연간 300여건 이상의 국제회의를 개최하는 유럽소재 국제도시 비엔나. 유럽대륙의 중심에 위치한 지리적 이점 때문에 수백 년 동안 정치,경제, 문화의 중심지를 이루어 온 이 도시는 글로벌 경쟁사회에서도 국제본부 및 정부간회의 개최지로서 그 위상을 달리하고 있다. 특히, 삶의 질이 가장 높은 도시 세계 1위를 차지한(Mercer, 2010 삶의 질 평가보고서) 선진도시로서 의료보건분야 회의유치에 적극적인 활동을 벌이고 있어 그 전략적 배경에 눈길이 간다.
<주요 이슈>
1. 전문전시기업의 활약 – MAW사 사례
2. 핵심 관계 인사들과의 협조적 관계망 활용 – 2013세계신경학회사례
3. 유럽 전역에서 참가자의 집중유치 가능한 전략적 위치 활용 - 제12회 국제알츠하이머협회회의 개최사례
4. 선진화된 의식 및 전략적 로비활동 – 2010세계에이즈총회
1. 전문전시기업의 활약 – MAW사례
MAW(Medizinische Ausstellungs- u. Werbegesellschaft,www.maw.co.at or www.mediaplan.co.at)사는 지난 50년간 유럽지역에서 의료 및 기술분야 전시 및 회의주최자로 활약해 온 오스트리아 소재의 글로벌 기업으로, 회의기획자, 회의센터, 참가업체여행대행업체 등과의 협력구조를 통해 전문화된서비스를 제공해 오고 있다. MAW측은 전시와 관련한 이슈들을 파악하여 완벽한 서비스를 구현하는 데에 힘쓰고 있다. 잠재고객 발굴, 계약 및 대금청구, 전시도면, 참가업체 매뉴얼 개발, 부가서비스 조정 및 비용처리, 부스 및 관련 기자재 임차, 전시컨벤션센터 및 담당국과의 업무협조, 준비 기획단계에서 현장업무 지휘까지의 총괄서비스, 주최자 예산산정 등에 이르기까지 행사의 세부적인 부분까지 놓치지 않고솔루션 제공자로서 기능하고 있으며, 후원사와 광고업체를 물색하는 주최자를 지원하기도 한다.
과학분야 전시회의 경우, 전반적인 기획업무 외에도 프로그램 설계 및조정, 제작 및 교섭 등에 이르기까지 여러 기관의 후원 및 홍보활동이 겸비되어야하는 경우가 많다. 특히, 일정이 촉박하거나 보다 더 정확성을 기하는 행사의 경우에는 자사의 제작 및 우편물담당부서의 자원을 활용하여 고객이 원하는 부문에 최대한 만족을 기하는 형태로 차질 없는 행사를 진행하도록 하고 있다는 점도 이목을 끈다. 한편, 연간 60여개의 국내 및 유럽시장, 해외 전시주최자들이 MAW와의 업무협조관계를 구축하여 전시 및 회의행사를 전문적으로 개최하도록 하고 있다.
2. 핵심 관계 인사들과의 협조적 관계망 활용한 행사 유치 – 2013세계신경학회 유치
전 세계 신경학자들이 대거 집결하는 과학분야 최대의 행사, “2013세계신경학회(2013 World Congress of Neurology)”의 비엔나 개최가 최근 결정되었다. 이행사의 개최로 인해 2013년 9월 22-27일 비엔나 전시컨벤션센터에는 1만여 명의회의참가자들이 몰려들 것으로 예상된다. 행사 개최지는 비엔나, 헬싱키, 발레시아등 세 도시간의 최종 경합 끝에 결정되었으며, 비엔나의 개최지 선정에 관한 결정적배경에 대해 많은 궁금증이 일어왔다. 사실 비엔나는 이 행사를 개최하게 된 사실보다도, 행사유치를 위해 도시차원에서 감행한 노력들에서 훨씬 더 큰 의미를 찾고 있다.
이러한 노력이 추후 비엔나의 과학 도시로서의 이미지 구축에 있어 훨씬 더 큰물고를 터 줄 것으로 예상되어, 장기적인 측면에서 더 큰 효과를 기대할 수 있기 때문이다. 비엔나의 이번 행사 유치 성공의 이면에 자리한 결정적 요인 중 하나는 세계신경학회 회원참가자이자 오스트리아 신경학회 대표주자인 울프강 그리솔드(Wolfgang Grisold) 교수, 행사개최 관련 이슈를 오스트리아 CVB가 유치할 수 있도록 직접노선을 연결한 율리크 본 아놀드(Ulrike von Arnold) 등 해당분야의 핵심인사들의 개별적인 노력이 융합되어 있었다는 점이다. 유럽 신 경 학 회 연 합 (European Federation ofNeurological Societies, EFNS) 등 지역차원의 협조관계망 활용 역시 비엔나의 개최역량을 보여주는 부문으로보인다.
비엔나가 국제회의 개최지로서 대외적으로 높은위상을 가지고 있기는 하나, 의료 및 과학분야의 협력과기타 관련 기관들 간의 공조가 일궈낸 이 같은 행사유치성공은 의미하는 바가 크다고 할 수 있다. 한편, 비엔나컨벤션뷰로의 총괄책임자인 크리스티안 머스클래츠너(Christian Mutschlechner)에 따르면, 행사개최에 대한경제적 관점에서 비엔나는 5만 여건의 체류유발 효과를창출하는 등 2,500만 유로에 달하는 경제효과를 창출한것으로 분석되고 있다.
3. 유럽 전역에서 참가자의 집중적 유치 가능한 전략적 위치 활용 – 제12회 국제알츠하이며협회회의 유치
비엔나 관광청 산하 비엔나 컨벤션뷰로의 노력으로제12회 국제알츠하이머협회회의(InternationalConference on Alzheimer´s Disease)가 2009년비엔나에서 개최되었다. 이 국제행사의 성공적인 개최는추후에도 의료회의 개최도시로서의 비엔나가 대외적 인지도를 높이는 데 큰 기여를 할 것으로 보인다. 행사 주최측이 비엔나를 회의개최지로 선정한 결정적 요인은 중앙유럽 및 동부유럽 출신 참가자를 동시에 유치할 수 있는 전략적 위치를 활용할 수 있다는 점이었다.
비엔나는사전에 관계자들의 고려 사안을 파악하여 주최측 의도를정확하게 파악하였고, 이를 반영하여 지정학적 장점을 공격적으로 어필하는 데 주력하였다. 또한, 비엔나관광청은2008년 시카고에서 개최된 11회 행사에서 정보제공 부스를 설치하고 대표적인 식문화 체험기회를 제공하는 등회의참가자의 구미를 당기기 위한 어필작업을 전개하였다. 한편, 이 행사는 6천명 이상의 참가자가 7월 11-16일리드전시장을 방문하고, 지역 내 3만 건의 체류 유발효과등 1,250만 유로의 경제효과를 창출한 것으로 나타났다.
4. 선진화된 의식 및 전략적 로비활동 – 2010 세계에이즈총회
2008년 비엔나는 세계 최대규모 에이즈관련 회의,“2010세계에이즈총회”개최지로 선정되었다. 이를 위해 비엔나관광청(Vienna Tourist Board)의 총괄책임자인 노버트 케트너(Norbert Kettner)는 행사유치를위해 국제에이즈분야의 전문가 및 대표단 초청하여 비엔나에서의 체험을 만끽할 수 있는 기회의 장을 마련하였다. 2010년 7월 18-23일, 총 6일간 리드비엔나전시장(Reed Messe Wien)에서 개최된 이 행사는총 3만 명의 참가자를 유치하여 10만 여건의 체류(overnights) 유발 효과를 나은 것으로 알려졌다.
2만5천여 명의 로비스트 및 2천 5백여 명의 언론단도 초청되었다. 행사는 HIV전문가와 관련한 세계 유수 민간기관으로 구성된 국제에이즈협회(IAS)가 주최하였으며, 비엔나측은 주최기관IAS와 협력하기 위하여 오스트리아 정부 당국을 비롯하여 국제기관 및 지역협력기관, UN 등으로부터 적극적인 지원을 받았다. 비엔나컨벤션뷰로의 총괄책임자인 크리스티안 머스클래츠너(Christian Mutschlechner)는 2007년부터 두 개 시설에 대한 방문기회를 제공하는 등 비엔나를 최적의회의 개최지로 확신할 수 있도록 주최측에 대한 로비활동을 펼쳐왔음을 밝혔다. 비엔나를 개최지로 선정한주요 요인에는 우수한 인프라시설, 에이즈환자에 대한비엔나의 선진화된 의식(에이즈환자의 자율권에 대한제한이 적은 편), 동유럽시장에 대한 전략적 위상 등유무형적 요소들이 맞물려 있는 것으로 파악된다. 한편, 비엔나는 에이즈에 대한 개방적인 태도를 이미2008년 초청행사를 통해 보여주었으며, 관광청 총책임자는 개인적인 초대의 글을 주최측 리더 및 기관장등에게 전송하는 등 다각적 노력을 펼쳐왔던 것으로알려졌다.
