회의, 컨퍼런스는 모든 비즈니스에서 피할 수 없는 활동이다. 최근 하버드비즈니스리뷰(Harvard Business Review)는 다양한 업종의 고위직 182명을 대상으로 회의에 관한 설문 조사를 실시했는데, 응답자의 71%가 회의가 비생산적이고 비효율적일 때가 많다고 응답했다. 그만큼 사람들은 비효율적인 회의를 피하고 싶어 하며, 회의 방식이 개선되어야 한다고 생각한다. 그중 가장 먼저 바뀌어야 할 부분은 회의실 환경이라고 할 수 있다. 참가자들의 참여도를 끌어올리고 회의의 효율성을 높이기 위해 바뀌어야할 부분은 무엇일까? 테크놀로지와 프린팅 기술을 활용해 고객들에게 새로운 공간과 경험을 제공하는 기업 DGI는 8가지의 컨퍼런스룸 디자인 트렌드로 다음을 제시한다.
1. VR 디자인 역량(Virtual Reality Design Capabilities)
DGI사는 고객이 공간 디자인 의뢰 전, 공간의 구성과 음향을 가상으로 체험해볼 수 있는 기술을 가지고 있다. 어떤 크기의 공간도 가상현실 기술을 활용하여 만들 수 있다, 장비와 가구, 음향 요소를 고객이 원하는 대로 주문할 수 있는 ‘알라카르트(a la carte)’ 방식을 이용하여 맞춤형 가상공간을 체험할 수도 있다. 이를 통해 실제 설계 이후의 공간을 생생히 체험할 수 있어 충분히 상품에 대해 이해한 후 결정이 가능하다.
2. 유연한 회의 공간(Flexible Meeting Spaces)
대형 회의실은 많은 인원이 참가하는 미팅에 유용하다. 그러나 소규모 미팅에는 적합하지 않다. 적합한 회의시설이 부족하여 필요보다 큰 규모의 회의실을 대여할 때가 있는데, 이럴 경우 너무 큰 공간으로 인해 회의 운영의 불편을 가져온다. 이러한 딜레마를 해결하기 위해 하나의 회의실을 두 개의 공간으로 나누거나 여러 공간을 합쳐 하나의 큰 회의실로 이용한다. 공간의 규모 뿐 만 아니라 회의실을 구성하고 있는 가구, 음향, 배치 등의 레이아웃도 중요하다. 큰 회의실에 맞는 커다란 테이블 보다는 회의실이 분리되었을 때, 테이블도 함께 분리할 수 있는 형태가 여러 레이아웃으로 활용하기 편리하다. 또한 주최자의 의도나 수용인원에 맞게 좌석 레이아웃이 결정되기 마련인데 무엇보다 참석자들이 편안함을 느낄 수 있도록 하는 것이 중요하다. 이를 위해 좌석 간 충분한 여유 공간을 두어야 하며 시야가 자유로워야 한다.
3. LED 비디오 월(LED video walls)
현재 회의실 디자인에 있어 가장 혁신적 형태로 손꼽히는 것이 디스플레이는 LED 비디오 월이다. 가격이 부담스럽다는 문제가 있었지만, 다행히 최근에는 훨씬 저렴해져 현재 많은 회의장에서 LED 디스플레이를 사용하고 있다. LED 기술은 생생한 색상표현이 가능해 프로젝터나 모니터보다 더 고품질의 화면을 제공한다. 어느 각도에서 보아도 고품질 화면 제공되어 모든 회의 참석자들이 발표 내용을 선명하게 파악할 수 있다. 또한 LED 비디오 월은 유지보수 비용이 적고 에너지 효율이 높다는 장점이 있다.
▲ LED 비디오월이 설치된 회의실
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4. 대화식 전자칠판(Interactive Whiteboards)
대화식 전자칠판으로 보다 역동적인 프레젠테이션이 가능하며, 생산적인 미팅을 가질 수 있다. 화상회의 플랫폼과 함께 사용하면 더욱 많은 기능을 누릴 수 있다. 특히 문서 및 사진에 주석 달기, 회의 문서 기록, 다양한 파일 저장 및 전송, 기기를 통해 팀원들과 시간과 공간을 넘은 협업들이 가능하다는 주요 기능이 있다. 특히 대화식 전자칠판을 통해 상호작용이 원활해져 모든 참가자를 참여시키고 회의를 더 효율적으로 운영할 수 있다.
5. 화상회의(Video Conferencing)
많은 기업들이 재택근무를 선택하고 있다. 이점도 있지만 대면회의가 불가능해 여러 어려움을 낳는다. 대면회의가 주는 생산적이고 협력적인 대화가 전화 통화만으로는 불가능하기 때문이다. 회의는 반드시 필요하다. 그래서 많은 기업들이 화상회의 기술을 필수적으로 이용하고 있다. 줌(Zoom)과 같은 화상회의 소프트웨어 프로그램은 시간과 공간의 제약을 넘어 모든 참여자들이 활발히 소통할 수 있도록 돕는다. 한 가지 유의할 점은 카메라, 스피커, 마이크 등 필요한 비디오 회의 장비의 종류가 회의실 크기에 따라 다르다는 것이다. 또한 통합⦁분리가 가능한 회의실이라면 공간 변형에도 장비가 잘 작동될 수 있는 정확한 배치가 매우 중요하다.
6. 화상회의 소프트웨어 줌의 발전(The Future of Zoom Rooms)
코로나로 인한 화상회의 소프트웨어 사용 증가로 줌의 기능 또한 지속적으로 업데이트 되고 있다. 최근 개선된 기능은 새로 추가된 ‘룸 디스플레이’를 통해 참가자가 총 참석자 수 및 채팅 메시지를 볼 수 있다는 것이다. 다른 새로운 기능으로는 미리 설정한 스케쥴에 따라 회의를 자동으로 시작하거나 종료할 수 있는 기능이다. 또한 최근 줌 사(社)는 단순 온라인 화상회의 소프트웨어를 넘어서는 “줌 룸(Zoom Rooms)”을 런칭했다. 이는 모든 물리적 공간을 가상회의실로 전환해주는 회의실 솔루션을 출시했다. 줌 룸은 마이크로소프트사와 협업하기도 했다. 줌 룸의 사용자들은 다른 가상회의 소프트웨어와도 연동할 수 있으며, 특히 마이크로소프트 팀즈 미팅에 참여할 수 있다. 마이크로소프트 팀즈 사용자 또한 추가 라이선스를 구입하지 않고도 줌 미팅에 참여할 수 있다
7. 고품질 음향시설(Crystal Clear Acoustics)
회의공간의 다른 어떤 요소들이 다 완벽해도 음향시설이 좋지 않다면 행사를 원활하게 진행할 수 없다. 특히 용도에 맞는 음향시설이 필요하다. 공간의 특성에 따라 적절한 방음시설 및 음향장비를 선택하는 경우에는 회의공간의 미적요소와 충돌 할 때도 있다. 최근에는 회의실의 이미지, 브랜드, 색상을 고려하여 음향 품질과 디자인 요소를 모두 충족할 수 있는 디자인으로 사운드 패널을 설치할 수 있는 제품들도 나오고 있다.
▲ DGI사의 디자인적 요소를 더한 음향시설, 어쿠스틱 아트 패널(acoustic art panels)을 설치한 회의실 모습
8. 맞춤형 회의실(Personalized Conference Rooms)
삭막한 구조와 조명을 갖춘 회의실들이 많다. 이러한 환경에서는 참가자들이 잘 집중하고 창의적인 의견을 내기가 어렵다. 회의실 설계에서 작은 변화만 추가해도 회의 생산성에 큰 차이가 날 수 있다. 화려한 색감의 포인트 벽지, 브랜드 관련 사이니지, 영감을 주는 미술 작품 등을 통해 영감을 주는 창의적인 공간으로 바꿀 수 있다. 먼저, 직원과 고객의 관점에서 공간의 스타일을 생각해야 한다. 지나치게 산만한 디자인만 아니라면, 이러한 공간 변화를 통해 참가자들이 더 편안해하고 창의적인 사고가 가능해질 것이다.
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