코로나19 팬데믹 이후 MICE 행사의 지출비용은 기하급수적으로 증가했다. 공급망 교란과 물가상승 등 각종 사회경제적 여파가 직격타를 때린 탓이다. 오늘날의 시장 상황에 관하여 두 명의 MICE 전문가들은 기획자들이 주의해야 할 ‘숨겨진 비용’을 낱낱이 밝히고, 이에 대한 협상 방법을 제시했다.
[쟁점 1] 바이든 정부의 ‘불필요 비용 감소 정책’…“MICE산업에 미치는 영향 미미”
지난해 조 바이든(Joe Biden) 대통령은 자국 내 모든 기관에 은행 서비스, 케이블 및 인터넷 요금, 항공 및 콘서트 티켓 등 각종 서비스 속에 숨겨진 수수료와 추가 요금을 줄일 것을 요청한 바 있다. 이른바 ‘불필요한 수수료 방지법(Junk Fee Prevention Act)’으로, 과잉부과되는 수수료를 줄임으로써 업계의 투명성을 고취하겠다는 취지다. 서비스에 책정되는 금액에서 거품을 줄임으로서 불안정한 경제와 시장질서를 바로 잡겠다는 바이든 정부의 의지도 반영되어 있다.
이들은 특히 항공, 숙박, 공연 및 경기 티켓발매 등 세 영역에 대한 규제를 강조하였다. 그는 “불필요한 비용(Junk fees)과의 전쟁을 임대 주택 시장으로 확대하겠다”며 물가 안정화에 힘쓰는 모습을 보였다. 이러한 정책이 MICE산업에는 어떤 영향을 미쳤을까? 미팅메이드이지(Meetings Made Easy)의 세라 부흐빈더(Sarah Buchbinder) 디렉터와 마티즈글로벌이벤트(Maritz Global Events)의 콜린 사이먼(Colleen Simmons) 부장은 바이든 정부의 정책이 아직 MICE산업에 유의미한 영향을 미치지는 못하고 있다고 입을 모았다.
부흐빈더 디렉터는 “수많은 중개자 및 기획자들이 부대요금(Resort fee)을 없앨 수 있는 기회라며 상당한 기대감을 드러냈었으나, 업계의 실질적 참여는 저조했다”고 밝혔다.
사이먼 부장은 “바이든 정부의 정책이 MICE 행사 관련 RFP 수립에 영향을 미치지 못한 이유는 정보의 투명성도 일조하고 있다”며 “거래 과정에서 충분한 정보를 바탕으로 의사결정을 할 수 있도록 온라인 예약, 렌트 및 모든 수수료 또는 세금이 명시된 세부요금내역서(일일, 주간, 월간, 연간 단위로 제공) 발급이 이루어질 수 있어야 한다”고 강조했다.
[참고자료] 부대비용(Resort fee)이란?
숙박업체에서 숙박비 외에 따로 청구하는 부대비용을 일컫는다. 인터넷, 주차비, 전화, 식음료 등 부대비용을 최종 숙박비에서 제외하여 가격을 저렴한 것처럼 광고하기 위해 책정되었다. 바이든 행정부는 이를 인플레이션을 부추기는 불공정거래로 보고 규제를 시작하였다.
[쟁점 2] 기획자도 모르게 세고 있던 서비스 수수료
최근 부흐빈더 디렉터는 행사개최 비용에 숨겨져 있던 수수료를 발견한 황당한 경험을 언급하기도 했다. 그는 “보통 건물관리에만 적용되는 서비스 수수료와 관리비가 행사운영비 명목으로 청구된 적이 있었는데, 그 규모가 무려 최대 27%까지 책정된 적이 있었다”고 밝혔다. 사이먼 부장도 비슷한 경험이 있다며 “부대비용은 더이상 숙박 분야에서만 적용되는 비용이 아니다”라며 “상당히 많은 곳들이 부대비용을 붙여 총 금액을 올리고 있다”고 말했다. 그는 또 “이러한 유형의 패키지 수수료는 베뉴 임대 부문에서도 종종 나타나고 있다”며 “외부에서 음향영상장비를 대여해와야 하는 경우가 있는데, ‘장비에 대한 모니터링 지원’ 명목으로 시간당 인건비를 청구하는 그림자 수수료 사례도 등장하고 있다”고 말했다.
[참고자료] 그밖에 ‘불필요한 수수료’ 예시
현지 이용 비용(Destination Fee) : 와이파이 접속권, 세탁서비스 쿠폰, 근처 공원 입장권 등
회복 수수료(Recovery Fee) : 객실의 손상이나 파손을 복구하는 데 드는 비용
패치 수수료(Patch Fee) : 객실 내 침구류를 추가로 제공하는 데 드는 비용
수수료에 대한 세금(Taxes on fees)
추가 근무 비용(Overtime fee)
필수 벨맨 비용(Required bellman fee) : 투숙객의 짐을 운반하는 데 드는 비용
[전문가 조언] 계약 체결 전 숨겨진 수수료를 먼저 파악하고 협상을 시도하라
부흐빈더 디렉터는 “숨겨진 수수료를 협상하려면 어떤 수수료가 존재한다는 사실을 미리 알아야 한다”고 말했다. 그는 또 “계약을 마무리하기 전에 숨겨진 수수료를 공개하도록 요구하는 것이 핵심”이라고 강조했다.
부흐빈더 디렉터는 “발주기관이 원하는 숙박시설 후보군이 갖는 브랜드 영향력, 설치/철거, 조명, 노동조합, 무선인터넷, 벨맨/청소 등 지원인력의 투입 여부, 그밖에 고객에게 필요하거나 발생 가능한 비용에 대한 수수료와 추가 비용을 구체적으로 요구하고 있다”고 밝혔다. 심지어 호텔의 특정 부서가 노동조합에 가입되어 있지는 않은지, 조합의 가입비를 우리 행사에 청구하고 있지는 않은지 면밀히 확인해야 한다“고 강조했다.
사이번 부장은 투명성을 거듭 언급했다. 그는 “제안요청서 작성 시점에 모든 수수료에 관한 정보를 공개하도록 요청하는 것이 가장 중요하다”며 “이를 통해 공급업체가 제시하는 모든 수수료, 추가 비용, 세금 등에 대한 정보를 갈등 없이 손쉽게 얻을 수 있다”고 말했다.
[참고자료] 전문가들이 전하는 유용한 팁
1. 계약 체결 후 호텔 내부 정책을 변경할 수 있으므로 각종 정책에 대한 정보를 계약서에 명시할 수 있도록 해야 한다.
2. 향후 수수료 또는 추가 비용 발생 가능성을 사전에 확인해야 한다.
3. 서비스 요금 또는 수수료가 계약 체결 시점과 행사 시점 사이에 증가하지 않도록 고정할 수 있는 조항을 포함하라.
4. 제안요청사항에 모든 항목의 수수료를 투명하게 공개하는 조항을 추가해야 한다.
5. 이익 보호를 위하여 전문 계약중계자를 활용하라.
