‘내셔널컨퍼런스센터(The National Conference Center, NCC)’는 최근 컨퍼런스센터(Conference Centers), 즉 ‘행사개최 전용시설’이 호텔 등 다목적 MICE 개최시설과 비교해 행사의 생산성을 높이고 참가자의 학습력 제고에 기여하는 등 행사개최에 훨씬 적합하다는 내용을 담은 보고서(White Paper), ‘회의참가자의 학습생산성 최적화를 위한 개최시설로 컨퍼런스센터가 안성맞춤인 이유(Why Conference Centers are More Conductive for Learning)’를 발간하였다.
동 보고서는 NCC의 마케팅 팀장인 사라 비닝(Sarah Vining)이 집필하였으며, ‘컨퍼런스센터컨설팅그룹(Conference Center Consulting Group)’의 데이비드 스미스(David Smith)와 전략컨설팅기업인 ‘DEGW’의 아담 스톨츠(Adam Stoltz)가 리서치에 공동으로 참여하였다.
| 참조 | 내셔널컨퍼런스센터(The National Conference Center)
‘내셔널컨퍼런스센터(NCC)’는 버지니아 북부에 소재하고 있는 컨퍼런스센터로 회의시설 250,000ft2 규모의 MICE행사개최 전용시설이다. NCC는 센터 개최 행사의 참가자 학습생산성 최적화 하는데 주력하고 있으며, ‘피나클어워드(Pinnacle Awards)’를 수상하는 등 현재 미국 소재 컨퍼런스센터 중 최우등급 시설로 평가받고 있다. 아울러 NCC는 ‘그린실(Green Seal)’인증을 획득한 친환경 시설로, 환경 친화적인 센터운영 전략을 바탕으로 MICE업계의 친환경화를 선도하고 있다. NCC는 ‘포츈지 선정 500대 기업(Fortune 500 Companies)’, 중앙정부 및 국제협회·단체 등 다양한 유형의 회의를 두루 개최하고 있다.
상기 보고서에 따르면, 개최 회의의 생산성을 극대화시키기 위해서는 행사 주최기관 및 기획업체와 개최시설 담당자들 간에 커뮤니케이션이 전략적이고 효율적으로 이루어져야 하며, 현장답사를 통한 시설점검 및 제반사항 체크가 반드시 수반되어야 한다. 아울러 ‘사라 비닝’은 회의기획자에게 ‘생산성 높은 행사 개최를 위한 10가지 방법’을 다음과 같이 제안하고 있다.
① 회의사업이 주요 전략사업인 개최시설 선택 : 상기 연구 진행 결과, 회의사업(The Meetings Business) 부문에 집중하고 있는 시설에서 행사를 개최하게 되면 개최 회의 생산성 제고에 도움이 되며, 개최 성과 역시 우수한 것으로 나타났다.
② 참가자들의 몰입을 방해하는 요소가 없는 개최시설 선택 : 회의 생산성을 높이기 위해서는, 회의장에 설치된 파티션, 인접 회의장에서 진행되는 행사내용 등 회의 참가자들의 몰입에 방해가 될 만한 요소가 없는지 반드시 체크해 보아야한다. 가능하다면 개최되는 행사와 비슷한 유형의 행사가 인접 시설에서 진행되는 것이 가장 이상적이며, 따라서 몰입 방해요소가 없고 개최행사 유형이 일관적인 컨퍼런스센터가 회의행사 개최에 적합하다.
③ 개별 냉·난방이 가능한 개최시설 선택 : 회의장 실내온도가 너무 높을 경우 불쾌지수가 높아지거나 참가자들이 졸음에 시달리게 되며, 반대로 회의장 온도가 너무 낮을 경우에는 집중력이 저하된다. 참가자들의 집중력 및 생산성이 최적화 되는 실내온도는 21도로, 회의장 온도를 최적수준으로 유지하기 위해서는 개별 냉난방이 가능한 개최시설을 선택해야한다. 아울러 회의장 온도조절시, 참가자들의 체열로 실내온도가 상승할 수 있음을 미리 고려하는 것이 좋다.
④ 회의용 의자를 구비한 개최시설 선택 : 회의가 장시간 진행되는 경우, 의자가 불편하면 참가자들의 집중도가 떨어지게 된다. 따라서 일반 연회용 의자처럼 결혼식 등 단시간 사용용도로 제작된 의자 대신, 테이블 높이에서 직립자세가 유지되고 인체공학적으로 설계된 회의용 의자가 완비된 개최시설을 선택해야한다.
⑤ 시야 방해요소가 없는 개최시설 선택 : 기둥과 같이 참가자들의 집중을 흐릴만한 방해요소들이 있는 회의장은 피하는 것이 좋다. 예를 들어, 자연채광이 풍부한 회의장을 선택하는 것은 좋으나, 회의장이 골프코스나 수영장을 마주보고 있다면, 참가자들의 집중력을 흩뜨리는 방해요인으로 작용할 수 도 있다. 따라서 현장답사시, 회의장에 시야방해 요소는 없는지, 자연채광은 적절한지 미리 확인해보는 것이 좋다.
⑥ 최신 시·청각기기 및 전담직원 보유시설 선택 : 개최시설이 최신 시청각기기를 보유하고 있는지, 보유기기는 제대로 작동하는지 반드시 확인해 보아야 한다. 아울러 전문지식을 갖춘 시청각기기 전담직원이 항시 대기하고 있어, 문제발생시 신속하고 적절한 후속조치가 이루어질 수 있는지 체크해 보아야 한다.
⑦ 휴식시간 다과제공 서비스를 탄력적으로 제공하는 시설 선택 : 회의 스케쥴 설정시 정확히 언제 휴식시간을 갖는 것이 좋을지 미리 계획하는데 어려움이 있을 수 있으며, 회의진행시 참가자들의 학습역량에 따라 스케쥴 변경이 이루어질 수밖에 없다. 따라서 커피브레이크 스케쥴 조정이 가능하고, 공식적인 휴식시간 외에도 항시 다과제공이 가능한 시설을 선택하는 것이 좋다.
⑧ 회의일정에서 식사는 분리하여 진행 : 연구보고에 따르면, 회의 진행 중 점심식사를 제공하는 것이 시간활용 측면에서 효율적인 대안으로 보일수도 있겠으나, 실제로는 회의의 원활한 진행을 위해 참가자들에게 휴식시간이 적절히 주어져야 하는 것으로 나타났다. 따라서 식사일정은 회의일정에서 분리하여 진행하는 것이 좋으며, 인적 네트워크 형성이 회의참가의 주요목적인 만큼, 참가자간의 원활한 네트워킹이 이루어질 수 있도록 자연채광이 좋은 안락한 식사분위기를 조성하는 것이 중요하다.
⑨ 다양한 식사메뉴 제공 : 회의 개최 시 소규모연회서비스(Private Banquet Service)를 활용하게 되면 제공 가능한 식사메뉴가 제한적일 수밖에 없다. 최근 특별식(Special Dietary) 수요가 증가함에 따라, 회의 생산성을 높이기 위해서는 참가자들의 요구에 맞는 다양한 식사메뉴가 제공 가능한 시설을 선택해야한다. 따라서 현장답사시 시설 내에 다채로운 식사메뉴를 제공할 수 있는 식음시설이 구비되어 있는지 확인하는 것이 좋다.
⑩ 원활한 개최 지원서비스 : 회의를 원활하게 운영하기 위해서는 시설 담당자의 시의적절한 개최지원 서비스가 반드시 수반되어야 하며, 개최 지원서비스 담당자가 일정수준의 재량권을 보유하고 있어야 돌발 상황 발생시 신속한 사후조치가 이루어질 수 있다. 따라서 회의의 원활한 진행을 위해서는 회의기획자가 필요에 따라 무전기, 전화 등 다양한 커뮤니케이션 채널을 통해 시설담당자에게 손쉽게 연락을 취할 수 있도록 지원협조가 이루어져야한다.
회의 참가자들의 만족도를 높이기 위해서는, 회의 기획 및 운영 전반에 있어 참가자들의 니즈를 반영한 서비스 제공이 이루어져야 하며, 참가자 만족도 제고를 위해서는 우수고객 마일리지(The Loyalty Points)나 무료숙박(Free Night) 등 부가적인 혜택을 제공하기 보다는 궁극적으로 회의 자체의 생산성을 고양시켜 참가성과를 아는것이 필요하다. 이를 위해서는 회의개최에 적합한 환경, 회의기획업체의 니즈에 맞춰 융통성 있는 서비스를 제공할 수 있는 역량을 갖춘 개최시설, 원활한 행사개최 서비스를 시의 적절하게 제공할 수 있는 담당자 등 삼박자가 고루 갖춰져야 한다.
