사를 준비하도록 했다. 자세한 내용은 지역별로 상이하지만, 평균적으로 참가자 간 1.8m 이상 거리를 두어 좌석을 배치하고, 테이블과 같은 비품을 공유하기보다는 개인 가구를 개별적으로 제공하도록 하면서 일정 공간 내에 수용할 수 있는 인원은 줄어들고, 통로와 같은 여유 공간에 할당되는 비중은 배로 커졌다는 공통점이 발견된다.
[룸 세팅의 변화 ①] 공간 활용 기준이 달라진다
앞서 살펴본 지역별 행사 방역지침에 따라 회의실을 조성하다보니 과거의 최대 수용인원에 맞추어 참가자로 공간을 가득 채워야 한다는 개념은 이제 의미가 없어진 실정이다. 참가자들은 거리두기 좌석배치로 인해 보다 넓은 여유 공간을 누릴 수 있게 되었고, 통로도 충분한 규모로 확보하고, 다양한 사이니지(Signage)를 활용하여 참가자의 이동을 관리하면서 행사장 내부에서 동선으로 인한 문제가 발생하는 일은 줄어들게 되었다. 또한, 인원 제한 기준을 준수해야하는 까닭에 행사는 소형화 추세를 보이고 있으며, 여러 개의 작은 공간을 스튜디오식으로1) 나누어 활용하는 사례도 늘어나고 있다. 게다가 많은 주최자들이 하이브리드 행사를 지향하게 되면서 각종 장비가 차지하여 확대된 콘솔의 범위도 공간 배치에 반영해야 하는 등 효과적인 공간 활용에 관한 회의 기획자들의 고심이 깊어지고 있다.
[룸 세팅의 변화 ②] 세팅 타입에 따른 가구와 비품의 고급화
세팅 타입에도 변화가 찾아오면서 회의장에서 사용되는 가구에도 새로운 트렌드가 발견되고 있다. 코로나19 이전에는 행사의 목적에 따른 세팅 타입이 뚜렷하게 나뉘었다. 교육 및 지식공유의 목적으로 개최되는 행사에서는 테이블과 의자를 함께 사용할 수 있는 강의식 세팅을 취했고, 설명회나 공연에서는 최대한 많은 인원이 착석할 수 있도록 극장식으로 세팅했다. 그러나 코로나19로 인해 참가자 간 거리두기가 시작되면서 대체로 많은 행사들이 극장식 세팅에 집중하고 있다. 극장식 세팅은 개인별 좌석 배치가 가능하므로 방역에 탁월하다. 그러나 일정 규모만큼 참가자를 모으지 못하면 오히려 행사가 한산해 보이는 역효과를 낳을 수 있어 참석 규모가 제한되는 요즘 같은 시국에는 난감한 부분이 많다. 행사장의 분위기보다 방역이 우선인 점은 많은 이들의 공감을 얻고 있는 부분이지만, 회의 기획자 입장에서는 참가자의 안전과 행사 분위기 조성이라는 두 마리 토끼를 동시에 잡아야 한다. 이에, 많은 회의 기획자들이 가구의 고급화를 꾀하고 있다. 평년보다 적은 인원으로 행사를 치르는 대신, 1인용 소파 및 티테이블을 이용하는 행사들이 늘어나고 있다. 이러한 방식은 장 내 분위기를 고급스럽게 조성하면서 참가자들에게는 더욱 안정감 있고 품격있는 서비스를 제공하는 등 고객 경험까지 개선할 수 있으므로, 많은 글로벌 회의 기획자들이 주목하고 있는 전략 중 하나다.
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코로나19가 가져다 준 변화로 새로운 표준을 만든다
위와 같은 새로운 회의실 세팅 형태는 얼마나 이어질까. 글로벌 이벤트 업계는 이러한 추세가 코로나19 이후에도 일부 이어질 것으로 내다보고 있으며, 오히려 과거의 형태를 업그레이드한 모습으로 나타날 것이라는 관측을 내놓고 있다. IACC가 공개한 ‘미래의 회의실(Meeting Room of The Future)’ 보고서에 의하면 코로나19가 종식된 이후에는 행사장 기획에 있어서 창의적인 경험 기획과 참가자 만족도에 의거한 공간 디자인, 신기술 적용 전략에 관한 역량이 행사 기획자들에게 더욱 중요해질 것이라고 전망했다. 업계 전문가들은 감염병 시국 속에서 나름의 방법을 찾아서 행사를 진행했던 경험을 토대로, 앞으로 회의실 세팅이 어떻게 발전해야 하는지 다채로운 방향을 다음과 같이 제시했다.
[룸 세팅의 뉴 노멀 ①] 참가자의 만족도를 높이는 개인석 세팅
방역을 위해 따랐던 극장식 세팅이 앞으로도 강세를 이어갈 것이라는 전망이 제기되었다. 미국 행사 기획 및 렌탈 전문 업체 코트이벤트(CORT Event)의 캐빈 대너(Kevin Dana) 선임매니저는 “많은 볼룸에서 극장식 세팅 트렌드의 대세를 확인할 수 있을 것”이라고 예측했다. 방역 방침에 따른 새로운 세팅 형태로 인해 최근 행사 기획자들은 참가자 개인 좌석 하나하나에 꼼꼼히 신경을 써야했다. 참가자들 입장에서는 이전과 격이 다른 서비스를 경험하게 되었기 때문에 행사 만족도 향상에 기여했다는 것이 그의 설명이다. 대너 선임매니저는 “철저한 방역지침에 따른 행사 운영 방식을 접한 참가자들은 이후에도 그와 비슷한 수준의 심리적인 안정감과 편안함을 느끼고자 할 것”이라며 “개인석 세팅을 기본으로, 기존의 가장 기본적인 극장식 세팅을 넘어 소형 개인 테이블도 제공하여 참가자 개개인에게 안락함과 편안함을 제공하는데 초점을 더 맞추게 될 것”이라고 말했다.
[룸 세팅의 뉴 노멀 ②] 디자인 역량 강화로 창의적 경험 기회 제공
여느 때보다도 참가자 경험이 강조되는 시대가 올 것으로 보인다. 코로나19로 인한 억눌린 경험 욕구의 분출 이전에, 업계는 이미 참가자 경험의 개발과 혁신에 대해 오랜 시간 고민해 왔기 때문이다. 코로나19는 현실화를 위한 촉매제가 된 셈이다. 근본적인 원인은 세대교체에 있다. IACC는 “젊은 세대들은 회의장에서의 경험을 매우 중요시 한다”며 “색다른 경험을 추구하는 참가자들이 앞으로 늘어날 것임에 따라 시설 관리자들은 공간 활용에 관한 전략을 새롭게 짜야 할 것”이라고 답했다. 이에 대한 방안으로 글로벌 이벤트 업계는 ‘공간의 재구성’을 꼽았다. 과거에 지향되었던 상투적인 회의 세팅 형태에서 벗어나 참가자 간의 적극적인 교류가 발생할 수 있도록 감각적인 공간 기획에 더욱 힘을 주어야한다는 설명이다. 이러한 전략에는 감각적인 디자인 역량과 동선에 대한 철저한 기획력이 무엇보다도 요구된다. 다양한 비품의 활용도 빼놓을 수 없다. 회의장에서 발생할 수 있는 참가자 경험의 범위를 넓히기 위해서다. 코트이벤트의 대너 선임매니저도 “참가자 경험을 증진하기 위해서는 이전에 시도하지 않았던 새로운 타입의 세팅 방식도 고려해야 한다”며 “회의 비품도 이제 최신 트렌드를 적극적으로 반영할 필요가 있다”고 강조했다.
[룸 세팅의 뉴 노멀 ③] 하이브리드로 인한 공간의 유연성 극대화
글로벌 MICE 업계는 포스트 코로나 시대의 빼놓을 수 없는 트렌드로 ‘공간의 유연성’을 꼽았다. 범세계적 감염병은 업계로 하여금 하이브리드 이벤트의 현실화를 부추겼다. 온라인 프로그램을 운영함에 있어 회의 기획자들에게 가장 큰 적은 지루함이다. 행사기간 동안 공간의 변화를 통해서 계속해서 새로운 자극을 생산해야 하는 것도 바로 이 때문이다. 이러한 회의 형태는 다수의 소규모 스튜디오를 운영하는 전략으로 귀결된다. 특히 하이브리드 행사는 사전에 기술적인 셋업을 완료해야 하기 때문에 세팅 변경이 어려운 대형 연회장보다는 여러 곳의 소규모 회의실을 프로그램별로 이용하는 것이 운영에 효과적이다. 영국 행사기획 컨설팅 전문업체 이티씨베뉴스(etc.Venues)는 “이러한 특징은 대형 행사에서 두드러지게 나타날 것”이라며 “하나의 큰 메인 연회장만 이용하기보다는 여러 회의실을 동시에 이용하면 서 베뉴의 한 층 전체를 이용하는 추세가 강해질 것”이라고 강조했다. 이들은 또 “한 층을 모두 사용하게 됨에 따라 행사장과 연계되는 야외 및 포이어 공간에서 일과 휴식이 병행되는 공간의 유연한 활용이 관찰될 것”이라고 덧붙였다.
격변이 예상되는 만큼 해결해야 할 과제도 뒤따른다. 오늘날의 변화를 일시적인 미봉책에 그치지 않고 새로운 시대를 여는 열쇠로 바꾸는 과정이 필요하다. 이에 글로벌 이벤트 업계는 포스트 코로나 시대에 맞이하게 될 회의(행사)장 공간 기획의 변화에 대비하기 위해서는 소비자의 수요를 심층적으로 파악하고, 다채로운 공간 기획 모델을 구축하여 전문성을 키워야 한다고 입을 모으고 있다. 또한, 행사 경험을 개선할 수 있는 신기술 및 비품 등 행사시설의 자산 역량을 강화하여 다양한 시도들이 이루어질 수 있는 환경을 조성해야 한다는 의견도 제기되고 있다.
[과제 ①] 참가자의 니즈 파악이 최우선
참가자의 니즈 조사를 위해 적극적인 투자가 이루어져야 할 것으로 보인다. 영국의 하이게이트하우스(Highgate House)의 팀 처들리(Tim Chudley) 매니저는 아직까지도 행사 경험 향상을 위한 투자에 보수적인 업계의 인식을 지적했다. 그는 “단순히 가격정책으로 승부를 보는 시대는 끝났다”면서 “행사 참가자의 시각과 취향 등을 포함한 심층적인 니즈 분석을 위해 적극적인 투자가 있어야 한다”고 강조했다. 이러한 조사 결과를 토대로 시설의 서비스와 고객 접근법을 개선할 수 있으며, 단순히 장소와 시설을 판매하는 것을 넘어 경험의 판매라는 새로운 비즈니스 모델을 발굴할 수 있다는 주장이다. 처들리 매니저는 “행사는 늘 넉넉하지 못한 예산과 높은 기대치 사이에서 문제가 발생하는데, 행사 참가자의 니즈 파악은 이러한 이슈를 해결하는 대책이 될 수 있다”고 덧붙였다.
[과제 ②] 공간 디자인에 관한 컨설팅 역량 강화
다양한 세팅 타입과 기술의 적용 등의 도전에 업계는 큰 공감을 표하고 있다. 특히 시설 관리자에게 새롭게 요구되는 과제다. MPI의 제시 스테이츠(Jessie States) 매니저는 “과거 시설 관리자에게 있어 경험 기획은 고려해야 하는 역할이 아니었지만 최근 많은 부분이 달라졌다”면서 “시설 관리자와 회의 기획자 간의 협업과 적극적인 아이디어 공유를 통해 행사의 완성도를 높일 수 있다”고 말했다. 회의 기획자의 노하우와, 시설 관리자의 경험이 밑바탕이 되어 서로 다른 시각에서 새로운 전략이 나올 수 있다는 설명이다. 그는 “시설 관리자의 시선에서 발굴할 수 있는 공간 고유의 특성과 개최 행사 사례를 분석하여, 시설이 행사와 시너지 효과를 낼 수 있는 다채로운 방안을 제시할 수 있어야 한다”고 강조했다.
[과제 ③] 첨단 장비 및 베뉴 비품의 질적 향상
크게는 사이니지와 네트워크 기반의 AV 장비, 비품의 고급화가 이에 해당된다. 글로벌 이벤트 업계는 회의 행사에 사용되는 전반적인 장비와 비품의 질적 향상이 불가피하다는 의견을 내놓고 있다. 이에 많은 글로벌 컨벤션센터들이 행사에 사용되는 디지털 장비와 전문 스튜디오 등을 새롭게 구축하고 있으나, 대형 센터들뿐만 아니라 중소형의 준회의시설 또한 이러한 트렌드에 적극적으로 임해야 한다는 주장이다. 앙코르(encore)2)의 매트 하비(Matt Harvey) 매니저는 “온라인 스트리밍은 이제 행사의 빠질 수 없는 요소로 자리잡고 있다”며 “중소형 회의실일수록 온라인 스트리밍 플랫폼과의 호환성을 키워야 오프라인 공간에 국한되지 않고 많은 참가자가 수반되는 대형 행사 유치에 도전해볼 기회가 생긴다”면서 “이제 거의 모든 회의시설에는 줌(Zoom)과 같은 온라인 스트리밍 플랫폼을 사용할 수 있도록 관련 AV 장비와 네트워크 및 고정된 클라우드 시스템이 요구되는 시대가 올 것”이라고 덧붙였다.
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