모멘텀의 시대일수록 다양한 아이디어가 필요하다. 당면과제를 슬기롭게 해결할 창의적 방안 마련이 필요하기 때문이다. 사회와 산업을 아우르는 커뮤니티는 이러한 아이디어를 모으는 대표 채널이 된다. 이에, 국제기구와 협단체의 미래를 논의하는 자리가 마련되었다. 10월 11일부터 13일까지 롯데호텔서울에서 ‘2023년 UIA 아태총회(UIA Associations Round Table Asia-Pacific)’가 개최되었다. 이번 총회를 개최한 UIA와 서울관광재단은 전 세계의 평화와 미래발전을 기원했다. 국내외 협단체 및 기관의 관계자들이 모여 각기 단체에서 가지고 있는 고민을 털어놓으며 더 효과적으로 회원사를 관리할 수 있는 국제회의 개최 전략에 관한 의견을 모았다. 이번 총회에 참석한 UIA 회장 시릴 리치(Cyril Ritchie)는 “글로벌 협단체의 최대 고민거리인 다양성, 형평성, 포용성에 대한 담론을 이어보고자 한다”며 “많은 전문가들에게 교훈과 아이디어가 가득한 시간이 되기를 바란다”며 개막을 알렸다.
1. 행사 개요 및 운영상 특징
서울 관광‧MICE산업의 역량을 뽐냈던 총회
협단체 국제회의 관계자들이 모인 자리에서 서울 관광‧MICE산업의 매력과 미래 계획을 선보이는 자리가 마련되었다. 이번 UIA 아태총회는 ‘다양성, 공정성, 포용성과 지속가능성에 관한 트렌드 및 실천전략(Diversity, Equality and Inclusion (DEI), and Sustainability (UN-SDGs): Trends and Practice)’이라는 주제 아래 막을 올렸다. 국제 협단체 부문의 관계자들이 모여 앞으로 커뮤니티가 지향해야 할 다양성 존중과 지속가능성 실천에 관한 실질적이고 심도 있는 논의를 이어갔다. 개막일인 11일에는 국제회의 개최 현황을 담고 있는 UIA데이터베이스에 관한 세션이 UIA 회원사와 국내 CVB 관계자들에게 제공되었다. 또한, 라운드테이블 세션이 본격적으로 시작되면서 세계 평화를 향한 지속가능성과 발전 방안에 대한 제언이 공유되었다. 행사 개막을 알렸던 쟈크 드 메비우스(Jacques de Mevius) UIA 사무총장은 “이번 총회가 우리 회원사들이 다양성이라는 국제적 과제에 대한 여러 고민과 아이디어를 나누는 계기가 되기를 바란다”며 “인류의 지속가능성이라는 거대한 행보 속 우리 총회가 작은 걸음으로나마 기여할 수 있기를 기원한다”고 말했다.
이튿날 오전에는 UIA의 라운드테이블 세션으로 시작되어 디지털 전환과 NGO 단체의 기능과 역할에 대한 토론으로 열띤 현장 모습이 그려졌다. 이후 UIA의 공식 프로그램이 종료된 뒤 서울관광재단의 주최 아래 ‘서울관광 국제경쟁력 심포지엄’이 개최되었다. 해당 심포지엄에서는 국내외 관광‧MICE 관계자들이 한자리에 모여 핵심 관광도시로서의 서울이 갖추어야 하는 새로운 역량과 갖추어야 하는 정책 및 지원사항 등에 대한 논의가 진행되었다.
행사 마지막날인 13일에는 UIA 총회 참가자를 대상으로 한 포스트투어가 진행되었다. 서울이 품고 있는 전통적 매력과 최근 젊은 외래객들에게 인기가 좋은 로컬 콘텐츠를 중심으로 투어 코스가 구성되었으며, 투어에 참여한 UIA 관계자들은 높은 만족도를 보였다.
총회 곳곳에 풍성한 체험거리도 마련
행사장 곳곳에 아기자기하게 마련된 체험거리도 참가자들의 관심을 한 몸에 받았다. 세계적으로 열풍이 불었던 드라마 ‘오징어게임’을 모티브로한 포토존과 해당 드라마에서 소개되었던 우리나라 전통놀이를 할 수 있는 공간이 마련되었기 때문이다. 한 참가자는 한복 의상을 빌려 입은 모습으로 포이어 공간에서 딱지치기를 하면서 즐거운 시간을 보내기도 했다.
어렵게 시간을 내어 한국을 방문한 외국인 참가자를 위해 한복을 입어보는 시간은 행사기간 동안 충분히 제공되었다. 공식행사 전 진행된 프리투어(Pre tour) 프로그램에서도 한복을 입고 경복궁을 방문하는 시간이 마련되었고, 총회가 진행되는 행사장 현장에서도 간단하게나마 한복을 걸쳐볼 수 있는 코너가 있어 막간을 이용한 한국문화 체험이 가능하게끔 했다.
이번 총회가 지속가능성을 주요 아젠다로 설정한 것을 바탕으로 서울의 지속가능성 실천 사례를 체험할 수 있는 포스트투어도 많은 참가자들의 관심을 모았다. 해당 프로그램은 행사 등록기간 때부터 이미 만석을 기록할 정도로 큰 인기를 끌었다. 서울 도시재생의 대표주자로 꼽히는 익선동 한옥마을을 필두로 성수동의 오래된 주택을 개조하여 새로운 로컬 콘텐츠로 탄생한 카페 할아버지공장까지 방문해볼 수 있는, 그야말로 지속가능한 로컬 투어가 기획되었다. 이어 ‘친환경’을 테마로 한 포스트투어도 높은 만족도를 기록했는데, 북한산국립공원을 방문한 후, 서울 K-메디센터에서 한의학적 체험프로그램으로 웰니스까지 경험할 수 있는 프로그램이었다. 아울러, 과거와 현재가 융합된 모습으로 도시재생을 이루고 있는 경동시장과 시장 내 스타벅스를 방문하며 오늘날 떠오르고 있는 로컬이코노미의 현장을 경험할 수 있도록 했다.
2. 이벤트 리포트: 협단체가 주목해야 할 주요 트렌드
다양성이 존중되는 문화가 조직에 스며들게 하려면?
UIA총회의 연사로 나선 헤먼트 바트라(Hemant Batra) 남아시아지역협력협회 부회장은 ‘사회적 경제가치 전환을 위한 다양성, 공정성, 포용성 강화 전략(Promoting Diversity, Equity, and Inclusion as a Catalysy of Social-Economic Transformation: Its impact on our workplace)’을 주제로 DEI의 중요성을 강조했다.
그는 “DEI는 더 이상 옵션이 아닌 필수”라며 “국제노동기구의 조사에 따르면, 포용적 문화를 가진 조직의 혁신성은 다른 기업에 비하여 59%나 더 높았고, 해당 조직에 대한 고객만족도 역시 37% 더 높았다”고 운을 띄었다.
“최근 트렌드 키워드처럼 언급되는 DEI라는 단어를 많이들 들어보았을 것으로 예상된다”고 말한 바트라 부회장은 “그러나 정작 DEI를 어떻게 적용하면 좋을지 방법을 찾지 못해 어려움을 호소하는 경우도 부지기수”라고 지적했다. 바트라 부회장의 설명에 따르면 DEI를 적용할 수 있는 포인트는 크게 사람의 인식과 정책(또는 지침), 지배구조(또는 관리체계)로 나뉠 수 있다. 다양성이 존중되는 문화는 다수의 공감과 개인적 인식을 토대로 형성될 수 있기에, 다양성 존중을 지향하는 정보의 지속적 노출이 매우 중요함이 강조되었다.
공정성은 정책 및 지침에 기인한다. 조직문화와 비즈니스의 공정성을 강화할 수 있는 명확한 내부규정이 필요하다는 설명이다. 마지막으로 포용성은 거버넌스 차원의 행동이 요구된다고 보았다. 포용성을 지지하는 조직 전반의 문화 또는 리더십이 포용성이 싹틀 수 있는 시간을 보장하는 울타리가 되어준다고 바트라 회장은 조언했다.
[참고자료] 다양성을 이루는 요소
인종, 나이, 국적, 민족성, 성별, 신체 또는 정신적 능력, 교육, 경력, 정치적 견해, 종교적 믿음, 시민성, 지역, 가족구성 여부, 사회경제적 입지, 직업, 직급, 능력, 부서 등
지속가능한 행사 디자인 트렌드 분석
행사 경험 디자인 관련 이슈가 꾸준히 화제가 되고 있다. 협단체 관계자들은 단체 회원들의 만족도 증대와 조직 몰입감 향상을 위한 행사 디자인 전략을 구하고자 UIA의 오후 세션에 참가하였다. 해당 세션을 이끈 폴라 로운트리(Paula Rowntree) 호주심리학회(The Australian Psychological Society)의 대외협력팀장은 포스트 팬데믹 시대에 꼭 알아야할 행사 디자인 트렌드와 그 사례를 소개하며 참가자들의 눈길을 모았다.
로운트리 팀장은 “행사 경험을 설계하기 전에 우선 참가자들의 입장에 서봐야 한다”며 고객경험에 대한 이해가 기본이 되어야 함을 강조하였다. 그의 설명에 따르면, 많은 참가자들이 회의에 참석해 있는 동안 낯선 장소로 인한 스트레스, 집중력 부족, 네트워킹 부족으로 인한 당혹스러움, 몰입감 부족 등을 경험하게 된다고 한다. 이러한 경험적 애로사항을 해결하는 것이 행사 디자인의 궁극적 목표라며 로운트리 팀장은 정의했다.
다양한 조언 중에서도 로운트리 팀장은 네트워킹에 대한 불안감을 해소할 전략을 강조했다. 그는 “참가자들이 흔히 경험하는 낯설음과 불안감을 해소할만한 스토리와 콘텐츠가 있어야 한다”며 “소속과 직급을 막론하고 회의 참가자라면 누구나 함께할 수 있을 만한 콘텐츠는 네트워킹을 연결하는 접점이 되기도 한다”고 말했다. 낯선 이들과의 만남에 알게 모르게 받게 되는 스트레스를 덜어주는 프로그램이 있어야 참가자의 몰입도도 높아지고 성과 창출의 기회도 늘어나면서 자연스럽게 만족도까지 상승시킬 수 있다는 것이다.
로운트리 팀장은 “식사를 하면서 진행되는 대화는 낯섦과 불안감을 낮추는데 큰 도움이 된다”며 “점심시간을 활용하거나 휴식시간 중 간식거리를 제공하며 자연스러운 네트워킹이 이루어질 수 있도록 보이지 않는 조력을 더해주는 것이 묘수가 된다”고 설명했다.
