코로나19 백신 접종이 본격화되면서 MICE산업의 전망에 낙관적인 신호가 관측되고 있다. 노스스타 미팅스 그룹(Northstar Meetings Group)이 정기적으로 실시하고 있는 설문조사(Pulse survey)에 따르면, 최근 집합 모임 관련 예약 건수가 거의 두 배로 증가하였으며 81%의 행사 기획자들은 올해 안으로 대면 행사의 정상화가 시작될 것으로 전망했다. 사실 아직까지는 코로나19로 인한 불안과 불확실성을 완전히 배제하기는 힘들다. 대면 행사를 자유롭게 개최할 수 있는 때가 온다고 하더라도 회의 기획자들은 참가자나 참가업체로부터 행사의 안전성에 관한 문의를 끊임없이 받게 될 것이다. 이에 대비하려면 무엇을 준비해야 할까. 행사 기획자들을 위한 4가지 대처 방안을 다음과 같이 제시한다.
정상화에 대한 불안감을 이해하라
오랜 기간 집에서만 머물다가 정작 그토록 갈구하던 집 밖으로 나갈 수 있는 상황이 오면 묘한 불안감을 느낄 수 있다. 완벽한 안전이 보장되는 환경에서 벗어남에 따른, 지극히 정상적인 반응이다. 이러한 현상은 장기화된 사회적 거리두기 이후 다시금 사회 활동을 시작할 때 오는 스트레스에 기인한다. 학계에서는 이를 ‘재진입 불안(Reentry Anxiety)’이라고 명명하고 있다.
펜실베니아 대학교에서 불안 치료 분야를 연구하고 있는 릴리 브라운(Lily Brown) 연구원은 재진입 불안을 가진 사람은 두 가지 유형이 있다고 말한다. ‘코로나19 감염을 걱정하는 유형’과 ‘사회 활동 결여로 재개가 힘든 유형’이다. 첫 번째 유형은 집에서 나와 다시 바깥 생활을 시작하기까지 더 오랜 시간이 필요할 수 있다. 이들이 밖으로 나오려면 코로나19로 인한 위험이 납득할 수준만큼 제거되어야 하기 때문이다. 후자의 경우 첫 번째 유형에 비해서는 외부 활동을 완전히 차단하지는 않지만, 행사에 오래 머물지 않거나 행사 참여 건수를 축소하는 경향을 보일 것이다.
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행사 기획자들은 이전처럼 대규모 행사를 개최하기에는 아직 참가자의 호응이 변변치 않을 수 있다는 점을 명심할 필요가 있고, 이와 관련한 여러 문제들을 겪을 수 있음을 염두에 두어야 한다. 그간 비대면 소통방식에 익숙해진 탓에 대면 소통에 어려움을 겪는 참가자가 있을 수 있다는 점도 숙지할 필요가 있다. 대면 행사의 정상화를 준비하고 있는 지금, 여느 때보다도 이해와 배려에 기반한 적극적 소통이 중요한 때다. 안전수칙 및 위생 지침을 철저히 따르며 안전행사 개최에 만전을 기한다면, 그 진심은 자연스럽게 참가자에게도 통할 것이다.
새로운 절차에 대한 투명성 확보하기
코로나19 이슈를 터부시하면 곤란하다. 근본적으로 팬데믹 상황을 해결하지 못하면 앞으로 더 높은 수준의 불안으로 이어질 수 있고, 참가자들은 행사 기획자가 현 상황을 심각하게 받아들이고 있지 않다고 오해할 수도 있다. 그러므로 행사를 둘러싼 이해관계자 모두에게 안전 수칙 및 프로토콜에 관한 정보를 충분히 제공해야 한다.
그동안 재택근무를 하며 온라인 행사에만 참여했던 사람들은 방역수칙 등이 얼마나 철저하게 이루어지고 있는지 깨닫지 못하고 있을 수 있다. 서브프로(Servpro)와 같은 미디어/리서치 기업에서 기업들의 방역체계 현황 및 인식에 관한 설문결과를 공개하고 있으니 이를 참가자들의 이해를 돕는 도구로서 활용해도 좋을 것으로 보인다. 참고로, 서브프로의 조사에 의하면, 설문에 응한 대부분의 기업(83%)이 방역에 더 많은 자원을 투입하고 있으며, 46%의 기업은 상세한 방역 계획을 가지고 있다고 응답하였고, 63%의 기업들은 매일 수차례 방역 및 위생 조치를 하고 있는 것으로 밝혀졌다.
불안감을 해소시키는데 있어 소통의 투명성은 매우 중요하다. 행사 개최 시, 실행 가능한 모든 안전 조치를 강화하고 참가자들에게 해당 프로토콜에 관한 정보를 적극적으로 제공해야 한다. 또한, 참관객이나 참가업체의 어떠한 질문에도 성실하게 답변하는 자세도 오늘날 매우 중요한 역량으로 꼽힌다.
그렇다면, 소통의 투명성을 확보하려면 어떤 활동들이 필요할까?
- 웹사이트에 질의응답 페이지 구축하기
- 모든 행사가 진행되기 전에, 방역 수칙을 이메일로 공유하기
- 코로나 19 방역 안내서를 견적서 및 계약서에 포함하기
- 행사 개최 전에 줌(zoom)으로 질의응답 시간을 마련하여, 참석자들과 함께 방역수칙을 검토해보는 시간을 제공하기
- 참가자들에게 방역 프로토콜을 상기시킬 충분한 사이니지(signage) 만들기
안전행사를 위한 소통과 합일
새로운 절차를 수립했다고 해서 모든 참가자들이 이에 적극적으로 따라주지는 않는다. 최근 미디어/리서치 그룹 퓨(Pew)의 조사 결과에 따르면 응답자 65%는 ‘상점이나 회사 내에서 항상 마스크를 쓰고 있다’고 답했지만, 이와 유사한 또 다른 질문에서는 응답자 중 44%만이 ‘커뮤니티 멤버들 모두 마스크 착용 수칙을 지키고 있다’고 답했다. 응답자 중 절반 이상이 실제로 모든 상황에서 마스크를 착용하고 있다면 커뮤니티 전체적 시각으로 보아도 그에 상응하는 응답이 나와야 하는데, 그렇지 않았다는 것은 지침 준수 현황에 어딘가 누수가 있다는 것을 의미한다. 설상가상으로, 미국 주정부들이 CDC(Centers for Disease Control and Prevention)의 마스크 착용 지침보다 완화된 방침을 내놓기 시작하면서 마스크를 착용하지 않는 사람들이 증가하고 있기에, 행사 기획자들은 더욱 곤란한 상황에 놓이고 말았다.
새로운 절차에 대해 행사를 둘러싼 이해관계자들이 모두 같은 태도를 취하도록 하는 것은 매우 중요한 일이다. 우선 통일된 메시지를 전달할 필요가 있다. 행사에 관한 안전 지침은 명확하게 드러내야 하며, 모든 채널(웹사이트, 소셜미디어, 이메일, 포장지, 사이니지 등)에서 일관된 내용으로 게시해야한다. 또한, 참가자 및 참여기업으로부터 행사의 안전지침에 관한 내용을 숙지하였고, 이에 따르겠다는 서약을 미리 받아야 한다. 아울러, 방역 수칙을 강화하기 위해 전담인원을 추가로 배치하는 것도 필요하다. 이들은 행사장 내에서 거리두기 지침에 위반되는 행위를 하고 있거나 마스크를 쓰지 않은 참가자에게 행사 프로토콜을 다시 친절히 알려주거나, 이 같은 상황을 보안팀에 전하는 역할을 수행해야 한다.
융통성 있게 행동하라
만약 등록자 수가 저조하거나, 대면 활동에 참가자들이 불안해한다면, 하이브리드 행사 형태도 고려해야 한다. 대면 행사를 망설이는 참가자에게 여러 진입 경로를 제시함으로써, 참가 행위에 대한 참가자의 불안감을 줄여줄 수 있다. 대면 행사만 개최할 경우 한꺼번에 다수의 인원이 모이지 못하도록 해야 하며, 참가자들이 안전하다고 느낄 수 있도록 총 참가자수를 조정해야 한다. 즉, 행사 현장이 붐비지 않도록 계속해서 예의주시해야 한다. 그러나 하이브리드 형태의 행사는 직접 행사장에 와야 한다는 압박감을 줄여주는 동시에, 참가자 수를 늘릴 수 있는 장점이 있다. 하이브리드 행사로 진행하기로 했다면, 온·오프라인에서 어떠한 이벤트들이 진행되는지 널리 알리는 작업도 빼놓을 수 없다. 행사에 흥미는 있지만, 아직 대면 활동에 의구심을 품고 있는 잠재고객이 온라인으로도 기조연설(일반적으로 행사에서 참석률이 가장 높은 세션)이 공개된다는 정보를 알게 된다면, 행사 등록에 보수적이었던 태도를 바꿀 수 있기 때문이다.
사실 대면 행사를 전적으로 믿고 참여하게끔 유도하는 일에 정답은 없다. 참가자들은 안락함에 대해 각자 다른 기준을 가지고 있고, 심지어는 당장 팬데믹 이전의 상황으로 돌아가는 것을 꺼리는 사람도 있기 때문이다. 요즘 같은 시국에 행사 기획자들에게 가장 중요한 활동은 다양한 커뮤니케이션 전략과 방역 프로토콜을 결합하여 현재 기획하고 있는 행사가 안전한 행사임을 어필하는 것이다. 적극적 의사소통과 메시지의 투명성은 청중과의 신뢰를 쌓는데 매우 중요한 요소이며, 대면 행사의 정상화에 조기 도달하는 유일한 방법이다.
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