‘줌(Zoom)의 지루함’을 날려버리는 방법

기획자들이 말하는 ‘소통의 시대 서밋’ 개최 후기

코로나19 감염병 확산으로 인해 회의 산업 전문가들의 탄식이 짙어지는 가운데, 업계의 한 그룹은 회의 산업을 이루는 기본적 요소는 여전히 발병 이전과 같다고 주장하고 있다. 하우트 도키마조(Haute Dokimazo)사의 리즈 레이선(Liz Lathan) 대표는 “마케터들과 이벤트 기획자들이 행사가 가지는 대화와 연결의 기능은 여전히 중요한 요소이며, 이는 버추얼 이벤트에서도 동일하게 적용된다”고 말했다.

하우트 도키마조는 지난달 ‘소통의 시대 서밋(The age of Conversation Summit)’의 버추얼 행사를 담당한 기획사다. 회의/이벤트 산업 전문 매체 스마트 미팅스(Smart Meetings)는 레이선 대표와 이벤트 콘텐츠 매니저 캐리 애버나시(Carrie Abernathy)에게 6주간 ‘소통의 시대 서밋’ 행사를 진행하면서 배운 교훈과 인력 중심의 산업 환경 속에서 이벤트 산업 전문가들은 어떻게 버추얼 이벤트를 맞이해야 하는지 의견을 구하였다.

의미를 찾고 적극적으로 경험하는 것 이외의 지름길은 없다.

레이선 대표는 “행사에서 사람 간의 연결을 지원할 기회를 제공하고, 실제로 참가자 간의 의미 있는 교류가 이어질 수 있도록 하는 것에 방법은 많이 있다”고 말했다. 레이선 대표는 이번 행사에서 다채로운 시도를 추진하며 대중적 문화 교류와 진심 어린 프레젠테이션을 통해 인류애의 교류를 창출하였다. 그는 이번 시도들과 관련하여 “행사 내에서 발생한 에너지들이 계속해서 행사 관련 채널 안에서 유지될 수 있는지 관찰(monitoring)하는 것”이라고 행사 개최 이후의 계획을 밝혔다.

레이선 대표가 이번 행사를 통해 추진하고자 하는 두 번째 프로젝트는 이벤트 전문가들에게 버추얼 이벤트 개최에 관한 경험을 쌓을 수 있도록 도움을 주는 것이다. 그는 “스스로를 가장 자랑스럽게 여기는 부분”이라며 100여 명의 이벤트 전문가들을 모집하여 버추얼 이벤트를 개최하는 방법을 배울 수 있도록 지원하고, 실제로 행사개최 경험을 가질 수 있도록 돕고 있다고 밝혔다. 레이선 대표는 “그동안 진행해온 버추얼 이벤트 수백여 건의 비하인드 스토리를 전하고 있다”며 “나의 경험들이 이벤트 기획자들에게 많은 도움이 되기를 바란다”고 덧붙였다.

그가 전한 가장 중요한 교훈은 “마케팅은 우리가 생각하는 것보다 더 중요하다”는 것이다. 레이선 대표는 참가자를 유치하는 것은 행사개최 과정에서 가장 어려운 파트라며, 팀원들이 개최업무 전반에 있어서 마케팅의 중요성을 최우선 요소로 두고 있을 것을 주문하였다. 애버나시 매니저도 이에 동의하며 “행사 콘텐츠가 여왕이라면 마케팅은 왕으로 비유할 수 있다”며 “설득력 있는 콘텐츠는 상당한 힘을 가지지만, 명확한 마케팅 전략과 참가자군 타케팅이 수립되어 있지 않다면 이는 무용지물”이라고 덧붙였다.

때때로는 계획했던 대로만 진행되지는 않는다.

레이선 대표 또한 고전과 타협 속에서 많은 것을 배웠다고 말했다. 그는 “생생한 소통이 있는 행사를 원했지만, 실시간 소통 형태를 불편하게 여기는 연사들도 있었으며, 사전에 녹화된 세션으로 진행하되 질의응답만 실시간으로 운영하는 형태를 취할 수밖에 없는 때도 있었다”고 밝혔다. 참가자들의 스케줄 조율에도 비슷한 어려움이 있었다고 밝힌 레이선 대표는 “사람들은 항상 바쁘고, 때때로는 해야 하는 모든 일을 다 할 수 없는 상황도 오기 때문에 이들을 위한 녹화 콘텐츠도 제공해야 하였다”고 말했다.

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연사와 참가자를 모두 조망하는 능동적 시선으로 중계

‘소통의 시대 서밋’에 참여한 레이첼 시린(Rachel Sheerin)의 키노트 스피치에서는 색다른 AV 활용법이 소개되었다. 레이첼은 지리적인 이슈로 인하여 자택에서 발제를 진행하여야 했다. 모든 참가자들이 발제에 집중할 수 있도록 레이첼은 스트리밍의 카메라 앵글을 직접 분단위로 바꾸었다. 심지어 간단한 코멘트를 전할 때도 시각적 요소에 구애받지 않고 내용에 맞춰서 수시로 카메라 앵글을 바꾸고는 했다. 이에 관해 레이첼은 “버추얼 이벤트에 임한 순간만큼은 행사 분위기를 더욱 가볍게 하여 사람들이 부담을 덜고 미소를 지을 수 있도록 하는데 더 집중했다”며 “깜짝 놀랄만한 가벼운 이벤트와 즐길거리를 추가한 트릭”이라고 설명하였다.

‘소통의 시대 서밋’에 참여한 레이첼 시린(Rachel Sheerin)

버추얼 컨퍼런스, 지난날을 회고하며

애버나시 매니저는 버추얼 이벤트 개최와 관련하여 지난 6주를 되돌아보면서 길게 숨을 골랐다. 그는 “솔직히 지난 6주간의 시간은 모든 행사 콘셉트와 콘텐츠, 연사들, 그리고 마케팅 업무를 완벽하게 해내기에는 이상적인 시간은 아니었다”고 귀띔하였다. 행사 규모를 따졌을 때 2-4주가량의 시간이 더 있었다면, 행사 경험과 스폰서십, 마케팅 등의 측면에서 더욱 만족스러운 성과를 낼 수 있었을 것 같다고 아쉬워하기도 하였다.

애버나시 매니저의 설명에 따르면, 버추얼 행사 참가자들은 다소 여유로운 모습을 보이는 경향이 있다. 애버나시 매니저는 “버추얼 행사를 개최할 경우 컨퍼런스 시작 하루 전에도 등록을 하지 않는 참가자들이 많다”면서 “실제로 전체 참가자 중 4분의1 이상의 인원이 행사 하루 직전에 등록을 하였다”고 밝혔다. 이러한 현상을 두고 애버나시 매니저는 “하루하루가 급변하기 때문”인 것으로 분석하였다. 특히나 재택근무를 하는 환경에서 어떠한 일이 발생할지 아무도 예측할 수 없으므로 사람들이 일정 예약을 쉽사리 하지 못하는 것이라고 덧붙였다.

이벤트 매니저가 말하는 버추얼 이벤트란?…도전과 다양성으로 빚는 특별한 시간

이번 ‘소통의 시대 서밋’ 행사 플랫폼에 관한 몇몇 의견에 따르면 이번 행사는 참가자의 집중도 향상과 경험 증진을 위해 잘 구성된 행사로 꼽혔다. 참가자(시청자)들은 영상 프로그램을 선택함에 있어서 많은 옵션을 누릴 수 있었으며, 회의 업계 전문가들은 다양한 버추얼 이벤트 플랫폼을 경험할 기회가 되었다.

애버나시 매니저는 “도전하고, 노력하라”며 “모든 행사에 꼭 맞는 만능 플랫폼은 어디에도 존재하지 않는다”고 강조하였다. 아직까지 현존하지 않는 시스템, 그러나 행사 특성에 알맞은 맞춤화된 시스템을 개발하는데 직접 도전해 볼 필요가 있다고 그는 덧붙였다. 애버나시 매니저는 “도전이 있어야 결실도 있다”며 “언제나 솔루션을 찾기 위한 여정을 시간과 예산이 허용하는 선에서 멈추지 않아야 한다”고 강조했다.

실시간 스트리밍과 녹화 영상에 관한 첨예한 공방은 온디맨드 서비스가 해결책이 된다는 주장이 제기되었다. 애버나시 매니저는 “당일 행사로 진행될 경우 많은 참가자들이 세션을 놓칠 수 있다”며 “녹화 서비스에 관한 옵션을 제공할 경우 행사 폐막 이후에도 참가자들이 계속해서 행사에 참여하는 모습을 볼 수 있다”고 설명했다. 그러나, 참가자 또는 연사들의 모습을 기록할 때는 이들에게 사전 허가를 반드시 받아야 한다고 덧붙였다.

애버나시 매니저는 또 “다양성이야말로 버추얼 라이프의 핵심”이라고 강조했다. 그는 ‘소통의 시대 서밋’에서 마련된 ‘줌(Zoom) 기반의 행사 콘텐츠’ 이외의 다양한 가상의 경험거리를 제공하고 자연스러운 토론의 장으로 꾸민 것을 다양성의 예시로 들었다. 특히 송 디비전(Song Division)이라는 밴드가 참여한 점을 이번 행사의 특징으로 꼽았다. 송 디비전 밴드는 참가자들이 직접 지은 가사를 활용하여 작곡을 해보는 경험을 제공하였다. 이를 통하여 참가자들은 컨퍼런스로부터 잠시 떨어져서, 주변을 환기하고 여유를 즐기는 시간을 제공한 것으로 평가되고 있다.