호주 하이브리드 시설 구축 현황 분석

멜버른컨벤션전시센터(Melbourne Convention and Exhibition Centre, 이하 MCEC)는 1996년 개장한 호주의 대표적 전시컨벤션센터다. MCEC가 위치해 있는 빅토리아주는 호주에서 가장 큰 코로나19 피해를 본 지역으로 팬데믹 이후 262일 동안 세계에서 가장 긴 봉쇄 기간을 보낸 바 있다. 지난해 MCEC는 장기화된 봉쇄기간과 강화된 방역 조치로 대면행사가 불가한 실정이었다. 당시에는 호주뿐만 아니라 전세계적으로 대면행사에 불안감을 보이는 상황이었기에, 센터 차원에서는 이에 대한 타개책이 필요했다. 이에, MCEC는 가상행사의 확장세에 눈을 돌렸다. 이들은 주최자들이 쉽게 가상행사를 개최할 수 있도록 가이드인 ‘가상행사 솔루션(MCEC Virtual Event Solution)’을 구성, 행사 주최자들에게 널리 홍보했다. MCEC는 주최자의 어려움에 공감하며 코로나19를 이겨내기 위한 타개책으로 가상 및 하이브리드 행사에 총력을 기울이고 있는 모습을 보이고있다.

MCEC, 손쉬운 하이브리드 행사를 지원할 솔루션 런칭
MCEC는 올해 8월 가상행사 솔루션(MCEC Virtual Event Solution)을 런칭했다. MICE 행사 주최자들의 하이브리드 피보팅을 돕기 위해서다. MCEC는 “이번 가상행사 솔루션은 온라인 행사에 관한 수고스러움을 최소화 하는데 도움을 줄 것”이라고 강조하면서, ‘골치 아프지 않은 하이브리드 서비스(hybrid without the headaches)’이라는 슬로건을 내세워 주최자들의 관심을 모았다. MCEC 관계자에 따르면, 8월에 등장한 가상행사 솔루션은 기존 MCEC의 행사 지원경험과 고성능 디지털 플랫폼의 장점을 결하여 개발된 상품이다. MCEC 기술서비스 담당자인 마이클 워커(Michael Walker)는 “요즘 시대를 살아가는 사람들은 하루종일 온라인 속에서 숨쉬고 있다고 해도 무방하다”며 “온라인에서 청중들의 몰입력을 높이기 위해서는 줌(Zoom)을 뛰어넘는 첨단 미팅테크놀로지를 갖출 필요가 있다”고 말했다. 플랫폼의 외형적인 구성, 소리 등 하드웨어적 설계는 물론이고 소프트웨어적 요소인 콘텐츠와 전달력까지 갖춘 플랫폼이어야 한다는 것이다. MCEC의 가상행사 솔루션은 워커 매니저가 언급한 참가자의 온라인 경험 다양성을 보장할 다양한 기능들을 탑재하고 있으며, 참가자에게 완벽한 경험을 제공하는 ‘디지털 행사의 원스톱 숍’이라는 점을 내세우고 있다. 아울러 하이브리드 행사를 위한특화된 공간과 전문기술 및 장비는 물론, 행사 전문지식을 갖춘 운영팀까지 구성하며 뉴노멀에 적극적으로 대응하고 있다.

MCEC는 시설의 하이브리드화를 위한 기술·인프라 개발에 투자를 아끼지 않았다. 이들이 구축한 하이브리드 시설의 가장 큰 특징은 스튜디오의 유연성을 살렸다는 점이다. 최근 MCEC는 디지털 전환을 위해 프레스룸스튜디오(Press Room Studio)와 클래런던오디토리움스튜디오(Clarendon Auditorium Studio) 두 개의 스튜디오를 새롭게 구축했다. 두 스튜디오에는 원격 게스트와 발표자의 화면이 실시간으로 전환이 되는 기술과 고품질의 방송 카메라, LCD 폴드백 모니터(LCD foldback monitor)와 크리스탈 클리어 오디오 시스템이 구비되어 있다. 이에 더해 MCEC의 가상행사 솔루션을 연계하면 참가자를 위한 시각적 자극까지 추가할 수 있다. MCEC의 하이브리드 지원 서비스는 스튜디오 배경 구성(set dressing)과 조명, 가구, 프레젠테이션 관리까지 포함된다. 마이클 워커는 “풀HD, 고품질 방송 기능을 갖추면 온라인 참여자의 경험을 더욱 높일 수 있다”면서 오늘날 행사운영에 있어서 고화질 영상장비의의 중요성이 대두되고 있는 트렌드를 강조했다.

하드웨어적 시설 개발과 더불어 MCEC는 맞춤형 플랫폼 프로그램까지 도입했다. 하이브리드 행사 주최자가 행사 송출 방법을 원하는 대로 선택할 수 있다는 점은 맞춤형 플랫폼 프로그램의 대표적 서비스다. 주최자는 행사 현장의 모습을 주최사의 웹페이지 혹은 MCEC의 홈페이지 등에 표출할 수 있다. 물론 표출할 웹페이지는 전적으로 주최자의 선택에 따른다. 예를 들어 B2C 행사인 경우, 인지도가 높은 MCEC의 웹사이트에서 행사 모습을 송출하는 것이 효과적일 수 있고, B2B 행사인 경우에는 자사의 고객과 관련 바이어만 참가하도록 자사 웹페이지에서 송출하는 방안이 더 적합할 수 있기 때문에 MCEC는 이러한 점을 고려하여 주최자에게 송출의 선택지를 쥐어준 것. 이러한 서비스는 행사에 적합한 플랫폼을 선택할 수 있는 자율성을 제공하면서 주최자의 만족도를 고취시킬 수 있다. 그밖에 MCEC 맞춤형 솔루션의 다채로운 서비스 항목은 다음과 같다.

MCEC 가상행사 솔루션은 행사의 시각화 요소를 강화하면서 주최자의 만족도를 높이는 전략을 구상했다. 여기에서 파생된 것이 바로 브랜딩 스팟이다. MCEC의 하이브리드 스튜디오에는 행사 브랜딩을 강화하거나 스폰서를 홍보할 수 있는 포인트들이 곳곳에 마련되어 있다. 브랜드 이미지나 텍스트를 입힌 엘립소이드 조명과 더불어 포디움, LED월, 무대 위의 스티커 부착대, 로고를 표출할 수 있는 디지털 배너 등이 바로 그 것이다. MCEC 관계자는 ”이러한 포인트들을 통해 행사의 브랜드 인지도를 높이면서 스폰서를 더 효과적으로 유치할 수 있도록 주최자를 지원하고 있다“고 밝혔다. 또한 가상 플랫폼에도 브랜딩 스팟이 마련되어 있다. 플랫폼 색상을 행사 콘셉트에 맞춰 커스터마이징할 수 있도록 하거나, 비디오 플레이어 중앙에 있는 ‘재생’ 이미지 대신 로고를 표시, 왼쪽 상단에 로고를 배치하기도 하고, 생방송 혹은 온디맨드 영상의 시작 또는 종료 지점에 스폰서광고나 메시지 영상도 추가할 수 있다.

하이브리드 행사는 기술적 요소가 많이 요구되므로 복잡할 수밖에 없다. 오늘날 많은 행사 주최자들이 미팅테크놀로지에 시간 투자를 많이 하는 것 또한 바로 이러한 이유에서다. 이러한 고민거리를 덜어주고자 MCEC는 전문 운영팀을 갖추고 대대적인 서비스에 나서기로 했다. MCEC의 디지털 행사팀은 영업팀(Sales Team), 디지털 행사 매니저(Digital Event Manager), 기술 플래너(Technology Planner), 기술지원팀(Technical Team), 기술 제공 관리자(Technology Delivery Manager)로 구성되어있다. 우선 영업팀은 고객과 가장 처음 연락하는 팀이다. 고객과 행사에 관한 기본적인 상담을 진행하므로 다양한 운영 경험과 기술지식이 풍부한 팀원으로 구성된다. 디지털 행사 매니저는 가상행사 플랫폼이 제공할 수 있는 사항들을 안내하고, 행사 컨셉과 계획 수립, 후속 조치, 피드백 등을 제공하는 역할을 한다. 기술 플래너는 물리적 공간 즉 스튜디오에서 사용가능한 기능을 안내하고, 무대 공간 및 장비 활용을 돕는다. 기술 지원팀은 조명, 오디오, 장치를 아우르는 멀티미디어 전문가와 비디오 송출을 담당하는 방송 감독 및 프로덕션 전문가로 구성되어 있으므로 고품질의 안정적인 방송 송출 환경을 담당한다. 기술 제공 관리자는 행사 기간 동안 고객과 협력하여 이벤트의 기술적 측면을 전반적으로 관리한다. MCEC의 디지털 행사팀은 사전 녹화부터 스튜디오 선정, 플랫폼의 콘텐츠 디자인 및 브랜딩, 디지털 행사 분석 활용까지 지원하며 하이브리드 행사의 모든 측면을 제공하고 있다.

MCEC 하이브리드 솔루션 이용 사례…코로나19 백신에 관한 시민 참여 설명회
호주 예방접종 센터인 피터도허티감염면역연구소(The Peter Doherty Institute for Infection and Immunity)는 시민들을 위한 ‘코로나19 백신- 질문에 답하다(COVID-19 vaccines – your questions answered)’ 질의응답 세션을 개최하면서 MCEC의 하이브리드 솔루션을 이용했다. 이 행사는 팬데믹 이후, MCEC가 개최한 첫 하이브리드 행사였다. MCEC의 이벤트 플래너인 클래어 맥길리브레이(ClaireMcGillivray)는 “이번 행사는 훌륭한 연사와 시의적절 주제로 아주 중요한 행사였다”고 설명했다. ‘코로나19 백신- 질문에 답하다’는 1,006명의 온라인 참가자를 포함하여 온·오프라인 통합 총 1,050명이 참가했다. 코로나19로 인해 현장에는 약 50명만이 참여할 수 있었다. 온라인 실시간 참가자 537명과 24시간 이내 재시청이 가능한 온디맨드로 469명이 추가로 시청했다. 송출 채널은 도허티 연구소 웹사이트와 유튜브에서 생중계 되었으며, 유튜브 영상은 여전히 시청할 수 있다. 세션 등록자는 행사 전에 미리 질문을 남길 수 있었고, 온오프라인 참가자 모두 명확히 들을 수 있도록 중앙 마이크를 사용해 질의응답을 진행했다. 온라인 참석자는 라이브 채팅을 통해 질문을 남기며 대화에 참여할 수 있었다. 클래런던 강당 스튜디오(Clarendon Auditorium)에서 진행된 본 세션은 LED 스트립 조명, 온라인 참가자를 위한 프레젠테이션 스크린, LCD 폴드백 모니터와 크리스탈 클리어 오디오를 사전 설치하여 하이브리드 행사의 완벽도를 높였다. 도허티 연구소의 마케팅 커뮤니케이션 부서장인 앨리손 보처(Alison Bottcher)는 “MCEC에서의 하이브리드 경험은 완벽했다”며, “하이브리드 기술을 통해 현장과 온라인 참가자 모두에게 훌륭한 경험을 제공할 수 있었다”고 말했다.

골드코스트컨벤션전시센터(Gold Coast Convention and Exhibition Centre, 이하 GCCEC)는 2004년도 개장하여 퀸즐랜드(Queensland)에서 세 번째로 큰 센터이다. 약 1억 6,700만 달러(한화 약 1,949억 7,250만원)를 들여 개장한 GCCEC는 개장하면서부터 기술적 부분에 정성을 들여왔다. 2014년에는 당시 최고 수준의 무선마이크 기술이나 오디오 성능 등 무선 프레젠테이션 중심의 선도적 기술을 선보여 업계의 관심을 한 몸에 받았다. 개장 이후 꾸준히 기술적 투자를 아끼지 않은 결과, 호주 내에서 기술친화적인 전시컨벤션센터로 명성을 이어나가고 있다.

골드코스트컨벤션전시센터는 하이브리드 시설로서 웹캐스팅(Webcasting)과 현장 서비스(Site to Site), 스튜디오(Studio) 등 세 가지 서비스를 지원하고 있다. 그 중 웹캐스팅은 기본적인 하이브리드 시설이다. 온라인 영상을 오프라인에 송출하는 것으로, 생방송 송출과 기록형 온디맨드 두 가지 방식으로 구현된다. 또한 화면에 라이브 카메라 피드(웹캠)나 프레젠테이션을 송출하는 기술도 지원하며, 오디오, 비디오 등 원하는 포맷의 콘텐츠를 원하는 형태로 송출하는 서비스도 지원한다. 현장 서비스는 전 세계 어느 지역이든 센터 현장과 연결해주는 상품이다. 이는 허브형 하이브리드 행사 개최에 적합한 서비스가 될 것으로 기대를 모으고 있다. 이어 GCCEC는 온라인 행사의 효과적 운영과 명확한 콘텐츠 전달을 지원할 수 있도록 녹음과 영상 송출을 위한 전용 스튜디오를 구성했다. 기술 담당 수석 관리자인 벤 모리스(Ben Morris)는 “GCCEC는 기술을 활용할 경우 다른 지역에 있는 연사를 실시간 송출을 통해 센터 현장으로 데려올 수 있다”며 “행사를 공개 플랫폼(페이스북 등)으로 송출하고, 전용 고사양의 인터넷 연결을 통해 보안을 강화한 개인 스트리밍도 제공할 수 있다”고 설명했다. GCCEC의 하이브리드 스튜디오에서 이용 가능한 서비스 내역은 다음과 같다.

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GCCEC도 하이브리드 행사를 지원할 사내 기술 전문가팀을 별도로 구성하고 있다. 벤 모리스는 “GCCEC는 영상·음향 및 정보 기술에 대한 전문지식과 현장 장비를 결합하여 하이브리드 이벤트 요소를 원활하게 제공하는 전담 기술팀을 보유하고 있다”고 말했다. 또한 “주최자와 운영팀 간에 직통 연락처를 공유하여 더욱 빠르고 효율적인 의사소통이 가능하다”고 덧붙였다. 행사 규모에 상관없이 전담 기술 이벤트 관리자 및 프로덕션 관리자가 고객을 세심히 관리하여 원활한 행사 개최를 지원한다. 이는 행사 기간 중 갑작스러운 변동사항이 있을 때, 고객과 담당자의 직접적인 소통을 통해 문제를 빠르게 해결하기 위해 고안되었다. 대표적인 사례로는 갑작스러운 예산 변동에 따른 예기치 않은 변수가 발생하였을 때, 주최자와 협력하여 인력 및 기술 장비 측면을 수정, 예산 범위 내에서 행사가 계속 진행될 수 있도록 하는 서비스 등이 될 수 있다. 모리스는 “하이브리드 행사는 만일의사태를 대비하여 사전에 유동적으로 조정할 수 있으므로 주최자가 상대적으로 편안하게 플랜B를 선택할 수 있다는 장점이 있다”며 예산상의 유연성까지 고려하는 모습을 보였다. 하이브리드 행사의 활성화에 대비하여 GCCEC의 사내 기술팀은 하이브리드 환경에서 최고의 운영 성과를 낼 수 있도록 하드웨어 및 소프트웨어 플랫폼 교육에 참여하면서 역량 강화에 꾸준히 힘쓰고 있다.

GCCEC 하이브리드 시설 이용 사례…호주부동산회의 2021
호주의 부동산 업계의 대표적 교육기관인 트렛(TRET)이 주최하는 ‘호주 부동산 회의(Australasian Real Estate Conference, 이하 AREC)’는 2021년 5월 말에 GCCEC에서 하이브리드 행사로 개최되었다. 지난해 코로나19로 연기되어 약 2년 만에 개최된 것이다. 이번 AREC는 43명의 연사와 4,000명 이상의 대표단이 전국 각지에서 참가했으며, 빅토리아 주정부의 코로나19 방역지침에 따라 온·오프라인 병행개최를 결정하였다. AREC2021 사무국은 처음 도전하는 하이브리드 행사에 앞서 전문 기술업체인 ‘AV1’과 손을 잡았다. AV1의 전문인력과 GCCEC의 기술지원팀이 협업하여 행사를 성료한 사례다. GCCEC는 모든 세션을 송출하기 위해 카메라와 기술직원, 영상 믹서2) 작업, 네트워킹 및 컴퓨팅 기능 등 행사에 필요한 모든 현장 기술을 공급했다. GCCEC에 가상행사에 필요한 필수요소들이 이미 갖춰져 있어 참가자 규모에 상관없이 하이브리드 행사를 개최할 수 있었으며, 외부 기술업체와의 협업에 시너지를 가져다 줄 수 있었다. GCCEC의 기술팀 수석 담당자 모리스는 “AV1과의 협업으로 완벽한 행사를 진행할 수 있었다”며 “GCCEC의 기술팀은 외부 업체 및 하이브리드 행사 플랫폼과 제휴할 수 있어 온·오프라인 모두 최고의 경험을 제공할 수 있다”고 말했다.